信息归口管理制度

信息归口管理制度一、总则（一）目的为了加强公司信息管理，规范信息归口流程，确保公司信息的准确性、及时性和安全性，提高公司运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内各部门、各岗位在信息收集、整理、传递、存储、使用等过程中的管理。（三）基本原则1.归口管理原则：明确各类信息的归口管理部门，确保信息的统一收集、整理和发布。2.准确性原则：信息内容应真实、准确，符合客观事实。3.及时性原则：信息应及时收集、传递和处理，避免延误。4.安全性原则：保障信息的安全，防止信息泄露、丢失或被篡改。二、信息分类与归口部门（一）公司战略与决策信息归口部门：总经理办公室包括公司发展战略、年度经营计划、重大决策等相关信息。（二）行政管理信息归口部门：行政部涵盖公司组织架构、规章制度、会议纪要、行政文件、办公设施管理等信息。（三）人力资源信息归口部门：人力资源部涉及员工招聘、培训、绩效考核、薪酬福利、劳动关系等方面的信息。（四）财务信息归口部门：财务部包含财务预算、财务报表、资金管理、成本核算等财务相关信息。（五）市场营销信息归口部门：市场部有关市场调研、市场推广、客户信息、销售数据等信息。（六）技术研发信息归口部门：研发部包括产品研发计划、技术文档、专利信息、研发项目进展等信息。（七）生产运营信息归口部门：生产部涉及生产计划、生产流程、质量控制、设备管理、物料管理等信息。三、信息收集（一）内部信息收集1.各部门应指定专人负责本部门信息的收集工作，定期将收集到的信息整理后提交给归口管理部门。2.信息收集应涵盖日常工作记录、业务报表、工作成果、问题反馈等方面。3.对于重要信息，应及时收集并上报，确保信息的及时性和准确性。（二）外部信息收集1.归口管理部门应根据工作需要，安排专人负责收集与本部门相关的外部信息。2.外部信息收集渠道包括但不限于行业报告、市场动态、政策法规、竞争对手信息等。3.收集到的外部信息应进行筛选和整理，提取有价值的信息提供给相关部门参考。四、信息整理（一）归口管理部门收到信息后，应及时进行整理。1.对信息进行分类、编号，确保信息的有序存储。2.对信息进行审核，检查信息的准确性和完整性，对于不符合要求的信息，应及时返回相关部门进行补充或修正。（二）信息整理应遵循以下要求：1.格式规范：信息应按照统一的格式进行整理，便于查阅和使用。2.内容简洁：信息内容应简洁明了，突出重点。3.逻辑清晰：信息的组织和编排应逻辑清晰，便于理解。五、信息传递（一）内部信息传递1.归口管理部门应根据信息的性质和使用范围，及时将整理好的信息传递给相关部门和人员。2.信息传递可采用书面文件、电子邮件、内部办公系统等方式进行。3.对于重要信息，应采用多种方式进行传递，确保信息传递的准确性和及时性。（二）外部信息传递1.如需向外部单位传递公司信息，应经归口管理部门负责人审核批准，并按照相关规定进行传递。2.外部信息传递应确保信息的安全性和保密性，避免信息泄露。六、信息存储（一）归口管理部门应建立信息存储档案，对各类信息进行分类存储。1.信息存储档案应包括纸质档案和电子档案，确保信息的备份和保存。2.电子档案应存储在安全可靠的服务器或存储设备上，并定期进行备份。（二）信息存储应遵循以下原则：1.安全性原则：确保信息存储的安全，防止信息丢失、损坏或被非法访问。2.完整性原则：保证信息存储的完整性，避免信息缺失或不完整。3.可检索性原则：信息存储应便于检索和查询，提高信息使用效率。七、信息使用（一）公司员工因工作需要使用信息时，应向归口管理部门提出申请。1.申请应注明使用信息的目的、内容、使用期限等。2.归口管理部门应根据申请内容进行审核，对于符合规定的申请，应及时提供相关信息。（二）信息使用应遵循以下规定：1.合法合规原则：信息使用应符合国家法律法规和公司相关规定。2.授权使用原则：未经授权，不得擅自使用公司信息。3.保密原则：在使用信息过程中，应严格遵守公司保密制度，不得泄露公司信息。八、信息安全管理（一）公司应建立信息安全管理制度，加强信息安全管理。1.明确信息安全责任，落实信息安全措施。2.对信息系统进行安全防护，防止信息泄露、丢失或被篡改。（二）员工应增强信息安全意识，遵守信息安全规定。1.妥善保管个人账号和密码，不得将账号和密码泄露给他人。2.不得在公司信息系统中进行非法操作或传播有害信息。九、信息保密管理（一）公司应建立信息保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要信息进行保密管理。1.明确保密范围、保密措施和保密责任。2.与员工签订保密协议，加强对员工的保密教育。（二）员工应严格遵守公司保密制度，保守公司秘密。1.未经授权，不得向任何单位或个人泄露公司秘密。2.在工作中，应妥善保管涉及公司秘密的文件、资料和信息。十、信息审核与监督（一）归口管理部门应对信息的准确性、完整性和合规性进行审核。1.定期对信息进行抽查，确保信息质量。2.对发现的问题及时进行整改，确保信息管理工作的规范运行。（二）公司应建立信息监督机制，加强对信息管理工作的监督检查。1.内部审计部门应定期