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外贸跟单实务

第一章外贸跟单概论本章学习要求了解外贸跟单及外贸跟单的定义；掌握外贸跟单要求；了解外贸跟单员工作的定位；掌握外贸跟单员的工作特点；掌握生产企业跟单与外贸公司跟跟单的异同。

第一节外贸跟单概论

一外贸跟单、外贸跟单员的定义1.外贸跟单的定义

“外贸跟单”是外贸行业一个细分的从业岗位，“外贸跟单”中的“跟”是指跟进、跟随，“外贸跟单”中的“单”，是指企业中的涉外合同或信用证项下的订单。

2.外贸跟单员的定义“外贸跟单员”是指在外贸企业运作过程中，以客户订单为依据，跟踪产品，跟踪服务运作流向的专职人员。所有围绕着订单去工作、对出货交期负责的人，都是外贸跟单员。

二．外贸跟单的分类外贸跟单的分类标准

外贸跟单的具体分类1．按业务进程分外贸跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到出口货物交到指定出口仓库为止；中程跟单是指“跟”到装船清关为止全程跟单是指“跟”到货款到帐，合同履行完毕为止。2．按企业性质分分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单。3．按业务性质分分为外贸公司跟单和生产企业跟单。4．根据货物的流向分分为出口跟单和进口跟单。外贸、跟单、单证、报关、报检、货运代理等。外销员主要负责国际贸易业务操作全过程；外贸单证员主要负责国际贸易业务中有关商检、运输、报检、报关、结汇等环节的单证缮制事务；报关员主要是负责国际贸易业务中有关货物、运输工具、物品进出境时向海关办理进出口报关纳税等海关事务；报检员主要是负责办理国际贸易业务中有关货物、运输工具、物品进出境时的商检事务；外贸跟单员主要负责国际贸易业务中有关外销员（经理）交办的涉及业务操作全过程的相关事务，侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作，跟单员在不同的企业以及由于其工作熟练程度不同，其所涉及的工作内容是不同的；外贸跟单员在工作中，还会涉及上述岗位的部分工作内容。小知识:国际贸易相关的

从业岗位主要有：三．外贸跟单员的工作界定

1．业务跟单：对客户进行跟进。尤其是对本公司的产品有了兴趣，有购买意向的人进行跟进。以缔结业务关系，签定合同为目标的一系列活动。对外叫跟单员或业务助理。

2．生产跟单：对已接来的订单进行生产安排。对生产进度进行跟踪，按期将货物送到客户手中。对内叫业务经理或生产主管或总经理助理。不管是外贸公司的外贸跟单员，还是工厂企业里的外贸跟单员，他们基本职责都是由“业务跟单”和“生产跟单”两部分构成。

四．外贸跟单员的工作定位1.外贸跟单员的工作性质：外贸跟单员是跟单员;2.外贸跟单员的工作范围：外贸跟单员是业务助理

;3.外贸跟单员的工作方向：外贸跟单员是协调员

.四．外贸跟单员的工作定位外贸跟单员的工作定位外贸跟单员的工作内容1.外贸跟单员的工作性质：外贸跟单员是跟单员外贸跟单员要做的工作有：

（1）寻找客户：通过各种途径寻找新客户，跟踪老客户。

（2）设定目标：主要客户和待开发的客户。我们的工作着重点及分配的工作时间。

（3）传播信息：将企业产品的信息传播出去。

（4）推销产品：主动与客户接洽，展示产品，以获取订单为目的。

（5）提供服务：产品的售后服务，及对客户的服务。

（6）收集信息：收集市场信息，进行市场考察。

（7）分配产品：产品短缺时先分配给主要客户。2.外贸跟单员的工作范围：外贸跟单员是业务助理外贸跟单员在许多时候扮演业务经理助理的角色，他们协助业务经理接待，管理，跟进客户。因此,外贸跟单员要做的工作有：

（1）函电的回复；

（2）计算报价单；

（3）验签订单；

（4）填对帐表；

（5）目录，样品的寄送与登记；

（6）客户档案的管理；

（7）客户来访接待；

（8）主管交办事项的处理；

（9）与相关部门的业务联系。3.外贸跟单员的工作方向：外贸跟单员是协调员外贸跟单员对客户所订产品的交货进行跟踪，即进行生产跟踪。跟踪的要点是生产进度，货物报关，装运等。（１）在小企业中，外贸跟单员身兼数职，既是内勤员，又是生产计划员，物控员，还可能是物料采购员；（２）在大企业，则代表企业的业务部门向生产制造部门催单要货，跟踪出货。五．外贸跟单员的工作特点

1．责任性;2．协调性;3．保密性;4．复杂性;5．综合性.六．生产企业跟单和外贸公司跟单的异同

相同之处不同之处.跟单目标相同：都是以外贸订单为中心，进行生产进度、产品的质量和数量的跟踪，以保证订单的货物能够按时、按质、按量达到信用证的要求；.跟单人员的知识构成相同：不仅需要外贸知识、海关知识、商检知识、运输知识、保检知识、商品知识及外语和语言沟通能力，还需要具备使用计算机应用软件的能力。3．跟单范围相同：一名合格的外贸跟单员要具备某项商品的专业知识，精通该商品的生产操作要领，能分析和解决生产过程中出现的问题，协调各方（部门）的利益，妥善处理商品的质量问题，满足和达到工艺单和客户的要求。１．跟单工作侧重不同。生产企业外贸跟单员的跟单工作大部分侧重于生产跟单为主，即以生产过程的商品质量和数量的跟踪为主。因此对生产企业外贸跟单员的素质要求，偏重与产品知识、工艺质量、一般的外语沟通能力以及计算机应用软件等方面。由于生产企业从事外贸活动的能力不及专业的外贸公司，往往外贸跟单员要从事几个岗位的工作，因此对外贸跟单员的要求是能够胜任全程跟单的工作。２．所处企业不同。外贸公司外贸跟单员所涉及产品品种、结算方式等比生产企业外贸跟单员要相对多些，接触的企业面比生产企业外贸跟单员相对广些，跟单的主要内容与生产企业外贸跟单员有一定的差异。第二节

外贸跟单员的知识结构

一．外贸跟单员的素质要求二．外贸跟单员的知识构成三.外贸跟单员的工作内容

及技能要求

（一）外贸跟单员的工作内容主要有：外贸业务跟单；物料采购跟单；生产过程跟单；货物运输跟单；客户联络跟踪（客户接待）。（二）外贸跟单员的技能要求：１．外贸业务跟单：（外贸业务跟进）了解基本外贸知识：（谈判，报价，接单，签合同等等）。基础外语及函电往来。2．物料采购跟单：（业务跟进）懂营销，懂产品。（物料，性能，使用，保养）3．生产过程跟单：（生产进度跟进）懂生产，懂管理，懂沟通。

4．货物运输跟单：（出货跟进）货物运输知识，（运输工具，方法，配柜）及了解报关知识。

5．客户联络跟踪：（客户接待）：了解对客户的管理，懂国际礼仪知识。四.外贸跟单员工作关联部门1．外贸跟单员工作流程图：

(1)客户——(2)订单处理中心——(3)订单——(4)生产部门——(5)生产计划——(6)物料采购部——(7)（库存查询）（出货传票）——(8)供应商业务部门客户货物运输政府金融跟单员物料／计划制造部门技术／品管财务／仓管行政部门国内业务部国外业务部业务员中间商国内客户国外客户海陆空运输公司海关／银行商检／税务／保险生产计划物料进度样品制造产品生产新产品开发产品检验出货包装结算／结汇出厂放行其他事物对外对内

思考与练习1．什么是外贸跟单？什么是外贸跟单员？2．外贸跟单如何分类？3．外贸跟单员的工作有什么特点？4．请比较生产企业跟单和外贸公司跟单的异同。

第三章供应商跟单实务本章学习要点１．掌握供应商的定义与分类；２．掌握供应商选择的标准、供应商选择的步骤与方法；３．掌握供应商管理跟单必备知识。

第一节供应商的分类与调查跟单

一供应商的定义

供应商是指那些向买方提供产品或服务并相应收取货币作为报酬的实体，是可以为企业生产提供物料、设备、工具及其他资源的企业。二．供应商的分类一个企业的供应商有很多，通常可以分为三类

供应商分类标准

分类解释物料供应商物料供应商是指本企业产品中经常使用的物料的供应商，或策略伙伴，可称为管理型供应商，也是如今ERP中所提的供应链的主要部分。2.小额服务性供应商小额服务性供应商是指一些小金额的固定长期服务供应商，如食堂供应、电脑维护商、设备维护商、快递公司、办公用品供应商等，可称为服务型供应商。临时性供应商临时性供应商是指一次性供应商，如设备供应商，可称为临时性供应商。二.供应商调查跟单

第一种是初步供应商调查；供应商调查可第二种是资源市场调查；分三种：

第三种是深入供应商调查。(一)初步供应商调查

所谓初步供应商调查，是对供应商基本情况的调查。主要是了解供应商的名称、地址、生产能力、能提供什么产品、能提供多少、价格如何、质量如何、市场份额有多大、运输进货条件如何。1.初步调查的目的初步供应商调查的目的，是了解供应商的一般情况。其目的：一是为选择最佳供应商做准备；二是为了了解掌握整个资源市场的情况。公司名称公司地址负责人电话传真创建日期品保负责人企业性质人员数量生产负责人注册资本工商登记号税务登记号转厂核销□可□否营业项目增值税发票□有□无主要产品：通过何种品质系统认1.2.技术力量

人力资源研究生本科生大专中专高中初中人数比例主要设备资源序号名称型号购买日期产量/小时设备供应商设备数量2.初步调查的方法初步供应商分析的主要内容包括：（1）产品的品种、规格和质量水平是否符号企业需要？价格水平如何？只有产品的品种、规格、质量适合于本企业，才算得上企业的可能供应商，才有必要进行下面的分析。（2）企业的实力、规模如何？产品的生产能力如何？技术水平如何？管理水平如何？企业的信用度如何？(二)资源市场调查跟单1.资源市场调查的内容（1）资源市场的规模、容量、性质。（2）资源市场的环境如何？（3）资源市场中各个供应商的情况如何？2.资源市场分析（1）要确定资源市场是紧缺型的市场还是富余型时常，是垄断性市场还是竞争性市场。对于垄断性市场，企业应当采用垄断性采购策略；对于竞争性市场，企业应当采用竞争性采购策略，例如采用招标投标制、一商多角制等。（2）要确定资源市场是成长型市场还是没落型市场，如果是没落型市场，则要趁早准备替换产品，不要等到产品被淘汰了再去开发新产品。（3）要确定资源市场总的水平，并根据整个市场水平来选择合适的供应商。通常要选择在资源市场中处于先进水平的供应商、选择产品质量优而价格低的供应商。(三)深入供应商调查跟单1.适用情况进行深入的供应商调查，需要花费较多的时间和精力，调查的成本高。并不是所有的供应商都是需要的。2.调查阶段对于最高级的深入调查，在具体实施深入调查时，也可以分成三个阶段：第一阶段：样品检验。通知供应商生产样品，最好生产一批样品，从其中随机抽样进行检验。如果抽检不合格，允许其改进一下再生产一批，再检一次，如果还是不合格，则这个供应商就落选，不再进入下面的第二阶段。只有抽检合格的才能进入第二阶段。第二阶段：进行生产和管理过程的全面考虑。对于生产样品合格的供应商，还要进入供应商生产过程、管理过程进行全面详细考察，检查其生产能力、技术水平、质量保障体系、装卸搬运体系、管理制度等，看看有没有达不到要求的地方。如果基本上符合要求，则深入调查可以到此结束。供应商符合要求，可以中选；如果检查结果不符合要求，则进入下面第三阶段。第三阶段：对供应商提出改进措施并限期改进。什么情况下才需要深入供应商调查呢？只有在以下情况下才需要深入供应商调查：（1）准备发展成紧密关系的供应商。例如在进行准时化（JIT，JustInTime）采购时，供应商的产品准时、免检、直接送上生产线进行装配。这时，供应商已经与企业结成了如同企业的一个生产车间一样的紧密关系。如果要选择这样紧密关系的供应商，就必须进行深入的供应商调查。（2）寻找关键零部件产品的供应商。如果企业所采购的是一种关键零部件，特别是如精密度高、加工难度大、质量要求高、在企业的产品中起核心功能作用的零部件产品，在选择供应商时，就需要特别小心，要进行反复认真的深入考察审核。四、供应商问卷设计与运用1.问卷的设计如何设计问卷调查？(1)设计调查的具体方法如下：(2)依企业本身需要设计内容及格式。(3)确实掌握能了解供应商的信息。(4)考虑供应商填写的方便性及容易度。(5)考虑企业对此资料的容易整理、分析与运用。(6)易于将填写的资料予以系统化，便于电脑化作业及管理。问卷内容应具体易懂。2.问卷的运用调查问卷的运用如下：(1)作为供应商评价前的参考。(2)作为印证供应商提供信息的真实性。(3)了解供应商的实力及潜能。(4)作为制定企业采购政策的参与。供应商能力调查表1企业名称：2负责人或联系人姓名：3地址：邮编：4电话：传真：5企业成立时间：6主要产品：7职工总数：其中技术人员人；工人人8年产量/年产值（万元）：9生产能力：10样机、样品、样件生产周期：11生产特点：□成批生产□流水线大量生产□单台生产12主要生产设备：□齐全、良好□基本齐全、尚可□不齐全13使用或依据的产品、质量标准：a.国际标准名称/编号：b.国家/行业标准名称/编号：c.供应商企业标准名称/编号：d.其他：14工艺文件：□齐全□有一部分□没有15检验机构及检测设备：□有检验机构及检测人员、检测设备良好□只有兼职检测人员，检测设备一般□无检测人员，检测设备短缺，需外协16测试设备校准状况：□有计量室□全部委托外部计量机构17主要客户（公司/行业）：18主要物料来源：19新产品开发能力：□能自行设计开发新产品□只能开发简单产品□没有自行开发能力20国际合作经验：□是外资企业□是合资企业□给外企提供产品□无对外合作经验21职工培训情况：□经常、正规地进行□不经常开展培训22是否通过产品或体系认证：□是（指出具体内容）□否备注：企业负责人签名盖章：日期：年月日

第二节供应商选择跟单

一．供应商选择的标准

一是产品质量好；二是产品价格合适；三是产品先进、技术含量高、发展前景好；四是产品货源稳定、供应有保障。好供应商需具备的条件

1.优秀的企业领导人2.高素质的管理人员3.稳定的员工全体4.良好的机器设备5.良好的技术6.良好的管理制度7.地理位置8.可靠性

9.售后服务10.供货提前期11.交货准确率

12.快速响应能力

选择合适优质的供应商有如下意义（1）供应商供应物料的顺畅：使生产不会因为待料而停工。（2）进料品质的稳定：保障生产成品品质的稳定。（3）交货数量的符合：使公司生产数量准确。（4）交期的准确：保障公司出货期的准确。（5）各项工作的协调：良好的配合使双方的工作进展顺利。二供应商选择的步骤步骤1：分析市场竞争环境步骤2：建立供应商选择的目标步骤3：建立供应商评价选择标准步骤4：建立评价小组步骤5：供应商参与步骤6：选择供应商步骤7：实施采购合作关系（一）供应商选择的方法1.考核选择

基本步骤为： （1）调查了解供应商。（2）考察、考核供应商。（3）考核选择供应商。2.招标选择（1）招标选择的主要工作有：

①准备一份合适的招标书。 ②建立一个合适的评标小组和评标规则。③组织好整个招标、评标活动。（2）招标采购的形式。（二）供应商的评估

供应商的评估体系是指企业对供应商进行综合评价的依据和体系具体步骤如下：

1.成立评审小组

2.决定评审的项目评审项目如下表所示评审项目具体内容一般经营状况企业成立的历史登记资本额负责人的资历员工人数完工记录及实绩主要客户财务状况营业证照供应能力生产设备是否新颖生产能量是否已充分利用厂房空间是否足够工厂地点是否邻近买方技术能力技术是自行开发或依赖外界有无国际知名机构技术合作现有产品或试制样品的技术评估技术人员认输及受教育程度管理制度的绩效生产作业是否顺畅合理，产出效率如何物料管制流程是否已电脑化，生产计划是否经常改变采购制度是否能确实掌握物料来源及进度会计制度是否对成本计算提供良好的基础品质能力品质管制制度的推行是否落实，是否可靠有无品质管制手册是否订有品质保证的作业方案有无政府机构的评鉴等级3.设定评审项目的权数及指标体系

供应商的考核主要是指供应商签订正式合同以后对供应商的整个运作活动的全面考核。考核的内容主要有：（1）产品质量产品质量是最重要的因素，要加强对产品质量的检查。（２）交货期交货期也是一个很重要的考核指标，主要考察供应商的准时交货率。

准时的次数准时交货率＝——————×100%总交货次数（３）交货量考核交货量主要是考核按时交货量。按时交货量可以用按时交货率来评价。

期内实际未完成交货量准时交货率＝————————————×100%期内应当完成交货量（４）工作质量考核工作质量可以用下面的公式来评价：

期内交货差错率交货差错率＝————————————×100%期内交货总量

期内交货破损率交货破损率＝————————————×100%期内交货总量（５）价格价格就是指供货的价格水平，可用下面的公式来评价供应商的供货价格—市场平均价平均价格比率＝————————————————×100%市场平均价

供应商的供货价格—市场最低价最低价格比率＝————————————————×100%市场最低价（６）进货费用水平考核供应商的进货费用水平，可以用下面的公式来评价：

本期进货费用—上期进货费用进货费用节约率＝————————————————×100%上期进货费用（７）信用度考核供应商的信用度，可以用下面的公式来评价：期内失信的次数进信用度＝————————————×100%期内交往总次数（８）配合度主要考核供应商的配合程度和协调精神。4.合格供应商的分类分级

合格供应商分类是按各供应商的专业程度予以归类，分级是将各类的合格供应商按其能力划分等级。分类的目的是避免供应商包办各种采购物件，预防外行人做内行事；分级的目的是防止供应商大小通吃，便于配合采购的需求，选择适当的供应商。

第三节

供应商管理跟单

供应商的管理就是对供应商的了解、选择、开发、使用、和控制等综合管理的总称。其中考察了解是基础，选择、开发、控制是手段，使用是目的。供应商管理的目的就是要建立起一个稳定可靠的供应商队伍，为企业生产提供可靠的物资供应。一．供应商管理方法跟单供应商的管理通常分为下面几类第一类供应商：通常按供应商管理体系去运作，对供应商进行相应的评分。第二类供应商：通常只是保存名单，选用几个相关的供应商名单，当某个供应商不满意时，随时可以更换。第三类供应商：是在需要时去联系或寻找，可以同时找几家供应联系，然后再从几个供应商中选择其中的一个。二．供应商管理跟单必备知识

作为一个外贸跟单员，在选择或管理供应商时，应对供应商相应的行业特质有所熟悉，否则无法全面了解供应商的能力及品质，也无法有效地达到适质、适价、适时、适地的采购要求。五金部件产品或零部件内容五金部件分很多种，根据其最终配为成品的不同，也会有一定的差异，如灯饰五金、机械五金、小五金配件等等。行业特征产品工艺相对简单，其加工工序直接同机械设备挂钩，有些产品可能还需要电镀或防锈处理；内部人员基本上都是经验型的，在新产品开发上相对会较弱；大多数企业一般都只能发展到500人左右；主要设备是：冲床、铣床、车床、刨光机台等各种机械设备；行业利润相对较高，正常状况下都有20%-30%以上的利润，但浪费也很大；现场管理很重要，若现场管理不好，很容易导致混料；客户很多且分散，客户的单个订单通常也不会很大，很少有单一订单可以生产半个月以上的时间，因此集中某一两个客户的机会很少国产通用件的企业会较多，甚至很多产品是国际的，因此很多企业在生产国际标件时，都会备一些库存；一些非标件，企业都不会备库存，同时生产的速度也很快，因此下单给此类企业，时间不需要太长，但给供应商的规格要求一定要非常清楚，否则对下单的企业将会有很严重的影响；由于小型一点的企业，其管理体系不一定很严谨，在非标件上容易出问题，因此要下订单给此类型客户是，来料检验人员必须有一定经验；该类型产品的检验设备除了各种常规标准之外，还需要有一定的特检，如盐雾实验、各种拉力或弹力试验、硬度计等等；产品相对简单，其供应商通常都会是较大的基础工业材料产品商。不同的供应商的物料对五金部件企业产品的品质有着至关重要的影响，因而在下订单给此类企业时，一定要注明所用材质，也可注明一些技术要求，让该类供应商去选择；2．塑胶行业产品或零部件内容塑胶产品的主要工序就是将买来的胶粒经注塑机一定温度下熔解，通过注塑机的压力挤压到模具中成形，出模后稍经冷却去掉水口，再让作业员把毛边除去，需要丝印的则多一道丝印工序，如不需要则可以包装。行业特征该类供应商都不大，一般有300到400人的规模较大了；最大的品质问题为：原胶粒是否有品质差异、胶粒配色、模具是否有变异等三大类。大多数中小型胶厂一般都有几个稳定的大客户、且订单会占到整个订单的70%以上，若是大型工厂，其几个稳定的大客户也会占到整个订单量的50%以上，否则就是该厂做得不够专业或管理有问题材料厂在供应管理上，较为简单，其主要原因是它的原材种类很少，主要的供应商就是胶粒和包材。因受其生产工序特点的影响，其设备管理相对较为重要，一定要经常维护或保养，最好能做到保养预知预知保养。所使用的胶粒对产生成本影响较大，要特别注意胶粒的选用与配置，还有一些水口料的搭配使用比例。对生产技术的最关键位置有两点：模具开发是否完善（主要看模具设计能力是否强是否考虑周全）产品从注塑机上取出的冷却过程（在什么样的室温、什么料性、多大料等条件下取出后在空气中需要停几秒初步冷却，再用什么样的方式冷却及冷却多久）。下定单给该类供应商时。要注意模具是有谁开，且行业中存在一个不成文的规定——最开始下某规格定单时，客户必须提供模具或模具费，当该规格定单到一定数量时，模具或费用可以退还。在现场管理中，现场的清洁和温度是塑胶厂的重点。3.五金产品种类及工艺要求五金产品行业，包括生活消费品和大型机械厂，其制程工序除了具有五金小部件的加工工序外，还可能会增加一些其他工艺，如切割、压铸、丝印、电镀、烤漆、上胶、专用、包装及运输、配合其他一些部件（塑胶件、木制品部件）的组装等等。生活消费品行业特质大部分企业都具有地方特色，即所做的产品都是最终消费品，一般都在本地区附近行销，但发展的理想目标都是形成品牌行销，在全国乃至全世界行销。公司通常都不大，管理体系通常不够完善，品质停留在事后检验状态，品质观念也不强，各企业之间的竞争程度不是很激烈。大多数企业无自己的行销队伍或渠道，甚至只是自行联系一些批发市场或超市。这类企业很多都非常希望做一些大公司的代加工（OEM），而在国际市场中，做此类产品的企业绝大多数都是一些大型连锁商场的供应商。某原料成本受原料影响很大，若自行做最终市场的企业，市场上同一产品的销售价格通常不能变，做的OEM企业还有可能做一些调整。因而该类企业会经常推出一些新的产品，以保证总体利润空间。三．供应商行业结构布局跟单具体的规划内容为：1.供应商地理位置布局

是指企业与供应商在地理上的分布状态。一般来说，供应商的生产基地最好在企业的附近，若较远，一般可以与供应商协商沟通，让其在附近设一个仓库。2.各行业供应商的数量是指在具体的各种材料中，其供应商的数量需要多少个，如一般用得较多材料，为了可以形成良性的竞争机制，一般要选择三家以上的供应商。在做规划时一般要对本企业的材料按ABC分析法先分等级，对每一类材料在一定时期内选定几个主要的供应商，其他供应商也要下一些订单，以用来维持关系，同时还可以备急用。3.供应商在其行业中的大小在选定其供应商的规模时，一般也讲究“门当户对”，即大企业的供应商最好也是相对大规模企业，至少也不能小于中型企业，而中型企业的供应商一般都为中小企业，如选择相对大型的企业，则不利于企业对供应商的方针与策略的实施，但也不宜用“家庭作坊”式的企业，这样难以保证品质。四．供应商关系管理跟单供应商管理跟单的一个重要策略就是搞好供应商的关系管理，逐步建立起与供应商的合作伙伴关系。思考与练习１．供应商的定义与分类是什么？２．供应商选择的标准有哪些标准？供应商选择的步骤与方法有哪些？３．供应商管理跟单必备知识有哪些？

第四章

物料采购跟单实务

本章学习要点1．掌握采购的含义、特征、目标；2．掌握物料采购的含义、内容；3．掌握物料采购跟单的含义；4．掌握物料采购的起因；5．掌握物料采购中经常出现的问题；6．掌握物料采购跟单流程；7．掌握物料采购跟单的要求。

第一节物料采购跟单概述

一.采购的含义

“采购”的“采”是从众多对象中选择若干的意思；“购”就是取得或购买，是通过商品交易的手段把所选对象从对方手上转到自己手中一种活动。

采购的含义：采购就是指在一定的时间、地点、条件下，通过交易手段，实现从多个备选对象中选择取得能满足自身需求的物品的活动过程。二．采购基本的特征1．所有采购都是从资源市场获取资源的过程；２．采购既是一个信息流、商流和物流相结合的过程；３．采购是一种经济活动。采购对企业的重要作用还表现在：1.是保证产品质量的关键。只有优质的输入，才能保证优质的产出；2.是提升产品竞争力的重要手段。三．物料采购的含义资源市场是指经过买家认可的、信得过的采购资源，由一些供应商组成。资源可能是一个有形的物品，如一颗螺丝，一块集成电路；资源也可能是一个无形的物品，或者是参与一个系统运行的组成部分，如一个软件，一项服务，有形物品的采购称之为“有形采购”；无形物品的采购称之为“无形采购”。在有形采购中仅用于生产目的的采购，称之为“物料采购”。

四．采购的目标1．降低生产成本;2．提高产品质量;3．提供最新信息;4．推进产品开发;5．提升企业竞争力。五．物料采购的内容企业的物料采购主要有以下内容：（一）原料（二）辅助材料（三）半成品（四）成品（五）固定设备（六）MRO物品

第二节物料采购跟单的流程

一．物料采购跟单的含义

物料采购跟单是指外贸跟单员根据对外合同、订单所列明的产品名称、规格、质量、数量以交货期等，需要在国内其他企业物料采购，并向生产企业提供对外合同、订单所需产品的物料、零部件或辅料的物料采购跟进工作。

物料采购跟单流程采购申请采购计划采购定单供货商文件采购报价文件收货管理库存文件库存管理采购发票归档采购政策文件

物料采购跟单的流程图

三．物料采购流程具体阐述

采购实施是指采购工作的具体过程，主要包括采购认证、选择供应商、签订合同、合同跟踪、付款操作等几个方面。一个完整的采购流程应包括以下环节（一）确认需求采购的起点是确认需求。在采购之前，应先确定需要采购哪些货品、需要多少、何时需要、何时采购、由谁决定等。采购需求来自企业的各个部门，包括企业的生产部门、使用部门、维修部门、销售部门、广告部门和实验室等。采购部门应协助生产部门预测物料需求。要求生产部门在填写采购订单时尽量采用标准订单，尽量减少特殊需求订单和紧急订单。（二）描述需求描述需求是指对所需的物品、商品或服务的特点和数量进行准确的叙述。采购部门如果不了解使用部门到底需要什么，就不可能进行采购。因此，采购部门应对需求的细节如货品的品质、包装、售后服务、运输和检验方式等加以明确说明。准确描述所需的物品或服务是采购部门和使用者或是跨职能的采购团队的共同职责，这也是后期合理选择供应来源和价格谈判的基础。知识链接:

在采购申请中应包含下列内容（１）采购日期；（２）采购品的编号；（３）采购申请的发出部门；（４）采购所涉及的金额；（５）对于所需采购品本身的型号、品名、规格、产地和数量的完整描述；（６）采购品需要的日期；（三）选择供应商选择供应商是采购作业中的重要一环。供应商的质量直接关系到采购品的质量、交付、数量、价格和售后服务等。供应商与采购相关的品质要素，包括历史记录、设备状况、技术力量、财务状况、组织管理、声誉、系统、通信、位置和供应柔性等也是采购部门要关注的。

小知识:

为了有效地采购，采购部门必须做到：对合同的履行情况进行监控；提供多购货品项目的分类表；做好供应商记录；提供合同样本。（四）确定价格确定所需制服的价格是采购过程中的一项重要决策。选定可能的供应商后，对供应商的报价进行分析，与供应商谈判，选择好供应商，最后发出订单。为此采购人员必须了解各种定价方法及其使用时机，并能利用价格谈判技巧来取得满意的支付价格。（五）订单安排价格谈妥后，应办理订货签约手续。订单和合约，均属于具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求及权利、义务要明确列出。在采购过程中，如果使用的订单不是供应商的销售协议或总括订单，采购人员就要拟定采购订单。小知识:采购订单包括哪些要素？

（１）采购订单应包括以下几个基本要素：（２）采购品序列编号；（３）采购订单发出的日期；（３）接受订单的供应商名称和地址；（４）所需货品的数量和描述；（５）发货日期；（６）运输要求；（７）价格；（８）付款条件；（９）对订单有约束的各种条件。（六）货物跟催采购订单签订和发出后，为使供应商按期、按质、按时、按量交货，应根据合同规定，督促供应商按规定交运。（七）验收货物货物验收的基本目的是为了确保以前发出的订单所采购的货物已经实际到达并检查是否完好无损，数量质量是否与订单相符合。（八）支付货款供应商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，采购部门应核查发票的内容是否正确后财务部门才能付清货款。（九）不符与退货处理凡供应商所交货品与合同不符的，应依照合约规定退货，并立即办理重购手续，予以结案。（十）结案凡验收合格付款或验收不合格退货的采购事项，均需办理结案手续，查清各项书面资料有无缺失，审查采购成效好坏等，签报高级管理部门或权责部门校阅批示。（十一）记录并维护档案经过上述所有步骤后，对于一次完整的采购活动而言就是更新采购部门的记录。凡经结案的采购事项均应列入档案、登记编号分类予以保管，以便参阅或事后发生问题时查考。

知识链接:

在采购实物务中要保存的档案有1.采购订单目录2.采购订单卷宗3.商品文件4.供应商历史文件5.合同管理6.投标历史文件7.工具和寿命记录。四．物料采购单跟踪

物料采购单跟踪是外贸跟单员花费精力最多的环节，对于那些长期合作的、信誉良好的供应商，可以不进行物料采购单跟踪。但对一些重要或紧急的物料的物料采购单，外贸跟单员则应全力跟踪。

采购物料申请单

日期：订单编号：

供应商名称供应商编号供应商地址电话/传真序号料号规格名称单位数量单价金额交货数量交货日期合计交货方式交货地点交易条款：交期：品质：不良品处理：其他：

5．附生产图纸张，检验标准份。承制供应商总经理采购经理采购主管采购员外贸跟单员

在制作物料采购单时应注意：（一）审查《采购物料申请单》外贸跟单员在审查《采购物料申请单》时应注重以下内容：１．适当的物料采购人。２．以书面方式提出物料的物料采购。３．明确表明物料的要求。４．以型号规格表明物料采购的标准。（二）确认质量标准物料质量直接影响生产产品的质量，必须认真检查物料采购物料的质量，使物料符合对外合同的要求。（三）确认物料采购量物料的物料采购数量应与对外合同、订单总量相匹配，或者稍小对外合同订单总量。

小知识:

采购单是物料采购跟单的重要内容，主要内容有:１．交货方式２．验收方式３．处罚条款４．履约保证５．品质保证６．仲裁或诉讼（四）物料采购单跟综的工作内容物料采购单跟踪的项目

外贸跟单员的工作内容1．跟踪物料供应商的生产加工工艺物料生产加工工艺是进行加工生产的第一步，对任何外协件（需要供应商加工的物料）的物料采购单，外贸跟单员都应对供应商的加工工艺进行跟踪，如果发现供应商没有相关加工工艺和能力，或者加工工艺和能力不足，应及时提醒供应商改进，并提醒供应商如果不能保质、保量、准时交货，则要按照物料采购单条款进行赔偿，甚至取消今后的物料采购。2．跟踪物料备齐物料是供应商执行工艺流程的第一步，有经验的外贸跟单员会经常发现，供应商有时会说谎，因此外贸跟单员必须实地考察了解实际情况，遇到与供应商所述不符的情况时，外贸跟单员必须提醒供应商及时准备物料，不能存在马虎心理，特别是对一些信誉较差的供应商要提高警惕。3．跟踪加工过程不同物料的生产加工过程是有区别的，为了保证货期、质量，外贸跟单员需要对加工过程进行监控。对有些物料采购，其加工过程的质检小组要有外贸跟单员参加。对于一次性大开支的项目物料采购、设备物料采购、建筑材料物料采购等，外贸跟单员要特别重视。4．跟踪组装总测外贸跟单员有时需向产品零部件生产厂家物料采购成批零部件，有的零部件需要组装，因此必须进行组装检测。对这些零部件组装总测是完成整机产品生产的重要环节。这一环节的完成，需要跟单员有较好的电子技术专业知识和行业工作经验，否则，即使跟踪也达不到效果。5．跟踪包装入库此环节是整个物料、零部件跟踪环节结束点，外贸跟单员要与供应商联系，了解物料、零部件最终完成的包装入库信息。对重要的物料、零部件外贸跟单员应去供应商的仓库查看。五．物料检验跟单１．确定检验日期２．通知检验人员３．进行物料检验４．处理质量问题供应商／市场物料部预收ＩＱＣ物料部入仓物料部发料生产部使用不良品返纳剩余品退仓盘点物料控制流程图六．物料进仓流程跟单Ａ．协调送货Ｂ．协调接收Ｃ．物料入库Ｄ．处理物料接受问题物料的库房接收过程有1.检查即将送达的货物清单信息是否完整；2.接受物料，对应物料采购单进行核查；3.检查送货单据及装箱单据；4.检查包装与外观，注意物料检验合格后才能卸货；5.卸货；6.清点物料；7.搬运入库；8.填写“物料入库单据”，注意物料检验合格后才能填写物料入库单；9.将物料入库信息录入存储信息系统中。

由于供应商或者外贸跟单员方面的原因，物料在接收环节上可能会出现以下问题：1.物料型号与物料采购单中要求不一致；2.未按照物料采购单中指定的物料数量送货；3.交货日期不对；4.物料的包装质量不符合要求等。

小知识:JIT物料采购具有以下特点

(1)合理选择供应商。（2）小批量物料采购。（3）实现零库存或少库存。

（4）交货准时，包装标准。

（5）信息共享。

（6）重视教育与培训。

（7）严格的质量控制，产品国际认证。知识扩充：日商物料采购流程简介

JIT（ＪＵＳＴＩＮＴＩＭＥ）物料采购是准时化生产系统（JIT）的重要组成部分。JIT是近四十年来由日本企业首创的一种新的生产管理系统，最早使用这一系统的公司是全球知名的丰田汽车公司。JIT系统是指企业在生产自动化、电算化的情况下，合理规划并大大简化物料采购、生产及销售过程，使物料进厂到产成品出厂进入市场能够紧密衔接，尽可能减少库存，从而达到降低产品成本、全面提高产品质量、劳动生产率和综合济效益目的的一种先进生产系统。JIT物料采购是JIT系统得以顺利运行的重要内容，是JIT系统循环的起点，推行JIT物料采购是实施JIT生产经营的必然要求和前提条件。

日本企业的供应商开拓

(3个月--1年)

第三节物料采购跟单的要求

一．物料采购的起因1.生产企业因生产交货需要，在接单备货生产前，为控制和计算成本，2.需进行物料采购备料。3.生产企业因产品（成套）配套生产需要，需向外企业物料采购相应零部件、组件、辅料。4.外贸公司等因来料加工、供料加工需要，需物料采购物料提供给生产企业生产加工，有利降低出口成本。5.外贸公司等因成套出口需要，需物料采购物料、设备、零部件等，供生产企业配套，有利降低出口成本。6.外贸公司在物料价格上涨行情中，为锁定内外销合同成本，确保对外合同的签订及签订后的正常履行，需进行物料采购，向生产企业直接提供材料。

二．物料采购中经常出现的问题在物料等物料采购跟单工作中，外贸跟单员要事先预计到可能发生的问题，其关键环节主要在物料供应商、物料采购方企业等控制方面。（一）供应商方面的原因，供应商方面的原因具体表现1．管理能力方面（1）交货时间计算错误；（2）物料采购管理不健全；（3）质量管理不到位；（4）交货期责任意识不强。2．生产能力方面（1）超过产能接单；（2）临时插入急单；（3）小批量订单需要合起来生产；（4）物料采购延误影响生产量的准确掌握（5）不合格产品过多造成物料用料过多。3．技术能力方面（1）超过本厂生产技术能力接单；（2）对新下单产品不熟悉；（3）机器设备故障率高。4．其他方面原因（1）员工流动性大及员工待遇低对工作的抵制情绪造成产能下降；（2）经营业绩不佳需要调整经营方向。（二）物料采购方企业方面的原因1.物料采购方的生产能力或技术能力调查不深入，出现物料供应商选定失误；2.物料采购方提供材料、零部件给生产方加工的供应延迟，造成生产方下道工序加工耽误；3.物料采购方与供应商沟通存在问题，物料采购单或者指示联络事项阐述不清，指示联络不切实际，单方面指定交货期，业务手续不全造成工作耽误；4.物料采购方对供应商生产工艺等技术指导、图纸接洽、变更说明等不到位，质量要求不明确，造成产品交货不符要求；5.外贸跟单员经验不足，确保货期意识不强，未能掌握供应商产能的变动，对进度掌握与督促不够。三．物料采购跟单的基本要求物料采购跟单的基本要求是：适当的交货时间，适当的交货质量，适当的交货地点，适当的交货数量及适当的交货价格。小知识：物料质量达不到企业使用要求的严重后果1.导致企业内部花费大量的时间与精力去处理，增加大量的管理费用；2.会导致企业的重检、挑选上花费额外的时间与精力，造成检验费用增加；3.会导致生产线返工增多，降低生产效率；4.会导致生产计划推迟，不能按时间客户交货，会降低客户对企业的信任度；5.会引起客户退货，导致企业蒙受严重损失，严重的会丢失客户。物料采购跟单要求外贸跟单员的工作内容1．适当的交货时间适当的交货时间是指企业所物料采购的物料在规定的时间获得有效的供应。它是外贸跟单员进行物料采购跟单的中心任务。2．适当的交货质量外贸跟单员不能只看重交货时间，适当的交货质量是跟进工作的重点之一。所谓适当的交货质量，是指供应商所交的物料可以满足企业使用要求。过低的质量要求是不容许的，但过高的质量会导致成本提高，削弱产品的竞争力，这同样不可取。3．适当的交货地点适当的地点是指港口、物流中心企业的仓库，甚至是企业的生产线上。为了减少企业的运输与装卸费用，外贸跟单员在进行物料跟单时应要求供应商在适当的地点交货，只要离企业最近、方便企业装卸的地点都是适当的交货地点。4．适当的交货数量适当的交货数量是指每次交来的物料刚好够企业用，不产生更多的库存。交货数量越多，价格越便宜，外贸跟单员的工作也相对越轻松。5．适当的交货价格适当的交货价格是指在市场经济条件下，对企业及供应商双方均属适当的，并且要与市场竞争、交货质量、交货时间及付款条件相称。外贸跟单员长期与众多供应商打交道，对物料价格十分熟悉。因此，在跟单时要十分注意交货的价格。知识链接:

为什么交货不能太早也不能太迟？1．延迟交货成为增加企业成本的原因1)由于物料进货的延误，出现生产待货空等或延误，导致生产效率下降；2)为追上生产进度，需要加班或增加员工，致使人工费用加；3)采用替代品或使用低品质的物料，造成产品质量不符合要求，引起纠纷；4)交货延误的频率越高，跟催工作费用就越高。2．提早交货增加经营成本1)不急于要用的货品提早交货，会增加物料采购方仓储费、短途搬运费等费用；2)供应商提前交货，物料采购方提前付款，增加物料采购方库存货物的资金占用时间，导致资金使用效率下降；允许供应商提早交货，会导致供应商发生其他交货的延迟。因为供应商为提高自身资金使用效率，会优先生产高价格的货品以提早交货，会造成其他低价格产品的延迟交货。

第四节物料采购跟单的方法

一物料采购催单的方法（一）按物料采购单跟催

1.联单法

2.统计法

3.跟催箱法

4.计算机提醒法（二）定期跟催二物料采购催单的规划（一）一般监控（二）预定进度管理时间（三）生产企业实地考察三物料采购催单的工作要点（一）事前规划

1.确定交货日期及数量；

2.了解供应商生产设备利用率；

3.供应商提供生产计划表或交货日程表；

4.提高供应商的物料及生产管理；

5.贮备地带来源。（二）事中执行1)了解供应商备料情况；2)企业提供必要的材料、模具或技术支援；3)了解供应商的生产效率；4)加强交货前的归档工作；5)交货期及数量变更的通知；6)企业尽量减少规格变更。（三）事后考核1．对交货延迟的原因进行分析并做好对策措施；2．分析是否需要更换供应商；3．执行对供应商的奖惩办法；4．完成物料采购单后对余料、模具、图纸等收回及处理。思考与练习1．采购的含义、特征、目标是什么？2．物料采购的含义、内容是什么？3．物料采购跟单的含义是什么？4．物料采购的起因是什么？5．物料采购中经常出现的问题是什么？6．物料采购跟单流程是什么？7．物料采购跟单的要求是什么？

第五章出口样品管理跟单实务本章学习要点１．掌握出口样品的定义、作用；2．掌握出口样品的重要性及种类；3．掌握纺织服装样品分类；4．掌握出口样品管理跟单的流程。

第一节样品的定义及种类

一．样品的定义及作用１．样品的定义样品（sample）是能够代表商品品质的少量实物。2.样品的作用（1）当样品被作为产品推广展示时，可以使买方对商品的整体特征有个非常清晰的概念和了解;（2）将样品品质作为交易中商品交付标准的，卖方要承担交货品质与货样必须一致的责任。如果交付商品的品质与样品不同的，买方可根据样品标准要求卖方承担责任。

二.样品的主要种类1．宣传推广样

宣传推广样是指企业用于境内参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品的实物形态向公众放映出商品品质全貌。2．参考样

参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。3．测试样测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。4．修改样

修改样是指买方对样品的某个方面提出修改，修改后卖方有重新寄回买方确认的样品。5．确认样确认样（ApprovalSample）是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。一旦买方确认，卖方就必须据此来生产产品。这个样品非常重要，一定要引起外贸跟单员足够的重视。6．成交样

指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的买卖。它是从一批商品中抽取出来的，或是由生产、使用部门设计加工出来能代表今后交货质量实物，通过样品的实物形态放映出商品品质的全貌。7．产前样产前样（Per-productionSample）是指生产之前需寄客户确认的样品。一般是客户为了确认大货生产线的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。如果客户对产前样确认，提升为确认样。8．生产样生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取的前提下，放映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。

9．出货样出货样是已经做好的准备出货之前的样品。有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。小知识:

纺织服装的样品是任何评估的？

评估重点：1.所选的材料是否与客户要求完全一致；2.样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致；3.样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致；4.样品的数量是否与客户的要求完全一致；5.样品的数量是否有留样。留样要保留修改意见，以便做日后生产大货订单的实物依据。三．纺织服装样品分类

1．款式样（PatternSample）

款式样主要是给客户看产品的款式和工艺水平。一般情况下用同类布料（即可用代替面料和辅料）打样，主要用与设计师看款式效果及生产的用料计算，但当有配色时，一定要搭配合适才行，尺寸做工完全按照客供工艺指示办理。2．广告样（SalesmanSample）

是在订单确定后客户用来扩大宣传、增加销售量的样品。一般要求齐色齐码，外观效果要好，起到门面宣传作用。另外，广告样必须提前安排，一般是在大货生产量的50%时，必须完成广告样。3．齐色齐码样（Size/ColourSample）是客户要求出口商按照其工艺要求，提供所有颜色和尺寸的样品。4．水洗样（WashedSample）是产品进行水洗生产工序后的样品，目的是检查成衣经过水洗后，成衣尺寸是否变化，成衣的形态如何。若发现水洗后对成衣影响较大时，须查找原因，提出解决办法，如提前做好面料的预缩来控制缩水率等。小知识:如何确定成交样？1.由卖方或买方提出，经过双方确认；2.由买方提供样品，经卖方复制样品（又称回样）再寄买方确认；3.由买卖双方会同签封；4.申请出入境检验检疫机构签封，一般以相同的样品一式三份，经审核后签封，买卖双方各执一份，另一份由出入境检验检疫机构留存，供今后检验时对照。5．船样（ProductionSample/ShippingSample）是代表出口货物的品质水平的样品，也称“船头版”或“大货版”。如大货是以海运方式运输出口的，则要求船样以空运方式直接寄客户。在计算出口数量时，一般要将船样的数量一并计算在内。由于船样是先于大货到达客户手中，有时它是客户检验大货品质签发“检验报告”的依据，因此外贸跟单员提供合格的船样较为重要。6．色样（LapDip）是出口商（生产商）按客户的“色卡”要求，对面料和辅料进行染色后的样品。出口商（生产商）的同一种颜色的色样至少要有A、B、C三种，以便客户确认最接近的颜色（即确认A、B、C三种色样中的一种）。同时，出口商（生产商）不仅保留客户的原“色卡”，而且也要保留要求客户确认的“色卡”。由于光线会影响人的眼睛对颜色的辨认，因此，颜色的核对，必须在统一的光线下进行。通常需要在自然光或专用灯箱光线下进行颜色的辨认。7．绣（印）花样（Embroidery/PrintedSample）是对面料、成衣等精心绣（印）花图案后的样品。8．辅料样（AccessoryMaterialSample）是通过物料采购或加工生产的辅料样品。四．样品的重要性１．样品是一个企业的形象代表。样品直接反映一个企业的经营推广能力、生产制造能力、售后服务能力。２．样品是产品品质的代表。样品能体现企业经营产品的消费群体是适宜与专业品牌店销售还是超市销售。样品的重要性具体体现１．样品是一个企业的形象代表。样品直接反映一个企业的经营推广能力、生产制造能力、售后服务能力。２．样品是产品品质的代表。样品能体现企业经营产品的消费群体是适宜与专业品牌店销售还是超市销售。３．样品是价格的代表。很多时候同样的产品图片在不同的共产党生产其价格有较大差别，只有看到了样品，才能确定产品的定价。４．样品是生产的代表。订单都是根据确认的样品来生产的，确认样品的难度、工艺要求、结构直接关系到生产的难度、时间、进程。５．样品是验货和索赔的依据验货是根据确认样来检验的，索赔也是根据确认样来进行的。

第二节出口样品的制作与跟单流程

一．样品的制作流程

1.

辨析客户索样意向。每个公司对样品都会有一套措施。跟单员因为与客户接触最多，说话权也最大。作为跟单员来说，当然是寄出的样品越多，接单的可能性也越大。但从公司整体利益及长远的发展来说，跟单员需分辨是否需要为此客户提供样品很有必要：第一．公司资源有限：每天制作的样品数量，样品制作成本，公司整体出样效率/速度。第二．产品款式曝光过多会使产品销售寿命减短，新款式利润减少。但以上两点不要成为公司对跟单员样品制作限制的借口。公司在样品方面实行“按需分配，整体统计”的原则。按需分配：即按跟单员所需来制作样品；整体统计：对每个跟单员打样数量进行统计。

2.

与样品制作部门进行沟通，保证寄出所有样品符合要求，质量令客户满意。客户收到不满意的样品，后果是很严重的，有的客户很可能连下次询价的机会都不会给客户。客户对样品的不满意表现在：第一．产品不符合客户要求（颜色，结构，配置，包装等）；第二．产品质量有问题；第三．样品根本不是客户需要的样品。3.

确认样品制作细节，合理使用样品制作部门的资源。在向样品制作部门下单要求制作样品前，需要和客户完成样品所有细节方面的确认。然后再向样品制作部门下达制作指示。发出《样品制作通知单》。因为样品细节的任何更改将为样品制作部门带来很大的工作量而影响其他样品的制作。

样品制作通知单样品单号码：客户编号：交期：项号产品代码名称规格颜色数量工艺要求包装要求审核：制表：4.

样品完成时间是体现企业能力的一部分。在决定要制作样品时，样品制作部门需尽一切办法协助跟单员保证样品在要求时间内完成。

5.

样品收费和免费原则没有绝对。它是企业不同阶段采取的一种策略。公司制订样品费用规定后，跟单员需按照规定来执行。

6.

样品制作完成以后，跟单员需对样品进行检查，以确保样品所有细节符合客户要求。7.

样品制作进度和情况需向客户进行反馈，以让客户了解样品正在制作过程中。

8.

样品制作完成后需拍照后才能寄出。寄出时，需包装完整并使用合适的包装箱，以保证样品在运输过程中不被损坏。寄出后立即向客户提供快递单号，以方便客户查收。二．服装样品制作流程

1．客户向跟单员下达制作样品任务；

2．跟单员要搞清楚：样品数量,颜色,尺码,交期;面辅料；客供,厂供.有否来样,纸样提供或自打等等.

3．跟单员向品质开发科及样品担当下达制作样品任务。4．样品担当接到制作样品任务,开展样品工作:

A．开始制作样品任务单,在电脑中作好分类统计工作.

B．整理分析样品信息,分类操作:

a．纸样1）户提供纸样；2）客户来样；b．面料：1）供面料；２）厂供料.

c．厂辅料：1）客供辅料；2）供辅料。

d,绣印花:1）绣印花客供卡带或图及实样(包括绣花线配色),确定绣花工厂打样确认.2）绣印客供图稿及配色,确定印花工厂打样确认。

e．包装:1）户有指定的包装要求；2）大货生产要求包装。

5．特殊的疑难的样品,由样品担当发起,召开<样品分析>会,研讨样品制作如何适应大货生产,并将讨论结果运用到样品制作中去。

6样品担当为主,工艺员为辅,制作样品工艺.工艺要简明,突出重点,实效。7．样品担当向样品制作负责人布置样品要求,做好样品。

8．样品面料进厂,跟单员通知样品担当,样品担当布置:样品面料,仓库放料;面料与样卡对色;面料测缩率。

9．面料测出缩率,交CAD校出样品纸样,包括绣印花定位纸样;放料到位,对色无误,才剪样品。

10．样品裁好,分出绣印花片,标明品名,颜色,尺码,正反面,与绣印花定位纸样一起送绣印花工厂。同时做好面料实样色卡,绣印花留样工作,记录样品面料门幅及用量。

11．绣印花裁片回厂,由专人进行复核,复核无误,与其它裁片配包,送交样品布置,准备样品制作。

12．辅料进厂,样品担当要核对样卡并制作实样样卡,清点数量,是否齐全,交付样品布置,保管好备用。

13．收到配包好的样品裁片,配齐对应的辅料,准备样品制作。

14．样品布置,安排样品工制作样品,布置样品制作方法,制作要求,检查制作结果。制作过程中,如有问题,要反馈样品担当解决,并记录在工艺上备案.以利大货生产避免。

15．样品制作完工,由样品担当与样品布置进行检验:检验面辅料,颜色,尺码,规格,款式,缝制,线头修净等是否符合要求,合格的进行整烫色装,不合格的进行回修至合格。同时填写<样品检查表>,记录有关事项,说明问题。

16．样品整烫,整烫要按规格,控制样品尺寸,按客户要求烫好.烫好的样品达标,美观。

17．样品包装按客户要求,挂吊牌上注明:品番,颜色.办好入库出库手续。

18．样品担当做好每款样品报价清单,经科长复核后,报跟单员转总经理。

19．样品完成联系跟单员,送交客户。

20．样品担当,编写样品结算清单,经科长复核后,报财务结账。三．样品跟单流程(一)样品跟单的定义:样品跟单是对开发样、试身样、核可样的样品交期.样品规格、质量等进行跟进。(二)服装样品跟单流程1.打样准备阶段：

1)跟单员收到外贸业务员提供的客人打样资料，马上编写本厂编号，记录在跟单表中。然后进一步跟催相关样品物料到位。

2)编号原样交留底样房保管，纸版交纸版房，电传版传电脑房。

3)尺寸表贴标签按客户装订入册。

4)分别通知主料仓库签收面/里/衬布并做布版。

5)根据客人资料填写正确的样品单。重点做如下指示：

6)如果有钉珠/绣花/压褶/洗水/染色等特殊工艺要求的款式，在做样品之前需提供标准原样或其它资料给外发部门，了解这些工艺是否能够按统一标准顺利完成，以便客人验货时有可靠的操作性。另外，需通知相关部门负责人，并确认能否在大货线上批量生产。同时，报外发加工费给业务检查。

7)有些样品需要买配额的，提前通知配纺部；需要出口文件的，通知进出口部准备许可证。

2.样品进行阶段

1)如果款式比较复杂或订单量很大，应单独提出与相关部门协商，并与样品中心协调，简化做工，便于大货生产。如果客人有特别要求不能做改动的情况下，样品中心要做A/B两套版本（一件按客人指示，一件按工厂建议）。

2)分发样品给样品中心的相关部门，进行样品制做。在生产过程中，如遇到纸版/尺寸/工艺等与客人要求不符，应尽快与客人澄清，确保样品准确。

3)一旦完成样品的工艺分析，就及时提供给业务部门。行套排。

3.样品完成阶段

1)QC检验完样品并填写检验单，应检查样品是否符合客人要求，并了解样品在整个生产过程中出现的更改事项及工厂建议，翻译一份完整的修正报告，附在样品上依客人要求吊挂或平装寄给客人。

2)如果客人提供原样/原版等，应随样品同时寄客人。

4.样品核可阶段

跟单员跟催客人及时提供样品的核可评语：

1)样品已核可。

A.由跟单员翻译核可评语，审核后发给样品中心，依客评语调整纸版与修正留底样。之后按时传纸版及送留底样给相关工厂。

B.如果纸版或尺寸有更改，应通知相关人员重估并与上次打样的数据比较，及时汇报给业务。

C.如果客人副料/做工等更改，也要马上通知到业务，跟主料一样能否做相应的调整与补救措施。

2)样品未核可。

A.由跟单员翻译未核可评语，同更新后的样品MI一起发样品中心重新打样，（步骤同二．样品进行阶段）

5.样品结案阶段

1)检查所做样品剩余的物料，与业务确认是否需要退客人；否则，一个季度后将由样品仓转帐外仓。

2)列出当月所做样品款数，针对不同类别的样品，通知会计部向客人或其它工厂收取打样费用，并要求反馈回。

3)与样品中心一同检查已打样款式是否有大货订单的情形;针对已打样但取消大货订单的款式，跟单员向客人收取打样费用。

4)整理打样资料，整理相关文件归档。二．样品制作费的处理1.客户提供样品，模具等费用由客户支付。2.客户提供样品，模具等费用由厂家支付。3.客户提供样品，模具等费用由厂家支付。4.客户提供样品则须分别列明每件样品的单价及费用要求等。三．寄送样品的运费处理预付（FreightPrepaid）：寄件方交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉差或新客户，成交希望大的情况下。到付（FreightCollect）：收件人交付所需邮寄费用四样品的寄送方法1.邮政的航空大包;2.航空快递

.五样品通知将邮件或快递底单第一时间通知客户客户的发样信息，包括样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。送交形式发票。形式发票除了是客户清关的必须单据外，也是出口商样品管理的重要记录。请客户收到样品后确认。六样品管理Ａ．可设计样品管理表，包括送样国别、客户、样品名、样品的版本及生产批次、编号、样品数量、金额、客户对样品评估内容等。Ｂ．妥善保存好形式发片，用以留档。七样品跟踪

以质量检验报告跟进客户端的样品进展情况（准入测试、终端拥护使用体验、参展效果等）。跟踪客户反馈意见。客户对样品的评估，想办法请客户给出具体满意或不满意的说明。八样品的确认

不管是什么样品都很重要，千万不要以为只有确认样才是最重要的。客人总是想方设法在买让他更加满意的产品，不要在任何样品方面让客人抓住把柄。无论短期内有无订单，尽量与拿样客户建立起一种稳定的联系，不间断通知其产品的最新情况。沟通的频率很重要，要主要沟通节奏的把握，不要引起客户的反感。让客户感到从客户处可以不断获得产品信息，有少不了客户的感觉，因为电子商务使的客户始终面临外界的诱惑。思考与练习

１．样品的定义、作用是什么？2．样品的有哪些种类？３．样品有哪些重要性？４．样品管理跟单有哪些流程？5．纺织服装样品如何分类？

第六章生产管理跟单实务本章学习要点１．掌握怎样制订生产计划；２．掌握生产企业不能及时交货的主要原因；