内部财务单据管理制度

内部财务单据管理制度一、总则1.目的为加强公司内部财务管理，规范财务单据的使用、传递、保管等流程，确保财务信息的真实性、准确性和完整性，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在办理与财务相关业务时涉及的各类单据管理。3.基本原则合法性原则：财务单据的取得、使用和管理必须符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：单据所记录的经济业务必须真实发生，内容完整、准确。及时性原则：财务单据应及时填写、传递和处理，不得积压延误。规范性原则：单据的格式、填写要求、审批流程等应严格按照规定执行，确保规范统一。二、财务单据的种类及定义1.发票指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。包括增值税专用发票、增值税普通发票、机动车销售统一发票等。2.收据由公司自制或从外部取得的，用于证明收到款项或财物的书面凭证。分为收款收据、往来收据等。3.报销单员工用于报销费用时填写的单据，包括费用报销单、差旅费报销单等。4.借款单员工因工作需要向公司借款时填写的单据。5.付款申请单用于申请对外支付款项的单据，如支付货款、服务费等。6.出入库单记录公司物资出入库情况的单据，包括入库单、出库单。三、财务单据的填写规范1.基本要求单据应使用蓝黑墨水或碳素墨水填写，不得使用铅笔、圆珠笔（银行复写票据除外）。填写内容要清晰、工整，不得涂改、刮擦、挖补。如有错误，应重新开具或按规定方法更正，并加盖出具单位印章。2.具体填写规范发票发票抬头应填写公司全称，不得简写、漏写。发票内容应与实际业务相符，包括商品名称、规格型号、数量、单价、金额等，必须详细、准确。发票上应加盖发票专用章，印章应清晰、完整，与开票单位名称一致。收据收据编号应连续，不得跳号、重号。填写内容包括交款单位（个人）、收款事由、金额大小写、收款日期、收款人等，确保信息准确无误。报销单填写部门、报销日期、报销人姓名、报销事由等基本信息。按照费用类别分别填写各项费用的金额，在摘要栏注明费用发生的具体情况。报销金额大小写必须一致，如有附件应在“附件张数”栏注明。借款单填写借款人姓名、所在部门、借款日期、借款事由、借款金额大小写等。借款用途应明确、合理，不得用于非公司业务支出。付款申请单填写申请部门、申请日期、收款人姓名及账号、付款金额大小写、付款事由等。如有合同等相关依据，应在备注栏注明合同编号及主要条款。出入库单入库单应填写物资名称、规格型号、数量、单价、供应商名称等信息；出库单应填写领用部门、物资名称、规格型号、数量、领用用途等。出入库单必须有经手人、验收人（入库）或领用人（出库）签字确认。四、财务单据的审批流程1.一般审批流程报销单报销人填写报销单并粘贴好相关发票等附件，提交给部门负责人。部门负责人对报销事项的真实性、合理性进行审核，签字确认后提交给财务部门。财务部门对报销单据的合法性、合规性及金额准确性进行审核，审核通过后报分管领导审批。分管领导审批同意后，交由总经理审批（根据公司规定，达到一定金额的报销需总经理审批）。总经理审批通过后，报销单返回财务部门进行报销支付。借款单借款人填写借款单，注明借款事由和金额，提交给部门负责人。部门负责人审核借款用途的合理性，签字后提交给财务部门。财务部门审核借款金额及相关手续，报分管领导审批。分管领导审批同意后，交由总经理审批（如需）。总经理审批通过后，财务部门办理借款支付手续。付款申请单申请部门填写付款申请单，附上相关合同、发票等资料，提交给部门负责人。部门负责人审核付款事项的真实性和必要性，签字后提交给财务部门。财务部门对付款申请及相关资料进行审核，报分管领导审批。分管领导审批同意后，交由总经理审批（根据金额大小）。总经理审批通过后，财务部门按照规定进行付款操作。2.特殊情况审批流程对于一些特殊的财务事项或金额较大、情况复杂的业务，可能需要增加审批环节或由更高层级领导进行审批，具体流程由公司另行规定。五、财务单据的传递与流转1.传递原则财务单据应按照规定的流程和方向进行传递，确保各环节及时处理，不得积压。传递过程中应保证单据的安全、完整，不得丢失、损坏。2.传递流程报销单报销人将填写完整并粘贴好附件的报销单提交给部门负责人，部门负责人审核签字后传递给财务部门。财务部门审核后，如需要补充资料或修改，及时反馈给报销人；审核通过后，报分管领导和总经理审批，审批完成后返回财务部门进行报销支付，并将报销后的单据返还给报销人留存一份，财务部门留存一份归档。借款单借款人填写借款单后提交给部门负责人，部门负责人审核签字后传递给财务部门。财务部门审核借款手续无误后，报分管领导和总经理审批（如需），审批通过后办理借款支付，借款单由财务部门留存归档。付款申请单申请部门填写付款申请单并附上相关资料提交给部门负责人，部门负责人审核签字后传递给财务部门。财务部门审核后报分管领导和总经理审批，审批通过后财务部门安排付款，并将付款申请单及相关资料留存归档。出入库单物资入库时，仓库管理人员填写入库单，经验收人签字后，一联留存仓库，一联传递给采购部门，一联传递给财务部门。物资出库时，领用部门填写出库单，经领用人签字后，一联留存领用部门，一联传递给仓库，一联传递给财务部门。财务部门根据出入库单进行物资核算和成本计算。六、财务单据的保管1.保管责任财务单据的保管责任由财务部门负责，指定专人负责单据的整理、归档和保管工作。2.保管期限发票、收据等原始凭证的保管期限按照国家法律法规规定执行，一般为30年。报销单、借款单、付款申请单等内部财务单据的保管期限为10年。出入库单等与物资管理相关的单据，保管期限根据公司物资管理规定确定，一般为物资管理周期结束后若干年。3.保管方式财务单据应分类整理，按照时间顺序或业务类别进行编号，便于查找和核对。采用纸质档案和电子档案相结合的方式进行保管。纸质单据应存放在专用的档案柜中，确保安全、防潮、防虫；电子单据应进行备份，存储在安全的存储设备中，并定期进行检查和维护。建立财务单据保管台账，详细记录单据的种类、编号、日期、来源、去向等信息，便于查询和追溯。4.查阅与借阅公司内部人员因工作需要查阅财务单据时，应填写查阅申请表，经财务部门负责人批准后，在指定地点查阅，不得擅自复印、拍照或带出档案室。外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅财务单据时，必须持有相关单位的正式介绍信或证明文件，经公司领导批准后，由财务部门安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。因工作需要借阅财务单据的，应填写借阅申请表，注明借阅原因、借阅期限等，经财务部门负责人批准后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，借阅人应按时归还，不得转借他人。七、财务单据的作废与销毁1.作废处理财务单据在开具过程中发现错误或因其他原因需要作废的，应在原单据上加盖“作废”章，并注明作废原因和日期。作废的发票应全联次留存，不得撕毁；其他作废的单据应与相关存根联一并保存。作废单据的信息应及时在相关记录中进行标注，确保财务数据的准确性。2.销毁处理财务单据保管期满后，由财务部门提出销毁申请，填写销毁清单，注明单据的种类、编号、数量、保管期限等信息。销毁申请经公司领导批准后，由财务部门会同审计部门等相关人员进行监销，确保销毁过程合规、彻底。销毁清单应作为档案资料留存，记录销毁的时间、地点、方式等信息。八、监督与检查1.内部监督财务部门应定期对财务单据的使用、审批、传递、保管等情况进行自查，发现问题及时整改。审计部门应不定期对财务单据管理情况进行审计监督，检查制度执行的有效性，发现违规行为及时提出整改意见并跟踪落实。2.外部监督积极配合税务机关、审计机关等外部部门对公司财务单据的检查，如实提供相关资料，对提出的问题及时进行整改。九、违规