《秘书文档管理》思考与实训习题及答案 －第8章

第八章声像档案管理概述思考与实训如何做好照片档案的文字说明？参考答案：照片档案的文字说明材料主要是指照片的题名与文字说明。照片和文字说明是相辅相成的，是互不可分的整体。照片档案的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六个要素，在编写文字说明的时候概括地揭示照片影像所反映的以上全部信息。具体来说：单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。你在个人照片档案的整理中有什么好的经验？参考答案：（1）及时储存，避免丢失。（2）储存在计算机中时，建立不同文件夹进行分类，并赋予名称，同时给每个文件夹附以一份文字说明，标明何时何地拍摄的照片。（3）定期转存。照片储存在计算机中一方面占用内存，另一方面计算机意外风险也会导致照片的丢失，定期转存在移动硬盘或者大容量的U盘中是不错的选择。找一家刚成立的企业，尝试用你学过的数码照片的整理方法为其整理数码照片档案。参考答案：由于刚成立的新公司在数码照片管理上存在制度不完善和管理方法不健全等问题，所以为新成立的公司提供数码照片档案整理的方法具有现实意义。首先通过调查走访了解本地新成立的公司数码照片档案整理的需要，然后根据所学知识辅助其整理。整理过程中一是要根据数码照片归档与管理规范进行整理，二是要根据其实际情况，具体问题具体分析。通过这个整理过程，一方面巩固所学知识，另一方面增强实践技能。光盘档案保存时需要注意哪些问题？参考答案：光盘档案的保管与保存和磁性载体档案类似，都比纸质档案的保管更加的严格。光盘档案的保护具体要注意以下几个方面：（1）控制好温湿度。要控制好温湿度，避免温湿度的急剧变化，《电子文件归档与管理规范》中规定：温度选定的范围为17℃-20℃，相对湿度选定范围：35％-45％。（2）防止有害气体与灰尘。空气中的有害气体对于光盘的危害极大。光盘对臭氧等氧化气体的抵抗力较差，这类氧化物会氧化光盘的记录层，造成记录染料褪色、反射层氧化引起反射能力降低，导致信噪比下降、误码率增高等。因此，档案库房的应远离有机溶剂工厂和实验室等污染源，改善环境，做好密封防尘、净化空气工作。（3）避免损伤盘面。划痕会导致信息被破坏，甚至永久性的损失。因此，要注意：①避免读取面损伤。光盘的信息读取面包括记录层和反射层，它们很薄也很脆弱，如果光盘面有灰尘或受到坚硬的物体划伤，使所存的信息遭到损坏。因此，在使用和保管的过程中要避免读取面被划伤，注意搞好卫生。②防止标记面的机械损伤。标记面主要有保护层和反射层，如果反射层受到破坏，激光将不能被反射，记录信息无法读取。因此，不要再光盘上做标记，一方面做标记可能会划伤反射层，另一方面字迹材料可能会对盘片产生污染。（4）日常的维护工作。除了注意以上几个方面的因素之外，还要做好日常的维护工作。具体来说主要包括：①光盘的存放要求。光盘应放在光盘盒内垂直置于光盘架内存放，保持光盘盘片的平直，严禁弯折；手拿光盘时用两个手指捏住光盘的中心孔和外缘，不能用手直接接触光盘盘面。②光盘的整理要求。定期对光盘记录的信息进行转存，《电子文件归档与管理规范》中规定，每四年转存一次。③光盘的清洁要求。擦拭光盘去除光盘上灰尘、异物、污斑、指纹和液体，应使用干净的棉布从光盘的中心沿半径方向朝光盘的外缘擦拭，禁止沿光盘的圆周方向擦拭光盘。应使用3级水清洁光盘，对实在难以清洁的，可使用稀释的异丙醇。用无绒布或擦镜纸做湿的擦洗和拭干。调查你所在的学校的档案部门是如何管理声像档案的？参考答案：本次调查活动依据你所在学校档案馆的实际情况进行，首先做好调研方案的写作，包括调研目标、调研内容、调研方式、调研组成员、分工合作等内容。然后依据调