会务接待手册全套资料

会务接待手册全套资料

会务接待手册本手册是为了规范会务接待工作，提高会议效率而编写的。以下是有关会议的说明和程序。有关会议的说明1.会议的类型：会议可以分为内部会议和外部会议两种类型。内部会议指的是公司内部的会议，外部会议指的是公司与外部单位或个人的会议。2.参会人员的范围：参会人员的范围应该根据会议的类型和议题来确定，以确保会议的效率和质量。3.会议场所的选定：会议场所应该根据参会人员数量和会议要求来选择，以确保会议的顺利进行。4.会议通知的起草：会议通知应该包括会议的时间、地点、议题、参会人员名单等信息，以便参会人员做好准备。5.申报会议预算：会议预算应该根据会议的规模和要求来确定，以确保会议经费的合理使用。6.人员确认：参会人员的确认应该在会议通知发出后及时进行，以确保会议的参会人员名单准确无误。7.设备准备：会议所需的设备应该根据会议的要求来准备，以确保会议的顺利进行。8.车辆安排：参会人员的交通工具应该根据参会人员的数量和要求来安排，以确保参会人员的安全和方便。9.会务宣传品的制作：会务宣传品应该根据会议的要求来制作，以便参会人员了解会议的情况。10.食品的采买：会议所需的食品应该根据参会人员的数量和要求来采购，以确保参会人员的饮食安全和方便。会议程序会前工作1.确定议题和参会人员范围。2.选定会议场所。3.起草会议通知。4.申报会议预算。5.确认参会人员名单。6.准备会议所需的设备。7.安排参会人员的交通工具。8.制作会务宣传品。9.采购会议所需的食品。会议进行中1.主持人开场白。2.按照议程进行讨论。3.确定会议结果和行动计划。4.主持人总结会议内容。会后工作1.起草会议纪要。2.完成会议行动计划。3.汇总会议经验和教训。4.收集参会人员反馈意见。5.整理会议记录和资料。以上是会务接待手册的说明和程序，希望能对会务接待工作有所帮助。指导服务员的工作为了确保顺利的会议，服务员是非常关键的一环。在会议开始之前，需要向服务员进行详细的指导，包括会议的流程、用餐时间、饮食要求等。同时，还需要提前安排好服务员的工作时间和休息时间，确保他们有足够的精力和体力来完成工作。会中工作（按顺序）在会议进行过程中，服务员需要随时做好准备，为与会人员提供各种服务。首先，他们需要确保会议室的设备和用品的正常运作，如投影仪、麦克风、水杯等。其次，服务员需要随时关注与会人员的用餐需求，及时为他们提供饮食服务。最后，在会议结束后，服务员需要及时清理会议室，为下一次会议做好准备。会议室保障会议室保障是服务员的重要工作之一。他们需要确保会议室的环境整洁、通风良好，并且设备运作正常。如果出现任何问题，服务员需要及时解决或向相关人员报告。汇报人员的保障对于汇报人员，服务员需要提供额外的保障。他们需要确保汇报人员有足够的时间和空间来准备演讲，并且提供必要的设备和用品，如投影仪、笔记本电脑、激光笔等。用餐的保障服务员需要确保与会人员的用餐需求得到满足。他们需要提供各种饮食选择，并确保食品的质量和卫生。此外，服务员还需要随时关注与会人员的饮食需求和偏好，并及时提供服务。住宿的保障如果与会人员需要住宿，服务员需要提供相应的住宿保障。他们需要确保住宿环境的安全、整洁，并提供必要的设施和用品，如床铺、毛巾、洗漱用品等。会后工作（按顺序）在会议结束后，服务员的工作并没有结束。他们需要完成一系列的会后工作，包括离会车辆安排、退房、设备整理、结账、设备归还和费用报销等。离会车辆安排如果与会人员需要离会车辆安排，服务员需要提前与相关部门联系，确保车辆的安排和到达时间。退房如果与会人员需要退房，服务员需要协助他们完成退房手续，并确保房间的整洁和设施的完好。设备整理在会议结束后，服务员需要对会议室的设备和用品进行整理和清洁，并妥善保管。结账服务员需要协助与会人员完成结账手续，并确保费用的准确性和合理性。设备归还如果与会人员使用了一些设备和用品，服务员需要协助他们进行归还，并确保设备的完好和数量的准确性。费用报销最后，服务员需要协助与会人员完成费用报销手续，并确保相关票据的准确性和完整性。达到什么目的，同时也要考虑与会人员的需求和利益，合理安排会议议程，确保会议顺利进行。（3）会场布置：根据会议的性质和规模，合理布置会场，确保会议场地整洁、舒适，并配备必要的设备和工具。（4）餐饮安排：根据会议的时间和规模，合理安排餐饮，确保与会人员的饮食需求得到满足。（5）交通安排：对于外地与会人员，应提前安排好交通和住宿，确保他们能够按时到达会场并有一个良好的住宿环境。三、会前准备1.确定会议目的和议程：根据会议的性质和目的，确定会议的主题和议程，确保会议能够达到预期效果。2.确定会议时间和地点：根据与会人员的日程安排和会议的规模，确定会议的时间和地点，并在会议通知中明确告知与会人员。3.邀请与会人员：根据会议的性质和目的，确定与会人员名单，并及时发出邀请函或电话通知。4.准备会议材料：根据会议议程，准备好与会人员需要的各种材料和资料。5.会场布置和设备准备：根据会议的性质和规模，合理布置会场，并准备好必要的设备和工具。四、注意事项在会议过程中，会务人员需要注意以下几点：1.及时安排会议进程，确保会议顺利进行；2.及时解决与会人员的问题和需求，确保他们能够专注于会议内容；3.注意会议纪要的记录和整理，确保会议内容得到完整记录；4.会议结束后，及时整理会议材料和资料，做好会议结算和总结工作。附件：附件一：会议通知样式附件二：会务通知样式附件三：会议预算/结算清单样式附件四：会务分工明细表附件五：会议签到表会议程序在会议前，需要进行一系列的准备工作，以确保会议能够顺利进行。以下是会前工作的具体流程：1.确定议题和参会人员范围：在确定会议议题和目的的基础上，确定参会人员的范围，以便作出其他准备工作。2.选定会议场所：会前至少十个工作日确定好会议地点，并详细了解场地的具体费用标准。要求外部环境整洁幽雅、治安好、内部设备齐全；会议室的布局合理，灯光、音响、空调、投影仪等设备齐全；住宿（套间、单人间、标间）、餐饮等齐备。3.起草会议通知：在会前一周确定本次会议的议程，结合会议议程起草会议通知，其中应注明会议的时间、地点、主持人、议程、会议的注意事项（包括着装要求、内容保密要求、会议文件的要求、请假的要求、会议的纪律等）及路线图，并在会前十天发出。4.准备会议所需文件、资料、讲话的准备、起草、审批、打印。5.申报会议预算：根据会议的长短及对参会人员情况的确认，作如下费用明细。会议室费用、住宿费用、餐饮费用、娱乐费用、水果食品费、交通费、相关费用、机动费用等。在会议期间，需要进行以下工作：1.会议期间会议室、与会人员、用餐、娱乐、住宿的保障工作。2.设备整理和归还。在会议结束后，需要进行以下工作：1.费用报销。2.会务总结。格式已经修正，删除了明显有问题的段落。下面是改写后的文章：为了确保会议的顺利进行，需要在会前、会中和会后分别做好一系列工作。会前需要在30分钟内布置好签到台，并在会前2小时将所有会议所需用品运送到场。同时，在会前30分钟摆放并调试完毕会议室所需物品，如投影仪、幕布、白板和激光笔。会议室的灯光、音响和空调等设备也需要在会前30分钟准备并调试完毕。茶水需在会前10分钟开始冲泡，通知汇报人员于会前5分钟就坐并贮备好汇报资料。会中工作需要保障会议室和参会人员。会议室全程要有一名会务人员留在会议室，保障会议的服务工作。每次汇报开始时，要随时关注设备、灯光、室温、音响等情况，并协助汇报人员做好包PPT文件的调试及资料分发工作。在会议休息期间，要协助下一个汇报人员进行调试及资料的收发。及时了解会议的进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整。落实参会人员及时到会，了解参会人员资料的准备情况，并协助做好准备工作（如笔记本、资料准备等）。落实参会人员的用餐情况和返回情况。用餐的保障需要结合会议的进程和人数，通知餐厅饭餐的准备情况（人数）及用餐时间。要求凉菜在正餐开始前15分钟摆放完毕，热菜在用餐开始时上桌，尽量减少等待时间。如果下午有会议议程，午餐应安排为工作餐。午餐时间原则上不能晚于12:30开餐。住宿的保障需要提前与酒店沟通房间及房卡的去用程序，尽量先取得房卡。在需要住宿的人员抵达酒店时，要及时做好签到。手机身份证并提供相应的房卡。待酒店将身份证登记后再予以退还住宿人。在当晚要与总台确定设定好第二天早上及中午的叫醒服务。会议期间落实住宿人的时间安排，确定退房时间。做好与酒店的房卡交还。会后工作需要做好参会人数返程车辆安排工作。确定尚需要住宿人员名单及客房号码，做好用餐及退房安排。在会议最后一天的中午12:00之前，将所有住宿房间的房卡收齐后，办理退房手续，并向酒店索要住宿清单。在送走所有参会人员后，进行设备的收拾和整理工作。在确认所有会议项目均已结束后，结账并开具发票。返回公司后，归还所有所借设备。最后，需要进行费用报销。附件二：会务通知样式XXX单位XXXXXX会议会务通知一、会议地点：二、会议时间：三、会议主题：四、参会人员名单：五、会议议程安排：时间安排日期与会地点议程安排发言人时长备注07:00—08:15日期XX餐厅叫醒服务/自助用餐08:30—08:35日期XXX会议室会议开场08:35—10:20日期XXX会议室上午会议内容01:1510:20—10:30日期XX餐厅茶歇10分钟10:30—12:00日期XXX会议室商务会议内容01:4512:00—13:30日期XX餐厅午餐/午休14:00—15:30日期XXX会议室下午会议内容01:3015:30—15:40日期XX餐厅茶歇10分钟15:40—17:30日期XXX会议室下午会议内容01:3018:00—20:00日期XX餐厅晚餐六、注意事项：1.着装要求：请参会人员按照会议安排准时出席会议；会议期间，请参会人员将通讯工具关闭或调成振动模式；2.汇报人严格控制时间，保证会议议程顺利、按时进行；3.对请假的要求：原则上不得请假与迟到，如因时间无法配合需请假的人员应事先向总经理说明情况，请假批准后并告知会务组。七、会务成员及联系方式：本次会议相关的接待、住宿等会务事宜请于会务组联系；会务组成员及联系方式：会议须知尊敬的各位领导：欢迎您参加本次会议。为了确保会议的顺利进行，请您参考以下几点说明：1.本次会议安排在(日期)，会议地址为(地址)，酒店总机为(电话号码)。2.请参会人员按照会议安排准时出席会议。在会议期间，请将通讯工具关闭或调成振动模式。3.会议内容涉及企业商业秘密，请务必注意保存好会议材料。4.会议期间，请注意安全，并妥善保管好财物。5.会务中心会为客房每天配送(物品清单)，客房均已设置叫醒服务，时间定为：上午(时间)；中午(时间)。6.会务中心设在房间(房间号)，酒店内线直拨(电话号码)。备有(物品清单)，如有需要请致电会务中心领用。7.其余未尽事宜，请致电会务中心安排解决。祝您会议期间工作、生活愉快！友情提醒1.酒店位置及地图：酒店名称为(名称)，地址为(地址)，酒店总机为(电话号码)。以下是酒店地图以及距离机场、火车站、市中心的距离和出租车车程。起始地点机场火车站市中心名称/位置XXX机场XXX火车站XXX广场据酒店公里数XX公里XX公里XX公里出租车车程约XX分钟车程约XX分钟车程约XX分钟车程2.天气预报：以下是未来六天天气预报（由中央气象局XXXX年XX月XX日发布）：（天气预报）提示：1）请带齐证件出行，并注意路途安全。2）请准备部分个人药品，如遇雨水较多，请注意准备雨具出行。参会人员名单会务组成员及联系方式11/17会务联系人联系电话会议预算/结算清单样式XXXXXXXXX会议费用预算/结算清单序号项目/事宜数量单位一、住宿、房务1套房天数2单人间天数3标间天数二、餐饮1午餐项2午餐酒水项3晚餐项4晚餐酒水项5夜宵项三、会议室1XXX号会议室场次2XXX号会议室场次四、会务其他1会务水果（客房）个2会务水果（会场）个3会务交通费（派车、会务组交通费）项4宣传物品（条幅、签到台、展架、指示牌等）个人人人人人人预算明细表单价金额¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00¥0.00五、礼品/奖品六、往返交通费（预估）七、合计预算费用附件四：会务分工明细表XXX单位XXXXXX会务分工明细表会议设总协调人：XXX，联系电话：XXX-XXXX-XXXX；每个项目设负责人，分配任务落实到执行人，最终信息汇总至会议总协调人；以下表格中未尽事宜根据实际情况予以补充。时间事项说明执行人备注负责人及配合部门负责人：XXX；配合部门：XXX负责人：XXX；酒店：XXX；会场：XXX；配合部门：XXX一、前期准备：（人员落实、酒店预订、水果准备、物品准备、入住确认等）-参会人员落实（姓名、职位、性别、报道时间、回程方式等）-入住酒店客房、会议室及设备的预定-到达人员接待晚餐预定，菜单确认，酒水确认-会议通知函件的准备及发送-会议会务通知函件的准备及发送-会议材料的编制、讲师安排-会议现场布置-会议茶歇、客房及会场水果准备-报道接待处的准备（接待位置、背景、签到表）-会议礼品，礼品的购买及签收-集体照的安排-会议地点人文、娱乐、特产信息的书籍-会议用品的领用或借出-用车车辆的安排二、人员报道（人员接站、报道登记、客房安排、用餐安排等）-酒店报道接待处的布置到位-客房水果安排-人员签到，发放行程安排表，客房安排登记-安排午餐-安排晚餐-酒店设置叫醒服务的确认-会议用品的准备情况-会议室环境的确认及了解-会议室桌子摆放方式的确认及安排-会议人员桌牌及打印文件的确认-酒店出行车辆的确认三、会议培训期间：（会前、会中、会后）-酒店出行车辆的确认-会议室服务人员、音响工程人员的确认-会议室引导牌的摆放-会议设备（电脑、投影）的到位及调试-会议话筒、音响等音响设备的调试-会议室灯光开关的了解-会议人员桌牌的摆放-会议文件、水笔的摆放-会议汇报文件（PPT）的收集及汇总-会议室茶歇水果点心的安排-会议期间临时打印文件的保障1.用餐保障为确保及时准确的用餐服务，我们需要提前安排好餐厅的预订和菜单的选择。同时，我们也要确保餐厅的服务质量和食品卫生符合标准。2.集体照的安排在会议期间，我们需要安排一次集体照，以留下美好的回忆。我们需要提前确定拍摄地点和时间，并通知所有参会人员准备好。3.会议结束离会车辆安排为确保参会人员的顺利离会，我们需要提前安排好车辆的预订和安排。同时，我们也要确保车辆的数量和质量符合要求。4.会议设备的整理剂归集在会议结束后，我们需要对会议设备进行整理和归集，以确保下次会议的顺利进行。同时，我们也要确保设备的存放和维护符合标准。5.下一场会议桌子摆放方式的安排及桌牌的摆放为确保下一场会议的顺利进行，我们需要提前安排好桌子的摆放方式和桌牌的摆放位置。同时，我们也要确保桌子和桌牌的数量和质量符合要求。6.确认返程预定情况并告知相关人员为确保参会人员的顺利返程，我们需要提前确认返程预定情况，并及时告知相关人员。同时，我们也要确保预定的数量和质量符合要求。7.会议结束及回程安排在会议结束后，我们需要进行退房、费用确认和车辆安排等工作，以确保参会人员的顺利离会。同时，我们也要确保所