英文邮件(商务)格式及常用语

英文邮件（商务）格式及常用语I邮件主题：.主题（Subject）框的内容应简明地概括信的内容，短的可以是一个单词，如greetings；长的可以是一个名词性短语，也可以是完整句，但长度一般不超过35个字母。YES：Suppliertraining；NO：professionaltraineesfromsistercompanyshouldabidebyruleoflocalcompany太长）•主题框的内容切忌含糊不清。NO：像Newsaboutthemeeting这样的表达；YES：应改为Tomorrow'smeetingcanceled。一般来说，只要将位于句首的单词和专有名词的首字母大写即可；另外一种较为正规的格式可将除了少于5个字母的介词、连接词和冠词之外的每一个单词的首字母大写。YES：NewE-mailAddressNotification；DetailedcalculationNO：detailedcalculation.视信的内容是否重要，还可以在开头加上URGENT或者FYI（ForYourInformation供参考），如:URGENT：Submityourreporttoday!II称呼：Dearxx（人名），，或者DearMr./Ms.xx（姓）,，一般正式的邮件这样就OK了，如果和你非常熟悉的人，也可以直呼其名；然后空一行换行，顶格写，不用空格。III正文：•邮件第一段开头可以说到自己是谁（Thisisxx（人名）fromxx（公司名）），也可以不说；•感谢读者是邮件开场白的好办法。感谢您的读者能让对方感到高兴，特别是之后你有事相求的情况下会很有帮助。（1） .Thankyouforcontactingus.如果有人写信来询问公司的服务，就可以使用这句句子开头，向他们对公司的兴趣表示感谢。（2） .Thankyouforyourpromptreply.当一个客户或是同事很快就回复了你的邮件，一定记得要感谢他们；如果回复并不及时，只要将“prompt”除去即可，你还可以说，“Thankyouforgettingbacktome.”⑶.Thankyouforprovidingtherequestedinformation.如果你询问某人一些信息，他们花了点时间才发送给你，那就用该句表示你仍然对他们的付出表示感激。⑷.Thankyouforallyourassistanee.如果有人给了你特别的帮助，那一定要感谢他们！如果你想对他们表示特别的感激，就用这个句子，“Itrulyappreciateforyourhelpinresolvingtheproblem.”（5）.Thankyouraisingyourconcerns.就算某个客户或是经理写邮件给你对你的工作提出了一定的质疑，你还是要感谢他们。这样你能表现出你对他们的认真态度表示尊重及感激。同时，你也可以使用，“Thankyouforyourfeedback.”③.正文中，段与段之间也是空一行，再顶格写。注意：正文的内容你需要注意5C原则：Clear（信息明了）、Complete（内容完整）、Correct（准确无误）、Concise（简明扼要）、Courteous（礼貌周到）（1）.正文中的人称选择：I,You,We等，如果邮件很长的话，you的使用不能过多；I和We的区别是显而易见的，生意上、客户之间一般都是用We，你是代表公司的；当然该用I表示你个人的时候还是要用I的，视具体情况而定。语气和宾词的运用得当能决定你的礼貌程度。如：NO:Youwillbepleasedtolearnthatyouhavebeenselectedtoserveonouradvisoryboard.Yourpromptresponsewillbeappreciated.（好像欠你一样）YES:Iampleasedthatourboardhasselectedyouasthebestqualifiedcandidatetoserveonouradvisoryboard.Ihopeyou'llagreetoserve.（这就友善多了）NO:Yourbookwaswellwrittenandcomprehensive.（不用你来判断我呀~~）YES:Ithoroughlyenjoyedyourbookandfoundananswertoeveryoneofmyquestionsaboutperformanceappraisals.（客气一点,人家受落）⑵.切忌主客不分或模糊例子：Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为：Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.（We我们是主语，不是report。）⑶.句子不要凌碎例子：Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.应该连在一起。⑷.结构对称，令人容易理解。例子:Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为：Theownerquestionedtheoccupant'sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.5.单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看不舒服。例如：Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.（6）.动词主词要呼应。想想这两个分别：1） Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunderbudgeted.2） Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunderbudgeted..时态和语气不要转变太多。看商务英语已经是苦事，不要浪费人家的精力啊。.选词正确像affect和effect，operative和operational等等就要弄清楚才好用啦。.地址上的数字直接用阿拉伯数字，除了One,例子：127NinthAvenue,North127E.15Street5ParkAvenueOneWingrenPlazaW结尾：①.结尾的常用语.lfyouhaveanyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme./Anyquestionorsuggestion,pleasefeelfreetocontactme.很常用的结尾，正文中不用说的非常详细，显得冗余，可以这样结尾，他不懂的或者建议，可以联系你。.Thankyouforyourhelpandyourvaluabletimeagain./Iappreciateagainforyourattentionandtime.结尾的感谢用语⑶).Iamlookingforwardtohearingfromyousoon./Lookingforwardtohearingfromyousoon.期待收信人的尽快回复，这样的写法很常用，”soon”就足可以表示“尽快”的意思，不要用”asquicklyasyoucan”这样生硬的短语，像是在下命令，很不礼貌。⑷.Thankyouforyourkindcooperation如果你需要读者帮助你做某事，那就先得表示感谢。.Thankyouforyourattentiontothismatter与以上的类似，本句包含了你对对方将来可能的帮助表示感谢。.Thankyouforyourunderstanding.如果你写到任何会对读者产生负面影响的内容那就使用这句句子吧。.Thankyouforyourconsideration如果您是在寻求机会或是福利，例如你在求职的话,就用这封邮件结尾。.Thankyouagainforeverythingyou'vedone.这句句子可以用在结尾，和以上有所不同。如果你在邮件开头已经谢过了读者，你就可以使用这句话，但是因为他们的帮助，你可以着重再次感谢你们的付出。②•在署名自己的之前的客套话.正式一点的，客户、公司之间的：Verytrulyyours,Yoursverytruly,Yourstruly,.—般的就OK,如：BestRegards,ThanksandBestRegards,Si