行政公文管理制度

XZ-ZD-001第3页共5页行政公文管理制度一、目的为使公司的行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，进一步提高行政公文处理的效率、质量，加强密级公文的保密制度建设，同时做好对行政公文传达、落实的督促检查工作，提升执行力，结合公司实际情况，特制定本办法。二、适用范围本办法适用于各职能部门、各子公司可参照本办法制定相应的行政公文处理及督查办法。三、职责权限1、行政管理部是行政公文处理的管理部门，负责公司的公文处理、督查，并指导各部门及各分（子）公司的公文处理工作。2、各职能部门、分（子）公司负责本单位的公文处理及督办。四、管控说明（一）定义1、公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。2、督查工作指对集团公司、各分（子）公司内部公文、对外发文、外部来文办理情况的督促检查。（二）发文形式1、凡是制度性的、指导全公司工作的重要决定、决议、公告、通告、通报、通知等文件，都要以公司名义发文。2、凡是公司专业部门开展的日常性工作、组织开展的活动通知、专业体系内的一般性工作通报及部门会议形成的会议纪要等，可以发部门文件，但部门文件一律不准对外行文。（三）公文种类1、决定——适用于对重要事项或重大行动做出安排，对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。2、决议——适用于经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项。3、通告、通知（或公告）——适用于公布规章制度、转发外来文件、公开发布全体员工应当遵守或周知的事项。（内部通知用内部文件格式、外部通知用公文格式并加盖公章）通报——适用于表彰先进、批评错误、传达重要情况。报告——适用于下级向上级部门汇报工作、反映情况、提出申请或建议。请示——适用于下级向上级或政府部门请求批示、批准、批复的事项。函——适用于对外沟通，对内用于各公司之间商洽工作或协作处理有关事项（工作函、联系函）。规定（或办法）——适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度。会议纪要——适用于记载、督办、传达会议情况和议定事项。（四）公文格式及规则1、公文一般由秘密等级、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件、成文日期、主题词、抄送单位、拟文部门、份数和印发日期等部分组成。（1）涉及公司秘密的公文应当标明密级。（2）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。（3）发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称，统一使用标宋字体。（4）发文字号应当包括代字、年份、序号。（5）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文种类，一般应当标明发文单位，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。（6）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。（7）成文日期以签发人签发的日期为准，联合行文以最后签发人签发日期为准。（8）对外公文除“会议纪要”外，以红头文件下发的对外公文均应当加盖印章。联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章（部门文件除外）。（9）公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。（10）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位（个人），应当使用全称或者规范化简称、统称。2、公文用纸采用国际标准A4型，双面打印，左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。3、部门之间对相关问题未经协商一致，不得各自对外行文。（五）发文办理及督查1、发文办理指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、用印、登记、分发等程序。2、公文拟稿、发文（1）以公司名义拟发的文件，经总裁签发后，由行政管理部按发文规则编号、印制、用印、分发，同时做好文件签收登记。文件起草部门在拟文稿纸中明确主送单位、所要发到的层面及文件中末说明的其它要求。（2）以公司各部门名义拟发的文件，经部门负责人审核、分管领导签发后，由所在部门编号、印制、