计算机软件基础（西安交通大学）

第14单可

Access提高

计算机教学实验中心

教学目标

•掌握

AccessRDBS

高级操作（部分）

上一页

停止放映

下一页

第2页

教学主要内容

-记录的查找及排序

-查询对象及使用

-窗体对象的使用

-报表对象的使用

上一页

停止放映

下一页

第3页

•、记录的查找、定位及排序

•对单个列排序

•对多个列排序

•使用［查找］进行定位

•使用［替换］修改指定信息

上一页

停止放映

下一页

第4页

1、查找数据

•在数据库中如何快速找到需要的数据是

经常性的操作。如果知道记录号，可在

“数据表”视图中用“定位”查找；如

果不知道记录号，只知道某字段的具体

值，可以使用“查找指定内容”方式。

•查找操作包括：

-定位查找

上一页-查找指定内容

停止放映-查找空数据

下一页

第5页

⑴定位查找

/

・使用记录定位器的查找，操作步骤：

-打开指定的数据库表，选择“数据库

视图”

-双击“记录编号框”中的编号，然后

输入要找记录的编号

-按［Enter］键即可。

上一页

记录编号框

停止放映

|记录：干＞1川邮共11

下一页

第6页

⑵查找指定内容

•有时并不知道查找的记录号，可使用“查找指定

内容”的方法，操作步骤：

-打开指定的数据库表，选择“数据库视图”

-单击要查找数据所在字段的“字段选择器”

-执行“//编辑〃查找”，在“查找和替换”对

话框的“查找内容”文本框中输入查找对象

-单击“查找第一个"按钮即可。

在字段中查找：“TNAME”?X

上一页

查找内容⑻：刊题

停止放映查找第一个6)

搜索⑻:丽三］「区分大小写©查找下一个旧

下一页

关闭

匹配⑥：函丁3:鬻翼器

“页

“查找”复选框

区分太小写©；指定要找数据必须与指定内容大小

r写相同

选择，则区分大小写；

不选择，则不区分大小写。

「接格式搜索字段但指定要找数据必须与指定格式匹配

若希望按字段本身所显示的格式进行搜索，则选

择之；

上一页

[7只搜索当前字段⑪指定查找只在当前字段进行

停止放映

下一页只在插入点停留的字段内搜索；否则在所有的字段

内搜索。

第8页

查找指定内容的详细功能

/

•“搜索”列表框中的•“匹配”列表框中的选

选项包括：项包括：

I字段任何部分二I

:何部分

字段开头

全部针对所有数据字段任何部分针对字段的

上一页

向上从当前插入点任何部分数据

停止放映向上查找整个字段针对整个字段数据

字段开头针对字段的开始字

下一页向下从当前插入点

向下查找符数据

第9页

⑶查找空数据

•有时只要找出有空值的数据，即不知道记录号，

也不知道查找对象，“查找空数据”操作步骤：

-打开指定的数据库表，选择“数据库视图”

-单击要查找数据所在字段的“字段选择器”

-执行“//编辑〃查找”，弹出“查找和替换”对

话框

-在“查找内容”文本框中输入“Null”

-单击“匹配”框右边的下箭头，从列表框中选

上一页择“整个字段”

停止放映-单击“搜索”框右边的下箭头，从列表框中选

择指定的字段

下一页

-单击“查找下一个"按钮即可。

第10页

⑷查找中有关通配符的规定

通配符作用示例

通配任何个数的字符th*代表this、the、that飞等

?通配任何单个的字符?ike代表bike、like等

#通配任何个数字1#3代表103、113、123、143等

II通配方括号内任何单个字符|bl]ike只代表bike或like等

通配任何方括号内指定字符[!bl]代表除bike和like之外的任何

之外的字符?ike状的文本

通配方括号内指定范围内a[b-d]e只代表abe、ace和ade

上一页的任何一个字符。

停止放映必须注意：只能以递增排序

顺序来指定区域（A-Z,

下一页

而不是二A）

第11页

使用通配符举例

•在罗斯文DB中的“客户”表中查找“Philip

Cramer",用通配符“Phi*”。

•操作步骤：

-打开“客户”表

-执行“〃编辑〃查找

-单击“联系人姓名”字段

-在“查找内容”文本框中输入“Phi*”

-在“匹配”列表框中选择“字段开头”，

上一页-单击“查找第一个"按钮，找到。

停止放映

下一页

第12页

2、替换数据

/

•有时要修改多处相同的数据，并要自动查找

到这些数据并更新为新的数据,“替换数据”

可以实现这类功能。操作又分为：

-“替换指定内容”和“更改默认设置”

上一页

停止放映

下一页

第13页

替换指定内容I

•操作步骤为：

-打开指定的数据库表，选择“数据库视图”

-单击要查找数据所在字段的“字段选择器”

-执行“〃编辑〃查找”，弹出“查找和替换”

对话框

-在“查找内容”文本框中输入查找对象

-单击“匹配”框右边的下箭头，从列表框中

选择“整个字段”

上一页

-单击“搜索”框右边的下箭头，从列表框中

停止放映选择指定的字段

下一页-单击“查找下一个"按钮即可。

第14页

替换指定内容举例I

•在“教师简况表”中，将“PHONENO”中的

“326”改为“266”。

•操作步骤：

-打开“教师简况表”，单击“PHONENO”

字段

-在“搜索”列表框中选择“全部”

-在复选框中，选择“只搜索当前字段”

-在“查找内容”文本框中输入“326”

上一页

-在“替换”文本框中输入“266”

停止放映-单击“全部替换”按钮即可。

下一页

第15页

3、排序记录

•一般输入时只考虑输入的方便性，不

考虑数据记录的有序性，而实际应用

的数据记录则通常要求是有序的。

•为了提高查找效率，就需要对数据记

录重新进行整理。而整理数据有效的

方法是对数据记录进行排序。

•排序方式分为：

上一页-按单个字段排序

-按多个字段排序

停止放映

•使用“数据表视图”

下一页使用“高级筛选/排序”窗口

第16页

排序规则

排序是根据所选择的字段中数据值的大小对所有记

录进行重新排序。排序可按升序，也可以选择降序。

在排序过程中，对不同的字段类型，排序规则也有

所不同。

-对英文按字母顺序排序，大小写视为相同，升序

时按a到z；降序时按z到a；

-对中文则按拼音字母顺序排序；

-对数字按数字的大小排序

上一页-对日期按日期的先后顺序排；升序时按从前到后

停止放映的顺序排；降序时则按从后向前的顺序排。

下一页

第17页

排序注意事项

⑴对“文本”字段排序，如果它的值是数字的，

则将数字视为字符串。因此排序是按ASCH码

值的大小来排序。若想将“5、6、12”按升序

排，应将三个字符串改为“05、06、12"。

⑵按升序排序字段时，如果字段的值为空，则将

包括空值的记录排列在列表中的最前面。

⑶数字类型为备注、OLE对象或超级链接的字段

不能排序。

上一页⑷排序后，排序次序与表一起保存起来。

停止放映

下一页

第18页

⑴按单个字段排序

•操作步骤为：

-打开指定数据库表，选择“数据库视图”

-单击要排序的字段

-执行“〃记录〃排序〃降序I升序”

或单击工具栏中排序按钮却

-执行排序操作后，就可以改变表中的排

列次序，保存表时，将同时保存排序次

上一页

停止放映

下一页

第19页

按单个字段排序举例

/

•分别对“学生简况表”执行不同字段的排序

•操作步骤为：

•打开“学生简况表”

■单击要排序的字段“TNAME”

■执行“//记录〃排序〃降序|升序”排序

•单击“SNO”，执行排序

•单击“BDATE"，执行排序

•单击“CLASS"，执行排序

上一页■对“RESUME”字段不能执行排序

停止放映•或单击工具栏中的排序按钮

下一页

第20页

⑵按多个字段排序I

按多字段排序是指：首先按第一个字段

进行排序，当第一个字段具有相同的值

时，再按照第二个字段进行排序，以次

类推，直到按全部指定的字段排好序为

止。

•按多个字段进行排序的方法有两种：

上一页-使用“数据表视图”实现排序

-使用“高级筛选/排序”窗口实现排序

停止放映

下一页

第21页

⑶使用“数据表视图”排序

•操作步骤为：

-打开指定数据库表（“学生简况表”），选择“数据库视图”

-选择用于排序的相临多个字段（例如，“SEX”和「A]zi『）

-执行“〃记录〃排序〃升序|降序”或单击工具栏中“/3£士”

按钮

回学生简况表：表

SIOSIAIEBDATE

1

97000007张清高79-1-2397A

t耳

bu971

97000005郝一平77-5-17i-

u月2

bj97

排序结果97000008越志浩78-10-1i

月972

97000006杨双军78-4-28-trn

i971

97000004李建国76-6-24月

971

上一页97000003秦刚75-11-30女

971

97000001王小燕78-12-12

97

97000002刘丽华77-1-15

停止放映

记录：M|<II~川”米|共8

下一页■从显示结果可以看出，先按“SEX”排序，性别相同时,

再按“CLASS”排序。

•注意：这种方式的排序，多字段必须是相临的字段。

第22页

⑷使用“高级筛选/排序”窗口排序

/

前面讲的多字段排序，字段必须相临，且必须都

按一种次序排序。能否选择不相临字段，或每个

字段选不同次序的方式排序呢？

・“高级筛选/排序”可以实现该功能。

堂学生简况表筛选1:筛选_|Ex]

学生简况表

“高级筛选/排序”窗口

上一页“设计”网.」

停止放映

字段

排

序

升序【降序

准

下一页则

或

dI

第23页

高级筛选/排序”操作步骤

•打开指定数据库表I

•执行“〃记录〃筛选〃高级筛选/排序”▽I

•弹出“高级筛选/排序”窗口（窗口下部“设计网格”

框，用于选择排序字段、排序方式和排序准则）

•鼠标单击“设计网络”中第一列字段行右侧，从弹

出的字段列表中选择第一个字段，再用同样方法，

在第二、三、……列的字段行上选择其它排序字段

•单击选中第一字段“排序”单元格，选择排序方式,

再用同样方法，选择其它字段的排序方式

上一页

执行“〃筛选〃应用筛选”或单击工具栏中“应用筛

停止放映选”按钮

下一页•若想取消所设置的排序顺序，执行“〃记录//取消筛

选I排序”即可。

第24页

高级筛选/排序”举例

以“SEX”（按升序）和“BDATE”（按降序）进行

排序（它们在表中不相临）o

单击第一列“字段”歹！I,选择“SEX”，再单击

“排序”歹U，选“升序”

单击第二列“字段”歹!J,选择“BDATE”，再单击

“排序”歹！J,选“降序”

单击“应用筛选”按钮

好学生简况表筛选1:筛选

学*生简况表一

上一页SNO

SHAME

BDATE

停止放映

下一页

字段

排

序

准

则

或

第25页

高级筛选/排序”举例结果

/

SIOSIAIEBDATESEXSCLASS▲

►97000007张清高79-1-23美

97000008赵志浩78-10-1男软件972

另二

97000006m78-4-28软件972

男二

97000005郝T77-5-17软件971—

97000004李建国76-6-24男懊件971

男二

97000003秦刚75-11-30硬件971

97000001壬小燕78-12-1女软件971

97000002刘丽华77-1-15女软件9721

11也J国共8.1)id

上一页记录：1«|「

停止放映

•从显示结果可以看出，先按“SEX”升序排,

下一页性别相同时，再按“BDATE”降序排。

第26页

二、查询对象及使用

/I

•查询对象基本概念

•创建查询对象

•查看不同类型的查询

上一页

停止放映

下一页

第27页

L数据查询基本概念

/

1）查询对象

2）查询的功能

3）查询的类型

4）使用查询向导

上一页

停止放映

下一页

第28页

⑴查询对象基本概念I

•在数据库的实际应用中，有时并不需要看到表中

的所有字段的数据，有时需要同时看到多个相关

联的表对象的多个字段中的数据。

•Access提供的“查询”功能，可以非常容易的实

现这样的操作。

•可以根据需要建立各种类型的“查询对象”。当

运行查询对象时，Access动态地将相关联的字段

数据从不同的表对象中自动汇集并显示出来。

上一页•实际上并没有真正建立“动态关联数据集合”，

停止放映而只是建立了“查询对象”，数据汇集操作是在

执行查询对象时才动态地去完成的。

下一页

第29页

⑵查询的功能I

•查询就是按照一定的关系从Access数据表

中检索所需要数据的操作。

•利用查询功能可以通过不同的方法来查看、

编辑、分析数据；例如

-对表中数据按某一准则进行排序

-将需要更新的记录追加到某个表的末尾,

再将它们从原有的表中删除

-使用SQL语言生成数据库对象

上一页-将命令发送到SQL服务器等

停止放映

下一页

第30页

查询功能简介

•选字字段可以只选择表中的部分字段建立查询，还可

以通过选择一张表中的不同字段生成出所需要的多张表。

•选荐记录可以根据指定的准则查找所需记录

・编湾记录可以利用查询添加、修改和删除表中的记录。

•实班让摩可以在建立查询的过程中进行各种统计，还

可以建立一个计算字段，利用计算字段保存计算的结果

•建立新表利用查询得到的结果可以建立一个新表

上一页•建立基于查询的报表和窗体为r从一个或多个

表中选择合适的数据显示在报表或窗体中，用户可以先建

停止放映立一个查询，然后将该查询的结果作为报表或窗体的数据

下一页源。每次打印时，该查询从它的基表中检索出符条件的最

新记录。

第31页

⑶查询的类型

•查询主要有：

•选择查询

・交叉表查询

•参数查询

•操作查询

-生成表查询

-删除查询

-追加查询

-更新查询

上一页•SQL查询

-联合查询

停止放映-传递查询

下一页-数据定义查询

-子查询

第32页

常用查询简介

・①选择查询按查询准则，自动从一个或多个表中选择数据,

并可以按照所需要的排列次序显示。还可以使用选择查询来

对记录进行分组，并且对记录进行总计、计数、平均以及其

他类型的操作。这是最常用的一种查询类型。

•②交叉表查询交叉表查询将来源于某个表中的字段进行分

组，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部，然后

在数据表行与列的交叉处显示表中某个字段的统计值。交叉

表查询就是利用表中的行和列来统计数据，并以电子表格的

形式显示数据。交叉表查询可以从已有的查询生成。

•③参数查询参数查询是一种利用对话框来提示用户输入准

上一页

则的查询。执行时，根据不同的输入值，可以得到不同结果。

停止放映参数查询可以用来实现灵活、动态、查询准则可变的查询。

下一页

第33页

④操作查询I

•裸作餐泡是在一次查询中对所得结果进行更改的查询，

包括：生成表、删除、追加和更新。

•生成表查询从一个或多个表中的全部或部分数据中动

态生成新的表。用于生成表的备份文件；例如将从一个表中

删除的记录保存到历史表中。

•龙赊查勘从一个或多个表中删除一组记录。还可以在追

加查询后，将记录从待更新的表中全部删除。

・道加查勘从一个或多个表添加记录到另一个表的末尾。

使用追加查询可以将需要删除的表中的等待更新的记录添加

上一页到另一个表的末尾。

停止放映•更新查询使用更新查询可以改变一个或多个表中的一组

记录。这种查询可以实现用一次操作实现大批量记录快速更

下一页

新的处理。例如，某种产品的单价全部上调10%。

第34页

⑤SQL查询|

•SQL查询就是用户使用SQL语句来创建的一种查

询；包括：联合、传递、数据定义及子查询。

•联合查询将一个或多个表或查询的字段组合作为

查询结果中的一个字段。

•龟递查沏是直接将命令发送到ODBC(开放数据

库连接接口)数据库(如MicrosoftSQLServer),

它使用服务器能接受的命令，利用它可以检索或更

改记录。

上一页•数据定义查询使用SQL语言创建或更改当前数

停止放映据库中的对象，如Access或SQLServer的表。

•子查坊是包含另一个选择查询或操作查询中的SQL

下一页

选择语句。

第35页

⑷使用查询向导I

•使用“查询向导”可以在向导的指引

下，便捷地实现查询设计过程；对查

询设计中不能完全满足需要之处，再

在“设计视图”中通过手工改动修改。

•通过“查询向导”可以创建“简单查

询”、“交叉表查询”、“查找重复

项查询”及“查找不匹配项查询”。

上一页

停止放映

下一页

第36页

使用向导查询操作步骤

•以“简单查询向导”为例说明：

⑴打开指定数据库，选择“查询”、

“新建”

⑵选择“简单查询向导”

⑶选择“表I查询”及“字段”

⑷选择“查询类型”

上一页

⑸填写“查询标题”

停止放映

下一页

第37页

使用向导查询操作说明

/

1）单击“简单查询向导”，单击“确定”

2）选择“表|查询”及“字段”

在“表/查询”列表框中，选择数据源，可以是表

或查询。>»

在“可用字段”框中，选择指定字段「单击单右

箭头选择当前字段，单击双右箭头选择全部字段，

单击“下一步”按钮确认

3）选择“查询类型”，可选择“明细查询”或

上一页

“汇总查询”，确定后，单击“下一步”按钮

停止放映

4）为查询指定标题，在“标题列表框”中输入

下一页标题。

5）最后，单击“完成”结束创建。

第38页

2.创建查询对象

1）查询操作环境

2）创建查询的一般步骤

3）创建简单查询

4）单表查询

5）多表查询

上一页6）SQL查询

停止放映

下一页

第39页

⑴查询设计窗口的环境

-［新建查询］对话框

-［显示表］对话框

-［选择查询］对话框

-查询操作中的视图

-查询操作的工具栏命令按钮

上一页-查询［设计视图］中的QBE选项

停止放映

下一页

第40页

①［新建查询］对话框

当选择数据库［查询］标签、再单击［新建］命令按钮后,

弹出下列对话框；有五种方式供选择：

•设计视图

不用向导建立查询

•简单查询向导

用向导建立一个简单查询

•交叉表查询向导

用向导建立类似电子表格的

查询表

上一页

•查找重复项查询向导

停止放映使用重复字段值查询记录

•查找不匹配项查询向导

下一页

建立在无关表中查找的查询

第41页

②［显示表］对话框

/

•选择了［新建查询］方式后，弹出下列对话

框，自动显示该数据库中已经建立的表和

查询对象。选择它们供创建过程中使用。

•表［］标签

显示所有表

•查［询］标签

显示所有查询

上一页•表［和查询］

停止放映显示所有的表

下一页和查询

第42页

③［选择查询］对话框

•对话框上部是查询设计区，列表显示［添加］表的字段。

•对话框下部是QBE网格。用于查询设计。

(QBE-QueryByExample)

上一页

停止放映

下一页

第43页

④查询操作中的视图

单击查询工具栏中的［视

图］按钮，弹出视图方式

子菜单。国，0聋员C

设计视图图设计视图⑪

用于查询设计国数据表视图⑤)

数据表视图SQLSQL视图@)

用于浏览显示数据记录

上一页

SQL视图

停止放映

用于SQL语句查询操作

下一页

第44页

⑤查询工具栏命令项

/

上限值属性巳器

f%

的Z

f▼

,All▼

视图子菜单

总计新

用设计视图也）数对

国数据表视图⑤）显不表据象

库.

SQLSQL视图@）•

执行视自

查询选择子菜单图动

查询选择窗

回选择查询⑤）体

固交叉表查询也）自动窗体子菜单

上限值子菜单

上一页国!生成表查询®自动■件CQ）

中!更新查询QJ）笠7日百力报美9

，司表（X）5行_

停止放映追加查询注）...25位

eU■在这］

X!删除查询也）100行

下一页Jq报走g5%

S君建）

X之帝莫博：CM）25%

g类4莫氏o全部

第45页

⑥查询［设计视图］中的QBE选项

选择、设置查询中出现的字段

显示字段所在的表名（特别在多表查询时有用）

选择、设置排序主关键字段

设置是否显示该字段。可用于输入表达式。

上一页

用于设置查询条件。只显示满足条件的记录。

停止放映

与［准则］行相配合，用于定义逻辑“或”条件。

下一页

第46页

⑵创建查询的一般操作步骤

•创建查询包括两个含义：

-创建查询对象

用于构造查询的总体框架

-设计查询对象

用于实现具体要求的查询

•确定排序顺序

上一页•确定选择的准则

停止放映•决定要查看的字段

下一页

第47页

①创建查询操作步骤I

•打开数据库

•单击［查询］标签，弹出［新建查询］对话框

•选择创建方式，单击［确定］按钮

•在弹出的［显示表］对话框中选择要查询的

表（可以是一个、也可以是多个），单

击［添加］按钮。

・最后，单击［关闭］,结束创建查询操作。

上一页

•随后进入设计查询操作阶段。

停止放映

下一页

第48页

②设计查询操作步骤

•设计查询的操作步骤包括：

1）选择查询所包含的字段

2）设置查询中数据排序的主字段

3）设置查询准则（条件）

4）保存查询对象

5）编辑QBE网格中的字段

上一页

停止放映

下一页

第49页

设计查询操作说明

1）选择查询所包含的字段从在查询设计区打开的表中选取要

查询的字段，放在QBE网格单元格中。选择查询字段有两种方法:

-L双击要查询的字段名，Access会自动将选择的字段顺序填

入QBE网格的单元格中；

-2.将鼠标放在被选字段上，拖动该字段到QBE网格的单元格

单元格中。

经上述操作后，即定义了查询中包含的字段。

2）设置查询中数据排序的主字段设计查询时可以定义数据

排序的主关键字（字段），执行时数据按主字段的逻辑顺序自

动排序。操作步骤是：

上一页

-用鼠标单击要作为主关键字的字段，会弹出一个下拉菜单；

停止放映-单击下拉箭头，弹出3个可选项

下一页-选择［升序］、［降序］、［不排序］选项。

第50页

设计查询操作说明（续一）

3）设置查询准则（条件）查询时可快捷菜单

以只对满足条件的数据进行操作,

通过设置查询准则来定义查询条

件。操作方法是：

表名称（S）

-选择［设计视图］

-单击QBE单元格线中［准则］,X剪切复）

电复制©

将光标移到指定字段位置

粘贴但）

-输入查询条件表达式，例如，B

上一页“Like计算计*”

-或者右键单击［准则］格线，弹::、生成器®）...

停止放映

出快捷菜单，选择［生成器］。显示比例②）...

下一页在［生成器］对话框中定义更复

杂的查询条件。囱属性9...

第51页

表达式生成器对话框

/

达式操作符类型列表框

辑框•算术、比较、逻

确定

常用操作取消

二J撤消

』（|）|粘贴比）|

+“/*|<>|And|Or|Not|帮助国）

上一页

操作对象

停止放映

列表框

下一页・函数

•常数

•操作符

•通用表达式第52页

设计查询操作说明（续二）

4）保存查询对象保存查询操作方法为：M

-执行“〃文件//保存”菜单命令或单击［保存］

按钮

-在弹出的对话框中，输入查询名字，单击

［确定］

5）编辑QBE格线中的字段QBE格线中的字段可以

删除和移动，具体操作为：

删除单击要删除的字段列，按Del键即可

上一页

-移动单击要移动的字段，释放鼠标按钮,

停止放映再单击并拖动该字段到指定位置即可。

下一页-编辑操作后，要重新保存查询内容。

第53页

创建软件971班男生查询举例

/

•打开“教学管理”DB,单击“查询”、“新建”

•在“新建查询”对话框中选择“设计视图”，单击

“确定”

•弹出“选择查询”对话框，从“显示表”列表框中单

击“学生简况表”，单击“添加”,关闭“显示框”

•依次双击各个字段名，将它们选到网格单元中

•单击“SNO”的“排序”框，从列表值中选择“升序”

•单击“SEX”的“准则”框，输入“二男”

上一页•单击“SCLASS”的“准则”框，输入“=软件971”

停止放映•单击工具栏中“执行”按钮，即可看到查询结果

下一页•单击工具栏中“保存”按钮，弹出“另存为”对话框,

输入“软件971班男生情况查询”，单击“确定”

第54页

⑶创建简单查询

•创建简单查询操作步骤：

-打开数据库

一选择“查询”标签，单击“新建”按钮

-选择“简单查询向导”，单击“确定”

-在“简单查询向导”中选择“表I查询”

一在选定的表I查询中确定字段，单击“下一步”

-在“请为查询指定标题”文本框中输入“查询

上一页名称”

-单击“完成”，即可创建一个简单查询

停止放映

下一页