招标项目标前准备阶段实施细则

招标项目标前准备阶段实施细则1、组建开评标工作组距离开标日一周前，本业务部（处）负责人或其指派人员应负责组建开评标工作组，落实开评标工作人员名单和岗位。（1）开评标工作组的构成及任务分配：开评标工作组组长一般情况下，开评标工作组组长可由承担招标项目的本业务部（处）负责人或项目经理担任，较大的或重要的项目，应由承担该项目的本业务部（处）负责人担任或由公司指定人员牵头担任。开评标工作组成员开评标工作组成员由承担招标项目的业务部成员组成，较大的或重要的项目，可由承担该项目的本业务部（处）负责人或公司指定的牵头人指派人员组成，其他业务部或公司职能部门予以配合。开评标工作组人员的任务分配开评标工作任务按照开评标不同时段---“接标时段、开标时段、评标时段”三个不同时段进行分配，设定具体工作岗位，每个工作岗位的工作内容不同。一个人可以分别在不同时段承担不同的工作任务，在同一时段也可以兼顾两个或多个岗位的工作，例如：某一人在接标时段担当接标人（可能同时还担当保证金接收人），在开标时段可能担当唱标人，而在评标时段可能担当资料保管员。每一时段的人员分工应尽量明确细致，各司其职，不留空档。开评标工作组所有成员，应在开评标工作组组长的领导下，在不同时段，按照自身职责要求开展工作。（2）开评标工作组各岗位分工和职责第一时段：接标时段岗位和人员设定：负责人[总指挥]/接待员/会务员/接标人/保证金接收人/宣传和对外联络人。（至少应保证前四个岗位，但不限于以上岗位）岗位职责及要求如下：负责人：即本业务部（处）负责人或项目经理担任开标现场总指挥，组织和领导开标现场的布置和检查，投标文件的接收、码放、转移以及邀请和接待来宾等开标现场所有事项；接待员：主要负责协助公司领导或现场总指挥对出席大会的领导、业主代表和来宾进行签到、接待和安排引导，发放宣传资料、收集反馈意见表等；会务员：主要负责开标会场的布置、现场会务的安排及接待室、住宿、用餐、交通、接送等所有会务工作；邀请和安排公证员现场公证，并按《开标评标工作方案》相关要求主动与本业务部（处）负责人衔接；接标人：负责定岗定位接标，接受投标文件，引导投标人填好《投标文件接收登记表》。对已接收的投标文件做好编码标记和分包分类码放，接受的其他投标资料妥当保管；保证金接收人：负责定岗定位接收投标保证金，开具收椐，对接收的保证金顺序登记，编码标记（与投标编码标记一致）。宣传和对外联系人：负责对外联络和宣传；邀请和落实公证员、监标人；联系招标人和投标人，承上启下情况沟通。并负责路标、标语、投影仪的安放；负责现场拍照、录相、投影仪操作等工作。保证联络畅通，投影仪及时显示与投标有关的欢迎用语、会场须知，截标时间提示等关键内容。第二时段开标时段岗位和人员设定：包括主席台人员和现场其他工作人员主持人/唱标人/记录人/开验标人/其他工作人员/(监标人和公证人外请)（至少应保证前四个岗位，但不限于以上岗位）岗位职责及要求如下：主持人：主要职责是：按照已确定的《开标评标工作方案》，及时安排相关领导在主席台就座、主持开标仪式，掌握会场秩序，确保会议议程严肃有序的进行；唱标人：唱标是所有开标工作中的最重要环节，唱标人应仪态大方、唱标声音清晰、宣读内容准确无误、语速适度、密切注意配合记录人速度进行宣读，把控好场面。记录人：对唱标内容进行同步录入和投影，记录速度达到唱标要求，对所宣读的内容记录完整,无遗漏无错误，并现场打印“开标记录”，并监督投标人及公证人（或监标人）对“开标记录”现场签字确认。开验标人：按照唱标规定的顺序，开启“投标一览表”和其他投标资料，开启时动作要沉稳，不慌乱，并做到准确有序的将开启后的唱标资料递交监标人或公证人，由监标人或公证人转交唱标人唱标，开验标人不能把开启的投标资料直接递交唱标人。在拆封投标文件时，如果其中有保证金或投标保证金保函，应妥善保管并在开标仪式结束后送交财务人员。监标人：对开标仪式进行现场监督，并宣读监标辞，监标人如果现场发现问题，应在与主持人磋商解决，但不能对所发现的问题擅自做出决定，如遇到双方意见不一致的情况，应留由评标委员会决定解决。公证人：按国家规定现场公证。其他工作人员：大型项目或重要项目，或者参加开标仪式的领导规格较高的项目，开标现场应有一定的工作人员，现场工作人员要协助主席台工作人员，维持好现场秩序，做好其他服务工作。第三时段评标时段岗位和人员设定：负责人/记录人/资料保管员/对外联络员/其他工作人员（至少应保证前三个岗位，但不限于以上岗位） 岗位职责及要求如下：负责人：由本业务部（处）负责人担任，全面负责评标现场的组织协调全部工作。组织召开评标预备会，安排和落实标书转移、码放、分发、落实询标事项，联络招标人与评委的衔接和沟通，掌控评标现场秩序，落实所有评标过程中的事项。如果大型项目评标，还要安排好评委食宿、交通等会务事宜。记录员：负责评标现场所有评标表格的填报、文字数据的录入、询标问题的录入整理、评标现场一切文本文件制作及按照公司评标报告模版及时完成评标报告。记录员应主动负责，尽可能做到与评委默契配合，同步及时，把评委所需表格和其他文字内容做到完善及时。资料保管员：负责对评标现场所有投标文件，开标评标用资料和表格、答疑等文件资料的发放、管理，对于各种资料原件，应有登记记录和借出使用记录，对评委及其他人员现场使用的资料，要及时收回保管。所有资料在评标结束后，应按公司规定整理后转交本业务部（处）负责人或相关人员统一安排和管理。（资料保管员是大型评标过程中必不可少的工作人员之一）对外联系人：依据现场评标的需要，及时联系投标人进行询标答疑等工作，以及协助负责人完成对业主的沟通及其他对外联络工作。其他工作人员：在评标时如有其他工作人员，所有人应坚守岗位，协助各岗位人员做好标书搬运，分发，评标的文字资料的制作，以及协助做好其他相关工作。组建开评标工作组是开标评标的前期重要工作，直接关系到开评标工作的效率和质量，重视这一项工作并组建落实好开评标工作组，会为招评标工作打下较好的基础。依据确定的岗位和名单，并以《开标大会及各时段工作分工通知单》方式，将任务落实到人。2、开、评标场所的选择与确定开、评标场所的选择与确定应参考以下因素：（1）会场规模的选择a会场规模根据预计到会投标厂商数量（人数）确定。原则上，所选择会场的规模以超过预计到会人数的三分之一为宜。投标人数较少时，也不宜小于20人会议室的规模。b会场规模要考虑会场主席台（领导席）面积与参会领导数量是否匹配。主席台（领导席）应当满足开标大会的需要。c要考虑接标时，应预留出摆放投标文件的场地。尤其对于设置为固定桌椅的会场，预留空间应足够整理摆放投标文件，且不阻碍通行。摆放投标文件的场地应尽量靠近会议室内侧或会议室主席台前，以便于到场人员监督且不阻碍通行为原则。（2）会场规格的选择a会场规格应当有助于维护、提升公司良好形象。b会场规格应当与项目规模相适应，并适当听取业主意见。c规格确定由本业务部（处）负责人确定。对于重大项目，应服从公司统筹安排。d应综合考虑餐饮、住宿的规格与服务水平。（3）会场选址a开标地域的选择应本着方便业主、方便投标人的原则，充分征求业主意见。b原则上，选址交通便利，易于到达或辨识的街区位置，并且尽量靠近银行、储蓄所,以便于存取现金。c应综合考虑会议室租用、餐饮、住宿等方面的费用支出，在限定规模、规格的前提下，选择性价比较高的场所。（4）确定会场a项目经理与会场经营主管人员谈判确定收费标准、服务标准。明确会场提供方的负责事宜。确定事项应当具体、明确，包括但不限于以下内容：会议室使用超出预定时间的收费；条幅的制作、悬挂，会场指示牌的制作样式、摆放位置，桌签的准备；开标室、评标室的饮水服务；传真收发、电话接入、网络接入；会场多媒体设备操作人员是否随时在岗，应对可能出现的设备故障；会场外秩序的维持；投标文件等所需物品的搬运、保管；会场方的联系人等事项。b开、评标场所由本业务部负责人或其指派人员确定。对于重大项目，应服从公司统筹安排。c项目经理应直接与会场经营主管人员联系，预定会议室（包括开标室、评标室）、住宿、餐饮（餐饮可视情况而定）事宜。d开标前2天，应当确认核实一次。如果预定时间较早，在开标前1周也要确认一次。确保会场提供方不出差错。3、标前准备会开标前l—2天，由本业务部（处）负责人或项目经理组织召开标前准备会，讨论和检验开标的各项准备工作，研究开标过程中可能出现的问题及相应对策，重申开标、评标中的注意事项及开标小组人员及分工安排，落实开标用的器材及车辆，人员接送等工作的准备等。主要内容如下：（1）本业务部（处）负责人通报开评标工作准备及投标人情况；（2）检查开评标的各项准备工作落实情况；（3）分析研究开标过程中可能出现的问题及相应对策；（4）重申开标、评标中的注意事项及纪律；（5）落实开标用器材、车辆，人员接送等工作；（6）落实按相关规定要求的项目报审情况；（7）落实开标现场主要工作；会标、投影仪、拍照、录相、计算机等（8）落实相关主管部门领导和参会人员及业主单位领导接待问题；大项目，或领导层次较高，本业务部（处）负责人应报请公司主管领导或其他负责人联系接待。（9）落实并安排公证人员、监标人员，介入公证或监督事宜；（10）落实开标现场会务安排包括接待室、住宿、用餐、交通、接送等所有会务工作；（11）落实接标、开标、转移标书、评标、资料交接等过程和衔接事宜。（12）落实投标人是否参加投标(特别是只有3家的情况必须落实)（13）应会同财务部核对标书款和《招标文件出售汇总表》是否正确，核对无误后，双方应签字登记，做为收取保证金的依据，如有以电汇形式缴纳保证金的情况，要做好记录。4、组建评标委员会项目经理负责组建评标委员会。项目经理负责填写《抽取专家申请表》报综合部申请抽取专家。如需要到行政监管部门抽取的，应按规定程序到行政监管部门抽取。专家抽取后，由项目经理负责确定、联络专家。专家的抽取与聘请遵从现行法律、法规的规定。受监管的招标项目应指定人员到行政监管部门或招标监管部门抽取，国际招标、政府采购、工程招标分别从“中国国际招标网”、“政府采购网”、各地市工程交易中心网上随机抽取，国内招标的专家从招标机构的专家库中抽取。不受监管的招标项目，评标专家可从公司专家库的相关专家名单中确定，或由业主推荐的经济济技术专家中选取。评标委员会的专家成员应当从省级以上人民政府有关部门提供的专家名册或者招标代理机构的专家库内的相关专家名单中确定。按上述规定确定评标专家，可以采取随机抽取的方式。技术特别复杂、专业性要求特别高或者国家有特殊要求的招标项目，采取随机抽取方式确定的专家难以胜任的，可以由招标人推荐。评标专家应符合七部委12号令第十一条规定的条件。评标委员会由招标人或其委托的招标代理机构熟悉相关业务的代表，以及有关技术、经济等方面的专家组成，成员人数为五人以上单数，其中技术、经济等方面的专家不得少于成员总数的三分之二。评标委员会设评委会主任1人，评标委员会主任由评标委员会成员推举产生，负责评标的组织工作，评委会主任与评标委员会的其他成员具有同等的表决