计算机文档规划与管理

计算机文档规划与管理

部分用户数据安全存储错误随着计算机和网络技术的发展，办公室自动化进入日常工作，计算和使用频率日益增加。除了一些业务特殊计算机外，大多数计算机也是文档处理机。为了处理和管理写作信息，计算机已经准备好了。现实工作中我们发现,有一部分用户将计算机文档管理很得当,做好对各类文档归类存储的保护措施,十分便于查找应用;而有一部分用户不善于管理,出现数据堆积,乱存乱放,存在重复性数据。存储的文档比可用文档还多,信息资料分散杂乱无章导致了自己存储的信息资料查找困难的现象。造成了既不美观,又不便于查找,不同程度上还浪费了计算机资源。为进一步提高计算机存储设备的利用率提高办公的效率,我们要以工作中的需求对文档信息资料科学规划地进行管理,使用户和每一位工作人员很好地利用计算机,文档资料,增强信息的保护,提高计算机文档的现代化管理水平。1对计算机文书的命名与保存计算机存储介质的容量是有限的,科学合理利用存储资源,可以有效的提高存储介质的利用率。在实际工作中我们每建立一个计算机文档,在保存时都要取个名字,而有些部分工作人员随便输入一些文字,这在当时我们知道自己的文件内容,可是,时间长久后或者别人来检索这个文件的时候就难以及时查找到所需的资料。为此建议在给计算机文档命名时,可采取选择提取文件中关键字的命名方法,即一个文件的名字中包含此文件内容的关键词句,以便于查找。同时还可以采取合理的文件存储方式,紧缩文件存放空间。合理利用计算机存储资源,做到存储合理,保存安全。对随时调用的文档,可存放在计算机硬盘或软盘中;可将硬盘和软盘移动介质中;需长期保存的重要文档资料,可存放在光盘、移动硬盘和服务器硬盘等介质上,并妥善保管。同时在工作中,如果文件夹中文件太多,应尽量减少用大图标或缩略图方式排列文件,可选择列表的方式排列;在文档存储期间,可根据自己文档的可用属性进行排列,集中统一分类管理即选择以类型、大小以及修改时间等方式进行排序,以便检索。同时还建议用户根据计算机的存储情况,适时的进行整理磁盘碎片的操作,以紧缩文件存储的空间,使其避免因存放零乱而导致调用迟缓的现象的发生。2建立具有特征名称或给药文件对于计算机用户特别是日常计算机工作人员来说,把数千上百个文件存放在一起是很难查找的,因此,可以通过建立具有特征名字或关键字的文件和文件夹的方式,从而达到提高计算机文档的管理及利用效率。2.1健全文件型的管理对文档的使用要做到分门别类,日常工作要养成分类存储文件的好习惯,建命名容易识别且特征明确的文件夹,把计算机中所有文档按类别或属性进行归类后存放其中,让这些文件夹将所有文件都管理起来,以便日常使用和管理。如建立起“电子表格库”、“个人资料库”、“规划设计资料库”等有特征的管理文件夹,以此类推给归类文件夹起个具有代表性的名字,使人看到文件夹名就一目了然地根据文件夹名找到同类型的文件,观其表就可以识全貌,通过提供的可视化查找路径,方便于查找和有效的管理。避免了文件丢失或急用时找不到文件的现象发生。同时还可以在建立的文件夹中建立子文件夹的方法,以便存放与上级文件夹中的文件中有关联的文件,实现分级管理,方便日常工作的应用。2.2避免存放混乱现象。根据其2,能首先要把各类有共性的文件归类整理后,存入到同一个文件夹内,使其避免存放混乱现象。其次要在每次建立新的文件时,把其直接存放在该应归属的文件管理夹中,不要都存放在“我的文档”中,以免全部存入其中而发生混乱或查找不便的现象。3适时清除垃圾整理剂和传统程序我们可用“清理废纸”的理念去管理自己的计算机文档。在日常工作中,在整理办公桌面和文件柜时,会将一些废弃的文件或纸张及时扔进废纸篓,整理干净自己的办公环境的习惯,以这种习惯来管理计算机文档也是同样适用的。一是要适时清除垃圾文档和过期文档。如:不要将只有一次性使用价值或过期不用的文件长期存放在计算机硬盘中,可将一些不用的、过期时间太长且已作废的计算机文档及时删除清理掉,对那些需要长期保存的文档可移存在可移动的存储介质中,比如光盘和移动硬盘中,并存放异地保存,以备后用,避免遭受病毒的破坏而影响正常读取,及时释放出可以再利用的计算机存储空间。二是不要人为制造垃圾文档。在使用中要养成良好的管理习惯,不要随意复制而导致文件附本过多,不要在互联网上没有选择地任意下载,以免导致垃圾文档过多,造成占用大量的存储空间的现象更易导致病毒随机嵌入,影响计算机的运行速度。4用户电话系统总体上还存在一些浪费存储的资源计算机中的邮箱就象我们办公桌中的抽屉一样,要养成适时整理“抽屉”的良好工作习惯来整理计算机邮箱。在工作中,不管是登录单位内部网络还是登录互联网的用户,自己的邮箱中几乎每天都能收到新邮件,随着邮件的日积月累,邮箱里就会出现一些无用的、过期的或者是被广告邮件等占满,这种现象既浪费主机的存储资源,又进一步威胁到邮件服务器的存储空间。在工作中我们发现,有部分的用户邮箱从使用到现在,甚至数年的文档还都留存在邮箱中,这种做法不但没有使用的价值的作用,而且起到了浪费存储的资源。为此建议使用邮箱的用户,将邮箱中需要保存的邮件移存他处,把不需要的邮件及时删除掉,保留下有使用价值的邮件,净化邮箱,留出可用的存储空间为邮箱减负,这种做法起到了提高邮箱中邮件的可用率,更方便于查找的作用。5执行计算机高效保管鼓励文档在信息化和网络化时代的今天,信息的安全是一个永恒的话题,因此,对于信息安全保护的工作是十分重要的。特别是对于重要的文档或涉密资料,要采取适当的技术防护措施,利用软件方式或硬件方式来进行保护。如:对重要文档可进行隐藏保存、设置修改或打开权限的口令、转移存到他处等方法,对存储有涉密资料的计算机,可采取断开和互联网的连接或者保存到业务专用机上以加强信息保护。同时对于调离的工作人员,应督促其及时整理并保存好自己的有关文档资料,防止遗失或被他人盗用;对于已废弃的计算机硬盘及存储介质中的文档资料,应及时清理干净或进行销毁,避免信息泄密。结语计算机对我们的