合伙公司用章管理制度

合伙公司用章管理制度一、总则1.目的为加强合伙公司印章管理，规范印章使用流程，保障公司合法权益，特制定本管理制度。2.适用范围本制度适用于合伙公司及其下属各部门、分支机构在经营管理活动中涉及的各类印章使用管理。3.印章种类合伙公司印章主要包括：公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章等。二、印章的刻制与启用1.印章刻制公司印章的刻制由行政部门统一负责办理。需刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报分管领导审批。分管领导审批通过后，行政部门持审批后的申请表到公安机关指定的具有资质的印章刻制单位进行刻制。2.印章启用新印章刻制完成后，行政部门应及时办理印章启用手续。启用前，行政部门需对印章进行登记备案，记录印章名称、规格、启用日期、领取人等信息，并留存印章印模。印章启用时，行政部门应发布印章启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。三、印章的保管1.保管原则实行专人专管制度，确保印章安全。严禁将印章交与非授权人员保管或使用。2.保管职责公章：由行政部门负责人指定专人保管。合同专用章：由法务部门负责人指定专人保管。财务专用章：由财务部门负责人指定专人保管。法定代表人章：由法定代表人指定专人保管或由法定代表人本人保管。部门章：由各部门负责人指定专人保管。3.保管要求印章保管人员应妥善保管印章，不得随意放置，确保印章存放安全。印章保管人员应建立印章使用台账，详细记录印章使用日期、用途、使用人、审批人等信息。印章保管人员如因工作变动等原因需要交接印章时，应办理印章交接手续，填写《印章交接登记表》，由交接双方及监交人签字确认。四、印章的使用1.使用范围公章：用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等。合同专用章：用于公司签订各类合同、协议等。财务专用章：用于公司财务结算、票据开具等。法定代表人章：用于公司法定代表人授权的相关文件、票据等。部门章：用于各部门内部的文件、通知、报表等。2.使用流程填写申请表：使用部门或个人需填写《印章使用申请表》，详细说明用章事项、用途、文件名称、份数等信息，并经部门负责人签字确认。审批：根据用章事项的性质和金额大小，按照以下审批流程进行审批：一般事项：经部门负责人审批后，即可使用印章。重要事项：经部门负责人、分管领导审批后，方可使用印章。重大事项：经部门负责人、分管领导、法定代表人审批后，方可使用印章。用章：印章保管人员在审核《印章使用申请表》及相关审批手续齐全后，方可在用章文件上加盖印章，并在印章使用台账上进行登记。留存文件：用章后，印章保管人员应留存《印章使用申请表》及相关文件复印件，以备查阅。3.特殊情况处理如遇紧急情况，无法事先履行审批手续时，使用人应电话请示相关领导同意后先行用章，并在事后及时补办审批手续。如因工作需要携带印章外出时，必须经公司法定代表人批准，并填写《印章外出携带申请表》，注明外出事由、时间、地点等信息，由两人以上共同携带印章外出，确保印章安全。五、印章的停用与销毁1.停用情形公司名称变更、机构调整等原因导致印章不再使用。印章损坏、遗失等原因需要更换新印章。2.停用手续印章保管人员应及时将停用印章交回行政部门。行政部门对停用印章进行登记备案，并发布印章停用通知。3.销毁程序对于需要销毁的印章，行政部门应填写《印章销毁申请表》，报分管领导审批。分管领导审批通过后，行政部门会同法务部门等相关人员共同对印章进行销毁，并在《印章销毁登记表》上签字确认。六、监督与检查1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、法务部门、财务部门等相关人员组成，负责对印章使用管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.监督小组应重点检查印章保管是否安全、使用流程是否规范、审批手续是否齐全等。3.对于发现的问题，监督小组应及时提出整改意见，并督促相关部门和人员进行整改。七、违规处理1.对于违反本制度规定，擅自使用印章或未按规定流程使用印章的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违规使用印章给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担