文档移交与保管管理办法

文档移交与保管管理方法FORMTEXT文档移交与保管管理方法FORMTEXT编号：GDHiPAL-DCC-P2-004版本号：FORMTEXT0所属体系：FORMTEXT行政管理编写部门：FORMTEXT人力资源及行政部生效日期：20FORMTEXTxx年FORMTEXTxx月FORMTEXTxx日目录TOC\o"1-1"\h\z\u1 目标 32 适用范围 33 编制依据 34 释义 35 职责分工 46 文档移交 57 文件保管利用 148 附则 169 修改日志 17

目标为了确保企业文档及时、准确、全方面、系统搜集整理归档并移交，有效地为建设、运行和管理提供查询利用，特制订本管理方法。适用范围该方法适适用于企业各部门文档交接、保留及利用。编制依据《文档管理基本制度》，GDHiPAL-DCC-P1-001，Rev.0。《文档管理方法》，GDHiPAL-DCC-P2-001,Rev.0。《保密工作管理方法》，GDHiPAL-ADMPA-P2-001。《资料室管理方法》，GDHiPAL-DCC-P2-003,Rev.0。《会计档案管理方法》,GDFC-ACC-P2-007,Rev.0。《协议采办文档管理方法》,GDCP-CP-P2-006,Rev.0。《国家重大项目建设项目文件归档要求与整理规范》，DA/T28-。释义文档：指文件和档案，文件是档案基础，是企业在各项活动和处理事务中形成各种形式信息统计；档案是企业历史发展和在各项活动中直接形成有价值各种形式真实历史记载。移交：指各部门将工作活动实施过程中形成各项最终资料移交给DCC和DCC按关于要求把企业重大项目完工资料移交给深圳市档案管理机构。综合管理档案：由企业在行政管理事务活动中产生各类主要性及其它具备利用价值文件。包含企业章程、协议、标准协议、各类证件、主要性请示、批复、董事会文件、会议纪要等管理性文件。会计档案：企业在经济管理活动中产生会计凭证、会计帐簿和各类报表等具备保留价值并作为历史统计保留会计核实专业档案。科技档案：企业在基本建设和生产等项目及改扩建项目中形成，有利用价值投资计划、设计、施工、完工及维护等活动中形成图纸、图表、文字材料、计算材料、声像材料等文件。声像材料档案：企业在各项工作和活动中直接形成、具备保留价值，并主要以磁磁性材料或感光材料为载体、以音像为主要反应方式记载，包含照片、录音、录像制品、影视片以及对应说明文字。档案保管期限：指以年为单位,将已判定且需保留文件给出特定保管年限。档案保管期限表：指已判定且需保留文件档案汇总表。永久保留：指对企业生产、经营、建设等有久远利用价值文件。定时保留：指较短时间内对企业生产、经营等有参考利用价值文件。原件：指最初产生区分于复制件签章生效原始文件。复印件：指与原件内容相同复制品。案卷：指由互有联络若干文件组合成档案保管单位。立卷：指将若干文件按照形成规律和有机联络组成案卷过程。案卷目录：指以全宗为单位登记案卷提名及其它特征并按案卷号次序编排而成一个档案目录。卷内目录，登记卷内文件提名和其它特征并固定文件排列次序表格，排列在卷内文件之前。卷内备考表，卷内文件情况统计单，排列在卷内文件之后。职责分工文控中心制订企业文档归档及整理、保管、统计、利用、移交等关于规章制度。监督、指导、检验各部门文件形成、积累工作。依照本方法对文档进行接收、保管和向业务部门提供利用。负责向相关档案部门移交档案。业务部门负责搜集、积累、整理、归档本部门产生文档，确保文档完整性和系统性。专兼职文控应负责累积形成文档，并对归档文档完整、准确、系统负责。负责对制成文档材料质量负责，确保文档利于长久保留，图文字迹清楚等。专兼职文控按照文控中心归档要求整理和移交。项目部文控配合文控中心向档案部门移交档案。文档移交文档归档范围反应企业在生产、经营、管理等活动中形成并具备保留价值文件均应纳入归档范围。详细归档范围详见附件1《文件归档范围和保留期限表》。文档搜集凡是企业在工作活动中形成或使用、办理完成，对今后工作有查考利用价值文件、证书、各种统计以及各种图表、照片、声像材料等都应齐全完整地搜集。在搜集过程中各部门专兼职文控要注意以下事项：文件齐全完整，确保搜集文件完整、准确、系统，确保文件附件齐全，与文件相配套其它载体形式资料齐备；确保文件签批完整，签发手续完备；搜集文件标准上应为原件，如无原件可将具备利用价值复制件归档；文件材料，文件制作和书写材料应该益于长久保留。要选取碳素墨水等符合存档要求书写材料，不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等；声像、电子文件等载体形态文件应与其文字说明一并归档，并确保电子文件可读、清楚、无病毒。文档整理总则文档整理是档案保管和利用主要基础步骤，须对搜集文件进行条理化、系统化整理、分类、排列与编目。文档归档整理分类方法可依照文件实际可操作性按照年度分类整理、性质分类整理或工程项目分类整理。文档整理案卷类别主要包含综合管理类、协议类、财务类、设计类、声像类、完工资料类等。文档整理标准先划分文档案卷类别，再划分文件类别，然后依照实际可操作性按照年度、性质或工程项目类进行归档整理。文档组卷时所需档案盒、卷皮均由文控中心统一提供。依照实际文档组卷需求，可选择“6.3文档整理”中不一样形式整理方式。本细则“6.3文档整理”中要求文档整理要求只针对移交企业档案，移交相关档案部门时，应按摄影关档案部门组卷要求整理。按照年度分类整理总则按照文件类型对形成文件年度进行划分，此分类通常适适用于综合管理类文件归档。比如收发文件、会议文件、周月报、会计类档案等。整理方法案卷类别–年度-文件类型–案卷号。组件要求件，为归档文件整理单位，通常以每份文件为一件。将搜集文件按照文件时间次序或文件流水号进行排列。对于上级批复与本级请示、本级批复与下级请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多个文字形成同一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。“一件”即由主体文件和主体文件关联附件为一件。编目时也应视为一个条目。卷盒中每件文件用A4塑料袋装订，一盒为一卷，每卷中文件按照文件编号或时间次序排列进行编目。卷内目录应包含序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。卷内备考表要标明卷内文件件数、页数，数量，说明组卷情况，如立卷人，检验人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。不一样类别归档文件分别装盒，同一类别可分装几盒，不一样类别不能混装一盒。不一样年度归档文件不能放入同一盒内。档案盒封面及背脊应包含类别、案卷名称、年度、起止号、保管期限等信息。按文档性质分类整理总则按照文件内容所包括性质进行划分。此分类通常适适用于证书类文件、批复类文件、汇报类文件、政策程序、协议类文件等文件。整理方法案卷类别-文件类别–案卷号。组件要求件，为归档文件整理单位，通常以每份文件为一件。将搜集文件按照文件号进行排列。对于上级批复与本级请示、本级批复与下级请示、正文与附件、转发件与被转发件、正本与底稿、原件与复制件、多个文字形成同一文件等等；排列时应批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；正本在前，定稿在后须作为一件排列在一起。“一件”即由主体文件和主体文件关联附件为一件。编目时也应视为一个条目。卷盒中每件文件用A4塑料袋装订，对于装订成册文件进行编码后可直接存放在卷盒中，一盒为一卷，每卷中文件按照文件号次序排列进行编目。卷内目录应包含序号、单位、文号、题名、日期、备注等信息。卷内备考表要标明卷内文件件数、页数，数量，说明组卷情况，如立卷人，检验人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。不一样类别归档文件分别装盒，同一类别可分装几盒，不一样类别不能混装一盒。档案盒封面及背脊应包含类别、案卷名称、起止号、保管期限等信息。按工程项目（科技技术档案）分类整理总则对于工程项目类文件整理，只针对各业务部门向文控中心移交档案，移交相关档案部门文件均应按摄影关档案部门要求整理组卷。整理方法工程项目类文件应按照建设综合文件（基建文件）、监理文件、施工文件、厂商文件、试运行文件及完工图分别进行组卷。工程项目文件应保留原件，因各种原因不能保留原件，应在复印件上加盖具备法律效率印章。项目本身形成资料须是原件。文字材料组卷要求卷，为组卷单位。多份文件能够归档为一卷；卷内资料排列次序应依据卷内资料组成而定，通常次序为封面、目录、内容、备考表和封底。案卷封面编制案卷封面应包含工程名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密集、档号、共册第册等信息。工程名称：填写工程建设项目正式同意名称；案卷题名：填写组卷编号及案卷内容，案卷内容应简明、准确揭示卷内文件内容；编制单位：编制本卷主要编制单位；编制日期：填写卷内资料形成起、止日期；保管期限，依据《文件归档范围及保管期限》填写组卷时划定保管期限；密级，应依据保密要求填写卷内文件最高密级；档号，按照文控中心提供项目档号编号。(档号编号标准：GDLNG-部门代码-项目代码-案卷类别)。卷内目录编制卷内目录内容包含工程名称、序号、文件题名、责任者、日期、页号、备注等信息，并应采取XLS格式编目。工程名称：应是单体工程名称；序号：卷内资料应按照文件排序，先后次序用阿拉伯数字从1开始依次标注；文件题名：文件内容名称；责任者：资料形成单位名称；日期：资料形成时间；页次：填写本份文件材料起页号，最终那份文件材料应该填写起止页号；备注：填写其它需要说明问题。装订要求装订要求以下：每卷装订厚度不超出3厘米。文字材料可采取3孔棉线装订或不锈钢钉装订；案卷内不应有腐蚀金属物；卷内文件有书写内容页面均应编写页号；每卷内容从阿拉伯数字1开始，用打号机一次逐页连续打号，采取黑色油墨水；封面和卷内目录不编页号；单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，反面在左下角；成套图样或印刷成册文件，无须重新编写页号；各卷之间不连续编页号；错编页号采取黑墨水笔平直划线，在错号附近空白处补编页号；一个档案盒内可装多卷文字材料,图纸一盒为一卷，应依照案卷内容厚度选取档案盒，防止盒内空荡。卷内备考表卷内备考表填写要求以下：卷内备考表要标明卷内文件件数、页数，不一样载体文件数量，说明组卷情况，如立卷人，检验人，立卷时间等；卷内备考表排列在卷内文件之后。完工图组卷及归档要求完工图编码应符合《GDHiPAL-DCC-P3-001文件编码管理细则》要求。完工图应按照专业分别组卷，每一个专业依照图纸数量组成一卷或多卷。一张图一个页码号(包含完工图纸封面页和完工图目录)编打在右下角，从1开始至本卷图纸尾张页码号止，卷内目录不编案卷页码号。完工图纸以内折手风琴式折叠（A4纸张大小），整齐散装在档案盒内。完工图须由施工单位和监理单位相关技术人员对照变更内容进行详细逐条审核，审核无误后在完工图图签栏附近空白处盖上红色印油国家标准规格“完工图章”，由施工单位和监理单位相关人员本人签字确认后才能作为完工图。编制完工图目录时，须在“备注“一览中标识每张完工图对应变更文件编号，便于查阅完工图修改内容。完工图更新归档要求完工图更新由技术服务部负责。相关工程师依照项目完工后完工图查对现场情况，如发觉图纸与现场有不相符情况，须对完工图进行更新。更新版完工图公布后，如错别字、编号等文字及格式方面更改由更改人签署后即可修改。对图纸实质性数据修改应在更改内容旁加盖校对章，并由更改人、校对人和审批人签字确认后方可公布。详细要求详见《GDTS-ES-P3-007技术文件管理细则》中“7项目完工图更新”。正式出版完工图更新须打印白图，以内折手风琴式折叠（A4纸张大小）。详细组卷归档要求详见“6.3.4.4完工图组卷及归档要求”。移交要求总则移交文档应齐全、完整、真实、有效。移交文档应为原件，无原件应提供说明，并在复印件上加盖单位公章。接收方接收文档时应逐份清点查对和检验文件及文件质量，双方确认无误后在《文件移交单》移交人和接收人处署名，一式两份，各存一份备查。移交电子版文件须与纸质版内容一致，确保文档真实、完整有效和利用。业务部门移交未中标文件时，需依照移交内容提供清单，同时提供未中标文件保留期限。移交说明按年度/性质归档文档，业务部门向文控中心移交完整1套纸板原件及1套电子版文件（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。按工程项目归档文字材料，移交要求：如需向档案相关部门移交时：移交企业二套，其中一套原件，一套复印件；移交企业一套电子光盘；移交档案相关部门一套纸版及一套电子光盘。（纸版文件及电子版文件移交要求均按档案相关部门要求）。如不需向档案相关部门移交时：移交企业两套，其中一套原件，一套复印件；移交电子光盘一套。项目完工图移交要求：如需向档案相关部门移交时：移交企业五套完工图；移交企业一套电子版（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）；移交档案相关部门一套完工图一套电子版（完工图及电子版要求均按照档案相关部门要求）。不需向档案部门移交时：移交企业六套完工图；移交企业一套电子版（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。完工图更新由技术服务部门向文控中心移交1套纸质版原件和1套电子版文件（可编辑电子文件及带签章PDF/TIF扫描文件）。日常移交文件，业务部门向文控中心标准上移交原件，无原件文件需进行说明。电子版移交要求移交文控中心文档须提供电子版文件。归档电子文件应提供可编辑版本及带签章扫描版本（PDF/TIF格式）；如没有可编辑版本须特殊说明。项目完工资料电子版特殊要求：文件材料必须组卷编页号才能进行扫描；扫描文件以PDF/TIF格式存放，；一份文件存放一个扫描文件，并以该文件文件编号及名称命名（无文件编号文件可忽略，只以文件名称命名）,每卷扫描文件按照卷内目录次序用阿拉伯数字从1开始排列，每卷中附上对应卷内目录；每卷扫描文件设置一个文件夹，并以卷号及卷名命名文件夹名称，每个文件夹下存放本卷扫描文件及目录；完工图CAD电子文件（下简称CAD文件）必须采取dwg格式,在模型空间窗口存放每一个CAD文件，对使用外部引用块内容,必须将外部引用块捆绑固定在所在CAD完工图中；CAD完工图必须与修改完整完工图纸内容及版本完全一致，一个CAD文件存放一张完工图,与完工图纸数量一致(包含封面和图纸目录)；完工图须提供带完工图章PDF/TIF格式和CAD文件格式；扫描文件装载到优质光盘中，可读性必须达成百分之百。在EDMS线上提交电子文档须按照《电子文档管理细则GDHiPAL-DCC-P3-005》要求进行移交。文件移交时间总则文件移交时间是指文件材料形成部门按照一定要求整理后向文控中心移交时间。文件移交时间有两种：定时移交和日常移交。定时移交是指各部门文件在形成处理完成一段时间之后，可按年度移交归档、按项目时间结束移交归档或按工作阶段移交归档等方式向文控中心移交。按年度移交归档按年度移交归档，就是在每年初始阶段，将上一个年度形成文件整理归档，这类归档适适用于文件形成周期较长，比阶段归档更适合文件以及对自然观察或观察活动中形成文件。如出现跨年度文件，可按照文件实际办结年度归档。比如，收发文（传真、信函、备忘录等）、会议纪要、会计凭证类、航标巡检、扫海测量、变形监测统计等文件。按项目结束时间移交归档按项目结束时间移交归档是指在一项生产活动结束后归档。比如项目完工档案、完工图更新等。工程项目档案以试运行开始日起3个月内，由移交部门向文控中心移交。标准上一个项目标完工档案须整体向文控中心移交，如不能按期整体移交，可按以下内容分批移交：建设综合管理文件监理文件施工文件厂商文件试运行文件完工图更新版完工图自公布之日起三个月内须向文控中心移交。按工作阶段移交归档按工作阶段移交归档是指当一项生产活动按其流程完成一个工作阶段后，可将该阶段形成文件整理归档。比如，项目可行性阶段、设计阶段（FEED阶段、初步设计阶段、基础设计阶段）等分别进行归档。日常移交日常移交是指各部门文件形成时就将其归档，或形成处理完成后立刻归档。比如，证书类文件、批复类文件、汇报类文件、政策程序、协议类文件等文件。文档保管利用文档保管总则文件保管是指科学、合理存放和管理文件资料，预防丢失和毁坏，维护文件完整性和安全性。

文件保管要求定时/不定时检验文件存放状态，并作统计，发觉问题及时处理，预防文件资料破损。文件管理人员要求有责任心，有义务维护文件完整性和安全性，复制文件时必须保持原貌，不得修改、变更。资料室环境和条件设置专门资料室存放文件资料。资料室应防尘、防潮、遮光、防火、防盗、无鼠害、无虫蛀，并在适当位置放置防火器。资料室必须保持清洁，不得存放与档案无关物品。做好保卫保密工作。注意控制室内温度和湿度，确保文件资料保管条件。

文档存放方式文件应按分类和单独存放要求配置档案柜。在文件柜上贴有标签，注明文件类别及序号，便于查阅。对于企业主要文件，如电子文件、主要纸质文件应实施备份管理，以防突发事件。对活动不频繁文档采取异地存放方式存放至与企业签约文档管理代理服务商处。未中标文件将被视为不频繁文件异地存放至文档管理代理服务商处。文档利用利用总则文控中心提供文件查阅、借阅及复制等利用服务，充分发挥文件利用价值。文档利用人员应恪守国家法律法规及企业保密管理方法要求要求,对所利用文档进行保密。文档利用国家明令要求保密档案，应按照国家同意权限同意后提供利用。标准上文档原件不外借，如有特殊情况，需获高管同意。企业文件标准上不对第三方开放，如外单位借阅，外单位借阅人需获得其所在单位相关责任人提出申请及本企业相关部门经理及高管同意后申请查阅。企业员工因工作需要可到文控中心借阅利用文件（纸版文件及电子版文件，填写《文件利用申请表》并取得相关领导同意后，方可借阅利用。利用签批说明以下：董事会文件：取得申请部门总经理及董事会秘书签批；资质类文件：取得申请部门总经理及直线高管签批；协议类文件：协议及采购协议：申请本部门协议，需获本部门总经理及直线高管签批，跨部门协议，除申请部门总经理签批外，需取得协议业务部门总经理及跨部门直线高管签批。商务协议：申请部门需获本部门总经理、商务部门总经理及商务部门直线高管同意；财务类档案：取得申请部门总经理、财务部门总经理及财务总监签批；工程项目档案：取得申请部门总经理及直线高管签批；未中标文件：取得申请部门总经理及协