第节 合同移交与归档

第十节合同移交与归档编制：综合部审核：：制度委员会会批准：陈亚东日期：20013年10月22日修改记录录序号修改日期修改条款内容修改人审批人生效日期第一条目的的实现合同交接、归归档过程的规规范化、标准准化，明确合同交交接、归档工工作的分工与与职责，规避避公司风险，维护公司利利益，结合公公司的实际情情况，制订本本制度。第二条适用用范围2.1公司及其其分支机构。第三条引用用文件无定义4.1合同移交交：包含两层层含义，一是是合同起草人人将签章后的的合同文本及及附件归到合合同法务部综综合管理员处处，二是合同同法务部综合合管理员按相相关流程审核核登记后归入入公司档案室室。4.2合同文本本归档：是指指合同签章后后，为了方便便查找和使用用而将合同文文本原件及相相关资料进行行整理、分类类、排序并存存入档案室管管理的过程。4.3合同档案案电子文本：：是指合同签签章后将合同同原件及相关关资料进行扫扫描制作而成成的PDF格式的电子子文本。4.4合同档案案电子文本库库：是指在信信息系统中建建立的专门用用于存放合同同档案电子文文本的数据库库。4.5合同补补充资料归档档：是指合同同签订完毕、合合同文本首次次归档之后，因因合同履行、变变更或终止而而产生的其他他资料，依据据主合同的编编码进行后续续归档的过程程。第五条颁布布和执行本制度自二0一一三年十月二二十二日起执执行。第六条职责责6.1合同同起草人的职职责扫描合同原件及及相关资料，并并制作成PDF格式的电子子文本。签订完成的合同同分别移交签签约对方、合合同执行部门门及财务部，将将合同文本和和相关资料的的原件及电子子文本交法律律事务部综合合管理员进行行归档，并在在合同移交台台帐上履行签签字手续。整理合同归档档台帐，电子子版合同归档档台帐随时更更新，并协同同综合管理员员。合同延期归档申申请须经批准准后递交原件件给法律事务务部综合管理理员。6.2法律事务务部综合管理理员的职责审查合同和相相关资料的原原件是否齐全全，合同签约约对方资料是是否齐全及年年检，合同原原件和电子文文本是否一致致。审查合同文本左左下角处是否否有法律人员员及经办人确确认签章。复核合同延期归归档申请，并并登记合同管管理台帐，及及时跟踪归档档。整理归档合同，及及时更新合同同管理台帐。6.2.5整理理合同及相关关附件资料的的扫描件，录录入合同档案案电子文本库库，并与合同同管理台账中中的合同对应应建立连接。将合同原件、相相关资料定期期送交档案室室，与档案管管理员核对无无误后存档。整理合同归档明明细，每个周周一移交档案案室存档，经经档案室档案案管理员审核核无误后确认认签收，一式式两份分别由由档案室和法法律事务部综综合管理员各各执一份。如如遇节假日提提前移交档案案室。6.3合同执执行部门的职职责接收签约部门门移交的电子子合同，建立立管理台帐。仔细阅读合同同，掌握合同同内容。依据相关业务务流程，将本本部门制作、收收集的与合同同履行、变更更、终止相关关的资料进行行流转和归档档。6.4财务部门门财务人员职职责：接收签约部门门移交的合同同文本并做书书面签收，建建立管理台帐帐。仔细阅读合同同，掌握合同同内容。6.5档案室档档案管理员的的职责按照合同管理制制度，建立合合同台帐。接收、复核法律律事务部综合合管理员移交交的合同及相相关附件，24小时内核对对完毕，确认认无误后在合合同归档台帐帐上签字。根据档案管理理制度对接收收的合同资料料进行存档管管理。6.6动回迁团团队职责6.6.1合同同签订完毕移移交档案室，并并提交合同归归档明细，经经档案室管理理员核对无误误后，双方签签字确认。并并将此合同归归档明细确认认单复印件递递交给法律事事务部综合管管理员。6.7人力资源源部职责人力资源部自自行归档劳动动合同。6.8协助合合同执行的部部门依据相关业务务流程，将本本部门制作、收收集的与合同同履行、变更更、终止相关关的资料进行行流转和归档档。第七条流程程7.1合同移交交合同起草人于签签订完成1日内将合同同文本分别移移交签约对方方、合同执行行部门及财务务部，接收人人须在合同移移交台帐上履履行签字手续续。合同起草人须在在合同文本资资料归档之前前，将合同文文本和相关资资料的PDF格式的电子子文本，OA协同给合同同执行部门、财财务部门及相相关部门人员员。我方只有一份合合同原件的，由由公司档案室室保存。向合合同执行部门门、财务部门门移交PDF文件。合同执行部门、财财务部门必须须建立并维护护合同台帐，便便于查找合同同及其履行跟跟踪情况。7.2合同归档档归档范围：除下下列情况外，所所有合同均须须按流程归档档，由公司档案室室存档一份原原件。.1劳动合同，由由人力资源部部门直接向档档案室归档。.2财务合同，由由财务部门自自行归档，每每月将已签订订归档的合同同清单请主管管财务工作的的高管签字确确认后移交档档案室、公司司法律事务部部登记。.3房地产开发发流程办理前前期手续的相相关合同，需需要作为项目目档案的，可可以归入项目目档案。合同同起草人应在在归档时限内内就此情况作出书面面说明并由主管高管管签字（或OA审批）。合合同起草人应应于每月10日向法律事事务部综合管管理员、办公公室档案管理理员报送上月月度合同归档档明细。.4拆迁安置补补偿及回迁合合同。货币补补偿及产权调调换等动迁合合同编码申请请后10内归档至至档案室；期期房及现房的的回迁合同待待合同备案完完毕后10日内归档档至档案室；；每次归档时时须进行书面面交接确认，同同时将确认单单移交法律事事务部进行登登记。.5商品房买卖卖合同，待合合同备案完毕毕后10日内，将合合同归档至档档案室，并进进行书面交接接确认，同时时将确认单移移交法律事务务部进行登记记。归档资料：包包括纸质资料料和相应扫描描件。.1根据招标管管理制度规定定，通过标准准招标方式签签订的合同归归档时需提交交合同文本原原件、招标需需求、招标文文件、投标文文件、谈判纪纪要、定标决决议、招标比比较表、供应应商联系情况况表及评审意意见。.2根据招标管管理制度规定定，通过快速速招标方式签签订的合同归归档时需提交交合同文本原原件、招标需需求、谈判纪纪要、定标决决议（OA定标表决）、招招标比较表、供供应商联系情情况表及评审审意见，如有有招标文件、投投标文件，则则亦需归档。.3根据招标管管理制度规定定，通过委托托招标方式签签订的合同归归档时需提交交合同文本原原件、招标需需求、招标文文件、投标文文件、谈判纪纪要、供应商商联系情况表表及评审意见见。.4根据招标管管理制度规定定，通过免招招标方式签订订的合同归档档时需提交合合同文本原件件、免招标申申请及评审意意见。.5非招标的合合同需提交合合同文本原件件及合同评审审意见。.6合同附件应应当齐全并加加盖各方印章章。.7合同经办人人不得擅自留留存合同原件件及相关附件件，如相关工工作需要保存存合同原件时时，由经办部部门集中管理理，建立管理理台帐。归档时间.1合同起草人人必须在申请请编码10日内将合同同原件和相关关附件及合同同电子文本送送交综合管理理员。合同需需要延迟归档档的，合同起起草人需要办办理合同延期期归档申请，并并在延期期限限内归档，延延期归档流程程详见7.2.5。.2法律事务部部综合管理员员及时整理归归档的合同及及相关附件，登登记并更新合合同管理台帐帐。.3法律事务部部综合管理员员每周一整理理本周收到的的合同原件及及相关附件，汇汇总合同归档档台帐，将本本周合同送交交档案室存档档，与档案室室档案管理员员根据合同归归档台帐核对对归档合同，并并履行签字手手续。.4法律事务部部综合管理员员每月最后一一个周一将合合同归档台帐帐移交档案室室存档。.5法律事务部部综合管理员员对合同档案案电子数据库库进行日常维维护。归档流程：.1合同起草人人应对归档资资料进行自查查，并填写归归档审查表。合合同归档审查查要点主要包包括：⑴供应商资质质审查（营业业执照副本复复印件、税务务登记证、银银行开户可证证副本复印件件、资质证书书副本复印件件、安全生产产许可证复印印件、代理人人身份证复印印件⑵合同编码是是否正确⑶合同签章是是否规范（合合同签章页签签章、法定代代表人或授权权委托书签章章、货物工程程量清单加盖盖印章、质量量保修合同签签章页、安全全文明生产合合同签章页、加加盖骑缝章、签签约主体与印印章上的名称称一致）⑷合同附件是是否齐全。.2合同起草人人自查后，将将归档资料及及归档审查表表（包括纸质质文本和电子子版资料）在在规定时间内内移交法律事事务部综合管管理员审核。对对于招标流程程产生的合同同，合同起草草人还需要将将招标过程中中产生的所有有资料（招标标需求表、招招标文件、投投标文件、答答疑纪要、谈谈判纪要、定定标决议、比比较表、供应应商联系表、合合同及附件、评评审意见等）的的电子版（格格式包括pdf、word或excle等）同时移移交给合同主主管审核。.3综合管理员员、合同主管管对归档资料料审核后，填填写归档审查查表，综合管管理员须将归归档情况登记记台帐备案。.4综合管理员员每周一将审审查合格的归归档资料移交交公司档案室室，并做交接接记录。.5综合管理员员随时将归档档资料扫描件件整理，并保保存到指定电电脑中，以便便合同电子文文件的查找。.6商品房买卖卖合同归档流流程合同备案完成后后2日内，编码码申请人整理理归档明细，与与公司档案室室档案管理员员交接，每周周四将归档明明细OA协同法律律事务部综合合管理员登记记。延期流程.1公司的合同同第一次申请请延期，延期期归档期限原原则上不超过过10天，编码申申请人须根据据合同信息填填写《合同延延期归档申请请单》，经申申请人及主管管领导签字批批准后，在归归档期限届满满之前将《合合同延期归档档申请单》送送交法律事务务部综合管理理员。.2若因特殊情情况，一次延延期后不能在在期限内及时时归档的合同同可以在归档档期限届满之之前申请二次次延期。编码码申请人须根根据合同信息息填写《合同同延期归档申申请单》，以以OA的方式并发发给主管高管管、总经理及及公司合同管管理流程主管管高管批准，同同时知会公司司法律经理、助助理法律经理理和综合管理理员，延期方方可生效。7.3补充归归档合同执行部门和和协助合同执执行的部门，负负责在其职责责范围内制作作、收集与合合同履行、变变更、终止相相关的资料，并并根据相关业业务流程进行行流转和归档档。第八条激励励8.1合同起起草人或经办办人没有在编编码申请后10日内将合同同原件、相关关附件及电子子文本归档，又又无正当理由由的，负激励励合同起