公司日常支付管理制度

公司日常支付管理制度总则1.目的为规范公司日常支付行为，加强财务管理，保障资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的日常支付业务，包括但不限于员工薪酬、费用报销、采购付款、对外投资、融资还款等各类款项的支付。3.基本原则合法性原则：支付行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。真实性原则：支付业务所涉及的经济事项必须真实、准确，相关凭证完整、有效。审批流程原则：严格执行支付审批流程，未经授权不得擅自支付款项。资金安全原则：确保资金支付过程的安全，防范资金风险。效益性原则：合理安排资金，提高资金使用效益，降低资金成本。支付审批流程1.费用报销审批流程申请人填写报销单：详细填写报销事由、金额、附件张数等信息，并签字确认。部门负责人审核：对报销事项的真实性、合理性进行审核，签署意见并签字。财务审核：财务人员对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核，重点审核发票真伪、报销金额是否符合标准、审批手续是否齐全等，审核通过后签字。分管领导审批：根据审批权限，由分管领导对报销事项进行审批，签字确认。总经理审批：超过一定金额或重大事项的报销，需经总经理审批签字。报销支付：经各级审批通过后，财务部门办理报销支付手续。2.采购付款审批流程采购部门提交申请：采购人员根据采购合同或订单，填写付款申请单，注明供应商名称、采购项目、金额、付款方式等信息，并附上相关合同、发票、验收单等凭证。采购部门负责人审核：对采购事项的真实性、必要性进行审核，确认无误后签字。财务审核：财务人员对付款申请的资金来源、支付方式、发票及相关凭证进行审核，审核通过后签字。分管领导审批：根据审批权限，由分管领导对付款申请进行审批，签字确认。总经理审批：重大采购付款事项需经总经理审批签字。付款执行：财务部门按照审批结果办理付款手续，确保款项支付给指定供应商。3.其他支付审批流程对于员工薪酬、对外投资、融资还款等其他支付业务，参照上述费用报销或采购付款审批流程，结合具体业务特点，制定相应的审批流程，明确各环节审批职责和权限，确保支付业务合规、有序进行。支付方式1.现金支付适用范围：一般适用于支付给个人的小额款项，如员工差旅费、零星办公用品采购等，且单次支付金额符合国家现金管理规定。支付流程：申请人填写现金支付申请单，经审批后，由出纳从库存现金中支付，并要求收款人签字确认。现金管理：公司应严格遵守国家现金管理规定，控制现金库存限额，定期进行现金盘点，确保现金安全。2.银行转账支付适用范围：适用于金额较大的支付业务，包括支付供应商货款、员工工资发放、缴纳税费等。支付流程：申请人填写银行转账支付申请单，提供收款单位名称、账号、开户行等信息，经审批后，由出纳通过公司银行账户进行转账支付，并打印转账凭证作为支付依据。银行账户管理：公司应加强银行账户管理，定期核对银行账户余额，确保账户资金安全。严格按照银行规定办理账户开立、变更、注销等手续，防范账户风险。3.电子支付适用范围：随着信息技术的发展，电子支付方式在公司日常支付中逐渐广泛应用，如网上银行支付、第三方支付平台支付等。电子支付适用于符合相关规定且具备电子支付条件的各类支付业务。支付流程：申请人根据电子支付平台要求，填写支付信息，上传相关凭证，经审批后，由出纳按照电子支付操作流程完成支付，并保存支付记录和相关电子凭证。电子支付安全管理：公司应加强电子支付安全管理，采取必要的安全措施，如设置安全密码、安装安全软件、定期更新系统等，防范电子支付风险。同时，加强对电子支付操作人员的培训，提高其安全意识和操作技能。支付凭证管理1.凭证种类发票：是公司支付业务中最常见的原始凭证，包括增值税专用发票、增值税普通发票、通用机打发票等。发票必须真实、合法、有效，且与支付业务内容相符。收据：对于无法取得发票的支付业务，可使用收据作为支付凭证。收据应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，并注明收款事由、金额等信息。报销单：员工报销费用时，应填写统一格式的报销单，详细记录报销事项、金额、附件张数等信息，并由相关人员签字确认。合同、协议：涉及采购、销售、服务等业务的支付，应附上相关合同、协议，作为支付的依据之一。合同、协议应明确双方权利义务、支付条款等内容。审批单：各类支付业务均需填写审批单，经各级审批人员签字后，作为支付审批的依据和支付凭证的组成部分。2.凭证取得与审核取得要求：支付业务发生时，经办人员应及时取得合法、有效的支付凭证，并确保凭证内容完整、准确。对于发票，应检查发票的开具日期、发票号码、购买方信息、销售方信息、商品或服务名称、金额、税率、税额、发票专用章等要素是否齐全、正确。审核要点：财务人员在审核支付凭证时，应重点关注凭证的真实性、合法性、合规性、准确性。审核发票时，可通过国家税务总局发票查验平台等渠道核实发票真伪；审核报销单时，检查报销事项是否符合公司规定、审批手续是否齐全；审核合同、协议时，关注合同条款是否与支付业务一致等。对于不符合要求的支付凭证，应及时要求经办人员补充、更正或重新取得。3.凭证粘贴与保管粘贴要求：经办人员应将取得的支付凭证按照一定顺序整齐粘贴在报销单或其他粘贴单上，并注明附件张数。粘贴时应注意发票等凭证的正面朝上，便于查看和审核。保管期限：支付凭证应按照国家档案管理规定进行妥善保管，保管期限一般为[X]年。保管期满后，经公司档案管理部门批准，方可按照规定进行销毁。在保管期间，应确保凭证的安全、完整，便于查阅和审计。支付风险防控1.风险识别与评估建立风险识别机制：公司应定期对日常支付业务进行风险识别，分析可能存在的风险因素，如支付审批流程不规范、支付凭证虚假、资金被盗用等。风险评估：根据风险识别结果，对风险发生的可能性和影响程度进行评估，确定风险等级。对于高风险的支付业务，应采取重点监控和防范措施。2.风险防控措施加强内部控制：完善支付审批流程，明确各环节审批职责和权限，加强对支付业务的全过程监督。建立不相容岗位分离制度，如支付审批与执行、支付凭证保管与审核等岗位相互分离，防止舞弊行为。强化财务审核：财务人员应严格按照财务制度和相关规定对支付凭证进行审核，提高审核质量，确保支付业务的真实性、合法性、合规性。加强对财务人员的培训，提高其风险意识和业务水平。信息安全管理：加强公司信息系统安全管理，采取数据加密、访问控制、定期备份等措施，确保支付业务相关信息的安全。防止因信息泄露导致支付风险。监督检查：定期对公司日常支付业务进行内部审计和监督检查，及时发现和纠正存在的问题，完善支付管理制度。对违反支付管