保险公司呼叫中心投诉培训课件

客户李先生〔68岁〕上门投诉，其爱人王某于2004年3月份购置公司红双喜A款保单，所交保费45000元，08年9月因急需用钱选择退保，所退保费51142.75元。客户对退保现金价值十分不满，坚持自己购置给份保单时业务人员并未对退保损失做任何说明，退保产生差额属于公司欺骗行为所致，要求公司给予退保差额的50%〔￥2459.79〕作为补偿。客户情绪冲动，称如果公司不与解决将做媒体曝光。遇到过类似事件吗？你会如何处理？有没有注意到这些关键信息？客户李先生〔68岁〕上门投诉，其爱人王某于2004年3月份购置公司红双喜A款保单，所交保费45000元，08年9月因急需用钱选择退保，所退保费51142.75元。客户对退保现金价值十分不满，坚持自己购置给份保单时业务人员并未对退保损失做任何说明，退保产生差额属于公司欺骗行为所致，要求公司给予退保差额的50%〔￥2459.79〕作为补偿。客户情绪冲动，称如果公司不与解决将做媒体曝光。实际处理过程一名合格的咨诉人员应该具备的素质。。。。。。。。。。。。。。。。。。处理一种关系摆正一个观念掌握一部宝典熟记一套流程第一局部第二局部第三局部第四局部课程目录处理一种关系摆正一个观念掌握一部宝典熟记一套流程第一局部第二局部第三局部第四局部第一局部水和冰是自然界常见的两种物质，它们状态不同，本质相同，随着温度的变化两种状态又会自由转化。咨询&投诉的关系同样如此。同水和冰的自由转化一样，咨询&投诉也是有外界的环境和条件决定的，而控制并促成这种转变的就是我们的客服人员，特别是咨诉人员，让客户感受到的效劳热情度和业务专业度。水和冰还有另一种无色无味的形态，水蒸气。对于咨询&投诉来说，这种状态是我们咨诉处理追求的理想目标。咨询&投诉是一种奇妙的关系把所有的投诉都首先当作咨询来处理处理一种关系客户的心其实都是水做的，它抗拒不了春天的温柔任你猛虎下山，我自有太极神功！处理一种关系摆正一个观念掌握一部宝典熟记一套流程第一局部第二局部第三局部第四局部第二局部投诉处理就是为公司解决麻烦事儿。只要公司业务团队前期标准作业，再加上我们做好后期效劳，就可以做到“零投诉〞。你是不是有过这样的想法？“零投诉〞是天真的梦想抱怨和投诉是人类一种正常的情绪反响，它存在于人类日常生活的各个环节，每个人都无法回避，但可以通过方法去控制和宣泄；客户对企业的投诉和抱怨是两者之间的一种沟通，是一种常见而非正常的沟通，但是对公司产品及效劳尚有上升空间的一种佐证，所有企业都会遇到，除非是企业根本没有客户或没有开展的空间；客户投诉对企业的直接影响无疑是负面的，像捧到烫手的山芋，让人大为头痛，处理这样的投诉无疑是一项艰巨的“擦屁股工程〞，一旦处理不慎，就会对企业有巨大的杀伤力。那些不投诉悄悄走的人对公司伤害最大1、个体的投诉具有代表性，客户不满但不投诉对客户关系的伤害可能更大100个抱怨客户中，选择沉默69人，只是向身边的人提过不满的人有23人，选择真正投诉的客户8人；1个抱怨会转递给8－9个周围的朋友；有13％的客户会选择告诉周围至少20个人；一个根本的定律：企业正常的客户流失率15％－20％。2、客户投诉是企业维系客户的契机获取一个新客户的本钱是保存一个老客户本钱的5倍。3、客户不投诉≠客户满意大多数客户的反映：“我忍了〞“换个品牌〞“耗时、耗力，太麻烦〞“解决遥遥无期〞“投诉无门，不知道找谁〞。抱怨的客户是企业最好的老师，客户投诉是企业收到的最有价值的礼物那些不投诉悄悄走的人对公司伤害最大4、客户投诉首先传递了对公司的信任当客户投诉前权衡利弊得失时，最根本的心态是不信任，当其在琳琅满目的商品中依然选择不辞辛劳地投诉时，反响了客户对公司的信任和厚爱。5、处理客户投诉是争取回头客的契机6、投诉蕴藏着无限的商机客户投诉和处理情况客户资源二次开发的概率客户选择离开的概率不满意，但没有投诉9％-37％91％-63％提出投诉，但没有得到处理19％-46％81％-54％提出投诉，问题活动解决54％-70％46％-30％提出投诉，问题得到迅速解决82％-95％18％-5％为什么投诉：公司自我检讨业务员误导险种保障范围、投资收益等歪曲保险合同内容或涉嫌欺诈代签名销售技能差或专业知识不力挪用保费回佣售后服务差其他内勤工作人员服务态度专业技能、服务技巧续收外勤服务态度专业技能、服务技巧投诉原因分析为什么投诉：公司自我检讨对公司整体经营能力的不满对公司信用（信誉）的不信任或不满对投资收益（含保单红利）的不满对公司组织管理与解决问题能力的不满售后服务系统和客户服务平台未得到续期缴费提醒缴费收据收不到长时间得不到维系与关怀对保单回访服务的不满电话中心服务品质柜面中心服务品质网站、短信系统服务品质对保险合同或保单服务规则的争议新契约单证录入错误（人为的、主观错误）缴费帐户错误（含首期和续期）核心业务系统错误（系统的、客观错误）服务手续的繁琐、不便保全服务规则的争议或异议对合同构成和投保范围的争议对核保体检争议对理赔与给付责任（含除外责任）的争议对解除合同处理的争议（含现金价值）续期保费的垫缴、宽限期争议合同效力（中止、恢复）争议其他投诉原因分析为什么投诉：客户分析客户的经济承受能力与投诉的关系客户的闲暇时间充裕程度与投诉的关系客户的个性特征与投诉的关系客户的诉求与投诉的关系投诉与客户本身的特质有直接关系，客户往往通过愤怒的情绪、剧烈的言辞、威胁的手段增加自己的砝码，给客户效劳人员造成很大的心理压力。识别、了解客户的特质对于解决投诉，修复客户关系具有极为重要的意义.客户的经济承受能力与投诉的关系期望值与投诉率客户分类对于低端产品的期望值和投诉率对于中端产品的期望值和投诉率对于高端产品的期望值和投诉率低端客户中高高中端客户低中高高端客户低低中投诉是件辛苦的事情，需要花费客户大量的时间精力。相当多的客户放弃投诉是权衡了自己的时间价值后做出的决定；“不屈不挠〞的客户往往有大量的闲暇时间，这局部客户对公司的潜在价值或奉献相对较低，但伤害力较大，因为其有足够的时间投诉、上访；但是，要注意，公司在处理“不屈不挠〞的客户时所消耗的资源。我们应防止将客户效劳资源较多的花费在低端客户上，使得客户效劳资源呈现倒金字塔效应。客户的闲暇时间充裕程度与投诉的关系客户的个性特征与投诉的关系就事论事解决问题型直接针对产品或效劳利益满足型精神满足型牟取利益型趁公司之危，谋求利益扬名型为正义而战为所有消费者的维权客户的诉求与投诉的关系决大多数客户属于“就事论事解决问题型〞，牟利型和扬名型的客户均较少。为什么投诉：政府监管和社会因素分析为什么投诉：政府监管和社会因素分析投诉过程的四个心理效应投诉过程的四个心理效应投诉客户的六大心理状态投诉客户的六大心理状态认同的心理客户在投诉的过程，一般都努力让公司相信他是对的和有道理的，这也是“投射效应〞的一种反映。投诉处理人员可以对客户的感受、情绪表示充分的理解或同情，要暗示双方协商解决问题的信号给客户，但不要轻易认同客户的处理方案，以免被客户的情绪牵着鼻子走。表现的心理客户的投诉往往针对我们提供产品或效劳的瑕疵或问题，所以不少客户表现出既是投诉，又是评价，甚至批评，“好为人师〞的客户总是存在，他们希望得到一种成就感。此外，这类客户时时注意维护自己的尊严和形象。投诉处理人员要利用客户好于表现的心理，注意夸奖客户，引导客户心理趋向理智的方向。投诉客户的六大心理状态报复的心理当客户心理预期与公司相距过大时，当客户宣泄情绪过程中受到阻挡或受到新的伤害时，某些客户会演变为报复的心理，表现为不计个人得失〔在可以承受的范围内〕，不考虑行为后果，要公司难受难受等。采取有效途径或方式让双方的沟通趋于理性；对少数具有伤害性的客户，要注意收集或保存相关证据，以便当客户真正做出伤害公司行为时予以澄清，适当时，提醒客户这些证据的存在，让客户冷静一下。处理一种关系摆正一个观念掌握一部宝典熟记一套流程第一局部第二局部第三局部第四局部第三局部一般投诉处理1、倾听2、做必要的记录3、回应向客户确认其倾诉的事实，确保正确理解客户意思，要注意让客户感受到我们的心灵共鸣，适当时候也可以转移一下话题，放松一下谈话的气氛。一般投诉处理的流程注意要点步骤决大多数投诉都是比较好处理的，我们称之为一般投诉。但一般投诉也不可以轻视，否那么就上升为重大投诉。4、答复5、上报与反映首先先向客户表达歉意，无论投诉是否有道理。能够立即答复的问题即时予以答复；假设需要进一步请示，需要告知答复时间〔注意不是解决问题的时限〕，一旦期限到来，即便无法结案，也一定要联络客户，以免失信于人。当投诉案件得以圆满解决的话，要定期形成报告机制，要将投诉问题仔细梳理；为公司改进产品与效劳提供必要的分类、分析，并努力寻找改进的契机。一般投诉处理的流程注意要点步骤一般投诉处理谈判前准备工作谈判中的本卷须知了解公司对此类问题处理的根本原那么；了解你自己有什么牌；尽量具备丰富的心理学、形体语言学、语言沟通技巧和把控情绪的能力。如何与客户协商谈判要向客户显示充分的诚意和信心，说明自己有足够的权限可以解决问题；不要跟客户讲公司的各项制度是如何规定的云云；谈判中“先小人，后君子〞；谈判方案达成后，落实工作一定要及时到位；有可能，对解决的投诉案件向客户进行回访。注意要点步骤一般投诉处理受理阶段的沟通回访中的沟通同情与宽容重视与诚恳老实与守信运用心理学技巧，提高投诉处理满意度表示对客户感受的重视，询问是否有遗留问题，确保没有后患；展示公司的负责任、重落实、可信赖的良好形象；消除客户情绪，保全客户自尊，建立与客户的友谊。注意要点步骤一般投诉处理重大投诉的识别和处理原那么VIP客户的投诉识别客户但凡VIP客户〔区别于金卡VIP客户的划分〕的投诉均可视为重大投诉。除了保费高的客户以外，影响力大的客户也属于VIP客户。他们时间珍贵、注重社会声誉，或具有较大影响力和动用公共舆论的资源，必须高度重视。社会名流的投诉政府官员的投诉传媒记者的投诉法律专家的投诉等等与一般投诉相比，重大投诉比较难以处理，需要更多的耐心和技巧。对于重大投诉，事前要进行识别。正确的识别主要依赖投诉处理人员的经验，但也有章法可循，是否属于重大投诉可以从投诉人身份、投诉剧烈程度和投诉要求等几个方面进行分析。重大投诉的识别和处理原那么剧烈和要价高的①投诉无门，遭遇踢皮球；②每次投诉都要重复一便投诉问题，不胜其烦；③跑过屡次，仍然于事无补；④一个人一个说法，矛盾百出，令人疑窦丛生；⑤不受尊重，不当回事，丧失耐心。上述是对一般投诉升级为重大投诉的归类，我们研究这个问题目的在于尽量防止一般投诉升级为重大投诉，同时了解一般投诉升级为重大投诉的过程，有助于有针对性的进行处理。一般升级为重大这种客户往往来势汹汹，满天要价，接待时，可直截了当提出客户需要解决的问题，不涉及客户漫天要价的其他问题，请客户确认是否正确理解他的意思，试探他的真意。识别客户善待为前提法律为根底投诉是个体力活。大家都不希望发生的投诉，对客户而言，投诉要费时、费力，投诉的原因本身就令人不快，重大投诉更是带来无尽的烦恼，给客户效劳人员带来很大的心理压力，在投诉处理时，客户情绪冲动也是正常的，很容易使客户效劳人员产生对投诉人的对立情绪。因此，在进行处理时，要时刻提醒自己善待客户。投诉处理方案的提出，一定需要寻找客观的依据，否那么难以达成共识，而法律法规是最好的依据之一。重大投诉的识别和处理原那么处理原那么要努力寻找双方可以接受的妥协条件，要在合理范围内才能达成一致，有时候可以通过暗示的方式表达该意见。满意为目标合理为标准最后，投诉客户的满意是双方努力的最终目标，要将这一层含意表达给客户。如何应对情绪冲动的客户音量控制性别差异化讲话音量适度，应确保等清晰传递到客户耳中，语气要亲切、平和。如果客户与某一个接待人员发生不快，应及时换人，换人后客户会有一种心理的获胜感，情绪得以舒缓，有利于投诉的解决。差异化的性别效劳效果最好，在异性面前人们更容易消除心理戒备。及时换人应对策略注意要点及时转换情境如果遇到客户大吵大闹，引来众人围观时。〔这类客户表演欲望强烈〕第一招：做忠实的听众，但不接招，让客户的拳头打到空气里，消耗他的能量；第二招：抬轿子，礼貌对待其，对客户的去留也不必勉强。如何应对情绪冲动的客户谁先动手柜面设计要做好预防措施要降低柜面纠纷，柜面本身经应该做足预防准备，干净、整洁的标准化柜面本身就已经拉近与客户的关系，分支机构应尽量解决投诉专设空间的问题〔哪怕是其他办公室临时使用一下〕。本来是产品或效劳的投诉，升级为保安打人事件。而保安也很委屈，我是正当防卫，是客户打我，我没有动手，结果谁也说不清楚。应对策略注意要点如何应对出尔反尔的客户留下必要的书面证据不要轻易与客户建立友谊留存客户书面记录或录音，并请客户同意并签字，各执一份。为博取客户的认可，一同批评公司或同事的做法十分有害和危险，而且这种自我诋毁的行为得不到客户对你或公司的尊重。不可否认很多客户在事后都和客服人员成为朋友，但是在投诉处理过程中，以及处理完成后的一段时间里，不与投诉人建立友谊是明智之举。不要轻易批评公司或同事应对策略注意要点如何应对出尔反尔的客户适当拒绝客户更高的要求把握法律为依据，合理为标准，解决为目标的原那么，对出尔反尔的无理要求，适当以委婉但坚决地方式予以拒绝。适当把握投诉处理节奏投诉处理虽然需要及时有效，但在具体谈判过程中要注意把握节奏，为自己留下余地〔时效、结果等〕。如果没有充分的交流就亮出自己的底牌，无疑给对方提出更高要求的时机。应对策略注意要点此类客户一般没有固定职业，社会地位不高，有的是时间和精力对付这种客户，最好的方法是暗示客户找回社会声誉感觉，比方提示客户我们已经屡次受理您的投诉，把投诉记录调阅给对方看，暗示其所有的投诉劣迹均记录在案，提示客户不要胡来。找茬占小廉价的客户投诉处理十分辛苦，要承担很大的精神压力，客户对公司和业务员的不满全都集中到投诉处理人员。素质不高的客户可能还会满嘴脏话，对投诉处理人员进行人身攻击或侮辱。破口大骂的投诉者此类客户或者夸大投诉的问题，以期获得重视和及时处理；或者要求找公司领导而不和投诉接待人员谈话；或者迟迟不提投诉要求等待公司方面先提出解决条件。遇到上述情况，客户效劳人员最初接到时不要被吓倒，既然问题已经出现，公司就要依照法律合同办事先由低级处理人员出面，如果需要客服经理再出面，为上级留下盘旋余地，尽量不要让公司领导出面；接待后，可略微拖延一下约定条件〔如领导见面的时间〕，视投诉人可以接受的限度而定，适当的拖延也是为了消磨一下客户意志，让投诉者冷静下来的一种方式；一定要客户先提出解决方案，公司方面只表态，提出宏观原那么，可以完成投诉记录后，让客户签字确认，对于过于苛刻的投诉解决条件，这种客户也害怕落下“敲诈〞的口实，因此这一招是为了让他知道自己的做法是十分错误的，进一步打击他的意志；在套出投诉者真实意图后，从程序上争取主动，先处理投诉需要解决的问题，然后处理投诉以外可能涉及的赔偿问题；对于投诉人的非分要求，要设立程序障碍；视情况而定，让投诉人与上级沟通。醉翁之意不在酒的客户赔偿标准综述赔偿首先应以客户的实际损失为限度客户的实际损失必须是因为产品或效劳的瑕疵直接引起的，即法律所说的“直接的因果关系〞。客户的其它损失必须为合理的费用开支〔如“交通费〞〕但应当有相应的证据，口说无凭。公司补偿的原那么要与实际发生的损失相适应，即本金损失和利息损失作为赔偿限额；根据我国法律，律师费是客户自行承担的；间接损失是否涉及赔偿公司对客户赔偿责任仅限于直接责任，间接损失不在法律保护范围之列。此外因投诉的必要支付费用，如交通费需要企业进行承担，但不包括律师费。精神损害赔偿精神损害赔偿的原那么获赔精神损害赔偿的条件精神损害赔偿数额的影响因素法律上支持精神损害赔偿的情况主要是：消费者遭受到殴打、搜身、限制人身自由等。点评：在我公司处理的投诉中，一般均不具备精神损害赔偿的条件。敲诈勒索问题你们必须登报公开抱歉什么时候需要承担“赔礼抱歉〞的法律责任赔礼抱歉的方式一般情况下在什么范围内造成的影响就应该在什么范围内进行回复；但是在公司没有必要进行媒体抱歉的情况下，即便客户有此要求，也应该予以拒绝〔当然，安抚客户是必要的〕。遭遇“王海〞粉碎发财梦舆论上还其本来面目应对策略注意要点“王海〞们往往动用媒体力量，将自己化为正义化身，所以在与“王海〞交锋的过程中，公司也要做好媒体的工作，适当时候可以在舆论上与其交锋，向公众揭露“王海〞的目的〔牟取利益，沽名钓誉〕。适当的拖延一下，“王海〞们就可能绷不住了。遭遇群体性投诉危机预警群体性投诉对于企业的影响就像一场强台风登陆，事发突然，破坏力强，即使最后成功平息，企业也会焦头烂额、灰头土脸。取得外界支持监控事态开展制订?危机预警预案?，预测可能出现的投诉量和客户要求，回应客户的投诉处理方案，回应客户的方式〔一对一或传媒公开等〕向保监会〔局〕准备好报告书和相关材料，派出专人进行沟通；传媒方面防控注意与品牌部的配合，提供的资料要统一；消协方面要准备方便消协工作的资料。主动与上述三者沟通，讲情情况，可以使上述单位的工作更为主动，取得他们的理解和同情，还可以获得一些有益的建议安排专人对事态开展进行监控，并及时向总公司报告，包括每日的投诉情况，各投诉个案的开展情况，媒体和公众舆论的动态，总公司通过监控获得的信息，适当地进行应对方案的调整，并及时反响给分支机构。应对策略注意要点遭遇群体性投诉各个击破攻心为上群体性事件对投诉进行各个击破的策略，亦可按照类型、地域等分为组群，分别处理；公司内部的应对方案要统一，有组织，以免投诉人互相攀比；如果确实在补偿条件中有差异，一定要与投诉人达成保密协议，协议中特别约定如果投诉人违约，应当支付违约金。在较早阶段接受公司投诉处理方案的，可以给予最高额的奖励，稍后略低，最后没有。应对策略注意要点可不可以认错书面认错书面认错的一个负面影响是当客户拿着公司的书面认错报告进行投诉升级或诉讼或媒体公开时，会让公司十分被动，因此，除非客户要求，我们不要主动向客户书面认错；但是某些时候，必要的书面认错也是需要的，但一定要通过法律部门审核通过才能试用，从内容到形式上一定要严格把关，否那么，不要流出公司，书面认错是公司或分支机构公司以法人单位名义发给客户的书面报告，任何员工都不能够以个人名义写个字条了事；公司的书面认错要客观表述客观事实，不要拉扯到责任问题，致歉的表态也不要涉及法律责任。有错误就应当成认，这是一个简单的伦理逻辑，但由于投诉问题有时存在一定的复杂情况，因此在这里畸形专题讨论。口头认错向客户口头认错，往往并不见得我们的产品或效劳就一定有瑕疵，而更多的是传递客户至上的态度，而对于客户，我们的致歉往往可以使他们感到受重视、受尊重、拉近了双方的距离。口头认错根本上是百无禁忌的，需要注意的态度和语气上要真诚，如果流于形式，也起不到抱歉的作用。〔谨防客户录音〕应对策略注意要点可不可以认错在媒体上公开书面认错将焦点集中在问题的解决上，如问题如何出现，公司方面的善后措施，今后如何防止，顺带向客户致歉等等。上门致歉对意见大，难以沟通或尊贵客户可采用上门致歉的方式，上门致歉的人员中应有一定级别的员工，以主管以上相称。除带齐与投诉有关的资料以外，还要准备一些公关礼物，此外，上门致歉要有相应的本钱支出，所以不要动辄上门抱歉。应对策略注意要点法律参谋在投诉处理中的角色需要法律人员协助处理的投诉在投诉解决过程中，法律参谋提出的一些解决思路和建议有利于投诉人员更好的与客户谈判，但二者往往是应分工明确的，万一需要法律人员与客户直接沟通时，客户效劳人员也需要作陪，一方面是不要让气氛紧张〔法律参谋的在场，会使客户戒备心理加重〕