公司费用报销管理制度

责任公司费用报销管控规章制度规章第一章总则第二章费用报销规章制度规章及相关流第三章借款标准及相关流程第四章费用审批管控第五章附则第一章总则第一条：为了加强责任公司内部管控，规范责任公司费用报销相关流程,合理控制费用支出,特制定本规章制度规章。第二条：本规章制度规章根据责任公司的实际情况，将费用报销分为行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等。第三条：本规章制度规章适用责任公司各机构部门或科室。第二章费用报销规章制度规章及相关流程第四条：原始凭证有效性的规定1、报销人应取得真实合法的原始凭证（1）、有效发票至少需要印有两个章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。（2）、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；（3）、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；2、发票的真假辨别：发票章的机构名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，但是在出差中也不太方便随时核对发票的信息，建议大家到正规的地方消费索取发票，避免出现假票现象。3、经办有关员工因特殊原因确实不能取得合法凭证时，允许以普通收据报销（总额不超过报销金额的5%）；对于既没发票，也没收据的，一律不予报销；第五条：费用报销单填写及票据粘贴相关要求：1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；2、业务员差旅费报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；3、各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量粘贴在一块，并按金额大小排列；6、报销票据在粘贴时，确保审批核准人能够完全清楚地审阅到报销金额；7、报销单据一律用黑色钢笔或签字或盖章或盖章或签字或盖章笔填写；8、报销单据各本次项目应填写完整，大小写金额要一致，并经机构部门或科室相关领导批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销。9、有实物的报销单据须由质量验收人质量验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；10、出租车票据需注明业务发生时间、起止地点、人物事件等资料，每张出租车票背面需有机构部门或科室主管签字或盖章或盖章或签字或盖章确认；第六条：在一个预算期内（一个月），业务员各项费用的累积支出原则上不得超出预算，超出预算部分不予报销。△”经办人填才部门负责

人审批财务负责

任经办人

签字领款出纳审核

并付款总经理

审批写报销单才部门负责

人审批财务负责

任经办人

签字领款出纳审核

并付款总经理

审批第八条：报销时间的具体规定1、为了提高费用报销工作效率，各机构部门或科室应在每月10号后派专人将费用报销单递交到财务部，15号之前财务部完成审批核准并货款支付，逾期一律不予受理。2、超过两个月以上（含两个月）的费用将不予报销，视自动放弃。第九条：差旅费报销1、责任公司业务有关员工因公外出所发生的行车费、市内（郊县）差旅费、通讯费、住宿费、客情费等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。2、出差补贴及标准职位区域省外住宿标准* -t击n一般责髅司有关120ZrZxffl150II左本伙工贝H交通静员工车硬座飞机经济仓/火车思jin飞机经济仓/火车硬1—1丁1硬座座客情费305080成都郊县住宿标准80100120交通费公交车公交车公交车客情费203050住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。出差期间招待客户需要事先经总经理同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。出差时由对方机构提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。4、不同级别的有关员工一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。机构部门或科室经理以下（含机构部门或科室经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理批准后方可乘坐飞机。到达目的地后，除总经理外其他责任公司有关员工原则上（市内）不得乘坐出租车，应乘坐公交汽车。因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详尽注明时间、起止地点及事由。住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准出差有关员工报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票费用包相关领导分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。9、报销差旅费必须在回责任公司3天内办理报销手续，缴还预支差旅费，否则作为挪用公款处理。第十条：办公用费用管控1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。各机构部门或科室总监对所属机构发生的办公费负责任，经营管控部对整个责任公司发生的办公费用负有监管和控制责任。2、办公用品采购和印刷各种帐表等由行政负责任采购、印刷。3、各机构部门或科室工作所需用的专用表格等印刷品，由机构部门或科室自行制定格式，按规定报机构部门或科室相关领导审批后，由行政部统一安排广告责任公司印制。4、各机构部门或科室所需办公用品，在每月5号前编写“办公用品计划书”，经机构部门或科室和责任公司相关领导审批后交由行政统一采购；5、各机构部门或科室所需购置的办公用品，统一到行政部领用，并办理领用登记，同时记入机构部门或科室费用；6、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。7、个人领用的办公用品、工刃量具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，必须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。8、责任公司办公费用报销必须严格按责任公司费用审批程序执行，对各机构部门或科室每月超出预算的所有办公费用将不予审批；第十一条：业务招待费管控1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。2、各机构部门或科室因公招待必须事先申请总监批准，如有特殊原因，必须事先联系方法方式请示批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的有关员工中（总经理除外），以最高级别的有关员工为报销申请人，不得指定下级有关员工提出申请并自己审批报销。3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应详尽注明招待时间、地点、对方有关员工、己方陪同有关员工等信息。4、其它非公招待客人一律个人承担。第十二条：交通费1、市内办理业务有关员工原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得机构部门或科室经理的批准，报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作有关内容。2、业务员自驾车因公外出办事，不得超过责任公司核定标准，超支部分自行承担；第十三条：通讯费1、责任公司有关员工因公发生的通信费用实行限额内实报实销规章制度规章：总经理及责任公司办公移动联系方法方式的通信费用实行实报实销制；总监通信费用最高限额是300元/月；业务有关员工通信费最高限额是200元/月；后台主管通信费100元/月，其它后勤有关员工根据岗位需要报销标准50元/月，超出限额的部分一律自行承担；2、报销有关员工在进行话费报销时，必须提供正规的、实名通信缴费发票，充值卡发票一律视为无效发票；3、各机构部门或科室要严格控制办公室联系方法方式的使用情况，责任公司有关员工除了因公业务需要之外，不得使用责任公司联系方法方式另作他用。第十四条：配送费用1、配送费用包括：送货车辆的通行费、停车费、燃料费等；外叫人力车、机动车费用；雇佣搬运工人工费用以及其他有关仓储支出等。2、由于配送费用受销售情况影响较大，责任公司对配送费用依据销售修改变更情况实行定率管控，计划物流负责任管控所属配送费用，应提高效率，有效降低配送费用。3、长期外叫车辆应签订合约，预收一定数量的押金，并交责任公司财务部备案。4、自营货车、电瓶车以及外叫车辆的运费报销，附"配送费用明细表”、“送货单”和费用报销单，同时提供相应有效票据。5、托运费报销，附上物流处托运登记表托运回单，填写费用报销单；6、卖场原则上顾客自提和责任公司统一配送，确需导购自行送货的，需请示物流批准，同时备案后，方可报销送货费用；报销时需提供“配送费用明细表”、“送货单”；7、计划物流因工作确需雇佣搬运工的以及其他有关费用支出，按责任公司费用审批程序执行。第十六条：培养训练费.培养训练费用由行政部统一进行预算、统一管控、统一安排。.费用发生前使用机构部门或科室应向人事行政机构部门或科室申报责任公司有关员工培养训练计划、培养训练时间、所需经费，经人事行政机构部门或科室审批核准总经理审批后送一份至财务机构部门或科室。.费用使用机构部门或科室应严格按照计划在申请范围内使用费用。第十七条：会议费L各机构部门或科室因工作需要参加各种会议的，应写申请报告，详尽注明会议性质、有关内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费，后附“会议邀请函”，经机构部门或科室负责任人核实、总经理签字或盖章或盖章或签字或盖章后方可前往，会议结束后应及时到财务部办理报销手续。2.参会有关员工应严格控制费用开支，不得无故超支和浪费资源，厉行节约，反对铺张浪费;3.会议结束后5日内按规定办理费用报销手续，报销单据后附经审批的申请报告及“会议邀请函”。第十八条：仓库、办公室租赁费、水电费、社保等固定费用，由行政部根据真实合法单据申请报销。第十九条：未涉及的其它事项发生的费用，根据实际情况，由经营管控部上报总经理酌情处理。第三章 借款标准及相关流程第二十条：借款标准1、责任公司有关员工因公（因私一律不予借支）需要借款，一般不超过其1个月工资总额,超过时须有责任公司担保人（未特别指明担保人时，现金借款单上的机构部门或科室负责任人为默认的担保人，借款人未能偿还借款，由担保人承担连带还款责任）；2、试用期责任公司有关员工原则上不允许借款，确需借款的由主管相关领导担保，方能办理手续，若借款人未能偿还借款，主管相关领导应负连带责任。3、责任公司有关员工因公需要借款时，应合理预计所需金额并填写借款单，经有效批准后到财务部领取现金；在原有借据未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。4、责任公司有关员工完结事务后，在报销时扣回借款，交回剩余现金。因特殊原因当时不能扣回借款或交回现金的，在本月发放工资时扣回。5、单笔借支或报销金额超过3000元，需要提前一天通知出纳备款。第二十一条：借款相关流程第四章费用审批管控第二十条：费用审批管控1、责任公司所有货币资金收付审批权限属责任公司总经理。2、总经理外出时可以指定授权人（或联系方法方式授权），经责任公司财务负责任人审批核准后予以支付，对不符合责任公司财务规章制度规章的单据，有权拒绝支付，总经理回来后要立即补办审批手续。3、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批，不得超越审批范围。4、货币资金支付的批准方法方式为书面形式。5、责任公司对货币资金支付的审批建立以“谁批准、谁负责任”为原则的责任追究规章制度规章，审批核准人、批准人要对由本人审批核准、批准支付的货币资金负责任任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违反责任公司财务规章制度规章的规定而批准支付的单据，各相应审批核准人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。6、报销人徇私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销；对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额1—5倍的罚款，情节严重者一律开除并做进一步处理。7、审批核准人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、本次项目不真实的情况下签字或盖借款人填写借款单字或盖章件壬3%对审批核7r一歌责匚＞会计主管审

核报销凭证主过失造成1日秋八木计规定期间内报帐件钥惜秋,款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额借款人填写借款单字或盖章件壬3%对审批核7r一歌责匚＞会计主管审

核报销凭证主过失造成1日秋八木计规定期间内报帐件钥惜秋,款者，经办责任人（含：各级审批人）应承担不低于流失款总额50%的经济责任或者无法从工资4逾期借1责任人基本工资比例分别承托借款人t领款签字9、财务有关员工在收到报销单据后应审批核准报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附单据是否合法合规等，对符合相关要求的报销单