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文档简介

公司合同存档管理流程一、制定目的及范围为确保公司合同的有效管理与存档，提升合同的使用效率，减少合同纠纷，特制定本流程。该流程适用于所有部门的合同管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同及其他法律文件。二、合同管理原则1.合同管理应遵循“规范、透明、安全”的原则，确保合同的合法性与有效性。2.所有合同必须经过合法审批流程，确保合同内容符合公司政策及法律法规。3.各部门需指定专人负责合同的起草、审核、签署及存档工作，确保责任明确。三、合同存档流程1.合同起草合同的起草由相关部门根据业务需求进行，起草人需参考公司模板及相关法律法规，确保合同条款的完整性与合法性。起草完成后，需进行初步自审，确保无明显错误。2.合同审核合同起草完成后，需提交给法务部门进行审核。法务部门将对合同的法律条款、风险点进行评估，并提出修改意见。审核意见反馈后，起草人需根据建议进行修改，直至合同符合要求。3.合同签署合同审核通过后，需由相关负责人进行签署。签署时，需确保签署人具备相应的授权，避免因签署无效而导致的法律风险。签署完成后，需在合同上注明签署日期及签署人姓名。4.合同存档合同签署后，需进行存档。存档分为电子存档与纸质存档两部分。电子合同需上传至公司合同管理系统，确保文件格式统一，便于检索。纸质合同需按照部门分类，存放于专用档案柜中，并做好登记。5.合同管理与跟踪合同存档后，相关部门需定期对合同进行管理与跟踪。包括合同履行情况的定期检查、合同到期提醒及续签准备等。合同管理人员需建立合同履行记录，确保合同执行的透明性。6.合同变更与解除如需对合同进行变更或解除，需按照合同约定的变更程序进行。变更或解除合同需经过法务部门审核，并由相关负责人签署确认。变更后的合同需重新进行存档，确保所有版本的合同均可追溯。7.合同归档与销毁合同履行完毕后，需进行归档处理。归档时，需将合同履行记录、变更记录一并存档。对于已到期且无争议的合同，按照公司规定的保留期限进行销毁，销毁过程需有专人监督，并做好销毁记录。四、备案与审计所有合同存档后，需定期进行审计，确保合同管理流程的合规性与有效性。审计结果需形成报告，反馈给管理层，并根据审计意见进行相应的改进。五、合同管理纪律1.合同管理人员职责合同管理人员需定期培训，提升合同管理能力，确保合同管理流程的顺畅执行。2.合同签署规范签署合同的人员不得擅自更改合同条款，违者将受到公司纪律处分。3.信息保密合同内容涉及商业秘密的，相关人员需严格遵守保密协议，确保信息不外泄。六、流程优化与反馈机制为确保合同存档管理流程的持续改进，需建立反馈机制。各部门可定期向管理层反馈合同管理中遇到的问题与建议，管理层将根据反馈进行流程优化，确保流程的高效与适应性。通

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