学会这些word操作技巧能让你的工作效率提高不少

学会这些word操作技巧，能让你的工作效率提高不少

从小，我们就被告诫“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”，时间对我们每个人而言，都是最大的成本。因此，在工作中，我们每天都需要与时间赛跑，1秒钟能做的事情，千万不要用1个小时去做。

时间对我们每个人而言，都是最大的成本。但是，很多人在编辑文档时，却常常被Word虐得焦头烂额，长期陷入琐碎的工作。

比如，想删除文档里乱七八糟的空行或空格，往往花费一个小时都做不出来。

其实，这在Word中只用一秒就能够搞定的。假如你还经常受到这类问题的干扰，那今日这篇文章就很适合你~

一、加密文档的破解大法

有很多伴侣问：Word文件的爱护密码是否也能破解呢？答案是确定的，而且方法还特别简洁，只需通过删除某些字符进行破解。下面通过实例共享详细的操作方法。

为了便于演示我们先对文件进行加密爱护（office2024版本为例），加密后的文件限制全部人进行编辑。

（1）变更加密的Word文件后缀，由“docx”变更为”rar”,变更后Word文件变成为一个压缩文件。

（2）打开压缩文件，找到Word资料夹，将资料夹内的“settings.xml”文件移出该资料夹。

（3）打开移出的“settings.xml”文件，打开方式选择为记事本，查找到关键字”protection”,找到爱护代码并删除，并保存文件。

（4）将删除过爱护代码的“settings.xml”文件重新放回压缩档Word资料夹内，将压缩档文件后缀变更为“docx”，打开文件发觉爱护密码被胜利破解。

二、如何对文档进行自动翻译

阅读外文文档对于很多人来说是件很头疼的事。通常状况下，大部分人会Ctrl+C、Ctrl+V复制，然后将文本内容粘贴进行百度，或是翻译网站、翻译软件APP进行翻译，最终再把翻译结果复制粘贴出来。

假如一篇文档太长，则需要多次反复以上步骤，特别费时费劲。其实，有一个特别简洁的方法就在我们身边，只是被许多伙伴都忽视了，它就是Word自带的“自动翻译”功能。

利用Word翻译文档，不需要复制粘贴到其他地方，而且没有字数限制，同时有许多语种可以选择，特别便利快捷！

01、Word翻译功能在哪儿？

打开Word，点击—-选项即可。

02、设置翻译语言

Word的翻译功能非常强大，不仅可以翻译英文，还可以日语、泰语、意大利语等等语种……

因此，首先我们设置翻译的语言。方法为：点击-按钮，在弹出的菜单中选择”选择翻译语言“选项，打开”翻译语言选项“对话框，设置选择翻译为的语言，这里我们设置”英文{美国）“翻译为”中文（中国）“，单击”确定“按钮即可。

03、如何翻译文档？

Word中翻译文档有多种方法，比如，联机翻译文档、翻译所选文字、翻译屏幕提示，下面将一一介绍。

（1）联机翻译文档

点击——，将直接跳转到网页端进行翻译，把网页端翻译出来的文本复制到Word中即可。

（2）翻译所选文字

选中需要翻译的英文文字，点击——，此时，界面右侧将弹出“信息检索”窗口，其中显示了翻译后的中文文字，单击“插入”按钮可直接将其插入到文档中。

（3）翻译屏幕提示

点击——选项，开启翻译屏幕提示功能。此时，只需将鼠标光标悬停在字词或所选的段落上，即可快速进行翻译。（注：再次单击“翻译屏幕提示”可取消提示功能）。

三、Word背景的设置技巧

在做一些策划、简历等文档的时候，为了使文档更加的精致，通常会为文档添加美丽的背景的。那么，如何设置背景，让Word文档更丰富，是我们必学的一门技巧。

因此，今日就让我们一起来了解一下Word背景的几个设置方法。

01、常见的Word背景类型

常见的Word背景有以下几种类型：纯色背景、渐变背景、纹理背景、图案背景、图片背景5种，丰富的背景任你选择，如下图所示。

02、如何设置Word背景

特别简洁，点击-按钮，在弹出的菜单中选择任意一种颜色即可作为文档的背景。

选择命令，将打开“填充效果”对话框，在“渐变”、“纹理”、“图案”和“图片”选项卡下设置需要的背景样式即可。

“纹理”、“图案”和“图片”背景的设置方法与上方相像，这里不再具体赘述，小伙伴们可以动手试一试哟！

03、如何只在首页显示背景

默认状况下，设置背景时，全部页面都会填充相同的背景，如何只在首页显示背景始终是困扰很多人的一个问题，这里我将偷偷告知你解决方法。

（1）首先为文档添加背景。将鼠标光标定位在第一页中，点击----命令。

（2）双击其次页页眉，进入编辑状态，然后点击--按钮，在弹出的提示框中单击“否”按钮。

（3）连续点击--，绘制文本框使其铺满页面，选择文本框中的内容，按Delete键删除。

（4）然后设置--，退出页眉页脚，此时，可看到只有首页显示了背景。

学问扩展：细心的小伙伴们应当发觉，页眉处有根横线，特别影响页面美观，想删除它，怎么办？

技巧：双击页眉进入编辑状态，按键即可删除页眉横线。

四、如何快速找到文档的修改痕迹

不知道大家在工作中有没有遇到过这类的工作场景：当时步拟好一份合作协议或是项目策划书后，发给老板或其他同事批阅和修订，通常会不断地来回修改文档。

此时，假如你想要查看文档哪里被修改过？你会怎么操作？许多新手小白会同时打开修改前后的两个文档，手动对比查找。

但是，这样操作效率特别低，今日给大家共享2个小技巧，可以关心大家快速对比修改前后的Word文档，找到修改痕迹。

方法一：并排查看

首先打开修改前后的两个文档，在任意一个文档中，单击--命令。

此时，两个Word自动并排显示，并且同时进入“同步滚动”状态。

当滚动鼠标滚轮时，两个文档将同时翻动。这样，是不是更便利我们查找修改痕迹了。

方法二：比较文档

首先将修改前后的文档分别保存，然后打开Word，点击-按钮。

打开“比较文档“对话框，然后依次选择需要对比的两个Word文档，设置完毕，点击“确定”按钮。

此时，会消失一个新文档，新文档左侧则显示详细的修改内容，双击某一项，则可以精确定位到文档中修改的位置点；中间则是比较文档，它通过红色粗线显示修改的大致位置；右侧分别为原文档及修订的文档。

技巧提示：在对比模式下，选择--选择，那么，被修改处内容将以红色标注显示，如下图所示。

是不是很简洁，你get到了吗？

五、有关文档历史记录的操作方法

我们在使用扫瞄器的过程中，扫瞄器会自动保存一些历史记录信息，比如打开过的网站、密码、图片等等......

而我们在使用Word文档的过程中，同样也会自动保存一些历史记录信息，比如，最近使用的Word文档。

这些历史记录信息，为我们的后期操作供应了极大的便利，让我们在后期能快速地打开并使用这些信息和文档。

因此，今日就来聊一聊Word中的文档历史记录。

1、查看Word文档历史记录

Word会默认将最近打开过的文档记录下来，以便利我们下次编辑该文档时快速打开，那它在哪儿呢？如何查看？

单击--，在“文档”列表中即可以看到之前编辑过的Word文档记录，只需单击其中任何一个文档即可快速打开。

2、设置文档历史记录的显示个数

默认状况下，Word会自动显示25个最近打开过的文档，假如想要显示更多文档，该如何设置呢？

单击-按钮，打开“Word选项”对话框，选择“高级”选项卡，在显示栏下设置显示此数目的最近使用的文档数值框中的参数即可。

技巧提示：在此设置显示的文档数量最多为50。

3、删除文档历史记录

日常办公中，假如你所使用的电脑是公用电脑，这无疑会存在一个弊端，那就是通过最近使用的文档记录，他人可以看到你曾经编辑过的文档信息。这些“记录”可能会把你的“隐私”泄露，使文档信息平安受到威逼。假如不想文档信息被泄露，可以删除这些记录。

方法一：单击--，在“文档”列表中右击需要删除的历史记录文档，在弹出的菜单中选择”从列表中删除“命令即可删除该记录。

方法二：单击-按钮，打开“Word选项”对话框，选择“高级”选项卡，在显示栏下设置显示此数目的最近使用的文档数值框中的参数更改为”0“即可。

此后，关闭word，再重新打开，你会发觉最近使用的文档都已经消逝不见了。

历史文档记录对要时常查找更新近期文档的伙伴来说，还是有肯定的便利的，记得保藏哦！

六、快速分页

文档排版时，为了保证每一章节的独立性，需要在某章、节或段落之间另分一页，你会怎么操作呢？始终敲回车吗？NO！

1秒技巧：将鼠标光标定位于换页处，按Ctrl+Enter键，即可插入分页符并分页。

这样做的好处是：不管前一页增加多少内容，都不会影响后文的排版。

七、快速选择相像格式文本

一篇长文档中，当有多处格式相同的文本需要进行统一编辑时，你会怎么办？

1秒技巧：将鼠标光标定位到需要选择的文本处，点击--即可。

八、快速对齐文本

在Word文档中，常常需要进行文本对齐，你会怎么办？直接用空格键敲敲敲……NO！

1秒技巧：选择要对齐的文本，在标尺上点击合适的对齐位置，此时标尺上显示出对齐制表符，光标置于需要分开的文字前，按下Tab键，就会实现自动对齐。

九、快速首行缩进

文档排版时，段首空2格，是中文文档排版中最常见的格式，你会怎么操作？还是直接敲4个空格吗？NO！

1秒技巧：选中全部段落，拖动标尺上的首行缩进按钮即可。

十、文本秒变表格

有时候，我们需要把Word中的文字用表格来展现，你是选择先插入表格，然后复制粘贴文字吗？NO！

1秒技巧：选中文本，点击---即可。

十一、快速拆分表格

许多状况下我们需要把表格拆分成两部分，你会怎么操作呢？

1秒技巧：把光标置于表格后面，直接按Ctrl+Shift+Enter键即可。

十二、重复标题行

Word中，当多页表格需要使用同一个