企业档案管理制度范本

档案管理制度==本文档为word版，下载后可任意编辑修改==一、目的为了保证我公司档案资料归档的及时性、完整性及档案管理的规范性，特制定本公司档案管理制度。二、适用范围适用公司所有招标代理、投标文件资料、造价咨询资料、监理咨询资料以及人事档案管理资料。三、职责3.1行政人事部负责本制度的制定和档案的收集与管理。3.2各部门负责人负责本部门有关业务档案的归集、整理，提交行政人事部档案管理人员。3.3各部门相关人员负责所从事业务的档案的归集、整理，并提交部门负责人审核，保证档案的完整性，不得遗漏和缺失，及时归档。3.4总工办总工程师领全面负责全线的档案管理工作，行政人事是档案管理的职能部门，并设专职档案员，在总工程师的指导下，负责对全线档案管理工作进行指导、监督、检查，组织集中整理工作。四、管理内容4.1档案管理要求及原则4.1.1档案管理必须认真执行公司有关各项规章制度，档案管理员要增强法律意识，做到依法照章办事，努力提高政治和业务素质，尽职尽责做好档案管理工作。4.1.2管理应坚持集中统一管理的原则，档案管理员应积极收取各种门类和载体的档案资料，存档案室集中统一管理。4.1.3装订成册的档案必须按规定立卷，填好案卷目录，然后按不同业务成果类别、载体分别上架保管，并写明载体名称，以便查找利用。4.1.4随时保持卷面清洁、整齐、保证档案的完整齐全。4.1.5档案管理员必须保证档案安全。档案管理员离开档案室时，必须关停电器，拨掉电源插头，上好门锁，管好钥匙，节假日离开前必须严格检查，必要时可打封条。4.1.6档案管理员对所保管档案每半年要全面、仔细地检查一次，作好记录，做到账物相符。对破损和褪变的档案要进行修复和复制，并做好档案的防霉及防蛀措施。4.1.7档案工作要充分利用电子计算机等先进设备来加强科学管理，提高档案工作的管理水平和服务质量。4.1.8做好档案信息开发利用工作。档案管理员要绘制档案分类大纲和存放示意图，编制检索工具和参考资料，认真编好档案目录。档案管理员要熟悉所藏档案情况，方便快捷提供利用。4.1.9坚持履行档案借阅手续，经相关领导批准后方可借阅并认真做好登记及催还档案工作，严格区分开放与控制使用的档案。4.1.10档案管理员必须认真负责管理档案。查阅档案必须由档案管理员查找、调取。4.1.11档案接收、移出、销毁及档案管理员工作变动，必须进行档案交接，逐一清点核对，履行交接签收手续，及时记入《档案移交和接收登记薄》，对接收的档案，原则上应保持原卷册原貌，以分清责任。4.1.12对超过保管期限的档案，要按照保管期限重新组织鉴定；对于需继续保存的档案要造具《档案销毁清册》，写出报告，经领导审核同意，由专人监销。4.1.13档案在归档前由保存者个人负责，归档后由档案管理员负责。谁出问题谁负责。4.1.14相关档案应由档案管理员收集并装订成册，由档案管理员保存。4.1.15档案管理员和直接责任人发生玩忽职守、擅自提供抄录、损毁、丢失、泄密等事件，要追究责任，根据情节轻重按照公司相关制度规定给予行政或刑事处理。4.2各类型档案归档内容4.2.1工程量清单及控制价编制归档应收集的资料4.2.1.1工程造价咨询合同4.2.1.2三级复核表4.2.1.3清单及控制价编制成果文件纸质文本（注：纸质文本可不打印分部分项工程量清单计价分析表）4.2.1.4电子文档（光盘）存档内容应当包括但不限于：4.2.1.4.1工程量清单及招标控制价编制内容（全套）4.2.1.4.2工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）4.2.1.4.3图纸电子文档4.2.1.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。4.2.1.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。4.2.1.7财评报告复印件4.2.1.8其他应归档资料4.2.1.9项目经理及经办人签字表4.2.2工程结算编制归档应收集的资料4.2.2.1工程造价咨询合同4.2.2.2结算编制成果文件及电子文档（含报告正文、结算书等）、三级复核表。4.2.2.3其他资料：（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要（2）计算底稿（含电子文档）（3）影响工程造价的相关重要签证（4）其他应该归档资料4.2.2.4项目经理及经办人签字表4.2.3财政评审归档应收集的资料4.2.3.1工程造价咨询合同4.2.3.2三级复核表4.2.3.3清单及控制价报告（注：纸质文档可不打印分部分项工程量清单计价分析表）4.2.3.4电子文档(光盘)内容应当包括但不限于：（1）经评审的概算书或工程量清单及招标控制价编制内容（全套）（2）工程量计算书（包括图算软件、自制电子表格）（3）、图纸电子文档4.2.3.5计算过程中相关责任方（如委托方、设计方等）的来往函件、答疑等。4.2.3.6若同一项目有修改，应将所有修改编制文件一并存档，应将每次定稿内容（并附修改原因）移交档案室存档保管。4.2.3.7财评报告复印件4.2.3.8其他应归档资料4.2.3.9项目经理及经办人签字表4.2.4工程结算审计归档应收集的资料4.2.4.1工程造价咨询合同4.2.4.2审核报告及电子文档（含报告正文，定案表，结算书，重要签证等），三级复核表。4.2.4.3其他资料：（1）工程相关责任方（如委托方，设计方，监理等）的来往函件，会议纪要（2）计算底稿（含电子文档）（3）影响工程造价的相关重要签证（4）其他应该归档资料4.2.4.4项目经理及经办人签字表4.2.4.5项目负责人认为有必要留底的所有资料。4.3招标代理项目归档应收集的资料如一表：招标代理项目资料归档情况表序号分项名称备注1比选邀请函2《中选通知书》原件3项目立项批文4招标核准批文5备案后的《招标代理合同》原件6预算控制价财政评审报告7备案后的《招标公告》（含网络打印版或报纸）8备案后《招标文件》原件9备案工程量清单原件10报名表（投标人报名资料、报名统计表）11备案后的补疑文件及签收表、回函12备案评标报告原件13备案后《中标候选人公示》原件（含网络打印版）14备案后《中标通知书》原件15中标单位的投标文件（含电子文档）16业主盖章的《履约情况表》原件17备案施工合同注：招标代理项目资料按以上目录顺序由负责此项目的项目负责人装订交档案管理员。4.4归档资料的整理要求4.4.1归档文件应按“件”为单位装订。4.4.2所有档案资料均为A4纸型（210×297ｍｍ）规格：幅面大于Ａ4的，按Ａ4纸型的尺寸加以折叠，并尽量减少折叠层次，折叠应尽量位于字迹间隙处，图纸应将图签折于显眼位置，尽量减少文件受损，便于阅读；小于Ａ4尺寸的，粘贴在Ａ4幅面的纸上，并留出装订线。4.4.3装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件或手抄稿在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文件处理单在前，文件在后；正文在前，发文稿纸在后。4.4.4归档文件装订前，应去除原装订文件的金属物和易变脆的塑料物。

装订要采用对档案文件无损的材料和方法，如夹装、线装等方法。装订要牢固，做到文件不损页；不倒页，不压字。装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，文件尽量大小一致。采用左侧装订，要将左、下侧对齐并打印封面及目录。4.4.5封面各个项目应填写清楚、准确；卷内文件材料按规定次序排列、编号。4.4.6报告上档案架档案管理员应根据不同类型的业务成果报告分区、分门别类按文号的顺序将报告进行上架归档保存。4.5归档日期要求及处罚规定4.5.1造价相关报告档案4.5.1.1负责该项目的项目负责人应在出具正式报告当日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.1.2对于特殊情况应在出具报告之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知总工程师，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.2招标代理项目档案资料4.5.2.1负责该招标代理项目的项目负责人应在发出中标通书之日内移交公司档案管理员保管。所移交档案资料齐全、完整，方可提取该项目的提成工资。若未及时交纳从报告出具之日第二天算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.5.2.2对于特殊情况应在发出中标通书之日第二天算起三日内移交齐所应该归档的资料，并以书面《情况说明书》告知招标部经理，否则从第四日算起每超过一天处10元的罚款，并累计计算，直到档案完整移交为止。4.6监理档案管理4.6.1档案管理目标4.6.1.1保证项目建设的施工原始记录、单项质量评定、监理抽检记录与工程建设同步完成，每年底或每个施工阶段按照整理办法组织集中整理归档；4.6.1.2保证工程建设档案的形成能够准确地反映施工全过程，记录真实，能够作为计量、支付、设计变更批复的依据和凭证；4.6.1.3在工程交工验收时，将整理并符合编制要求的档案提交验收委员会。4.6.2档案管理内容工程档案管理主要分为：收集、鉴定、整理、编目、保管、装订、移交。4.6.2.1档案的收集工作是指按照档案管理的有关规定，通过切实可行的措施和方法，把具有保存和利用价值的文件资料集中到档案管理部门；收集工作贯穿整个工程建设的全过程，是保证档案管理工作顺利进行的第一步，档案的收集既要遵循建设过程的形成规律，还要保证其完整、准确，收集范围；4.6.2.2档案的鉴定工作是指按照施工工艺，施工、评定等行业规范对收集的材料进行检查，保证材料填写规范、完整、页面整洁，符合工程档案的一般要求；4.6.2.3档案的整理工作是指对收集到的材料，按照其形成规律和特点，进行科学、系统排列及组卷的过程；整理工作要遵循档案形成规律和分类标准，保证档案材料之间的有机联系，最终形成统一整体；4.6.2.4档案的编目是用来固定案卷内文件的位置，揭示其内容，便于查找和利用；包含编档号、编目录等各项工作；4.6.2.5档案的保管、装订、移交指在项目建设过程中对档案的日常保护和管理。项目建设过程也是工程档案收集的过程，在此期间收集的档案材料由各形成单位自行妥善保管，在项目交工验收时，按照整理要求形成系统后，再进行装订，统一移交项目管理单位归档保存。4.6.3施工阶段监理资料的内容：4.6.3.1施工合同文件及委托监理合同；4.6.3.2勘察设计文件；4.6.3.3监理规划；4.6.3.4监理实施细则；4.6.3.5分包单位资格报审表；4.6.3.6设计交底与图纸会审纪要；4.6.3.7施工组织设计（方案）报审表；4.6.3.8工程开工/复工报审表及工程停工令；4.6.3.9测量核验资料；4.6.3.10工程进度计划；4.6.3.11工程材料、构配件、设备的质量证明文件；4.6.3.12检查试验资料；4.6.3.13工程变更资料；4.6.3.14隐蔽工程验收资料；4.6.3.15工程计量单和工程款支付证书；4.6.3.16监理工程师通知单；4.6.3.17监理工作联系单；4.6.3.18报验申请表；4.6.3.19会议纪要；4.6.3.20往来函件；4.6.3.21监理日记；4.6.3.22监理月报；4.6.3.23质量缺陷与事故的处理文件；4.6.3.24分部工程、单位工程等验收资料；4.6.3.25索赔文件资料；4.6.3.26竣工结算审核意见书；4.6.3.27工程项目施工阶段质量评估报告等专题报告；4.6.3.28监理工作总结；4.6.4归档的监理资料内容4.6.4.1委托监理合同；4.6.4.2监理规划、监理细则；4.6.4.3监理日记；4.6.4.4监理月报；4.6.4.5监理指令文件（监理工程师通知单，监理工程师通知回复单，备忘录，工程停工令，工程开工/复工报审表等）4.6.4.6与业主、被监理单位、设计单位往来函件、文件；4.6.4.7会议纪要；4.6.4.8工程计量单、工程款支付证书、竣工结算审核意见书；4.6.4.9施工组织设计、施工方案审核签证资料；4.6.4.10监理总结报告、工程质量评估报告；4.6.4.11工程质量安全事故调查处理文件；4.6.4.12工程验收资料（分部工程验收记录，单位工程竣工验收记录，单位工程质量控制资料核查记录，单位工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查记录，单位工程观感质量检查记录，单位工程竣工报验单，竣工验收报告，工程质量保修书等方面的资料）；4.6.4.13分包单位资格报审资料；4.6.4.14索赔文件资料；4.6.4.15报验申请表（原材料/构配件/设备、检验批、分项、定位放样、沉降观察、施工试验等）；4.6.4.16工程变更单；4.6.4.17监理工作联系单；4.6.4.18总监巡视检查记录；4.6.4.19旁站记录；4.6.4.20工程进度资料；4.6.4.21主要的监理台帐；4.6.5监理资料的管理要求1、公司监理资料管理实行总工程师负责制；2、监理档案应按单位工程和施工的时间先后顺序整理，分类立卷装订，每页要有编号，每卷要有目录；3、每个单位工程的监理档案封面应注明工程名称、合同号、建设单位、总包单位、建设日期、完成日期和总监理工程师审核签字；4、在工程（合同）完成后一个月内由资料管理人员整理装订后，移交公司档案办理交接手续；5、一般工程监理档案在工程保修期满后保存一年，重要的工程监理档案保存可延长至三年。保存期间需要查阅时，应办理借阅和归还手续；6、监理档案，应真实可靠，字迹要清楚，签字要齐全，不得弄虚造假、擅自涂改原始记录。4.6.6施工阶段监理资料的归档方法4.6.7施工阶段监理资料按五部分归档：■合同管理资料■质量控制资料■投资控制资料■进度控制资料■监理工作管理4.6.7.1合同管理资料编号归档资料名称1监理委托合同2分包单位资格报审资料3施工组织设计报审表4索赔文件资料（申请书、批复意见）5工程变更单6工程竣工验收资料7工程质量保修书或移交证书4.6.7.2．进度控制资料编号归档资料名称1施工进度计划报审单及审核批复意见2工程开工/复工报审表及批复意见3有关工程进度方面的专题报告及建议注：工程进度资料通常指：施工进度计划（年、月、旬、周）申报表及监理方的审批意见，进度计划与工程实际完成情况的比较分析报告，施工计划变更申请及监理方的批复意见，延长工期申请及批复意见，人员、材料、机械设备的进场计划及监理方的审批意见，工程开工/复工申请及监理方的批复意见。4.6.7.3工程质量控制资料编号归档资料名称1施工方案报审表及监理工程师审批意见2工程质量安全事故调查处理文件（事故调查报告、事故处理意见书、事故评估报告等）3原材料、构配件、设备报验申请表（含批复意见）4检验批、分项工程报验单（含批复意见）5工程定位放线报验单及监理工程师复核意见6分部工程验收记录（工程验收记录）7旁站记录8施工试验报审单及监理方的见证意见9工程质量评估报告注：因归档需要，在有关的报验申请表中，应注明部位、内容，监理方的审批意见明确、依据充分。工程质量评估报告中已包含了质量保证资料（施工技术资料）的核查情况、检验批/分项/分部工程的质量统计情况、混凝土/砂浆试块的评定结果等方面的资料。因而，在归档资料中不再单独列项。4.6.7.4投资控制资料编号归档资料名称1工程计量单及审核意见2工程款支付证书3竣工结算审核意见书注：如果监理方不参与工程竣工结算工作，则上表中第3项就不存在。4.6.7.5监理工作管理资料编号归档资料名称1监理规划2监理实施细则3监理日记4监理月报5监理指令文件6总监巡视检查记录7与业主、被监理单位、设计单位的往来函件8会议纪要9监理总结报告10主要的监理台帐注：主要的监理台帐按公司“关于现场监理工作台帐记录的规定”处理。为保证监理资料的完整、分类有序，工程开工前总监应与建设单位、承包单位对资料的分类、格式（包括用纸尺寸）、份数达成一致意见。监理资料的组卷及归档，各地区各部门有不同的要求。因此，项目开工前，项目监理组应主动与当地档案部门进行联系，明确具体要求。竣工资料要求，应与建设单位、质监站取得共识，以使资料管理符合有关规定和要求。5.1归档资料的归档、借阅、归还流程。5.1.1公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。流程如附录一。6.1对于公司机密文件及档案的管理，要有专柜存放并单独设锁，无关人员不准接触，工作人员要严守机密。7.1、附则7.1.1各项目部及分公司的档案亦参照执行。本制度从公布之日起执行。7.1.2行政人事部负责本制度的解释附录一、归档流程。二、借阅、归还流程拟制：雷理审核批准：生效日期：档案管理制度总则第一条为进一步加强集团档案管理，现根据《中华人民共和国档案法》及《企业档案管理规定》，结合我公司具体情况制定本制度。第二条集团公司档案管理基本原则：集中管理与分散管理相结合，以集中管理为主，便于及时利用，维护档案的完整与安全。集团公司档案指对公司管理工作中形成的文字、图表、声像（磁带、光碟）等不同形式的历史记录进行保存、查考和利用。第三条集团公司总裁办是公司档案管理工作的主管部门，公司内实行网络分级管理、集中规档的体制。第四条档案管理工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。公司建立以集团公司档案室归口管理为主，各部门兼职档案人员为辅的管理网络，使企业档案实行规范、标准化管理。第五条档案资料的形成与收集要求：应遵照本制度的总则和文件材料规档要求进行；公司在各项管理工作中形成的各类文件资料，由各部门兼职档案员负责积累、收集，并按制度具体要求进行整理立第六条档案移交接收时，必须按文件材料规档要求移交，办理有关移交手续；档案入库前必须按规范组卷、标题、卷内目录填写规范、完整、及时输入电脑管理系统。第七条档案库房的管理对档案的统计、利用、借阅、复制等工作必须按本制度要求执行。第八条本制度执行权、监督权及最终解释权归集团公司总裁办，总裁办有权对本制度进行适时调整，各分（子）公司的档案管理工作可参考执行。文件材料归档第九条文件材料归档范围：1.公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。2.公司会议纪要（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）3.公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。4.公司各部门的发文。5.其他具有保存价值的文件材料、重要的工作经验材料。6.外单位直接发送给公司各部门的抄送文件。第十条文件材料归档要求：1.归档的文件材料，应按照自然形成、保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。2.在一个卷内要按问题或文件形成的时间系统的排列。3.案卷标题要简明准确，整理好的案卷要确定案卷的保管期限，原则上分为永久、长期（5年以上）、短期（5年以下）三种。4.按归档要求进行装订、编号，填写卷内目录备考表。5.全部案卷组成后，要对案卷统一排列并编写档号，然后逐卷登记，填写案卷目录。第十一条文件材料归档借阅1.借阅档案要履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出。必须带出档案室查阅的，要经过总裁办主任批准。2.借阅时间一般档案最长部超过10天，保密级档案最长不超过一周。3.借档人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印档案，按违反保密原则追究当事人责任。4.借档人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，须经办公室主任批准。5.档案员需经常对公司档案材料归档的时间、数量、保管及手续等情况进行检查，发现问题及时采取补救措施，确保档案的安全。6.借阅的档案移交还时，必须当面交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导。7.外单位借阅档案，应持单位介绍信，并经董事脏批准构能借阅，但不能将档案带离档案室。8.外单位摘抄卷内档案，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查、签章。档案管理人员职责第十二条认真学习、宣传、贯彻《档案法》和有关档案工作的规定，建立健全各项规章制度，依法管理档案。第十三条负责本公司档案的接收、征集、整理、鉴定、保管、统计工作，定期总结，搞好各种资料的科学管理，保证完整、安全、方便的提供利用，提高档案利用的效益。第十四条认真做好档案的保管工作，做好防火、防盗、防潮，保管好各类档案资料。档案库房严禁非档案人员入内，严禁存放杂物和易燃品，要经常检查，发现问题，及时处理。第十五条严格遵守档案管理制度，做到档案的不损毁、不遗失、不泄密。提高自身素质，钻研业务，不断提高档案科学管理水平。第十六条档案工作人员要经常向领导汇报档案工作，严格履行档案管理人员职责。第十七条档案工作人员调动时，要严格办理交接手续，将所管的档案资料情况交待清楚后方可离职。档案的鉴定和销毁第十八条档案的鉴定1.档案鉴定工作是区别和判定档案的价值，并据以确定档案“存毁”的工作。2.档案鉴定工作是一项决定档案命运的工作，必须经总裁办主任、分管副总裁、执行董事审阅鉴定，严肃认真，慎重对待，科学鉴定，不出差错。凡按标准经过认真鉴定，判定为保存或销毁的档案，必须按照规定程序，办理鉴定手续。第十九条档案的销毁1.档案保管时间标准：短期保管的档案，5年期满，经过领导批准即可销毁。长期保管的档案，5年期以上，档案管理部门认为可以销毁的，经再次鉴定确认已无继续保存的必要，经副总裁、董事长或其授权人批准即可销毁。2.档案室对所管档案在坚持“期满鉴定销毁”原则下，对原材质、格式不好的案卷或保管期限不明确的案卷，要在进行一次认真的鉴定，以档案的内容、来源、形式为标准，重新判定档案的价值，剔除无继续保存价值的档案。3.档案销毁程序⑴档案室对保管期满，拟销毁档案提出存或毁的初步意见，并对拟销毁档案按类别造册登记，由相关部门专业技术人员和档案人员共同鉴定档案，确定销毁或续存，分别送交档案形成部门领导进行初审。⑵汇总初审意见，编制档案销毁清册。档案室准备销毁案卷的登记簿，同时还应该撰写一份销毁档案的书面报告。⑶销毁清册连同销毁档案的书面报告送交副总裁、董事长或其授权人审核、批准。⑷经鉴定批准销毁的档案，必须送指定地点销毁，不准出卖或做他用；销毁档案时必须派专人护送到指定地点，由两人（或两人以上）监督销毁，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监销人要签名盖章，以示负责。经审查不准销毁的档案仍继续保存，并在销毁清册上详细注明。档案库的管理第二十条档案库的管理工作设有专人负责，要严格遵守安全、保密的原则，维护好档案，使其免遭损害和褪色。防止和消除人为造成的不安全因素。第二十一条非档案人员未经许可不得进入档案库房，严禁库房会客、开会或开展其他工作。上下班随时检查库房门窗，检查安全防范措施。第二十二条要做好防火、防尘、防潮、防盗工作。贯彻“以防为主，防治结合”的原则，库房严禁存放杂物，严禁吸烟，不准存放易燃易爆物品。档案室管理人员应熟悉灭火器材、性能及使用方法。第二十三条凡接收入室的档案，要认真进行检查、清点，经过整理编目，以组织结构为单位，按照不同保管期限、不同载体分别编目、排列、保管。入室档案应登记造册，为便于查找和提供利用，要科学地编制检索工具。第二十四条库房窗户要有窗帘或百叶窗等遮光设施，避免阳光直射。档案的分类保管第二十五条档案根据性质主要分为以下几种：一、生产技术档案归档范围包括：1.设备方面的图纸、文件资料包括：各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。2.工程方面：与工程有关的请示、报告、批复文件、设计任务书、设计原始材料，包括选线、选地、勘测、业务预测、调查分析。申请用地、报建、城市规划部门的审批文件、红线图，与各方签订的合同、协议书，初步设计、工程概算、技术设计、工程预算、施工图、施工记录、隐藏工程验收、记录、质量检查资料、对外交涉联系的重要文件、竣工图、验收书、决算等。二、荣誉档案荣誉档案是指集团在各个时期所获得的党和国家以及上级机关授予的奖章、奖状、奖旗、奖匾、荣誉证书等有保存价值的档案材料。荣誉档案，一般作为珍贵纪念品，仍由被授奖单位和个人保存。因此，收集荣誉档案材料，必须动员保存单位和个人把原件或复制件送给档案室保存。三、声像档案声像档案是指集团各单位在生产经营活动中，形成的对国家、社会和公司有保存价值的录音、录像、照片和文字说明等资料。声像档案资料收集范围：1.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料。2.各级领导参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。3.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。4.涉及本公司权益的声像资料。5.其他单位形成的本公司有关的重要声像资料6.其他具有保存价值的声像资料。四、人事档案人事档案由集团人力资源部统一进行分类、归档和管理，档案室应设立专柜保存。所有人事档案的建立、借阅、销毁均应经过人力资源部组织进行。档案室只负责做好档案的登记与出入记录，确保档案的安全。五、会计档案会计档案主要包括会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他报表四类，由集团财务部独立管理，在档案室设立专柜保管。会计档案都应由集团财务部按照财务归档要求，负责整理立卷或装订成册，再移交档案室归档。财务部按期将应归档的会计档案，全部移交档案室封存，档案室仔细点收，不得推诿拒绝。财务部移交当时应填制移交清册一式两份，经财务部门移交人、档案接收人签字确认，双方各存一份。会计档案只有集团财务部可查阅、使用，其他任何人不得接触。档案的借阅与利用第二十六条各单位需要查阅和使用档案资料时，需填写“借阅登记表”，注明借阅用途，并经部门负责人签字批准，重要档案还需副总裁、执行董事签批。第二十七条外单位查阅档案资料，须持所在单位介绍信，经分管领导审批后，予以查阅。第二十八条档案借阅使用完毕后，应及时归还档案室，并在借阅登记表上签字归还，原则上档案借阅7天内必须归还，特殊情况需领导批示。第二十九条要爱护档案，不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等，如发现有上述情况者，根据情节进行严肃处理。第三十条档案室建立《档案借阅登记簿》，认真细致记录档案的使用情况。档案内容的保密第三十一条文件归档前的参与者对档案内容应作为公司机密严格保守，不得泄露，如需提供给外部单位或人员须经集团领导同意，否则将追究法律责任。第三十二条经批准在档案室借阅的档案，借阅人应严守机密，未经允许不得擅自复印和摘抄利用档案，需要复印（部分或全部）档案材料的，应在利用效果登记表上注明，并经登记。附则第三十三条本制度以国家法律为依据，未尽事宜，另行规定。第三十四条本制度最终解释权、监督执行权归集团总裁办。档案管理制度第一章总则第一条为了规范公司内、外文件，资料、证件的管理，确保各类档案保管的规范有序和完整准确，提高档案资料查阅、使用效率，特制订本制度。本制度适用于公司各部门档案的规范管理。第二章管理职责划分第二条各部门管理职责1、综合服务部负责公司级档案资料的保管，各部门只负责涉及本部门业务的档案资料的保管；2、各级档案管理部门必须指定专人负责档案管理，切实做好保密工作，严格按照本制度要求对各类档案资料进行分类、立目、归档等工作，确保各类档案分类清晰、立目规范、归档及时准确；3、档案管理人员必须做好档案的“防火、防潮、防尘、防盗”工作，定期对纸质档案进行整理，确保安全；4、各级各类档案，一律采取纸质档案和电子档案保管同步的方式，确保档案查阅快捷、准确。第三章档案分类第三条档案分类1、法规性文件：包括上级颁发、需公司执行的，或由公司发行的各种标准、规章制度等。2、公司的重大决议：包括由公司董事会、管委会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。3、计划性文件：包括公司总体计划或规划、项目发展计划、经营质量计划、营销计划、财务计划等。4、总结性文件：包括公司年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。5、凭证性文书材料：包括公司各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、合同书、协议书等的原始记录和文本。6、证件性文书资料：包括法人营业执照、税务登记证、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、公司和作品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。7、汇报性文书资料：包括公司上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。8、劳资人事资料：包括公司下属各部门的人事任命、调整，员工培训、工资审核记录，员工档案等相关资料。9、声像制品资料：包括公司及下属各部门在其经营活动或政治、文体娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。各部门在档案管理工作中，凡是涉及以上资料的，应在本部门内进行分类管理。各部门负责管理与本部门业务紧密相关的各类档案资料，综合服务部还要负责对公司级各类档案资料的管理。第四章档案管理程序第四条建档档案管理人员收集到的档案资料，应按照档案性质进行合理分类，建立电子档案和纸质档案，确保电子文档记录与纸质档案统一、对应。遵循“批复在前、请示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后”原则进行建档。对于没有名称的资料，档案管理人员必须命名。第五条编号同类档案资料，按收到资料的时间先后顺序进行排序。每份档案资料可以用铅笔或打印字条进行编号，按编号顺序在《档案登记目录表》（附件1）中填写名称、日期等信息，以便查阅。第六条保管各部门应具备档案柜，对档案柜及其钥匙进行编号。可以采用文件盒或档案袋对各类档案资料进行装存，文件盒或档案袋上必须标注清楚档案分类名称、年份等。第七条存档档案保存期限分为定期、永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。1、永久保存：（1）公司章程、制度、合同（2）组织规程及办事细则（3）董事会记录（4）财务报表（5）政府机关核准文件（6）不动产所有权及其他债权凭证（7）工程设计图（8）其他经核定须永