薪酬管理操作流程（案例）

④内部公开请勿外传31/32薪酬管理操作流程（案例）目录1、业务综述 31.1业务简介 31.2业务流程 32、基础设置 32.1计算规则 32.1.1规则基础设置 32.1.2项目规则设置 52.1.3公式设置 72.2薪酬档案维护 102.3社保档案维护 113、薪酬核算 133.1核算员工 143.2薪酬核算 173.3薪酬发放 223.4结账 254、报表查看 264.1薪酬明细表 264.2薪酬对比分析表 304.2薪酬成本分摊表 311、业务综述1.1业务简介A公司是是一家跨地区、跨产业的多元化集团企业，薪酬管理主要涉及企业的薪酬成本以及企业的薪酬制度、集团化的薪酬体系和薪酬结构、薪酬核算发放等落实。分子公司薪酬管理重点是薪酬发放，强调自动与考勤模块和绩效模块相挂钩，实现对薪酬总额的汇总；集团总部共496人，薪酬、社保均由人力资源部负责核算，财务部负责审核和发放。本案例主要针对集团总部薪酬的核算发放业务。1.2业务流程2、基础设置2.1计算规则2.1.1规则基础设置A公司薪酬结算周期为按月结算，月度起止时间为自然月。操作路径：操作路径：【薪酬核算】→【薪酬业务设置】→【计算规则】项目的具体说明如下：编码、名称：不允许重复。组织：计算规则的默认权限控制：用户有计算规则所属组织的权限时，才能看到该计算规则。如果使用数据权限，请参考薪酬数据权限第2.3章节。计税单位：当需要用到合并计税时，需要选择计税单位，只有法人组织才能作为计税单位，同一个计税单位的同一个月的发薪才合并计税。计算规则中的人员的计税单位默认引用计算规则的计税单位，不同可在薪酬核算向导—>核算员工的已选人员中进行单独设置。结账周期：计算规则发放的周期，可选择月度、季度、半年、年度，计算规则结账时会自动按照结账周期，滚到到下一期，统计年，统计月，起始日期，结束日期自动滚动。起始日期：创建计算规则从那个发薪周期开始使用，其起始日期是哪天。结束日期：根据起始日期和结账周期自动计算出结束日期，可修改。统计年：自动取结束日期的年，可修改；统计月：自动取结束日期的月份，可修改。2.1.2项目规则设置A公司薪酬项目中，部分项目的值每个月是固定，为减少每期重复输入这部分数据，可以设置为：【带到下期】；同时，将需要显示在系统工资条的项目标示出来，并对所有需要显示的项目进行排序。操作路径：点击侧边栏“薪酬项目”，维护计算规则中核算发放的薪酬项目。进入选定的薪酬项目，可以进行添加、设置、删除等操作。点击【添加】按钮，弹出薪酬项目基础资料，选择薪酬项目，可以翻页选择，已经勾选可以切换到“已选”页面来确认是否有误。确定无误后点击【确定】按钮，完成添加。项目添加后，项目的顺序默认沿用薪酬项目基础资料中设置的顺序。点击【设置】按钮，可以设置项目是否带到下期，费用分摊，是否工资条显示，以及薪酬项目的显示顺序。项目的具体说明如下：“顺序”：可以直接录入数字，后续用到这个计算规则项目的地方，都默认按照这个顺序显示。“带到下期”：勾选了该选项的项目，在计算规则按期结账或者按次结账时，会将结账期间的项目的数据带到下个期次中。“费用分摊”：勾选了该选项的项目，在薪酬发放-成本分摊时，这些项目才按员工的费用承担组织和承担比例进行分摊，没有勾选的项目，不会进行分摊操作。“是否工资条显示”：勾选了的项目才在员工自助-我的工资条，移动应用“我的工资条”中显示。在项目里上选择项目，点击删除，可以删除计算规则引用的项目。已经结账的数据不会发生变化。当前期间开始不再使用该项目。2.1.3公式设置针对A公司的薪酬计算规则，设置不同的计算公式，以便系统自动核算最终的薪酬数据。操作路径：在计算规则查看界面，点击侧边栏的“计算公式”，进入公式新增界面，用于维护计算规则中薪酬项目的计算公式，可以直接在公式编辑区录入公式，或者从其他地方复制粘贴过来。【提醒】：一次只能给一个项目设置公式，比如这种公式是不允许的：如果年龄<20那么项目A=1.0其余项目B=2.0等式的左边和右边类型要相同，字符串要用英文半角的双引号引起来。公式的执行顺序一定要设置正确，比如项目B要通过项目A进行计算，那么项目A的公式顺序要在项目B的公式之前。简单一个例子扣款合计中包含了代扣税，代扣税要通过公式函数进行计算，那么代扣税的这个公式要先算，然后算扣款合计，这个顺序就是通过这个执行顺序来控制。执行顺序默认基于上个公式+2，可以修改。。双击左边信息集字段，字段会到公式编辑区，薪酬项目默认显示为红色，人事信息集和职业信息集下的字段默认显示为蓝色，以“[]”括起来，双击选择人事属性具体值，比如婚姻状况未婚，选到公式编辑区，会自动加上””,这些格式请保留。如果人事信息集和职业信息集下的字段比如：入职日期要作为函数的参数，那么需要把直接把字段传进去，不要加””，如果是具体的某个值作为参数，则需要加””，见下图：设置好的公式，可以当作是一段文本，你可以对这段文本设置字体，颜色，格式，使公式看起来更明了。注意符号要求必须是英文半角。操作符列在中下方，也可以直接输入；条件判断操作符中，“如果”相当于“if”，“那么”相当于“then”，“再滤”相当于“elseif”，“其余”相当于“else”，“并且”相当于“and”，“或者”相当于“or”；括号除了“（”、“）”外，其余括号一律不允许使用。界面中点击【高级】按钮，将展开设置好的核算函数、核算变量、核算临时表，可以从中选择填入到公式编辑框中。模拟执行功能：设好公式以后，通常在不确定公式是否正确的情况下，可以用模拟执行来检查。参与计算：当这个选项不勾选时，计算时是不会计算这个公式的。这个地方一般用在定位问题：比如计算时报错，但是不确定哪个公式报错的情况下，可以把怀疑的公式先不计算看看是不是这个公式的问题，还有就是反结账到历史期间重新计算，而历史期间的公式可能与当前期间的公式不一样，可以另外设置一个，把现有的公式暂时设置为不参与计算。2.2薪酬档案维护对A公司的员工，批量导入或单个维护员工薪酬信息：薪酬结构，核算组织，银行账号，费用承担组织和承担比例等。操作路径：【薪酬核算】→【员工薪酬档案】员工薪酬档案，人员范围：员工的核算组织在当前登录用户的行政范围内的所有人员。员工管理中通过导入、入职、人员补录等等操作后，员工薪酬档案就可以查到人了，默认是发薪状态。（员工薪酬档案查的实体与员工信息维护是一个实体，只是权限范围，展示字段等不一样。所以默认情况下，两边的人员是一致的）。在薪酬档案信息界面中，用户可以选中具体的员工记录来进行发薪、停薪操作。可以导入，导出，以及查询，点击设置可以设置列表显示字段，排序，冻结列，过滤条件等。人员离职后，不再发薪，可以选择这些人，点击【停薪】，停薪时判断：这些人没有被计算规则引用就可以停薪成功。之后在薪酬核算向导-核算员工中就选不到这些人了。【提醒】：停薪时判断：计算规则当期没有引用该员工，且历史期间该员工的薪酬数据是结账状态（数据库中fcalstate的值为20），才能成功停薪。选中具体的员工记录，进入该员工薪酬档案信息的维护界面，界面上列出该员工的主要任职的组织和岗位、薪酬结构（当前生效的定调薪数据、薪酬体系）、计算规则、核算组织、银行账号、费用承担组织。薪酬结构（定调薪数据，包括历史记录）、薪酬体系、核算组织、银行账号、费用承担组织都可以通过导入模板进行导入。也可以对单个员工进行这些信息的新增、编辑、删除等操作。2.3社保档案维护维护A公司所有员工的社保信息，包含社保账号、住房公积金账号、参保规则、参保组织、生效日期以及社保基数的导入。操作路径：【薪酬核算】→【员工社保档案】员工社保档案，人员范围：员工的核算组织在当前登录用户的行政范围内的所有人员。员工管理中通过导入、入职、人员补录等等操作后，员工社保档案就可以查到对应的员工信息（员工社保档案和员工薪酬档案中的人员权限范围是完全一致的），但此时社保相关数据为空。在社保档案信息界面中，用户可以选中具体的员工记录来进行导入、导出，以及查询，点击【设置】按钮可以设置列表中显示的字段，排序，冻结列，设置过滤条件等操作。员工社保基本信息和缴纳基数都可以通过模板进行导入。员工社保档案基本信息导入：可导入员工的社保账号、住房公积金账号、参保规则、参保组织、生效日期。参保组织需要录入组织全称（根组织名称_一级组织名称_二级组织名称_...）。员工社保缴纳基数导入：可导入员工历史和当前的各个险种的个人缴纳基数和单位缴纳基数。员工缴纳基数调整时也可以使用该导入模板导入调整后的基数，历史的基数记录保存在历史记录中。点击【基数历史查询】进行查看。也可以对单个员工进行基数调整，点击【编辑】按钮直接修改分录中的基数和生效日期，保存后，修改前的那条记录保存在历史记录中，刚刚修改的数据显示在当前列表中。3、薪酬核算操作路径：【薪酬核算】→【薪酬核算向导】薪酬核算表可以理解为计算规则的一个实例，在计算规则的基础上加上发放的周期、员工、薪酬项目具体数值。核算表有以下几种状态：未计算、已计算、已审核、审批中，审批通过，已结账。“未计算”表示核算表中的所有人员的薪酬都还没有进行过计算；“已计算”表示核算表中已经有人员的薪酬进行过计算，但是还没有完成发放；“已审核”表示核算表中已经有人员的薪酬记录并且薪酬专员已经审核，但还未提交领导审批发放；“审批中”表示核算表中的薪酬数据提交领导审批中；“审批通过”表示核算表中所有薪酬数据都已审批通过，可进行发放；“已结账”表示发放完成，本期数据冻结，要进行下一期的发放。3.1核算员工A公司每月员工都有变动，发薪前需要确定各个部门本月发薪员工，把这些人员添加到核算人员中。本期如果有新入职、调入、调出、离职、离退休员工，可在流入人员中添加新入职、调入的员工，在流出人员中可选择调出、离职、离退休的人员从核算人员中删除。如图示，有四个列表，“核算人员63人”的列表表示该规则当前期次已经选择63人，点击“查看明细”看到的是当前用户有权限的人员。“所有可选人员496人”列表表示所有可加入到本期次规则的人数，不包括已经加入的人员。如果是在发放周期之后入职的人员，在这里是看不到的。流入人员：默认显示发放周期内属于流入分类的员工流动记录。流出人员：默认显示发放周期内属于流出分类的员工流动记录。查看已选人员：可以进行删除人员，同步组织岗位，核算信息校验等操作。如果本期有些人员有变动，且薪酬中的组织，岗位，用工关系状态要同步更新，则可将此部分人员过滤出来，点击【同步组织岗位】按钮。选择人员，如果都不选，表示全选，点击【同步组织岗位】按钮，则更新方式为“同步”人员的核算结果组织名称、核算结果岗位名称、用工关系状态更新为员工最新的主要任职组织、岗位、用工关系状态。点击【核算信息校验】，则出现以下界面：从界面中可以看到有红、黄、绿三种颜色的指示灯来标明该人员对应的薪酬计算元素是否符合要求。对于涉及到薪酬档案信息的记录，在操作栏可以点击“编辑”将直接弹出对应的编辑界面，点击“完整度”则会列出对应的薪酬档案明细内容。可选人员：员工的核算组织在当前用户行政组织范围和数据权限范围内的，且任职的开始日期在当前核算周期截止日期之前，且任职的结束日期在在当前核算周期截止日期之后的任职记录。可以选择对应的记录添加到核算表中，选择记录上的员工，所属组织，岗位，用工关系状态，核算组织都会保存到核算表中，以便以后查询时可以查到当时的数据。点击【设置】按钮可以进行查询配置，可选择列表上显示的字段，可设置过滤条件，排序字段，冻结列等。查询字段和列表字段可以在“查询配置”中进行扩展。流入人员：默认过滤条件为未加入到当前核算表的，变动类型为流入的，生效日期在核算当前月份的任职记录。点击【设置】按钮可以进行查询配置，可选择列表上显示的字段，可设置过滤条件，排序字段，冻结列等。查询字段和列表字段可以在“查询配置”中进行扩展。流出人员：默认过滤：已加入到当前核算表的，变动类型为流出的，生效日期在当前发放周期内的任职记录。点击【设置】按钮可以进行查询配置，可选择列表上显示的字段，可设置过滤条件，排序字段，冻结列等。查询字段和列表字段可以在“查询配置”中进行扩展。3.2薪酬核算选完需要发放薪酬的人员之后，有浮动项目需要在核算前手工录入或导入。所有数据准备完成后，进行薪酬核算，确认数据无误，最后进行审核操作。操作路径：在第三步“薪酬核算”，可以在界面上直接对人员的项目值进行录入、删除、修改、批量录入、保存、计算、锁定、审核、对比分析、合并计税查看、查看考勤数据、查看绩效数据、数据导出等操作。在录入数据时，可编辑的单元格可通过键盘上的↑、↓、←、→键定位到邻近单元格。选择人员，如果都不选，表示全选，点击【列值编辑】按钮，弹出所有可编辑的项目（没有设置公式），可对选中的人员的项目进行批量录入，勾选“若存在数据则不修改”，则列表已存在数据的则不会变化，没有数据的统一录入左边录入的值。点击【保存】按钮，则直接保存到数据库中，列表上不需要再进行保存。每月考勤、绩效、或者外部数据需要提交薪酬参与工资计算时，到达约定时间或者线下沟通无误后，进行“锁定”操作，在考勤、绩效这边当前期次这些人员的考勤、绩效数据都不能再转入薪资。需要“解锁”后才能转薪资。选择人员，如果都不选，表示全选，点击【计算】按钮，系统将针对选中的数据按照核算规则中设定的公式和执行顺序来进行计算操作（人员全部未选时点击“计算”则表示对全部人员整体计算），系统给出计算过程的提示信息并完成计算后结果数据的保存，对应的“是否计算”表示为√，如果计算中途失败，则退回原来的初始数据状态。选择人员，如果都不选，表示全选，点击【审核】按钮，则可以针对选中的人员记录进行审核操作（人员全部未选时点击“审核”则表示对全部人员整体审核）。如果发现数据有误，则可以进行反审核。在更多功能中有【对比分析】按钮，点击后出现界面如下，一般选择上期进行对比分析，查看差异数据，辅助检查数据的正确性。点击【导入数据】按钮，可以下载模板，在模板中维护数据后，通过模板进行批量导入，没有设置公式的项目才能进行导入。有三种模板可选择使用，模板一中不带员工编码和姓名，举例：规则中有5000人，本次只导入20人数据，则可以用此模板，20人的编码姓名是可以从列表上导出后直接复制黏贴过来。模板二则是带员工编码和姓名，带的是当前用户有权限的当前规则中所有人。模板三除了带上员工编码和姓名之外，还带上没有设置公式的所有项目和项目数值。此外，还可以使用全部导出功能，导出来后，只留员工编码、姓名、组织（其他多余的非薪酬项目的字段使用删除列删除）、后面各个薪酬项目，直接录入后修改数据，不导入数据的薪酬项目列也可以使用删除列删除，使用修改后的文件也支持上传导入。合并计税查看，可查看当前期次中的人员与哪些规则的数据进行了合并计税，以及明细数据。查看考勤数据，考勤转到当前期次的规则中的人员的考勤汇总数据。查看绩效数据，绩效转到当前期次的规则中的人员的绩效考核结果数据。3.3薪酬发放A公司薪酬数据核算完成后，需要经过财务部以及相关领导审批，然后进行银行代发。工作流审批，需要配置并发布工作流，点击“工作流审批”，在薪酬发放工作流单据列表中，点击【创建】按钮，会将薪酬发放列表中已审核的人员自动带到新建的单据中。可选择未提交审批的单据点击【删除】按钮进行删除。点击【创建】按钮，录入单据编号，发放说明，保存。保存后，可上传附件。发放单据中有两个列表：个人明细和组织汇总，数据为：薪酬核算中已审核的数据。未审核的数据不允许提交审批。点击【提交】按钮，单据提交工作流审批，下一节点处理人在【主页】—>【流程中心】—>【我的待办】—>【薪酬发放表】下可以看到待审批的单据。可以单击一个单据进去单个审批，有可以多选进行“批量审批”。进行批量审批时，对选中的所有单据同样的处理和审批意见。选择一个单据点击，可做“同意”“不同意”处理，并输入审批意见，点击“现在提交”流程进入下一个节点。当前处理人可以点击“查看流程图”查看单据的整个审批流程，以及各个节点的审批人和审批意见。流程图闪动的节点为当前处理节点。3.4结账A公司薪酬发放完成后，可以进行结账操作，以进入下一个周期的薪酬核算，同时锁定本期的薪酬数据。点击【按期结账】按钮，则系统会对当前薪酬周期的核算表数据进行封存，同时自动产生下一薪酬周期对应的核算表数据；点击【按次结账】按钮，则系统会对当前薪酬周期及当前次数下的核算表数据进行封存，同时自动产生下一次数对应的核算表数据。4、报表查看A公司每月需要统计每个员工的薪酬明细，并与上个统计周期的数据进行对比分析，还要生成薪酬成本分摊表。操作路径：【薪酬核算】→【薪酬报表】4.1薪酬明细表可查询每次发放的员工明细数据，可用系统内置的查询方案：员工薪酬明细表(系统)，选择了统计年，统计月，核算次数，则查询出来是每次发放的员工明细数据。可以在此过滤方案上继续设置，需要查询的字段，配需字段，冻结列，保存为另一个名称。可按月度汇总