公司自行采购管理制度

公司自行采购管理制度一、总则1.目的为规范公司自行采购行为，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，确保采购物资和服务符合公司要求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司各部门自行采购物资和服务的活动，包括但不限于办公用品、办公设备、维修材料、小型工程项目等。3.基本原则合法性原则：采购活动应遵守国家法律法规和公司相关规定。效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本的最小化，提高采购效益。公平公正原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司利益。诚信原则：采购人员应诚实守信，遵守职业道德。二、采购组织与职责1.采购决策机构公司成立采购决策小组，由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成。负责审议重大采购项目、采购政策和采购预算等。2.采购执行部门各部门根据工作需要负责本部门自行采购项目的实施。采购人员应具备相应的专业知识和技能，熟悉采购流程和相关法律法规。3.采购监督部门公司审计部门负责对采购活动进行监督检查，确保采购过程合法合规、采购结果公正合理。三、采购预算管理1.预算编制各部门应根据年度工作计划和实际需求，编制本部门的采购预算，明确采购项目、数量、金额等。采购预算应经部门负责人审核后报公司财务部门汇总。2.预算执行采购人员应严格按照采购预算执行采购任务，不得超预算采购。如因特殊原因需要调整采购预算，应按规定程序报经批准。3.预算控制财务部门负责对采购预算的执行情况进行监控，定期向采购决策小组汇报。对超预算采购的项目，应查明原因并进行相应处理。四、采购流程1.采购申请各部门根据工作需要填写采购申请表，详细说明采购项目、规格型号、数量、预算金额、需求时间等内容。采购申请表经部门负责人审核签字后提交采购执行部门。2.采购审批采购执行部门收到采购申请表后，对采购项目进行初步审核。对于金额较小的采购项目，由采购执行部门负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，应提交采购决策小组审批。3.供应商选择采购执行部门根据采购项目的要求，通过多种渠道选择供应商。可以通过网络搜索、行业推荐、供应商自荐等方式收集供应商信息，并进行资格审查。选择的供应商应具备良好的信誉、较强的供货能力和合理的价格水平。4.采购谈判采购执行部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购价格、交货期、质量标准、售后服务等条款进行协商。谈判过程中应做好记录，确保谈判结果符合公司利益。5.合同签订采购谈判达成一致后，采购执行部门应与供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购项目、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。采购合同经公司法律部门审核后，由采购执行部门负责人签字并加盖公司公章。6.采购实施采购执行部门按照采购合同的要求，跟踪供应商的供货情况，确保按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，应及时采取措施进行处理。7.验收付款采购物资到货后，采购执行部门应组织相关部门进行验收。验收合格后，填写验收报告，并提交财务部门办理付款手续。财务部门根据采购合同和验收报告，审核无误后支付货款。五、采购方式1.招标采购对于金额较大、技术复杂、竞争激烈的采购项目，应采用招标采购方式。招标采购应按照国家有关法律法规和公司相关规定进行，发布招标公告、组织开标、评标、定标等活动。2.竞争性谈判采购对于采购项目时间紧迫、采购需求规格难以明确等情况，可以采用竞争性谈判采购方式。通过与不少于三家供应商进行谈判，选择最优供应商。3.询价采购对于采购项目规格标准统一、货源充足、价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。向多家供应商发出询价单，比较报价后选择供应商。4.单一来源采购对于只能从唯一供应商处采购的项目，如专利产品、特定设备等，可以采用单一来源采购方式。但应在采购前进行充分的市场调研，并报经采购决策小组批准。六、采购合同管理1.合同签订采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务。合同签订前，应经公司法律部门审核，确保合同合法合规。2.合同执行采购执行部门应严格按照采购合同的要求执行，跟踪合同履行情况，及时解决合同执行过程中出现的问题。3.合同变更如因特殊原因需要变更采购合同，应经双方协商一致，并签订书面变更协议。变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。4.合同终止采购合同履行完毕或双方协商一致终止合同的，应办理合同终止手续。采购执行部门应将合同执行情况进行总结，并归档保存。七、采购风险管理1.风险识别采购过程中可能存在的风险包括供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。采购执行部门应定期对采购活动进行风险识别和评估。2.风险应对针对识别出的风险，应制定相应的风险应对措施。如选择信誉良好的供应商、加强质量检验、签订合理的采购合同、咨询专业法律意见等。3.风险监控采购执行部门应持续监控采购风险的变化情况，及时调整风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。八、采购绩效评估1.评估指标采购绩效评估指标包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商满意度等。2.评估方法采用定量与定性相结合的评估方法，定期对采购执行部门和采购人员的绩效进行评估。3.评估结果应用将采购绩效评估结果与采购人员的薪酬、晋升、奖励等挂钩，激励采购人员提高采购绩效。九、信息管理1.采购信息收集采购执行部门应收集与采购活动相关的信息，包括供应商信息、市场价格信息、采购政策法规信息等，并建立采购信息数据库。2.信息共享采购信息数据库应实现信息共享，各部门可以根据工作需要查询相关信息。同时，采购执行部门应定期向公司内部发布采购信息，为公司决策提供参考。十、监督与检查1.内部监督公司审计部门定期对采购活动进行内部审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整