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文档简介

企业总公司收发文管理制度一、目的与范围1.1目的为了规范企业总公司收发文流程，提高工作效率，确保文件传递的及时性、准确性、保密性，制定本管理制度。1.2范围本管理制度适用于企业总公司所有部门及员工，涉及企业总公司内部的所有纸质和电子文件。二、职责与权限2.1领导班子领导班子负责制定收发文工作的方针、政策及各类文件的分发。2.2机关行政部门机关行政部门负责制定本企业总公司收发文工作的制度规范。并负责严格落实相关工作要求，确保收发件及时、高效地完成，严格控制收取机密件的数量，做到严格保密。2.3各部门各部门应该自觉遵守该制度，严格按规定收发公文、信函、电报、电传、电子邮件等文件，确保上级的指示及时传达到下级，下级及时反馈信息给上级，并定期对收发文流程进行自查和评估。2.4收发文员收发文员应负责收发公文、信函、电报、电传、电子邮件等文件，并根据收文编号及时确认收到信函、公文、文件、电报、电传、电子邮件等，并归档妥善保管。三、收文流程3.1收文登记收发文员接到文件后，立即检查文件是否应当收入企业总公司档案，如不必收存，即予退回。检查无误后即在文稿左上角标注“收文日期”、“编号”。3.2审查编号收发文员按照本制度规定的编号方式规范对文件编号，上传至信息化平台，并对其编号进行审查。3.3分发文件按照相关部门的要求，发给相关部门，并抄送领导。3.4立案归档收发文员将文件进行立案归档。四、发文流程4.1起草文件各部门起草文件。文件需要经过部门负责人审核签批并通过信息化平台审核后进行下一步操作。4.2编号并登记按照本制度规定的编号方式规范对文件进行编号，并登录信息化平台，之后进行审核。4.3签批并分发经过领导审批签字后，发给相关部门，并抄送相关领导。4.4立案归档发文员将全部发出文件进行立案归档。五、文件保密5.1保密措施企业总公司收到的机密件必须以严格的保密措施予以妥善保管；机密文件必须由特定保密管理人员负责管理，行政机关应当加强对其保密管理的监督。5.2文件查看查看机密文件时，应有专人看管，并严格控制查看范围。5.3编号规范涉及机密的文件统一编号，登记在专用册内，并交有保密审批权的机关予以审批。六、文件销毁6.1销毁依据本制度所指“文件”，是指各级机关及其工作人员在履行职责时制作、发送或者收到的各种书面、影印、胶片、电子化的信息载体，包括纸质和电子文件。文件已经失去使用价值，但由于所含机密资料，必须依照国家机密法律法规规定及时进行销毁处理。6.2销毁安全销毁机密文件时，必须采取安全保密措施，保障机密文件的绝对安全。6.3销毁方式机密文件必须采用“密级、保密期、方式、时间”的方法进行销毁，销毁方式包括焚毁、碾磨、深埋等方式。七、制度修订7.1内部通知本制度修订由企业总公司领导班子发起，由机关行政部门协同制定方案，并向各部门内部通知。7.2制度备案制度修订方案经过讨论确定后，报领导班子签批备案。八、附则8.1

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