会场服务管理制度

会场服务管理制度一、总则（一）目的为了规范公司会场服务工作，提高会场服务质量和效率，确保各类会议、活动的顺利进行，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有会场服务工作，包括但不限于会议室、报告厅、宴会厅等各类场地的服务。（三）职责分工1.行政部门负责会场服务的统筹规划与协调工作。制定会场服务标准和流程，并监督执行。定期对会场设施设备进行检查和维护，确保其正常运行。2.会场服务人员严格按照服务标准和流程，为会议、活动提供优质的现场服务。负责会场的布置、清洁、设备操作等工作。及时响应并解决参会人员在会议期间提出的各种服务需求。二、会场服务标准（一）会前准备1.场地布置根据会议、活动的类型和要求，提前进行场地布置。包括桌椅摆放、台型设计、横幅悬挂、音响设备调试等，确保场地整洁、美观、舒适。对于重要会议或活动，应摆放鲜花、绿植等进行装饰，营造良好的氛围。2.设备检查会前对会场的音响、灯光、投影仪、麦克风、空调等设备进行全面检查，确保设备正常运行。准备好备用设备，如投影仪灯泡、麦克风电池等，以应对突发情况。3.资料准备根据会议议程，准备好会议所需的文件、资料、文具等，并整齐摆放于会议桌上。对于需要展示的资料，应提前进行排版和打印，确保清晰、美观。4.人员安排根据会议规模和服务需求，合理安排会场服务人员。服务人员应提前到达会场，熟悉会议流程和服务要求。明确各服务人员的职责分工，确保各项服务工作有序进行。（二）会中服务1.接待引导在会场入口处安排专人负责接待参会人员，引导其签到、就座。对于重要嘉宾，应安排专人陪同，并提供个性化的服务。2.茶水服务在会议开始前15分钟，为参会人员提供茶水服务。茶水应温度适宜，水质良好。会议期间，根据需要及时为参会人员续水，确保茶水供应充足。3.设备操作安排专业人员负责会议设备的操作，确保会议过程中设备运行正常。根据会议主持人的要求，及时调整音响、灯光等设备的参数，保证会议效果。4.应急处理会中如遇设备故障、突发状况等，服务人员应迅速响应，采取有效的应急措施，尽量减少对会议的影响。对于无法当场解决的问题，应及时向相关负责人汇报，并协调解决。（三）会后服务1.清理会场会议结束后，及时清理会场。包括收拾文件、资料、文具，清理桌面、地面垃圾等，确保会场整洁干净。检查会场设备是否关闭，如有异常及时报告。2.设备维护对会议期间使用的设备进行检查和维护，如发现设备损坏或故障，及时记录并通知相关部门进行维修。定期对设备进行保养，延长设备使用寿命。3.反馈总结收集参会人员对会场服务的意见和建议，及时反馈给相关部门。对每次会议的服务情况进行总结分析，不断改进服务质量。三、会场服务流程（一）会议预订1.各部门如需使用会场，应提前填写《会场使用申请表》，详细说明会议名称、时间、地点、参会人数、会议内容等信息。2.将申请表提交至行政部门，行政部门根据场地使用情况进行审核和安排。3.审核通过后，行政部门与申请部门确认预订信息，并发放《会场使用确认单》。（二）会前准备1.行政部门根据《会场使用确认单》，安排会场服务人员进行会前准备工作。2.服务人员按照会场服务标准，完成场地布置、设备检查、资料准备等工作。3.在会议开始前30分钟，再次检查各项准备工作是否就绪。（三）会中服务1.会议开始前15分钟，服务人员进入会场，进行最后的准备工作，如检查茶水、文具等是否齐全。2.会议期间，服务人员按照职责分工，认真做好接待引导、茶水服务、设备操作、应急处理等工作。3.及时关注参会人员的需求，提供热情、周到的服务。（四）会后服务1.会议结束后，服务人员迅速清理会场，确保会场整洁。2.对会议设备进行检查和维护，如有问题及时记录并报告。3.收集参会人员的意见和建议，填写《会场服务反馈表》。（五）场地归还1.申请部门在会议结束后，应及时将会场清理干净，并归还借用的设备和物品。2.行政部门对会场进行检查验收，如无问题，办理场地归还手续。四、会场设施设备管理（一）设备采购1.根据公司会议、活动的需求，制定会场设施设备采购计划。2.采购计划应经过相关部门审核和领导批准后实施。3.在采购过程中，应遵循公开、公平、公正的原则，选择质量可靠、价格合理的设备供应商。（二）设备安装与调试1.设备到货后，由专业人员按照设备说明书进行安装和调试。2.安装调试过程中，应严格按照操作规程进行操作，确保设备安装牢固、运行正常。3.对新安装的设备进行试运行，检查设备各项性能指标是否符合要求。（三）设备使用与维护1.制定会场设施设备使用管理制度，明确设备的使用方法、操作流程和注意事项。2.服务人员应经过专业培训后，方可操作设备。在使用过程中，要严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。3.定期对设备进行维护保养，包括清洁、润滑、紧固、检查等工作，确保设备处于良好的运行状态。4.建立设备维护档案，记录设备的维护情况、维修历史等信息。（四）设备维修与更新1.设备出现故障时，服务人员应及时报告行政部门，并填写《设备维修申请表》。2.行政部门安排专业维修人员对故障设备进行维修，维修过程中要做好记录。3.对于无法修复或维修成本过高的设备，行政部门应根据实际情况，提出设备更新建议，经领导批准后进行更新。五、会场服务人员管理（一）人员招聘1.根据会场服务工作的需要，制定人员招聘计划。2.招聘计划应明确招聘岗位、人数、任职要求等信息。3.通过多种渠道进行人员招聘，如招聘网站、校园招聘、内部推荐等。4.对应聘人员进行面试、笔试、实际操作等考核，选拔优秀的会场服务人员。（二）人员培训1.新员工入职后，应进行入职培训，培训内容包括公司概况、会场服务标准、服务流程、设备操作等。2.定期组织在职员工进行业务培训，不断提高服务人员的业务水平和服务意识。3.培训方式可采用内部培训、外部培训、现场演示等多种形式。4.建立培训档案，记录员工的培训情况和考核结果。（三）人员考核1.制定会场服务人员考核制度，明确考核内容、考核标准和考核周期。2.考核内容包括工作态度、工作能力、工作业绩等方面。3.考核方式可采用上级评价、同事评价、客户评价等多种方式相结合。4.根据考核结果，对表现优秀的员工进行表彰和奖励，对不符合要求的员工进行批评教育或调整岗位。（四）人员激励1.建立合理的激励机制，对工作表现突出的会场服务人员给予物质奖励和精神奖励。2.物质奖励包括奖金、奖品等，精神奖励包括荣誉证书、表彰大会等。3.鼓励员工积极参与公司组织的各项活动，为员工提供晋升和发展的机会。六、会场安全管理（一）安全制度1.制定会场安全管理制度，明确安全责任和安全措施。2.加强对会场服务人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。3.定期对会场进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。（二）消防安全1.确保会场内消防设施设备齐全、完好有效，如灭火器、消火栓、火灾自动报警系统等。2.保持会场疏散通道畅通，严禁在疏散通道内堆放杂物。3.组织员工进行消防安全培训和演练，提高员工的火灾应急处置能力。（三）设备安全1.对会场内的电气设备、机械设备等进行定期检查和维护，确保设备安全运行。2.操作人员应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当引发安全事故。3.在设备使用过程中，如发现异常情况，应立即停止使用，并报告相关部门进行处理。（四）人员安全1.加强对参会人员的安全管理，提醒参会人员注意人身安全和财产安全