龙耀国际大酒店前厅部商务中心程序与标准

龙耀国际大酒店前厅部商务中心程序与标准BusinessCenter1接收传真FaxReceiving2接收客人委托向外发出传真FaxSending3提供打字服务TapingService4复印服务CopyingService5代办快件MailExpressService6提供翻译服务TranslationService7提供文件装订服务BindingService8提供电话服务PublicTelephoneService9商务中心设备维护及保养MaintenanceofB\CEquipment前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE传真工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.1传真工作程序FaxReceivingProcedure1、收到外部发来传真应先在收件上加盖本酒店商务中心业务专用章。2、在接受传真的登记本上编号，并进行登记。3、将接收到的传真装入酒店专用信封内，并在信封上写清收件人的单位、姓名、电话号码。4、将收件存放在专用的文件夹内，并登记文件夹编号。5、按照传真上注明的电话号码或房间号与客人联络。6、客人接收传真时要请客人签名并按规定收取费用。如果客人需要签单挂帐，查询电脑系统客人的权限，有足够的权限可以让客人签单，如权限不够，要向客人委婉的说明，请客人现金付账。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE接收客人委托向外发出传真的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.2接收客人委托向外发出传真的工作程序FaxSendingProcedure1、稿件的放置a)将稿件正面朝下放置在稿台上，调整纸导板到稿件的宽度。b)一次只允许30张信纸尺寸的稿件，稿件的发送是从最底一张开始向上按顺序发送出去。c)一次能放置10张B4或A3的稿件。2、添加稿件当稿件从操作台输出，大约剩下2CM时，插入下一面稿件与前面的那一页稍微重叠。3、稿件阻塞如果稿件阻塞或中途停下，按“STOP”键，打开操作面板将稿件拉出。4、发送步骤在发送过程中的任何一步发生错误时，按“STOP”键，并再重新开始。放置稿件拨号按“START”键5、存储器的接收在稿件接收期间，记录纸用完了，而传真机设备在自动接收方式，稿件内容将存储在存储器里。打印出存储器的稿件步骤。存储器接收显示（CHECKPAPER）。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE接收客人委托向外发出传真的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED自动存储（RECEIVEDINMEMORY）。重新装记录纸。存储完毕之后，按“START”键。“PAPERCUT”，“MEMORYCOPY”切完记录纸后打印出结帐稿件。注：1、用存储器最多能储7张标准信纸尺寸稿件。2、只有装上正确尺寸的记录纸，才能打印出稿件。3、如果存储器在接收期间，发生电源故障，存储器里的内容就会被删除。6、自动拨号用自动发送时，如果被叫方不回答或线路忙，会每隔两分钟自动拔号两次。7、人工重拨再呼叫前面所拨的号码，可只按“#”键。8、复印按“START”键，“COPY”(1)先将客人要发传真情况登记在登记本上。(2)按照客人登记的传真号码为客人拨发。(3)传真发出后，将拨发正本交回客人，并请客人签收。按酒店规定向客人收取费用。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE提供打字服务程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.3提供打字服务程序TapingServiceProcedure1、了解客人的要求a、用英文或中文打字。b、共有多少稿件。c、要用什么尺寸纸张打印。d、字体格式要求。2、告知客人打字的收费标准，征询客人付款方式。如果客人需要签单挂帐，查询电脑系统客人的权限，有足够的权限可以让客人签单，如权限不够，要向客人委婉的说明，请客人现金付账。3、告知客人我们所能达到的最快交件时间。4、弄清稿件上不明字母或符号。5、记录客人的姓名、联系电话、房号。6、打字完毕后认真核对一遍，并作必要的更改。7、通知客人取件。8、收费。9、道谢。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE复印服务工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.4复印服务工作程序CopyingServiceProcedure１、准备开启主开关。复印机预热。在预热阶段结束后，复印键转为绿色。２、操作对准相应的复印尺寸标记。选择复印倍率。选择装有正确尺寸的复印纸的纸盒。确定图像浓度等级。输入所需的复印张数。按复印键。从接纸盘中取出复印副本。３、服务问明客人要复印的数量及其规格。告知客人的复印价格。复印过程。如要多张复印，先印一张征求客人对复印件的意见。征询客人结帐方式。请客人到收款处。向主班文员报上复印数量、纸张规格及付款方式。道谢。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE代办快件的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.5代办快件的工作程序MailExpressServiceProcedure1、问清客人所寄物品的种类，及选择需代理的快件公司。2、查看所寄物品是否符合规定要求。3、按单据上的要求请客人逐项填写，并给予客人必要的介绍与说明。4、将所寄物品包装妥当，秤出重量，并将重量填写在运单上。5、检查已填好的的运单，有无漏项。6、将运单上寄件人应持的一联交由客人保存。7、问清客人的房号，请客人出示房卡或房间钥匙。8、开出帐单，请客人签字，将费用输入电脑终端。9、将营收情况登记在营业报表上。10、填写快件委托单。11、用电话与快件公司联系派人取件。12、在快件登记本上进行登记。13、快件公司取件时，主动将快件转交。14、交委托单其中一联交给快件公司人员，并让其在另一联上签收。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE提供翻译服务的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.提供翻译服务的工作程序TranslationServiceProcedure1、问清客人需要笔译还是口译，哪一种语种，哪一个范畴，什么时间。2、如果是笔译，要大致看一下需翻译的文件内容，有不清楚的地方当面问客人。3、问清客人的房号，请客人出示房卡或钥匙。4、立即与翻译公司电话联系，说明要求。5、如果是口译，要与翻译公司敲定口译人员的接洽时间与地点，之后，让客人确定。6、如果是笔译，应将翻译的文件传真至翻译公司。7、在翻译工作日志上进行登记。8、口译完毕后，与客人取得联系，开出帐单，请客人签单或付现金。9、翻译公司笔译完成的文件传真至商务中心后，立即与客人取得联系，将文件交给客人，开出帐单，请客人签单或付现金。10、将费用输入电脑终端，将营收情况登记在营业报表上。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE提供文件装订服务的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.7提供文件装订服务的工作程序BindingServiceProcedure1、问清客人的要求，大致查验一下文件的纸张、开本等情况。2、接通装订机电源，将文件放入装订机，打开形状进行机器装订。3、装订完后，将文件交给客人。4、问清客人的房号，请客人出示房卡或房间钥匙。5、将营收情况登记在营业报表上。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE提供电话服务的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.8提供电话服务的工作程序PublicTelephoneServiceProcedure1、主动告知客人通话地点及拨号方法。2、客人通话完毕后，由电话计价器调出通话的费用及电话号码。3、问请客人的房号，请客人出示房卡或房间钥匙。4、开出挂帐单，请客人签单或付现金，将费用输入电脑，将话费转入客人账内。5、在长途电话登记本进行登记。政策制定人PREPAREDBY审批人APPROVEDBY执行日期EFFECTIE前厅制度与程序FRONTOFFICEPOLICY&PROCEDURES程序PROCEDURE商务中心设备维护及保养的工作程序编号REF.NO.执行职位POSITIONRESPONSIBLE商务中心文员涉及部门DEPT.CONCERNED.9商务中心设备维护及保养的工作程序MaintenanceofBusinessCenterEquipmentProcedure1、复印机：（1）每天进行日常清洁保养，包括复印机四周机面、纸盒、分面器及感光玻璃板。（2）使用中若出现不能解决的异常情况，立即通知有关部门进行检查、维修。2、电脑：（1）每天进行日常清洁保养，包括电脑