供应商管理流程

供应商管理流程本流程旨在规范公司供应商的选择、评估、合作及管理，确保所采购的物资和服务符合公司要求，提高采购质量，降低采购成本，保障公司生产运营的顺利进行。二、适用范围适用于公司所有物资和服务供应商的管理。三、职责分工采购部门1.负责供应商的开发、选择、评估和日常管理工作。2.组织供应商的招标、询价、谈判等采购活动。3.与供应商签订采购合同，并跟踪合同执行情况。4.收集供应商信息，建立和维护供应商档案。质量部门1.参与供应商的评估和审核工作，对供应商提供的物资和服务进行质量检验和监督。2.负责处理采购物资和服务的质量问题，与供应商协商解决方案。使用部门1.提出物资和服务的需求，并对采购物资和服务的质量、性能等方面提出意见和建议。2.协助采购部门对供应商进行评估和审核，参与采购合同的评审。财务部门1.参与供应商的评估工作，对供应商的财务状况进行审查。2.负责审核采购合同的付款条款，办理采购付款手续。四、供应商开发（一）需求分析1.采购部门定期与使用部门沟通，了解公司对物资和服务的需求变化，包括数量、质量、规格、交付时间等方面的要求。2.根据需求分析结果，制定供应商开发计划，明确开发的目标、范围和重点。（二）信息收集1.通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业展会、供应商推荐、客户介绍等。2.收集的信息应包括供应商的基本情况、生产能力、产品质量、价格水平、服务能力、信誉状况等方面。（三）初步筛选1.根据收集到的供应商信息，采购部门对潜在供应商进行初步筛选，排除明显不符合要求的供应商。2.初步筛选的标准可以包括供应商的经营范围、生产规模、资质证书、产品质量认证等方面。（四）实地考察1.对于初步筛选合格的供应商，采购部门组织相关人员进行实地考察。2.实地考察的内容包括供应商的生产现场、质量管理体系、仓储物流、售后服务等方面。3.考察结束后，考察人员应填写《供应商实地考察报告》，对供应商的综合情况进行评价。（五）供应商入围1.根据实地考察结果，采购部门组织相关部门对供应商进行综合评估，确定入围供应商名单。2.入围供应商名单应提交公司管理层审批。五、供应商评估（一）定期评估1.采购部门每年定期对供应商进行评估，评估周期为[具体周期]。2.评估内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、服务质量、合作态度等方面。3.评估方法可以采用问卷调查、现场评审、数据分析等方式。（二）动态评估1.在日常合作过程中，采购部门对供应商的表现进行动态跟踪和评估。2.对于出现质量问题、交货延迟、服务不到位等情况的供应商，采购部门应及时进行调查和分析，并采取相应的措施。3.动态评估结果应及时记录在供应商档案中。（三）评估指标设定1.产品质量：主要评估供应商提供的物资和服务是否符合公司要求，包括产品的合格率、退货率、质量投诉率等指标。2.交货期：评估供应商是否能够按时交货，包括按时交货率、交货延迟次数等指标。3.价格水平：比较供应商的报价与市场平均价格水平，评估其价格合理性，包括价格变动率、成本分析等指标。4.服务质量：评估供应商的售前、售中、售后服务质量，包括响应速度、解决问题能力、客户满意度等指标。5.合作态度：考察供应商与公司的合作意愿、配合程度、沟通效果等方面，包括合作积极性、配合度等指标。（四）评估结果应用1.根据评估结果，采购部门对供应商进行分类管理，分为优秀供应商、合格供应商、不合格供应商。2.对于优秀供应商，采购部门可以给予更多的合作机会和优惠政策，如增加采购份额、优先付款等。3.对于合格供应商，采购部门应督促其改进不足之处，保持良好的合作关系。4.对于不合格供应商，采购部门应及时与其沟通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采购部门应考虑终止合作关系。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购部门根据采购项目的需求和供应商的报价，与供应商进行谈判，确定合同条款。2.合同条款应包括物资和服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订前，应提交相关部门进行评审，评审通过后由授权代表签字盖章。（二）合同执行1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保合同按时、按质、按量履行。2.供应商应按照合同约定的时间、地点和方式交付物资和服务，并提供相应的发票和单据。3.采购部门在收到供应商交付的物资和服务后，应及时组织验收。（三）合同变更1.在合同执行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，采购部门应及时与供应商协商，并签订合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等。3.合同变更协议签订前，应提交相关部门进行评审。（四）合同终止1.采购合同履行完毕后，采购部门应及时办理合同终止手续。2.如因供应商违约或其他原因需要提前终止合同，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任，并办理相关手续。七、供应商关系管理（一）沟通与协调1.采购部门定期与供应商召开沟通会议，及时了解供应商的生产经营情况、产品质量状况、市场动态等信息。2.在日常合作过程中，采购部门应与供应商保持密切的沟通与协调，及时解决合作中出现的问题。3.对于供应商提出的合理要求和建议，采购部门应认真考虑并积极反馈。（二）培训与辅导1.采购部门可以根据供应商的需求和公司的要求，组织供应商参加相关的培训活动，提高供应商的管理水平和产品质量。2.对于在合作过程中出现问题较多的供应商，采购部门可以安排专人对其进行辅导，帮助其改进不足之处。（三）合作激励1.采购部门建立供应商合作激励机制，对表现优秀的供应商给予奖励，如颁发荣誉证书、给予采购优惠政策等。2.通过合作激励，提高供应商的合作积极性和主动性，促进双方的长期稳定合作。八、供应商档案管理（一）档案建立1.采购部门负责建立供应商档案，档案内容应包括供应商的基本信息、营业执照、资质证书、产品目录、报价单、采购合同、评估报告、质量检验报告、售后服务记录等。2.供应商档案应按照供应商名称进行分类管理，确保档案的完整性和准确性。（二）档案更新1.采购部门应定期对供应商档案进行更新，及时补充和完善相关信息。2.对于供应商的重大变化，如经营范围变更、法定代表人变更、生产地址变更等，采购部门应及时更新档案信息。（三）档案查询与使用1.公司内部相关部门因工作需要可以查询供应商档案，但应遵守公司的档案管理制度。2.采购部门应根据供应商档案信息，为公司的采购决策提供参考依据。九、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对采购部门的供应商管理工作进行审计，检查供应商选择、评估、合同管理等环节是否符合公司规定。2.采购部门应积极配合内部审计部门的工作，及时提供相关资料和信息。（二）绩效考核1.公司建立采购部门供应商管理工作绩效考核制度，对采购人员在供应商开发、评估、