办公用品采购投标方案

办公用品采购投标方案目录TOC\o"1-3"\h\u19118第一章项目实施整体计划 1322958第一节项目需求分析 1312864一、设备（材料）要求 133140二、数量调整要求 1313759三、安装及调试、验收要求 1410925四、技术培训要求 1428658五、售后服务要求 152918六、服务要求 1512529七、招标项目设备名称及数量 1627529第二节现场踏勘计划 1916711一、现场踏勘目的 1923014二、现场踏勘时间 20817三、现场踏勘制度 2111213四、现场踏勘人员 232740五、现场踏勘流程 2320793六、现场踏勘记录 2419373第三节实施计划 2719258一、项目实施承诺 2713568二、项目实施阶段划分 3024279三、响应时间 322700四、交货进度计划 3512210第二章产品采购实施方案 397068第一节总体采购方案 392368一、采购原则 398669二、采购计划 404693三、选择标准 4113618四、供应商总体管理原则 4217985五、总体采购流程 4325294第二节供应商选择流程 4510217一、总则 4510880二、供应商信息收集与调查 451651三、供应商评审管理 4631519第三节采购实施 4710367一、采购申请 4720327二、采购实施 476662三、采购跟进 4822230第四节供应商管理 4831315一、供应商管理流程图 4812863二、建立供应商质量体系 4921180三、供应商的评估 5018995四、供应商的监督 511013第五节采购具体控制程序 5213678一、目的与范围 521848二、职责分配 526118三、控制过程 5227046第六节产品入库及储存管理 6526425一、目的 6523417二、适用范围 6510112三、产品入库管理 6614853四、产品库房管理 673034第七节不合格品控制程序 6729346一、目的 6740二、范围 6719947三、职责 683538四、作业程序 6828156第三章产品包装运输供货方案 7023439第一节办公用品包装方案 7024467一、产品包装标准 7018560二、装箱物流标准 7023869三、包装的要求 7125894四、包装的标记 717422五、包装的责任 7224819六、办公用品打包流程 721035第二节运输方案 7731118一、货物运输安全思路与目标 7814741二、运输原则 798445三、运输流程 796332四、运输管理承诺及保证 8131311第三节运输组织机构 8317169一、运输组织机构 832184二、岗位职责 8324672三、运输车辆配备 912510第四节包装、搬运、装卸方案 9515768一、包装措施 952349二、货物搬运、装卸、堆放规范 9619457第五节安全运输保障 10117273一、安全运输操作规程 10119240二、运输过程中突发事件处理预案 1058195第四章安装调试方案 11731529第一节服务内容 11717477一、交货方案 11725145二、安装调试方案 11716821第二节办公设备安装调试 11818341一、安装调试计划 1185978二、安装现场环境调查及现场勘查 11922430三、现场安装调试 12019672四、到货验收 12016009五、安装调试承诺 12123308第三节办公家具安装方案 12230331一、包装出库要求 12210868二、安装实施方案 12312814第五章项目验收方案 13327295第一节项目验收人员及方式 13325855一、项目验收人员 1334885二、验收方式 13321730第二节办公用品检验标准 13458一、办公文具检验标准 13427945二、办公家具验收标准 13621998三、办公设备验收标准 13822420第三节交付验收措施 14032429第六章售后服务及质量保障方案 1429589第一节售后服务方案 14230632一、售后服务承诺 1428379二、售后服务总体设计 14317325三、售后服务原则和体系 15013000四、售后服务内容 1531617五、售后服务措施 15928443六、本地化服务 16130907第二节货物质量保证措施 1631360一、提供合格的产品 16317124二、检验（测）、试验 163287三、包装、运输 16416060四、交货 16617769五、安装、调试计划 16614731六、售后服务 16712437七、人员培训 16819797八、拟投货物主要性能 16831294第七章项目组织机构及人员职责 17117643第一节项目组织机构 17110314第二节部门职责 1724717一、销售部工作职责 17215343二、商务发展部工作职责 17422934三、财务部工作职责 17531820四、内控运行部工作职责 177667五、驻外办事处工作职责 17816389六、行政办公室工作职责 180947七、技术部工作职责 18115891八、采购部职责 18221285九、仓储部职责 1832572第三节岗位职责 18431471一、总经理工作职责 18425262二、项目经理工作职责 18516299三、销售主管工作职责 18518853四、稽查主管工作职责 18712310五、会计兼录单员工作职责 18831253六、业务员工作职责 18917622七、驾驶员工作职责 19018503八、仓管员工作职责 19114600十、技术负责人工作职责 19217143十一、质量负责人岗位职责 19226692第三节人员培训方案 19426623一、培训体系 19412052二、培训计划 1971909第八章维护保养方案 20213348第一节维保实施方案 2024246一、维保服务内容 2022034二、服务保障方案 2037991三、服务方案设计原则 20614092四、保修服务内容及标准 2075524五、服务实施细则 2092838六、服务保障措施 21611696七、应急预案 21922834第二节办公设备维护保养 2211705一、服务内容 22128803二、维护重点难点分析 2225540三、维护标准及程序 2264574四、软件系统维护标准 22824395五、维护管理工作有关规定 22925060六、信息安全保密措施 23117896七、服务响应时间 2314383八、计划控制程序措施 23222945九、应急措施 2364569第三节办公家具维护保养 23717258一、维护保养服务 23712734二、办公家具使用要点 24026784三、办公家具的保养方法 24123951第九章项目管理制度 2455233第一节人员管理制度 24518288一、人员工作制度 2457540二、考勤管理制度 24711411三、人员进出管理 25228965四、奖惩制度 2527503五、职工培训制度 25731777第二节产品采购管理制度 265744一、采购计划的提出与审定 26523889二、采购原则 26514475三、采购程序 266874四、质量验收 26831063第三节供应商管理制度 2683944一、总则 26813149二、供应商信息收集 27027634三、供应商选择 2704102四、供应商档案管理 27218630五、供应商的日常管理 27317469六、供应商评价 27425249七、供应商淘汰 2753916八、供应商申诉处理 275825第四节仓储管理制度 28317749一、产品验收制度 28316969二、产品保管制度 28327332三、产品出库管理制度 2846080四、仓库安全管理制度 2854233五、仓库卫生管理制度 29023200第五节质量控制管理制度 29217042一、检测工作程序管理制度 29216840二、标准、规范、技术资料管理制度 29316882三、质量检验制度 2938000四、验收后不合格品管理制度 29510338五、技术人员聘用及档案管理制度 29614983六、检验验收人员培训制度 2972409第六节运输管理制度 2988964一、总则 29816610二、产品出库 29828396三、运输前准备 29914028四、运输、装、卸准备 29928254五、装、卸作业 29919078六、运行过程 30023594七、交付和结算工作 30026841第七节其他管理制度 3018747一、售后服务管理制度 30111146二、文件、记录、资料管理制度 30213595三、计算机系统管理制度 3035707四、安装、维修管理制度 30827715第十章应急预案 31125654第一节保证供货应急预案 31112869一、准备工作 31110830二、组织过程 31130305三、异常情况的处理 31231058四、监察与处理 31228660五、应急供货措施 31211994第二节产品质量问题处理预案 31326164一、目的 3133766二、工作原则 31426993三、适用范围 31423723四、处置机构、职责 31414384五、质量事件处置工作制度 3151971六、现场应急处理 31511748七、后期处理 3163154八、日常应对措施 3174210九、采购单位损失补偿方案 31728674第三节仓库火灾应急预案 31722326一、目的 3173587二、报警程序 3179546三、应急疏散组织程序和措施 31827038四、扑救初期火灾的程序和措施 3191691五、其他相关措施 3196248第四节大件运输应急预案 32029866第五节供货应急响应预案 325简介本方案为办公用品采购项目，全文采用宋体四号字体，共327页。本文档为WORD格式，清晰无水印、可直接编辑。第一章为项目实施整体计划：概述项目需求分析，现场踏勘计划以及实施计划。第二章产品采购实施方案：阐述总体采购方案、供应商选择流程，采购实施等。第三章产品包装运输供货方案：包括办公用品包装方案，运输方案，运输组织机构，包装、搬运、装卸方案。第四章安装调试方案：提出服务内容，办公设备安装调试，办公家具安装方案。第五章项目验收方案：包括项目验收人员及方式安排，办公用品检验标准以及交付验收措施。第六章售后服务及质量保障方案：包括售后服务方案，货物质量保证措施。第七至十章分别为：项目组织机构及人员职责、维护保养方案、项目管理制度以及应急预案。特别提醒：请在编制时依据项目实际情况，调整内容。第一章项目实施整体计划第一节项目需求分析一、设备（材料）要求（一）我方投标提供的设备必须是厂商原装的、全新的，型号、性能及指标符合国家及招标文件提出的有关技术、质量、安全标准。（二）所有设备在开箱检验时必须完好，无破损，配置与装箱单相符。数量、质量及性能不低于本需求书中提出的要求。（三）设备外观清洁，标记编号以及盘面显示等字体清晰，明确。铭牌、使用指示、警告指示应以中文或英文及易懂的通用符号来表示；应准确无误地表明设备之型号、规格、制造厂及生产或出厂日期。（四）对于影响设备正常工作的必要组成部分，无论在技术规范中指出与否，我方都应提供并在投标文件中明确列出。（五）所有货物提供出厂合格证等质量证明文件，国外生产的必须有合法的进货渠道证明，如海关报关单、原产地证明、商检证明等。（六）所有货物到现场安装使用前，招标人将进行抽样检验或试验。二、数量调整要求招标人保留在签约时调整部分方案及订购设备数量和服务的权力，我方应对系统方案中设备和服务明细报价，按投标单价不变的前提下进行调整，双方不得拒绝。如遇本次招标没有涉及的设备或服务时，由我方提供申请，招标人确认后实施。三、安装及调试、验收要求我方应派经招标人认可的有经验和能力、具有相应资质的技术人员，负责系统设备安装工作，在设备安装期间应充分了解设备安装进度要求，解决安装中出现的技术问题。（一）我方负责设备的安装、调试。（二）调试所需专用工具设施物料由我方自备、自费运到现场，完工后自费搬走。（三）安装完成后，进行调试、验收按国家有关规范标准（国家无验收规范标准的按双方合同规定的要求）进行。（四）设备的拆箱、通电、调试等各项工作由我方负责，但必须在招标人指定人员的参与下进行。在实际实施前必须先经招标人同意方可进行。调试的原始记录须经各方签字后作为验收的文件之一。（五）所有的招标设备应按照国家有关技术标准在制造厂检查和试验合格，以表明其运行性能、安全性能以及设备材料和结构在电气、机械上的完整性。四、技术培训要求（一）我方须对招标人的技术人员培训。我方须在投标文件中提供详细的培训计划，包括培训内容、培训时间、培训费用等。（二）我方提供的负责培训的人员应具备同类设备五年以上的经验。（三）技术培训费用应包含在投标总价中。（四）技术培训至少应包括下列内容：1.原理、构成和功能的描述。2.常见故障的处理或排除。3.各系统部件（设备）的检查、调整和维护。4.对使用者关于设备基本操作技能的培训。五、售后服务要求（一）我方须提供经调试、试运行、验收合格后至少3年的质保期（我方可根据自身实力作出更长时间的质保承诺）。在此期间，我方应免费处理因质量发生的故障，并进行正常保养。（二）我方必须有可靠的售后服务保障包括但不限于在绍兴附近有固定的维修服务点，能提供正常的技术、备品备件服务。我方在接到招标人通知后，6小时内派人赴现场处理设备质量问题。24小时内不能修复的，则无偿提供备机或备用零件供采购人使用。六、服务要求（一）设备保修期内（各标项内已有要求的除外），如出现故障，我方在接到电话6小时内到达采购人指定地点。（二）我方提供的设备，必须符合招标文件及其投标文件规定的要求，如有不符，采购人可以无条件退货，造成的损失由我方承担。七、招标项目设备名称及数量（一）采购清单序号名称技术参数和规格型号数量单位单价合计价备注1234567891011121314151617（二）详细技术规格1.对产品的技术要求情况说明（1）产品的主要技术、性能、特点和质量水平的详细描述，产品包装标识，产品的样品资料及说明：对于每个产品，我方均应提供1个样品，并予以注明品牌、规格、定量等技术指标；并提供样品和相关的合格证明材料。（2）主要工艺和检测技术指标表（由我方自行提供格式）；（3）所投产品国家或行业的产品质量标准。2.样品要求：按标段内要求在投标时提供样品，样品概不退还。我方样品作为供货验收依据。3.合同期限、供货方式、交货时间、付款方式和验收方式（1）合同期限：（2）供货方式：合同期内负责XX市本级127个预算单位的配送服务，保证向每个单位提供至少4次配送服务，并按实际需求数量送货上门。（3）交货时间：我方接到采购人配送电话后3个工作日内免费送货至单位指定地点。（4）付款方式：每月初5日内将配送清单报采购人，采购人在收到清单后按实结算，并在7个工作日完成货款的支付。（5）验收方式：采购单位对所供货物进行最终验收，如果发现与合同不符，供应商须承担由此发生的一切损失和费用，并接受相应的处罚。4.仓储、配送和服务网点的情况说明5.管理制度和供应能力：我方内部管理制度情况和运输供应能力情况说明；6.基本服务要求（1）保证获得优先服务的权利，积极主动与采购单位配合，并在不超过承诺的供应期限内完成送货工作。（2）设有专线服务电话7*8小时服务，不论业务量大小，随时响应采购单位的各项要求，并按采购单位要求免费提供上门服务。（3）对配送供应业务，单独建立计算机账户核算。（4）对采购单位的配送供应业务建立档案，在每月结束后5日内，向市机关事务管理局做好报送工作。（5）我方应在投标文件中明确作出“满足”、“不满足”、“部分满足”的响应。（6）针对项目的管理、质量保证等方面所作出的承诺及保证措施，对市场价格变化，尤其是出现价格上涨、供货紧张等情况，如何保证配送供应不受影响，其作出的承诺和保证措施情况。（7）我方可提供的其他服务。7.对所投标项的要求：我方必须参与标项所有内容的投标，否则视作无效标，每个标项投标一览表的内容必须填满，不得有空项。8.报价要求：我方的任一产品单价均不可以超过设定的上限价（单价或总价）和预算金额。9.质量、环保要求：我方所提供的产品，必须是符合国家现行技术规范和质量标准的合格产品。满足采购单位的使用需求，并具有完善的服务体系，质量可靠、使用安全。10.总协调人：我方应在投标文件中明确本项目的总协调人，总协调人必须由供应商的在职人员担当（提供最近三个月的所在单位社保缴纳证明），并在投标文件中提供总协调人的姓名和详尽的联系办法。总协调人信息、售后服务机构或技术服务机构信息必须明确详尽（包括联系人、联系电话、传真、地址和电子邮件信息），同时用电子表格的形式集中编制在电子文档中。总协调人全权负责本项目有关事宜，并负责对价格信息、售后服务承诺的履行、接受投诉和政府采购监督管理部门对供货执行情况的考核等事务。11.优惠条款各标项中标产品视同入围XX市本级电子卖场（网上超市），中标供应商须做好该商品在政采云网超模块的商品上架工作。第二节现场踏勘计划一、现场踏勘目的我公司进行现场踏勘的目的在于进一步了解招标人的意图和现场周围的环境情况，以获取有用的信息并据此作出是否投标或投标策略以及投标报价。主要目的有：（一）了解办公家具及办公设备使用科室位置及面积；（二）办公家具及设备使用科室是否满足大型家具或设备（若有）的安装要求；（三）设备使用科室通电、线路情况是否满足办公设备运行要求等。（四）根据现场踏勘情况制定针对性的安装方案。二、现场踏勘时间现场踏勘的时间由采购人的招标文件决定。如采购人在招标文件中注明组织集体踏勘并确定时间，我公司将在当天前往现场进行现场踏勘工作。如采购人不组织现场踏勘，我公司将于获取招标文件1-2日后联系采购人，并申请现场踏勘，如采购人同意再约定现场踏勘时间。我公司将在获得许可后书面告知申请人具体踏勘时间和现场踏勘内容、注意事项。我公司承诺严格按照法律法规和相关流程进行现场踏勘。现场踏勘申请表项目名称项目地点踏勘接待我方单位名称联系人电子邮件电话传真参与人员名单签名日期（注：人员名单应注明姓名、身份证号码）三、现场踏勘制度（一）为进一步规范投标活动中的现场踏勘行为，提高投标文件编制的效率与质量，结合我公司实际，制定本制度。（二）现场踏勘工作应该遵循高效、便捷、公开、公平、工作、廉洁的原则。（三）公司行政办公室应当至少组织2名踏勘人员进行现场踏勘工作。踏勘人员应具备履行现场踏勘职责的能力，有特殊要求的，由行政办公室自行决定。踏勘人员应当出具现场踏勘结论。（四）行政办公室针对投标活动的现场踏勘程序按照以下步骤执行。1.明确踏勘任务。投标活动中的现场踏勘，应明确我公司联合踏勘组，组织至少2名踏勘人员开展现场踏勘工作。2.确定踏勘时间。踏勘人员应当在受理时书面告知申请人具体踏勘时间和现场踏勘内容、注意事项。3.依法现场踏勘。踏勘人员抵达现场向申请人出示工作证后，依据现场踏勘的有关内容和行政许可操作规程的有关标准，逐一调查、核实、确认、检查、勘验现场情况，并以文字、录像、图片、录音及其他形式记录现场踏勘情况，记录情况应当能满足现场踏勘要求的内容。4.形成踏勘结果。根据现场踏勘情况，踏勘人员现场出具踏勘结论，申请人或经申请人授权的其他自然人应当在《现场踏勘结论确认表》（以下简称《确认表》）签字确认，拒绝签字确认的，踏勘人员需对拒签情况进行记录。踏勘人员在现场踏勘工作结束后1个工作日内将《确认表》及相关文字、录像、图片、录音及其他形式记录现场踏勘情况的资料提交至审批事项承办人。（五）现场踏勘完成后，行政办公室应当及时对文字、录像、图片、录音及其他形式记录现场踏勘情况的文件按照归档范围收集齐全，进行整理、立卷，以备查阅。1.拍照取证做到全方位，重要细节，企业外观。2.做好现场检查相关记载。3.注意踏勘人员言行端庄严肃热情。4.检查前准备相关表格材料。四、现场踏勘人员我公司将组织不少于2名踏勘人员前往采购人指定地点开展踏勘工作。踏勘人员由行政办公室选取，其中必须包括一名负责办公家具、办公设备安装调试的技术人员，其他人员根据招标文件情况灵活选取。序号姓名职务职责范围联系方式身份证号123456五、现场踏勘流程（一）向采购单位提出踏勘申请，得到书面许可后组织现场踏勘事宜。（二）明确踏勘任务，组织至少2名工作人员前往采购单位进行现场踏勘。（三）做好准备工作，包括但不限于项目的相关资料（招标文件、踏勘许可书、踏勘人员工作证件、踏勘情况记录表等），进行踏勘工作的工具（相机、笔记本、纸、量尺、计量检测工具等）。（四）在规定时间前往采购单位，进行踏勘工作。（五）踏勘内容包括但不限于采购单位地点；设备使用科室位置及面积；设备使用科室是否满足大型办公家具、设备（若有）的安装要求；设备使用科室通电、线路情况是否满足办公设备运行要求等。（六）踏勘人员应严格遵守采购单位规章制度，不扰乱采购单位工作秩序。（七）现场向采购单位工作人员询问招标文件未注明的项目相关情况，并作书面记录。（八）踏勘人员做好现场记录、拍照等工作。（九）踏勘人员填写现场踏勘记录并出具踏勘意见。（十）填写现场踏勘确认单。六、现场踏勘记录项目名称：项目地点：踏勘人员：踏勘主要内容：踏勘人员意见：踏勘人员签名：日期：附：现场照片若干现场踏勘确认单（采购人留存）项目名称项目编号我方经办人办公电话移动电话（须在此加盖我方公章）现场踏勘确认回执（我方留存）项目名称项目编号我方采购人采购单位经办人签字：（须加盖公章）踏勘时间年月日时分现场踏勘情况记录表年月日采购单位负责人职务项目名称建筑面积结构形式项目地点（详细地址）投资金额联系人职务联系方式手机固定电话现场踏勘情况记录内容踏勘记录备注建设单位意见现场踏勘意见审查意见负责人签字：年月日踏勘人员签字：年月日年月日采购单位有关人员应配合踏勘工作，主动提供有关资料，认真核对记录情况，如有异议应当场提出；如无异议，应签字确认，并对已签字确认情况承担相应法律责任。此表一式两份，采购单位、我方各执一份。第三节实施计划一、项目实施承诺（一）项目完成承诺致XX单位：为保证按质按量完成项目，我司将承诺如下：1.对合同条件的承诺：承认并接受贵方《招标文件》的要求和合同条件的约束；2.工期承诺：如果中标，我司保证在接到供货通知后，在规定时间内供应办公用品，并保证按合同工期、节点要求完成全部办公用品的供货与安装调试；3.项目质量承诺：保证我公司供应的办公用品符合招标文件的技术规格和参数要求，确保办公用品验收合格保质保量；4.合法合规承诺：严格遵守相关法律法规，确保投标活动全过程合法合规；5.提交结算资料的承诺：在办公用品完成供货后7日内，一次性提交完整有效的结算资料；6.保修承诺：我司承诺在合同规定的保修期内，对本次投标的办公设备的任何质量缺陷及由此造成的后果负责，并按合同约定及时履行保修义务。7.服务承诺：（1）设备交付使用后三天内组织第一次质量回访，指导办公设备的使用、维修与保养，及时了解和指导在使用上存在的不足；在使用六个月后进行第二次全面服务回访；一年后进行第三次质量回访，征询用户意见。（2）在办公设备交付使用一年内，我公司为采购单位设立常年维修服务小组，随叫随到。凡属于设备本身的质量问题，均由我公司负责包修包换，不留隐患。（3）我公司配备有专门的产品质量回访车，严格按我公司的社会服务承诺进行服务回访。（4）我公司终身提供免费技术咨询服务，设立专门技术咨询服务人员，为采购单位提供免费咨询服务。（5）我公司提供免费培训服务，为采购单位量身定制培训计划，力求达到最佳培训效果。8.管理人员承诺：保证项目经理及投标文件中所列管理人员组织项目实行，并且做到办公设备送货、安装调试等每一个流程都亲临现场。9.和采购单位配合方面的承诺：保证与采购单位积极配合，严格按照招标文件要求完成本次项目。投标单位（盖章）：我方授权代表（签字）：日期：（二）项目实施进度承诺致XX单位：XX项目由我公司负责供货，根据招标文件及合同提出的工期要求，我方将配备精兵良将，严格按照相应进度计划，为你方服务。从XX月XX日至XX月XX日，按照供货进度合理有效的安排供货安装工作，保证满足在XX月XX日前完工的工期要求。如我方工期延误，给你方造成损失的，我方将严格承担赔偿责任。特此承诺。投标单位（盖章）：我方授权代表（签字）：日期：（三）产品服务承诺1.我方确保产品按中标结果确定的设备配置和价格供货。2.质量服务承诺：我公司保证提供的货物和服务符合国家、行业及地区现行相关规范和标准，严格按投标时所承诺的内容进行服务，所提供的产品为全新的产品，符合国家规定的质量和性能要求。保证货物的正确安装，在寿命期内正常使用和保养条件下，具有满意的性能，由于产品质量缺陷以及我公司自身的原因而发生的任何产品使用问题负责，费用由我公司承担。3.产品包装承诺：我方提供的产品将严格按照标准包装完好，并承诺完全无损的运抵指定现场。由于包装不善所引起的货物锈蚀、损坏和损失均由我方承担。4.产品验收承诺：我方承诺所供办公设备正常，随机的备品、备件、手册和相关资料齐全。验收过程中如出现问题，我方将严格按照国家“三包”政策执行。二、项目实施阶段划分项目实施计划的主要阶段并非严格地按照一成不变的程序依次进行，而往往是在充分考虑时间进度的基础上交叉安排计划或同时从事各种活动。本次项目实施预估划分为以下几个阶段：（一）任命实施工作小组为确保项目的顺利实施，通常需要成立一个项目实施小组。其目的是保证按实施计划开展相应工作，以便在项目的实际实施过程中发生与计划不一致情况时，能及时制定适宜的对策。项目实施小组成员的产生既可以由公司自行安排内部人员参加，也可以邀请第三方专家作为代表参加。（二）管理层批准本次项目由采购部门负责人递交总经理审批。为避免审批程序需要的时间较长，应该考虑有足够的时间获得必需的批准手续，以免产生障碍。（三）筹资计划在公司管理层决策后，一旦已知全部投资成本及使用时间，就要做出项目筹资的详细安排，且应与项目实施计划中的资金需求相一致。在项目评估阶段，应对所有实施费用全面了解。这样，才能确定筹资需求和将要作为初期投资成本的部分的财务费用。（四）项目管理和组织根据项目的实际需要，组建项目管理和组织机构。（五）详细的项目设计在实施阶段要精心阐述办公用品订货、运输和安装验收的整个计划。在评估时要预测所需要的时间和工作费用。（六）项目进度安排在供应办公用品时，交货时间应按现场安装进度和不同建设阶段的要求来安排，以确保办公用品到达的先后是根据交货和建设两方面考虑的最优顺序。项目评估应鉴别可能成为影响项目可行的关键问题。（七）货物运输在项目实施期间，要对办公用品的运输供应做出安排，协调购销双方的时间和货物的运送情况，保证办公用品的质量和数量，以满足采购人的需要。（八）安装调试办公用品中办公设备的安装调试顺序应根据采购单位具体情况，及各种设备到货及安装时间安排等仔细地加以确定。设备的安装需要及时做出适当的安排。（九）验收交付验收交工是项目实施阶段最关键的环节。我公司将严格按照采购人的标准，配合采购人完成验收交付工作。三、响应时间（一）服务响应程序1.当客服专员接到客户投诉或服务需求时，应当立即将相关信息整理上报项目经理。2.项目经理接到整理报告后，立即通知调度员和车队负责人做好货物装运前的准备工作。3.由项目经理带队，与招标方业务人员及时联系，准确掌握发运时间、发运数量、货物流向及相关信息。4.合理的调配和使用运输车辆，提前一天向招标方业务员通报次日装运车辆的详细情况。5.车队负责人接到发运计划后，编排好《车辆安排计划表》，掌握货物发运近期的天气变化情况做好预报，详细了解运行路线。6.调度员应在接到发运计划后及时与车队负责人取得联系，组织车辆做好货物装运前的准备工作。7.对招标方下达的运输计划做到24小时响应。（二）服务响应原则1.以业务为中心的可行性原则运输服务应以满足采购方的业务需求为首要目标，要保证采购单位工作正常运行，尽快为客户解决问题，避免和减少客户损失。“任何时候必须以准时准点送达货物、保证采购单位正常工作为第一要素”，本项目的最终目标是满足采购单位的工作需求。2.重在措施的可靠性原则注重预防。我们将在传统的被动式服务的基础上提供主动式的服务，和客户一起做好货物的运输配送工作。采取以预防为主的策略，把故障隐患消灭在萌芽中。公司提供全天候的技术支持服务，通过预防性维护方式、应急响应等提高我公司售后服务能力。服务组织。服务组织管理和流程管理是项目成功的关键。我们将在项目售后服务部的统一调度下，指挥客服、售后和技术人员，在各个环节紧密与客户方配合。3.适应性原则按照采购单位的服务要求，提供切实为从用户出发的方案，服务过程中应尊重客户的要求、接受客户的各方面的监督、积极与用户交流沟通。4.及时性原则我公司坚持“以客户的利益优先”的宗旨，建立了与客户服务相关的售后服务前提下。高效、优质、及时、有序的进行一切服务活动。在接到服务需求时，我公司将通过最快速度解决客户的问题，为客户提供更好的服务。（三）服务响应时间我公司制定了服务保障体系，并制定了相应的服务制度以及服务快速反应制度。若我公司中标，我公司将针对本项目的服务工作制定快速反应体系，更好地满足采购单位需求。公司设有7×24小时客服电话XX，提供7×24小时热线电话服务。我公司接到采购单位的运输计划后，做到24小时内响应。我公司对本次招标供货有效期内所提供的所有产品，坚持每月定期回访，巡回检查及保养以延长机子寿命。保修期内，产品若发生故障，我公司在接到用户报修信息后，电话咨询不能解决的，30分钟之内给予答复，24小时内带上备品和维修设备响应到现场，及时查出问题原因并完成维修或更换。特殊情况在24个小时内无法修复的，我公司将提供备用设备给客户免费使用。保修期内因设备性能故障检修多次仍不能正常使用的，我司将无偿更换新设备。在超出保修期后，如产品发生故障，我公司可派技术员免费上门服务，如需更换配件，配件均按市场最优惠价格供应。货物运输计划及进度反馈表下单时间订单号货主姓名联系方式承运车车牌号报班时间计划发货时间实际发货时间发货地点发货量意外记录备注四、交货进度计划（一）购进坚持从有合法经营资质的名优大厂和有良好质量信誉的企业购进办公用品，对供货厂商的合法性和质量信誉进行审核备案。采购执行主体根据供应商提供的信息，会同相关部门对供应商的产品质量、服务、生产能力及配合方面进行评估，根据《新供应商评审表》各项指标对供应商是否符合我公司要求进行评审，评审合格的供应商列入公司《合格供应商清单》。不合格的记录不合格原因，并备案备查。每年对上游供货商进行质量评审，合格的作为下一年度合格供货商，并与其签订下年度供货合同和质量保证协议，使货源得到落实，通过分析，在计算系统设置最低库存预警，保持合理库存，并预警后迅速补充货源。（二）验收验收人员依据国家标准、相关法律法规规定，以及本公司办公用品验收管理制度和程序，对采购办公用品的质量状况进行逐批收货和验收，由采购人组织相关单位、人员进行验收，按国家或行业标准、规范进行验收。必要时邀请相关的专业人员或机构参与验收。因货物质量问题发生争议时，由本地质量技术监督部门鉴定。货物符合质量技术标准的，鉴定费由采购人承担；否则鉴定费由我方承担。并做验收记录。验收合格的办公用品入仓库合格区存放。我方应负责在项目验收时将货物的全部有关产品说明书、原厂家安装手册、技术文件、资料及安装、验收报告等文档汇集成册交付设备使用单位。（三）保管按照“预防为主、消除隐患”的原则，每日对库内进行巡查，指导保管人员做好降温、防潮、通风工作，使库内温湿度符合要求。每月对在库办公用品逐批养护记录，对发现问题的办公用品做暂停销售处理。（四）包装我方交付的所有合同货物经我方检验较好的产品方能进行包装，装满足长途运输、能承受水平受力、垂直受力、多次搬运、装卸、防潮、防震、防碎等包装要求。我方按照合同货物的特点，按需要分别加上防冲撞、防霉、防锈、防腐蚀、防冻、防盗的保护措施，以便合同货物在没有任何损坏和腐蚀的情况下安全地运抵合同货物安装现场。保证在正常装卸运输条件下安全无损。产品包装好后，注意产品编号或名称、规格和数量的标记。将货物产品顺序放置箱内，围空隙必须用富有弹性软的填料塞紧，保产品在箱内不松动。塞空的填实不允许用带色的易燃物填料。货物装箱需轻拿、轻放决不允许产品在入箱时出现碰撞。包装好后的货物必须打上“小心轻放”、“勿倒置”、“保持干燥”等字样以及品种、规格、块数等标志。（五）运输交货我公司安排专职专人负责买方的货物，负责送货上门服务我方送货人员根据买方的货物情况，根据货物的价值，需办理保险的我方承担保险的相关费用。货物到达地点后，第一时间通知收货人带有效证件进行交货手续。（六）交货地点以采购合同约定地点为准，我方将合同货物运至合同约定的交货地点。（七）交货时间以采购合同约定时间为准。工作进度计划表序号工作项目工作进度安排__天1采购备货2验收储存3出库4产品运输5到货验收备注：以上计划时间为单次送货周期的进度安排。第二章产品采购实施方案第一节总体采购方案一、采购原则采购办公用品应遵循质量第一的原则，严格按照国家有关的法律、法规、规定执行，认真审核制造商合法资格及各种有效证件，把好采购质量关。1.办公用品应当由采购部门实行统一采购。其他部门不得自行采购。2.办公用品产品的供应商应当同时符合以下基本条件：（1）营业执照；（2）公司介绍（或相关资料）；（3）认证体系证书；（4）代理商（贸易商）需提供代理证书等。（5）产品的标签、包装标识和说明书符合规定，且使用规范化汉字（可以附加其他文种）。3.采购的产品应建立质量审核制度。质量审核包括索取产品技术标准、质量检验报告书，签订质量保证协议等，并建立档案。4.质量管理员应做好供应商的审核工作，审核时应查明以下加盖制造商公章的证件、材料，并建立档案：（1）《营业执照》；（2）企业法定代表人的委托授权书原件，委托授权书应明确授权范围；（3）销售人员身份证明；5.采购办公用品应当索取产品说明书、原厂家安装手册、技术文件、资料等文件。6.采购办公用品时不得有下列行为：（1）从无《营业执照》的企业购进办公用品；（2）购进包装已破损、标识不清的产品；（3）购进不合格产品。二、采购计划本项目应根据实际需要，科学地编制采购计划，合理安排经费，及时组织货源，确保公司经营需要。1.办公用品的购置应根据项目需求及规划，资金安排，逐项报批后，分期分批购置。2.采购的计划制定，应参考采购单位的实际需求，结合预算，合理增减，并每月根据库存及实际需要分次购置。采购计划应报经理批准。3.按计划要在熟悉所订购产品的性能、质量后方可签订订货合同。4.本地采购与外地采购，以本地采购为主，尽量减少外出。外地采购以函购为主，尽量为公司节约人力财力。5.必须认真执行国家的政策法令和市场规定，不走后门，不以物易物，不套购物资，不吃请受礼、受贿，各种业务提成回扣等一律交公。6.要全面掌握采购业务，不断拓宽知识面，广泛收集市场信息，积极开辟合法的采购渠道。要认真负责，吃苦耐劳，确保产品质量。7.对办公用品的采购，应以质量第一为原则，确保使用合法、合格产品，保证采购单位应急救援工作的开展。对新产品在确有三证的前提下，经少量试用合格后，方可大批量购置，切忌盲目大量采购，以免造成积压浪费。8.采购时，应经项目经理或采购部经理批准后方可购置，采购人员严把质量关及价格关。三、选择标准1.明确选择供应商的标准根据供应商提供产品性能与安全性的影响，将供应商进行分类，并制订不同的选择与评价标准，供应商应至少有ISO9001体系认证证书，且企业有完善的质量管理体系，能够进行现场考核检查的，尽量进行现场考核，不具备现场考核条件的，也应由供应商提供相关的文件，如工艺流程，关键与特殊工序作业文件，成品检验标准等技术性文件供审核；提供安规件的，则应经过安全性认证。2.强化供应商现场质量考核现场考核切忌走形式，须组织公司内部有资格人员组织现场检查组，制订现场检查计划，并按计划有步骤，按计划进行，厂商除审核管理体系外，建议增加工序或成品质量审核。3.签订质量保证协议质量协议应明确相关质量要求，验收标准，不合格品处理，售后服务要求等，并明确供应商须依据我方要求进行周期性的管理审核、工序审核与成品审核，执行变更管理规定，若有产品或工序变更，须事先取得公司批准方可实施变更。4.质量检验审查在质量协议里应列明供应商提供出厂检验报告，必要时须送第三方检验机构进行检验的要求。供应商的出厂检验报告作为产品质量控制的证据，与公司内部的质量检验记录一起保存。5.扩大供应商审核范围当供应商出现质量波动或连续发生来料不良时，应及时对供应商进行工序质量审核与产品质量审核，协助供应商发现技术与质量问题，帮助供应商开展质量改善活动。6.供应商的定期监督与考核关键供应商的考核记录结果应下发书面通知，使其了解问题所在，与供应商共同成长。7.定期开展供应商评价删除不合格供应商并尽可能有备份合格供应商，确保在合作的供应商满足公司要求。四、供应商总体管理原则1.供应商链管理战略是公司核心的竞争力重要组成部分，因此建立一支带专有性质的供应商队伍对任何公司来讲都是相当必要的，是公司在短期、中期、长期工作中重点管理与控制的工作。需要有详细的阶段性工作计划，长期努力、扎实工作的思想准备；2.公司供应链的管理方式相对开放的，有着明确的进入评估标准，持续的绩效管理，标准的价格控制，持续的定期分析；而公司本身必须坚持供应商的调整、淘汰等过程均在公开透明的制度下进行，才能使供应商对公司的制度保持高度敬畏和遵守，（绩效管理、价格体系与明确的价格计算公式）；3.在条件具备时产品与部件需要建立数量稳定、专业、专有的供应商体系，以保证产品订单稳定的供应，对紧急任务也可快速反应，同时可以减少本公司固定资产投入；4.对于专有长期的供应商与重要供应商，公司的采购、技术、品质部门，对专有供应商进行定期的辅导与核查；5.作为专有供应商在我公司需要时，需要承担相关的技术改进与服务支持，必要时与供应商签订保密协议，以保证我公司专有的技术资料不向第三方透露。6.为了保证供应商管理体系的公平、公开的原则，建立涉及供管商管理，人员的行为守则，禁止供应商管理，人员收取供方的礼品，宴请、优价商品与在不合适的场合会见，（与供方、涉及供应链管理人员均签订诚信条款）。五、总体采购流程1.问题识别当采购部门认识到办公用品缺失时，采购就开始了。问题识别可以从两方面引起：一种是内部刺激，由自身发现缺失什么东西，需要进行补充；另一种是外部刺激，根据采购方需求。2.描述总体需求这一阶段采购部门应当确定的是所需要产品的总体特征以及数量，比如说产品的技术参数、产品的价格范围等。3.确定产品规格首先采购部门要确定有哪些产品需要被采购，然后寻找市面上的产品，并且对产品的功能进行分析。4.寻找供应商一般会通过线上线下互相结合的方式，寻找供应商。5.提案征集，类似于招标采购人员会邀请一些潜在的供应商来进行提案说明，通过对比不同的供应商能够满足采购需要的程度来确定选择哪家供应商。6.选择供应商通过对供应商的评估，公司项目部会选择最有利于工厂效益最大化的供应商。7.签订合同选定供应商之后与供应商签订采购合同。对于不同的供应商产业，采购合同可能涉及特定的附加条款和条件。并且购货协议的技术内容也取决于所要购买的产品。之后就可以进行发货、验收。8.绩效评估采购部有三种方法对供应商进行评估。（1）是请消费者对供应商的产品进行评价。（2）是利用加权打分的方法，对供应商进行打分。然后根据较差、一般、良好、优秀，这四个维度进行评分，最后将总分加总。（3）是对于表现不好的供应商重新进行谈判，调整价格或者终止合作关系。第二节供应商选择流程一、总则1.制定目的为保证采购办公用品能满足公司要求，以及有效评价办公用品供应商的资质和能力，加强对供应商的管理，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于为公司提供产品的所有供应商。3.权责范围（1）采购部、技术部负责供应商的筛选与考核工作。（2）总经理负责对相关部门选择的供应商进行审批。二、供应商信息收集与调查1.供应商信息收集与调查由公司采购部负责，其他相关部门予以配合。2.供应商调查的内容（1）材料供应状况。（2）材料品质状况。（3）专业技术能力。（4）机器设备状况。（5）管理水平。（6）财务及信用状况。3.凡与公司建立供应关系，且符合条件的供应商，均应填写“供应商调查表”，作为公司选择和评估供应商的参考依据。4.若供应商的生产经营条件发生变化，公司应要求供应商及时对“供应商调查表”进行修改和补充。5.采购部应组织相关人员随时调查供应商的动态及产品质量，“供应商调查表”须每年复查一次，以了解供应商的动态，同时依变动情况更新原有资料内容。6.供应商信息收集的方式可以采用问卷调查、实地考察、委托验证等不同的方法。三、供应商评审管理1.成立评审小组评审小组的成员可以由采购部、仓储部、技术部、财务部及其他相关部门人员组成。2.供应商评审管理（1）对供应商的评审主要从供应商的一般经营状况、供应能力、技术能力、品质能力等方面进行。（2）对于临时采购的供应商，采购部应对供应商的经营资格进行审核，并报采购部经理审批。（3）对于长期采购的供应商，采购部应对其经营资格、信誉、服务、采购标的、质量等进行审核，并于审核通过后认定其合格供应商资格，报相关领导审批。采购部应对合格供应商每年进行一次复审。（4）对于正在合作的长期采购供应商，采购部应至少每季度对其进行一次考评，并根据考评结果分配下期的采购比例，由采购部经理审核，报总经理审批。供应商名录应不断更新并注意发展增加供应商。第三节采购实施一、采购申请产品的采购申请由仓库根据最低库存提出申请，经主管部门经理批准后交采购部经理确认验收；采购人员制作采购计划并根据要求进行供应商选择与实施采购；二、采购实施采购首先选择好合适的供应商并做好产品订单，经采购经理签字确认后传真到供应商并要求供应商制作采购单（购销合同）签章确认后回传，采购人员核对型号、数量、价格、到货日期等、确认无误后再回传到供应商处要求进行生产与发货，采购原件采购人员整理并跟踪合同的到货情况；三、采购跟进1.所有采购单（购销单）都应汇总到《采购计划表》上，以便统一管理；2.采购交期应及时做好采购计划表中的《供应商交货进度表》，依此作为跟进交货和沟通的依据；3.产品到公司由采购人员签收并及时确认数量与质量，对于不合格产品立即退货。4把订单产品入库单交一联到采购部，采购部单核对当天入库单与快递单并记录到汇总表上，以备查询与及时跟进。第四节供应商管理一、供应商管理流程图二、建立供应商质量体系（一）对供应商质量体系的开发每年由采购部组织供应商学习质量体系标准，并要求供应商制定质量体系推行计划，通过质量体系认证。（二）供应商质量体系的评定1.重要、关键材料的供应商每年评定一次，普通材料的供应商两年评定一次。2.制订评定计划，采取评定小组（采购、技术、品质）现场评定，或供应商自我评定的办法。3.按质量体系制定“供应商质量体系评定表”，列明评定内容。4.如果供应商通过了质量体系的第二方或第三方认证，并提供了认证证明资料（证书或报告），可免除评定。三、供应商的评估（一）总则1.制定目的为规范对合格供应商之日常评鉴，使供应商管理更合理公正，特制定本规章。2.适用范围仍在采购之合格供应商的评鉴，除另有规定外，悉依本规章执行。3.权责单位（1）采购部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。（2）总经理负责本规章核准工作。（二）供应商评鉴程序1.评鉴项目供应商交货实绩之评鉴项目及分数比例（满分100分）：2.评鉴办法（1）供应商之评鉴每年进行一次。（2）将各项得分在《供应商评估表》，并合计总得分。3.评鉴分等供应商评鉴等级划分如下：（1）平均得分90.1—100分者为A等。（2）平均得分80.1—90分者为B等。（3）平均得分70.1—80分者为C等。（4）平均得分60.1—70分者为D等。（5）平均得分60分以下者为E等。4.评鉴处理（1）A等厂商为优秀厂商，予以付款、订单、检验之优惠奖励。（2）B等厂商为良好厂商，由采购部提请厂商改善不足。（3）C等厂商为合格厂商，由技术、采购等部门予以必要之辅导。（4）D等厂商为辅导厂商，由技术、采购等部门予以辅导，三个月内未能达到C等以上予以淘汰。（5）E等厂商为不合格厂商，予以淘汰。（6）被淘汰厂商如欲再向本公司供货，需再经过供应商调查评估。四、供应商的监督1.技术部和采购部应保存合格供货方的供货质量记录，产品不合格时应对供应商提出警告，连续两批产品不合格则暂停采购，另选供应商，或待其提高产品质量后再行采购。2.对于不合格的供应商，应取消其供货资格，将其从“合格供应商名单”中删除。第五节采购具体控制程序一、目的与范围为了确保所有采购资料符合规定要求，编制本程序。本程序适用于项目所需要的采购产品的采购过程控制，包括：（一）采购订单的编制和审批；（二）对供方的评价和选择；（三）对采购产品的验证；（四）采购合同的管理等。二、职责分配（一）采购部负责本程序文件的贯彻实施、评价合格供方能力。（二）采购部负责办公用品的采购，仓储部负责对产品进行保管，技术部验收人员负责对产品的验收。三、控制过程（一）采购过程控制公司项目部应控制采购过程，以确保采购产品符合要求。1.采购过程的控制方式和程度，应取决于所采购的产品对随后的实现过程及其输出的最终影响（即对最终产品的影响）。2.采购过程的控制，包括：（1）对采购订单（采购信息）的控制，应按规定，由有关部门进行评审，并履行审批手续，以确保采购订单的适宜性、有效性。（2）对供方的控制，组织对供方应进行能力评价、选择，以确保供方提供的产品符合要求采购产品首先应从经过评定的“合格供方名录”中选定，以确保产品质量和服务可靠。对非合格供方的采购，应由采购员从若干家供货方中进行比较选择，获得有关资料，报负责人认可后，或经评审合格后，方可从其处采购。（3）采购产品的验证控制对采购产品，必须进行验证，以保证采购产品符合规定的要求。（4）对采购过程、供方能力评价及采购产品的有关记录进行控制，以确保其可追溯性。（二）采购信息1.由采购部根据供货计划与库存情况，提出“采购计划单”，明确采购信息，内容包括：（1）所要采购的产品及其等级，数量，型号；（2）明确拟采购产品的信息（品种、规格型号、数量、质量要求等）；2.采购人员依据采购计划单实施采购：（1）选择合格的供方；（2）必要时，签订采购合同。3.采购文件（包括采购计划、请购单、订购单、可能的采购合同等）应包含明确的采购产品质量要求信息，如：产品的材质、品种、规格、型号、数量、生产家等，必要时应参考确认样、质量要求或检验标准。4.采购文件的制定：由采购部按供货计划进度要求编制采购计划，填写订购单和请购单，并需与仓库核对库存量，报主管领导审批。5.采购文件的批准：办公用品的采购计划、采购合同、订购单、请购单应由采购部负责人审核批准；价值较大的办公用品的申购，则需经经理审核后交公司负责人批准。（1）采购：采购员应从“合格供方名录”选择供方签订合同或下达订单。（2）采购监督：财务、采购、仓库相关人员对是否按“合格供方名录”采购实行监督。财务部对非“合格供方名录”的采购应质疑，可拒绝报销；技术部对非“合格供方名录”的采购办公用品可拒绝验收；仓库对非“合格供方名录”的采购物资，可拒绝入库。（3）例外采购：当因特殊情况造成原有“合格供方名录”内的供方不能正常供货，而急需时可实施例外采购，但应按以下要求严格控制：1）经理批准。2）通知技术部进行严格检验。3）技术部和仓库，对例外采购的办公用品应作出标识。4）只适用于限定的数量或时间内，若试用情况良好，则应按供方选择、评定的要求进行评定，符合条件者列入“合格供方名录”（4）供方的再评价：采购部应根据合格供方的供货质量确定其是否继续成为合格供方。（5）供方业绩考核：应对每个供方进行业绩评定，主要内容为：质量、数量、交期、价格、服务态度，包括进货一次交检合格率，在加工过程和最终检验中暴露的质量问题；顾客反馈涉及到的进货质量问题；采购部应进行记录和评价。对供方控制的方式和程度：1）采购部根据供方的业绩，调整控制力度、供货份额。绩优者增加份额，劣者减少份额，也可根据实际业绩进行经常性调整。2）当合格供方的供货质量出现问题时，采购部应及时通知质检部，采购部及时通知供方改进，防止此类事情的再次发生。3）对所供产品质量发生较大质量问题或整改不力者应由采购部发出警告并限期整改。在整改期间应暂停供货，整改后要重新评价。4）当供方连续五次出现提供不合格品、所供产品质量发生重大质量事故、限期整改仍评价不合格者由采购部提出取消其合格供方的资格，管理者代表审批，必要时董事长批准。（6）采购产品的验证：进场的采购产品由质检部负责对其质量进行检验或验证。（三）采购验证1.采购产品购进后，采购部应组织仓库、检验员对采购产品进行检查，验证，内容包括：（1）所购产品的品种、数量、等级、规格、型号等，是否符合采购订单要求；（2）所购产品的外包装是否完好、无损；（3）供方提供的合格证、材质单等是否齐全。2.经检验合格的采购产品，方可由库管员办理入库手续。3.需要在供方处对采购产品进行验证时，应在采购合同中作出规定。在供方处对采购产品进行验证后，符合要求的，由供方按合同规定进行交付；经验证不合格的，按合同规定予以退货，更换同类合格产品，降价接收等方式处理。降价接收，必须征得顾客的同意，并不影响最终产品的基本质量要求。（四）供方的开发与选择1.供方开发原则（1）采购部开发合格供方必须按照《供应商审核指南》的要求，对供方进行质量、成本、交付、服务等的审核和评价，确保所采购产品满足要求；（2）合格供方必须有能力制订、执行和保证为提供产品的质量和可靠性的书面规程（工艺文件和检验文件、质量保证手册、材料规格、试验报告等）；（3）合格供方供应的产品价格必须具有一定的竞争优势或同等价格质量优势明显；（4）对于已经批量供货的产品，原则上应有两家或以上合格供方具备供货能力；（5）新产品开发时优先从现有合格供方名单中的优先型供方中挑选适宜的供方；2.供方开发时机（1）新产品开发、产品更改需增加新的供方，且初步确定采购产品的工艺路线时；（2）调整配套体系，需对在供产品增加新的供方时；（3）关键或重要采购产品只有唯一供货能力的合格供方；（4）合格供方为淘汰型供方或风险型供方；（5）合格供方出现以下情况，致使采购产品供应发生困难或出现潜在风险：1）发生重大产品质量事故；2）多次不能及时交付产品；3）生产能力无法满足供货计划；4）已有工艺手段不能满足产品工艺规范；5）合作意愿出现异常；6）供货价格已明显失去竞争优势；3.供方开发步骤（1）供应市场竞争分析：对特定的分类市场进行分析、要了解目前行业发展趋势，供方在市场中的定位，从而对潜在供方有大致了解；（2）寻找潜在供方：经过对市场的分析，通过各种公开信息和渠道得到潜在供方联系方式，收集潜在供方信息，并通过登记《供方调查表》来管理潜在供方；潜在供方信息应包括：供方企业概况、营业执照、供方注册地、注册资金、生产场地、设备、人员、主要产品、主要客户、生产能力、第三方认证等；（3）潜在供方审查：采购产品分级审查项目供方调查生产过程能力评价质量保证能力评价第三方认证供货能力评价A类B类C类潜在供方初评：采购部组织对已收集到的潜在供方信息进行筛选，剔除不合适的供方；必要时，组织对潜在供方实地考察；通过对供方生产过程能力、质量保证能力和供货能力进行评审，填写《潜在供方现场评审表》；在考察结束会议中，总结潜在供方的不足、并听取潜在供方的解释；如果潜在供方有整改的意向，可以要求其提供《现场评审整改报告》，做进一步评估；（4）询价：采购部对审查合格的潜在供方发出询价文件，一般包括图纸、技术要求、规格型号、验收标准、样品、数量、大致供货周期等、要求潜在供方在指定时间完成报价，要求潜在供方进行成本清单报价，列明材料成本、人工、管理费用、利润率等；（5）报价分析和比价：在收到报价时应仔细分析，对其中的疑问要彻底澄清，而且要求书面方式作为记录；同一采供产品应进行至少三家潜在供方合理性比价，并择优选择；（6）价格谈判：在谈判前一定要有准备、设定合理的目标价格；对于小批量产品，谈判核心是交货期，要求其快速反应能力；对于流水线、连续生产的批量产品，核心是价格；但一定要保证供方有合理的利润空间；（7）确定备选供方，图纸会签，签订样品提供协议或合同；（8）打样及评价1）验收人员对样品进行检验或测试，并出具检验或测试报告，对其做出初步评价。2）技术部对样品的合格与否进行判定；3）样品评价完成，技术部填写《供方样品评审表》，采购部向供方通报评价结论。4）样品评价结论为不合格者，备选供方应按本公司的整改要求，重新组织送样。对同一产品提供的样品连续3次评价不合格者，取消其备选资格。（9）样品承认：技术部对备选供方正式送样样品进行承认并封样；封样样品之一交给备选供方保管，同时备选供方需提交承认样品相关的资料；（10）试产样品评价合格后，备选供方按本公司采购部下达的小批量供货计划组织试生产，并按以下条件进行试产：1）试生产工艺、检验文件及工装、量检具等具备。2）应提交本公司的综合检具已经本公司质检部检测合格。3）采购产品的测试报告已符合图纸的要求。（11）量产前评审：1）量产前供方文件评审：采购组织相关人员对供方提供文件资料进行评审，并填写《量产前供方文件评审》；1-9项目得分3分，10-26项目满分为5分，合格为3分，供应商70分为合格，代理商50分为合格；2）量产前现场评审：采购组织评审小组再次到供方生产现场进行量产前现场评审，主要评审供方的技术文件、原材料的控制与检验、内部加工过程控制、出厂成品质量控制及生产能力保证等方面，并填写《量产前供方现场评审表》；（12）合格供方审批1）经现场评定，推荐为合格供方，且提交的采购产品批准资料已获批准的，由本公司采购部填写《合格供方审批表》，经技术部、采购部、财务部会签后，审核后报项目经理批准。2）供方经项目经理审批通过后，即由采购部列入合格供方名单，并向供方下发准入通知；同时签订产品采购合同或书面协议，详细约定相关采购清单、产品规范或技术要求、验收标准、单价、付款方式、交货方式、质量保证、违约责任等。（13）供方撤销1）供方在日常供货时未能按本公司原先约定的事项，出现下列情况时将撤销合格供方：①发生重大产品质量事故；②经常不能按计划及时交付产品；③对下达的要货计划无法满足，生产能力跟不上本公司需求；④供应的产品价格无法与市场竞争，失去优势。2）撤销不合格供方，由采购部填写《取消合格供方资格审批表》，经质检部、技术部会签后报项目部经理批准。4.供方审核（1）供方审核原则：根据《供应商审核指南》的要求，需要对供方进行定期审核评价，回顾分析其供应的质量、交货能力、服务等，并形成《供方定期审核报告》，作为公司质量管理体系年度自查报告的必要资料；经评估发现供方存在重大缺陷可能影响采购产品质量时，应当中止采购，及时分析已使用的采购产品的风险并采取相应措施；当供方发生影响采购产品质量的重大改变时，公司应对供方进行重新评估，必要时进行供方现场审核；（2）供方业绩评价：1）供方业绩评价分为月度业绩评价和年度业绩评价，从质量、交货期和服务满意度三方面进行综合评价，其中质量占50分，交货占30分，服务满意度占20分；2）评价标准：95≤评价≤100为优秀，评分系数为1；85%≤评价〈95%为良好，评分系数为0.85；70%≤评价〈85%为一般，评分系数为0.7；70分以下为不合格，评分系数为0.5；3）由于交付或质量原因导致生产停线，则本月为不合格，评分系数为0.5；①质量50分：考察供方一次交货合格率；评价供方一次交货合格率评分系数优秀95%≤供方一次交货合格率≤100%1良好85%≤供方一次交货合格率〈95%0.85一般70%≤供方一次交货合格率〈85%0.7不合格<700.5②交货30分：考察交货及时率；评价交货及时率评分系数优秀95%≤交货及时率≤100%1良好85%≤交货及时率〈95%0.85一般70%≤交货及时率〈85%0.7不合格<700.5③服务满意度20分：考察交期反馈、投诉处理及时性、退货及时性；评价服务满意度评分系数优秀95%≤服务满意度≤100%1良好85%≤服务满意度〈95%0.85一般70%≤服务满意度〈85%0.7不合格<700.5④供方月度业绩评价：采购部在每月月初4个工作日内，完成供方月度业绩评价，并填写《供方月度业绩记录表》报负责人批准；⑤年度业绩评价：采购部通过月度业绩评价汇总分析，对供应商进行年度业绩评价；在每年的第一季度完成供方业绩评价；⑥年度质量体系稽核：质检部编制供方年度质量体系稽核计划并实施，考核过程需结合《供方年度质量体系稽核表》对供方质量管理体系的实际运行情况进行打分，对于不符合的情况要求限期整改，提供整改报告；4）本公司可随时对供方进行现场产品质量抽查，供方不得以任何理由拒绝，本公司的质量抽查结果不能代表供方被抽查产品的质量状态，既不能免除供方向本公司及时提供可接收产品的责任，也不能排除其后本公司对所供产品的拒收。5.记录的要求以上所有供方选择过程和评价过程与结果以及采购产品的检验和验证均需形成记录，相关记录均应按照《记录控制程序》执行存档，以便追溯及查阅。（五）合格供方的评价和确认1.供方的选择（1）由采购员按照就近采购，质优价廉的原则，向部门领导提出候选供方名单；（2）相关人员指定的供方，应由其提供有关资料；2.供方的评价（1）采购部根据采购员提出的供方候选名单，组织有关人员进行咨询、评价；（2）对供方供货能力，质保能力的评审，并必须有同类产品二项以上作平行比较包括：（3）对新供方的选择评价，要考虑其产品的进货渠道，必要时，要求供方提供样品，由采购部（邀请验收员）对准备采购的产品进行质检和验证。3.合格供方的名录经评价属合格的供方，由采购部保存评价资料，并建立合格供方名录。采购部每年公司将《合格供方目录》报上级，当期间供方发生改变时，也要报给上级。4.对合格供方的控制对合格供方的验证。为确保合格供方能长期、稳定的提供所需采购产品，采购部部应对其供货质量进行全面统计和每年一次在管理评审之前进行复审验证。对供货质量下降的供方，应要求其限期改进。如不改进，则可取消其合格供方资格。5.采购部与合格供方建立联系渠道，保持密切联系，以沟通信息，成为互利的合作伙伴。7.对月度业绩考评不合格的供方，（1）将进行观察、警告、降级（优先型到风险型到淘汰型）直至从合格供方名单中撤销；（2）供方必须按本公司限期要求进行纠正，并制定纠正和预防措施；（3）供方的付款延期一个月；如需按期付款，采购需说明原因需申请特别付款；7.对过程控制好、产品质量稳定、服务到位、供货及时的优秀供方，（1）凡属两家配套的产品，优秀供方所供产品份额可提升到60%—80%。（2）年度优秀供方可以优先付款或付款账期比规定的账期提前一个月付款。第六节产品入库及储存管理一、目的为确保产品从入库、储存、的全过程中数量、质量完好无损，验收准确及时，确保产品质量符合规定的要求，制定本管理办法。二、适用范围本程序适用于项目产品的入库、验收、保管的管理和控制。三、产品入库管理1.技术部验收人员负责对入库产品检验、管理进行监督检查。产品经检验合格后，由检验员签发《产品合格证》并开具《产品入库通知单》，仓储部凭据《产品入库通知单》和产品合格证到库房办理入库手续。库房保管员依据入库产品的名称、规格、数量进行盘点、验收，查看外观质量，并认真核对送货单位提供的产品合格证等手续，指定存放地点，按照要求摆放整齐。不同长度尺寸、不同材质的产品分开码放，标识清楚，不同意混放。库房进账应按实收数量填单进账。2.产品办理完入库后，库房保管员按照《产品入库通知单》上的产品名称、规格和实收数量填写《产品入库实收单》。《产品入库实收单》一式四联：一联库房存根；一联报财务，并随财务报表上转公司财务；另两联由库房保管员报统计，其中一联在上报统计报表时附在其后，一并报项目部，由公司项目部核实存档。3.产品出、入库核算截止日为每月25日，每月27日前财务、采购、库房等部门对产品入库、出库及库存产品进行对账和实物盘点，核实状况，对差异状况应及时查明原因并按规定处理。4.每月28日前，库房保管员汇总当月入库产品的规格、品种和数量后，上报财务、仓储部门；并以公司制定的内部入库价格进行入账处理。5.凡经检验合格并开具了“产品入库通知单”的产品必须及时办理入库手续。四、产品库房管理产品按不同规格、类型及工艺要求进行分类管理；对不同名称、规格、型号、批次的产品分类存放，标识正确，科学管理，原则上应做到先进、先出，确保使用价值。为了掌握库存产品质量状况，库房保管员应定期对所负责库存产品的质量进行抽检并做好记录，发现问题及时汇报。库房要依据产品库房存储条件，定期组织相关部门对库存产成品质量状况进行质量抽检，并依据质量检查状况，提出处理看法。对不合格的产品应在规定区域进行隔离存放。为强化库存管理，及时掌握产品入、出库及库存状况，每月27日前由库房保管员填报本月产品出、入库及库存状况报表上报财务管理部、仓储部门。技术研发部每半年对公司入、出库产品及检验工作进行一次监督检查。第七节不合格品控制程序一、目的对不合格产品进行识别和控制，防止不合格的非预期使用或交付。二、范围适用于对产品及交付后的产品发生的不合格的控制。三、职责1.技术部验收员负责不合格品的识别、标识、隔离，并跟踪不合格品的处理结果，并对结果进行确定。2.技术部验收员、采购部、技术研发部负责在各自职责范围内，对不合格品作出处理决定。四、作业程序1.不合格品的分类（1）严重不合格：经检验判定的不合格，或造成较大经济损失、直接影响产品质量、主要功能、性能、技术指标等的不合格，或导致客户严重投诉的不合格；（2）轻微不合格：个别或少量不影响产品质量的不合格。2.进货不合格品的识别和处理处理方式可采用特采、让步接收、退换货等。（1）质检员在不合格的产品上贴“不合格”标签，仓库将其放置于不合格品区进行隔离，质检员将《品质异常处理单》报质检部做出处理决定。1）根据《品质异常处理单》处理决定，对轻微不合格品可特采时，由质检部在“不合格”标签上写明“特采”，并签字或盖质检章。2）根据《品质异常处理单》处理决定，对轻微不合格品作让步接收时，由质检部在“不合格”标签上或文件上加注“让步接收”，由仓库入库，根据供货需求，直接发货。3）对于进货的重要产品，不合格，不允许让步接收。（2）质检员在进货重要产品中发现的不合格品，贴上“不合格”标签，直接通知采购部，由采购部与供应商或厂家沟通，做退货或换货处理。（3）发现的不合格产品，贴“不合格”标签，填写《品质异常处理单》，报技术研发部和采购部作出相应的处理决定。（4）对出现严重不合格及批量产品，由技术部填写《品质异常处理单》交采购部转供应商进行改善，执行《不合格和纠正预防措施