招标代理保密制度

招标代理保密制度一、总则1.目的为规范招标代理机构在招标活动中的保密行为，保护招标人、投标人及其他相关方的合法权益，维护招标市场秩序，确保招标活动的公平、公正、公开，特制定本保密制度。2.适用范围本制度适用于本招标代理机构及其所有工作人员，包括但不限于项目经理、招标专员、评标专家、档案管理人员等在参与招标代理活动的全过程，以及与招标代理业务相关的其他活动中涉及的保密事项。3.保密原则严格遵守国家法律法规关于保密的规定，坚持"谁接触、谁负责"的原则，确保在招标代理活动中涉及的各类信息不被泄露，维护各方的商业秘密和合法权益。二、保密范围1.招标人信息招标人的名称、地址、联系方式等基本信息。招标人的商业秘密、经营策略、财务状况、技术方案、产品研发等涉及招标人核心竞争力的信息。招标人对招标项目的特殊要求、期望目标等内部决策信息。2.投标人信息投标人的名称、地址、联系方式等基本信息。投标人的投标文件内容，包括技术方案、报价清单、商务条款响应、资质证明文件等。投标人的商业秘密、技术秘密、经营状况、市场策略等信息。3.评标信息评标专家的名单、联系方式、评审意见等信息。评标过程中的讨论内容、评标标准、评标方法、评分细则等。评标结果及中标候选人相关信息，在中标结果未正式公布前的所有相关内容。4.其他相关信息招标代理过程中涉及的项目预算、资金来源、支付方式等财务信息。与招标项目有关的会议纪要、谈判记录、往来函件等文件资料。尚未公开的招标项目计划、招标进度安排、潜在投标人名单等信息。三、保密措施1.人员管理加强对工作人员的保密教育和培训，定期组织学习国家保密法律法规、本保密制度及相关保密知识，提高工作人员的保密意识和业务水平。与工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务，对违反保密制度的行为进行相应处罚。对涉及重要保密信息的岗位，实行定期轮岗制度，减少因长期接触同一信息而带来的泄密风险。2.文件管理设立专门的文件存储区域，对招标项目文件进行分类存放，确保文件的安全。对纸质文件，按照保密级别进行标识，严格控制文件的借阅范围和流程，借阅人需填写借阅登记表，注明借阅时间、归还时间、用途等信息，借阅后及时归还。对电子文件，采用加密存储、访问控制等技术手段进行保护，设置不同的用户权限，只有经过授权的人员才能访问相应级别的文件。定期对电子文件进行备份，防止数据丢失。在文件销毁时，严格按照规定的程序进行，对涉及保密信息的文件进行粉碎或电子删除处理，确保信息无法恢复。3.会议管理召开涉及保密信息的会议时，选择具备保密条件的会议室，并提前检查会议设备的安全性。对参会人员进行资格审查，明确会议的保密要求，要求参会人员不得擅自记录、传播会议内容。会议结束后，及时清理会议现场，收回会议资料，确保会议相关信息不被泄露。4.通讯管理工作人员在使用电话、传真、电子邮件等通讯工具时，不得在通讯中泄露招标项目的保密信息。严禁通过非加密的即时通讯工具（如QQ、微信等）传输涉及保密信息的文件或内容。在接收和发送涉及保密信息的通讯文件时，需对文件进行加密处理，并确保通讯对方具备相应的接收和处理能力。5.对外交流管理工作人员在与招标人、投标人、评标专家及其他相关方进行交流时，应严格遵守保密制度，不得泄露不应公开的信息。在对外宣传、发布招标项目相关信息时，需经过严格的审核流程，确保发布的信息不涉及保密内容，并符合招标活动的相关规定。与外部合作机构（如评标专家抽取平台、档案管理服务机构等）签订保密协议，明确双方在合作过程中的保密责任和义务，加强对合作机构的监督管理。四、保密信息的使用限制1.仅用于招标代理业务保密信息仅用于与本次招标代理业务直接相关的工作，不得用于任何其他目的。工作人员不得擅自将保密信息提供给与招标项目无关的第三方，不得利用保密信息为自己或他人谋取利益。2.遵循招标人要求在使用保密信息时，应严格遵循招标人的要求和指示，不得擅自扩大信息的使用范围或改变信息的使用方式。如果招标人对保密信息的使用有特殊规定，应按照规定执行。3.不得擅自披露在招标项目完成后，除按照法律法规要求或招标人同意披露的情况外，工作人员不得擅自向任何第三方披露保密信息。即使在招标项目结束后，仍需对涉及的保密信息继续履行保密义务。五、监督与检查1.内部监督设立专门的保密监督岗位或指定专人负责对保密制度的执行情况进行日常监督检查，定期对保密措施的落实情况进行检查，发现问题及时督促整改。对招标代理项目进行定期回访，了解招标人、投标人等相关方对保密工作的意见和建议，及时改进保密工作。2.违规处理对于违反保密制度的工作人员，视情节轻重给予警告、罚款、解除劳动合同等处罚，并要求其采取措施消除因泄密行为造成的不良影响。对于因工作人员违反保密制度给招标人、投标人或其他相关方造成损失的，本招标代理机构将依法承担相应的赔偿责任，并保留追究相关人员法律责任的权利。3.持续改进