文件管理制度

文献管理制度目的文献管理是企业管理的一种重要构成部分，历年文献可以体现一种企业创立、发展、壮大的历史过程，是企业平常运作及参与多种法律行动的重要根据。为了保证工厂各部门有效地制作、宣传、执行、修改、保管文献，防止资料遗失，使多种管理措施和指令落到实处，并具有连贯性，结合工厂的实际状况特制定本制度：合用范围本管理制度合用工厂各部门多种文本文献，电脑文献，电子文献及特殊裁体文献，但不包括人事档案文献。（注：特殊裁体文献包括但不限于照片、底片、录音带、录像带、磁盘、磁带、CD、VCD、工程蓝图）管理组织与权责工厂制作，颁发的所有文献由行政人事部安排文职人员管理（注：未来企业发展壮大了，应专门设置文管中心或档案中心），其重要工作职责与权限如下：（1）、负责工厂内所有文献的搜集、整顿、登记、保管、维护、借阅及作废文献的销毁审核工作。（2）、负责监查其他各部门文献有效性，归档、保管、维护工作，各部门必须全力予以配合。（3）、严格执行及遵守《文献管理制度》，对于违反本制度的，文献管理人员有权提出批评，制止或纠正，情节严重者可呈报行政人事经理予以惩罚。（4）、严格执行文献管理的借阅程序，有权拒绝未经申请同意的文献借阅者，有权拒绝非权限范围内的文献借阅者，有权拒绝未经同意私自复印文献人员收回已复印的文献，有权追究借阅后缺损文献人员的责任。（5）、严格遵守及执行工厂档案的保密制度。各部门要指定文职人员保管该部门制作颁发的文献，其重要工作职责与权限如下：（1）、纯熟掌握《文献管理制度》，理解本部门的工作业务。（2）、负责本部门文献的登记、打印、复印、保管、分发的详细实行及过期无效文献的回收、作废、销毁实行工作。（3）、根据文献分类原则，对本部门内所有文献进行文本立案及电脑立案登记。（4）、负责本部门内所有文献原稿及电子备份文献的搜集和整顿。（5）、负责本部门内业务客户、关系客户的资料搜集，整顿立案。发送至总经理室保留期限永久保留版次第1版密级机密生效日期10月制定李再魁审核同意文献的分类，分类原则，部门编号，打印格式1、根据工厂的实际状况，内部文献按如下性质分为A、B、C三类文献：（1）、A类文献：是指各类管理手册和规章制度，是工厂的基本法，是为加强内部管理，提高管理效率而对内部多种行为进行规范而形成的具有普遍约束力的文献，此类文献必须永久保留，并按规定的格式打印，A类文献的编写一般须具有但不限于五个要素：目的，合用范围，管理组织与权责，管理规定，附表（见附表一）。（2）、B类文献，是指一般性的文献，如人事任免、行政命令、通告、告知、奖罚通报或未经完善整顿的紧急性文献或规定，此类文献需按确定的格式打印（见附表二），通过六个月或一年时间的试用，整顿，合并，汇编成A类文献，要作废。（3）、C类文献指部门之间的沟通性文献，如备忘录、工作总结、评比成果的公布等只在短期内起临时性约束作用的文献，格式不限。（4）、传真件发送时须具有如下要点：收件单位（收件人）、发送单位（发送人）、发文日期、发文编号、页数、主题、重要内容，见附表三。（5）、会议记录须具有如下要点，会议时间、会议地点、会议记录、参会人员、主持人、会议内容格式参照附表四。（6）、本制度中未提及的文献制作格式，可根据实际状况自行酌情制作。编号格式：CLF+部门+文献类别+年号+次序号，CLF指东菱工厂，部门以该部门的简称，例如《文献管理制度》的编号为CLF行A/001文献的第一页下面有一表格，阐明如下内容，发送部门，保留期限，生效日期，版次，页次，制定人，审核人，同意人，如本文式样。对外文献包括但不限于各类公函，报刊，杂志，信件，传真资料。内部文献的搜集整顿。文献经本部门经理确认后正本由本部门整顿归档建立案卷目录进行登记，如需发送其他部门的由文献制作部门复印发送。文献的公布应在生效日期前，便于执行者熟悉文献内容。文献管理员应做好文献公布归档登记（见附表五），登记表必须与文献正本一齐装钉归档，并于每月月底搜集整顿归档。一项工作由几种部门参与办理的，在工作活动中形成的文献由主办单位搜集归档。工厂主办的公共活动，以项目方式整顿档案，并由活动主办部门于活动结束后一周内完毕资料整顿归档。文献管理员负责搜集本部门在对外社会活动交往中的客户资料（包括客户名称，企业名称，职衔，联络地址，电话，传真，业务内容）整顿后归档。对外文献的搜集整顿。所有外来信件，报刊，杂志，公函等经邮递员送至保安室后，由保安分类，属于工厂的文献在收件后20分钟送交行政部，属于员工的在白板上公布员工姓名至保安室签名领取，如没有注明收件人姓名的，交由行政人事部处理。根据部门业务类型分别建立外来文献档案，并于外来文献案卷目录中逐一登记，报部门经理或总经理审核，批复后，正本存本部门，并作好文献公布日期登记，登记表与文献正本一并装订。文献的签批权限所有A类文献必须经总经理签订方可生效，否则视为无效文献。所有人事任免，重要政令，由总经理或副总经理签订才能生效。各部门职责范围之内的工作指令，奖罚通报由部门经理签订即可生效。部门主管及主管如下人员一般不得跨部门签订指令性文献命令，工作指示等文献。借阅规定本部门人员如需查阅文献档案，不可私自启动文献柜查找，而必须填写《文献借阅单》(附表六)至文管员处办理手续后，方可借阅查找。如借阅其他部门的文献，则须通过部门之间的文献管理员办理借阅手续，跨部门员工与文献管理员不发生直接的关系。借阅的文献档案必须在规定的期限内偿还，否则必须办理续借手续。文献的销毁对已到期或无保留价值的文献要及时予以销毁，详细规定如下：（1）、填写准备销毁的文献清单、文献名称、销毁原因、期限，交企业总经理同意方可销毁。（2）、对销毁文献必须有两个以上人员在场，待文献被彻底销毁方可拜别。未结算、有争议、有可疑的文献、尤其是协议、多种财务凭证、收发货凭证等不得销毁，确实需要销毁的必须征询专业意见并经同意后方可进行。已经作废的文献，资料一上律盖上“作废”章，作废的文献除留一份存底外，所有销毁。违规惩罚原则序号违规内容惩罚原则人为毁坏文献开除，因此导致企业损失者照实赔偿致使保密文献泄密开除，因此导致企业损失者照实赔偿故意篡改文献内容，开除，因此导致企业损失者照实赔偿损坏文献或积压文献记小过一次遗失文献记中过一次未按规定期间偿还文献记小过一次非法获取文献开除，因此导致企业损失者照实赔偿未经容许私自在工厂公告栏张贴文献记大过一次撕毁工厂公告（信息）栏文献开除附表一：A类文献格式顺德市东菱集团有限企业（隶书小二号字）东菱装修材料厂（隶书小二号字）文献名称（黑体二号字）文献编号（黑体五号字）目的（小标题用黑体四号字，标题下的内容用小四号黑体字）合用范围管理组织与权责管理规定1、2、3、（小点开头对齐）附表二：B类文献格式顺德市东菱集团有限企业（隶书小二号字）东菱装修材料厂（隶书小二号字）通告（黑体二号字）文献编号：（黑体五号字）内容（黑体小三号字）部门名称日期附表三：传真件格式顺德市东菱集团有限企业东菱装修材料厂致：（收件单位或收件人）编号：由：（发送单位或发送人）日期：主题：页次：内容附表四：会议记录一、时间：年月日时二、地点：三、出席：四、缺席：五、主持：六、记录人：七、内容：会议内容附表五：顺德市东菱集团有限企