高效会议管理培训课件

高效会议管理职业化团队建设教材〔一〕讲师：张宝1版本：1.0学习公约请关闭或调为震动请把心带来请带空杯来,装点水回去请充分讨论和学习一、为什么要对会议进行管理二、会议的目的和种类三、会议的三个阶段/七个步骤四、会议失败的原因五、如何开成功的会议六、成功会议的角色扮演七、会议控制与冲突处理八、会议记录与会后跟进课程大纲34据统计，在英国每天大约有400万小时被用于召开团队会议，在美国平均每天要举行1100次团队会议?哈佛商业评论?通过调查发现，每个主管每天用于正式会议的时间到达3.5小时，非正式会议大约1小时希望开启各项管理会议例会机制的同时能有效组织会议5一、为什么要对会议进行管理PDCA精神是发现、改善各种管理困难。循环理论存在于所有领域，大至企业策略管理、环保污染管理，小到部门的工程管理、教育培训、自我管理等。它被人们持续地、正式或非正式地、有意识无意识地使用于自己所做的每件事和每个活动会议管理自然也运用着PDCA的思想，并且会议也是其他管理事件PDCA循环中的一个环节局部。运用PDCA的思想标准每个管理动作6会议管理中的PDCA循环运用7会议中的PDCA循环运用PDCA会议筹划会议日程确定会议时间地点会议邀请会前场地和设备布置和确认参会问题讨论会议决策、方案制定工作安排会议纪要问题解决跟进工作汇报方案执行工作标准化会议本钱=时间本钱+间接本钱+效率损失本钱时间本钱=参会人员单位小时工资*用时*人数*3直接本钱=会议设施租用折旧+差旅费+文件费效率损失=不能及时接听客户+所管理区域发生突发事件不能及时处理管理开展规律：由简到繁再到简8会议本钱的计算9二、会议的目的和种类开展有效沟通监督员工、协调矛盾目的达成协调、解决问题10达成协议与解决问题点名问题或困难所做权衡问题的轻重缓急寻找解决办法评议解决办法确定行动纲领按人数分类团体会议小组会议一对一会议按开会方式分类面对面会议电话会议视频会议按开会目的分类固定例会当众表彰批评会议临时处理突发事件会议人事会议培训会议说明会议11会议种类12会议频率13三、会议的三个阶段/七个过程召开计划阶段落实计划开始扩展回收达成共识结束检查反馈落实14会议方案阶段会议六个要点会议目标会议参与者会议方式会议时间地点会议日程安排会议所需的资料和物料开始守时、破冰扩展扩展技巧：图文并茂、头脑风暴、图解分支、区域分析、SWOT分析回收回收技巧：投票表决、压力排序达成共识结束会议15会议召开阶段16会议失败原因主持人的技能会议的地点会议准备工作17会议的三种致命伤会前会中会后18会议失败的原因目标欠缺目标不明确议程欠缺与会人选不当，太多太少会议时间不当时间通知不到会议通知内容不周祥会议地点不当会议场地设备不足不能准时开始与会者未作准备未明确议题和时间时间安排不当会议太多与会者厌倦会议太少议题太多19会议之前导致失败的原因受外界影响与会者发言离题没必要人员留会场决策犹豫不决资料准备不充分却贸然决策少数人论断发言与会者之间争论与会者精力不集中视听器材故障与会者不表明自己的真实意见与会者没有热情与会者与主持人争论会议超出预订市时间主席未能总结会议成果20会议中导致失败的原因没有记录会议要点不能对讨论事项做最终决定不能对对会议成败得失进行总结不能解散已完成任务的临时委员会或工作小组与会者对会议感到不满没有跟踪落实会议决定21会议后导致失败的原因高效会议的八大特征只在必要时才开会事先已经筹划好拟定和分发了议程表遵守时间一切按部就班请了最有经验才能和必要的人作出了评论和总结记录所有决定和负责人及完成时间22五、如何开成功会议不守时不负责不决策不投入不执行23防止会议的五“不〞现象项目原因具体表现1时间即将午餐的时间，每个人饥肠辘辘无心开会2地点会议设在经理办公室，时常被打断3开会对象选择该来的不来，可不该来的都来了4主持人的技能缺乏影响力，说服力，被与会者牵着鼻子走无法实现会议意图5与会者的技能发言混乱，既不知如何表意，也不足如何引退6会议的准备工作开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓没有成效7开会的原因目的和结果会议进行中发行皆不明确，使会议毫无意义、宣告失败24会议效率不高的原因及具体表现项目原因具体表现1时间会议一般安排在周二到周四上午或下午2：30后，避免周一到周五2地点会议室尽量安排在一个封闭会议室内，且最后围着圆桌进行3开会对象选择事先必须提前通知出席会议的人，且分为参加者、旁听者和可选择者4主持人的技能选择具有亲和力、影响力的人担当主持人5与会者的技能与会者具备倾听能力和头脑风暴等技术6会议的准备工作一定要提前准备7开会的原因目的和结果在开会之前要知会相关人员25预防会议效率不高的管理如果已经按照惯例改为餐会了没有特别的事情讨论你是唯一可以且知道决策的人会议成本太大还有比开会更好的方法26如何判断没有必要开会五个如果如果必须把信息同时传到很多人给工作小组委派任务需动和说明听取部门汇报要让更多的人参与决策以集思广益有事需当众表扬批评27如何判断必须开会的五个如果你心里想的100%嘴上说的80%别人听的60%别人听懂的40%28沟通漏斗最后别人执行20%开始欢迎会议流程议程具体时间规则制度议程分享话题及目标交换信息产生想法/做决定/确认行动总结结束会议总结安排下次会议跟踪会议记录跟踪计划29会议标准流程30如何建立信任会议为什么往往主持人话最多会中80%在开会，15%在沉默。5%在抢发言，如何有效的分配发言时间如何保证会议议程主持人发言较多的原因对议题较熟地位高，声音大承担较多的行政责任建议尽量保证每个人的发言机会均等尽量形成一种互动的会议氛围31成功会议决策成功的主持人主持人秩序维护人时间控制人安排会议记录员32六、成功会议的角色扮演要营造和谐的气氛负责会议照常进行负责总结讨论内容引导发言人去解释帮助参会者理清思路避免意见一边倒减少和会议无关的争论要保持中立的态度33主持人的责任展示探寻评论建立测试理解情况总结排除引进提出建议34主持人会议中说话技巧35参会者的守那么与责任会前充分准备会中全情投入，奉献自己的创意和意见以解决问题为己任保持开发的心态，摒弃部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不做人身攻击防止出现肢体冲突会后总结36七、会议控制与冲突少数人冲突怎么办？会议中出现冲突怎么办？37意外和冲突处理蝉鲨鱼驴兔子螃蟹38遭遇“蝉〞蝉的病症：讲故事〔讨论的和主题没有关系〕讲了很久才进入主题讲的太模糊，没有具体实例拒绝倾听他人的主要观点主持人对策：采用非语言性暗示探寻、总结、测试其理解程度善于提醒关于程序及时间的限制带入别人发言39遭遇“鲨鱼〞鲨鱼病症：有攻击别人的倾向总是给予消极的否认的意见主持人对策：理解对方的想法和情绪重审会议中什么意见都可以提，但正面的建议更收欢送采用非语言方式打断40遭遇驴“驴〞的病症：过于敏感防卫性很强不能站在别人的立场看问题主持人对策：突出他的奉献重复问题短暂沉默41遭遇兔子“兔子〞的病症：质疑正在使用的程序总是提议不同的程序或意见主持人对策：肯定他的奉献重申现在的程序，如不奏效，那么马上按照他的方法实施42遭遇“螃蟹〞螃蟹的病症：开会还在做别的工作或事情私自进入小团体讨论时常接、打瞌睡其他，笔敲桌子、背对发言人主持人对策：对开小会的情况，示意发言人暂停，让会议突然停下来，让大家警觉打瞌睡，就休息5分钟并加快会议进程保持短暂沉默不要回避对立，意见分歧是正常现象不要因为工作上的分歧而演化成人际关系或情绪方面的对立利用会议中间的休息来调整一下气氛可以参考第三方意见可以把焦点问题写在黑板上 ，客观比较一下多提供一些相关有说服力的数据43出现分歧时的处理原那么听完陈述后就没有词了向双方之一表示赞同阻止对方宣泄指出双方都有错建议举行其他主持人会议44主持人会议调停失败的原因45成功会议决策会议共识四种群体决策权威决策共识决策少数服从多数无异议决策四种团队决策头脑风暴德尔菲法换位思考决策46处理冲突的五种类型决策不决策不合作合作暴力型迁就型回避型协作型妥协型47八、会议记录与会后跟进会议记录者功能记录与维持议程所设计的程序观察和预防协助主持人做好总结与归纳作参会者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评价怎样提高低次会议的质量关于习惯48会后跟进拿到会议记录后要细读分析不同的参会者考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始49参会者会后跟进的内容序号内容1请大家填写会议评估表2针对意见作出改进措施3询问和联络缺席的同事4制定跟进计划，负责跟进5如有需要找高层协助6如计划进行顺利，取消下次会议7会议之后检讨得失50主持人会后的跟进51主持人会后自我评定问卷序号内容1在开会中有没人误解我的意思2我有没有在别人谈话时跳到其他话题3有没有在会议前让与会这了解会议内容4面对别人说话是不是很紧张5是否遇到只有主持人说话没有人参与6谈话结束后是否确认别人明白你的意思7