严控公文管理制度

严控公文管理制度一、总则（一）目的为加强公司公文管理，确保公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量和办理效率，根据国家有关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门之间、公司与外部相关单位之间的公文往来。包括但不限于通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等各种公文形式。（三）基本原则1.准确规范原则：公文内容应观点明确、条理清晰、文字准确、格式规范，符合国家法律法规及公司相关规定。2.及时高效原则：公文处理应注重时效性，做到及时起草、传递、审核、审批和办理，避免延误。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，确保公文在处理过程中的安全，防止信息泄露。（四）职责分工1.行政部负责公司公文管理工作的统筹协调，制定和完善公文管理制度。负责公文格式标准的制定和培训，指导各部门正确使用公文格式。负责公文的收发、登记、编号、传阅、归档等工作。对各部门公文处理情况进行监督检查，及时纠正不规范行为。2.各部门负责本部门公文的起草、审核、报送工作。按照规定程序和要求，及时处理收文，并将处理结果反馈给行政部。负责本部门公文的整理、保管和归档工作，定期向行政部移交。3.公司领导负责对重要公文进行审批签发，对公文处理工作进行指导和监督。二、公文种类及格式（一）公文种类1.通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。2.报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。3.请示：适用于向上级机关请求指示、批准。4.批复：适用于答复下级机关请示事项。5.函：适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。6.会议纪要：适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）公文格式1.公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。2.份号：公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。3.密级和保密期限：公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。4.紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。5.发文机关标志：由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。6.发文字号：由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。7.签发人：上行文应当标注签发人姓名。8.标题：由发文机关名称、事由和文种组成。9.主送机关：公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。10.正文：公文的主体，用来表述公文的内容。11.附件说明：公文附件的顺序号和名称。12.发文机关署名：署发文机关全称或者规范化简称。13.成文日期：署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。14.印章：公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。15.附注：公文印发传达范围等需要说明的事项。16.附件：公文正文的说明、补充或者参考资料。17.抄送机关：除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。18.印发机关和印发日期：公文的送印机关和送印日期。19.页码：公文页数顺序号。三、公文起草（一）起草要求1.公文内容应符合国家法律法规、方针政策及公司相关规定，观点明确，条理清晰，文字简洁，标点正确。2.起草公文应深入调查研究，广泛收集资料，充分了解实际情况，确保公文具有针对性和可操作性。3.涉及多个部门的公文，起草部门应主动与相关部门协商，征求意见，共同研究，确保公文内容协调一致。（二）起草流程1.明确发文目的和主题，确定公文类型。2.收集相关资料和信息，进行分析整理。3.拟定公文框架，撰写正文内容。4.对公文内容进行审核修改，确保内容准确、逻辑严谨、语言通顺。四、公文审核（一）审核内容1.行文理由是否充分，行文依据是否准确。2.内容是否符合国家法律法规、方针政策及公司相关规定，是否完整准确，是否与公司整体工作部署相协调。3.涉及有关部门的事项是否经过协调，意见是否一致。4.文字表述是否准确、简洁、规范，标点符号是否正确。5.公文格式是否符合要求。（二）审核流程1.起草部门完成公文初稿后，由部门负责人进行初审，审核通过后报送行政部。2.行政部收到公文初稿后，对公文内容、格式等进行全面审核，提出修改意见，反馈给起草部门。3.起草部门根据行政部提出的修改意见进行修改完善后，再次报送行政部审核。4.行政部审核通过后，将公文呈送公司领导审批。五、公文审批（一）审批权限1.公司内部一般性公文，由部门负责人审核，分管领导审批。2.涉及重要事项、重大决策、资金使用等公文，由部门负责人审核后，经分管领导审核，报总经理审批。3.上行文、平行文和涉及多个部门的下行文，按照上述权限依次审批。（二）审批流程1.行政部将审核后的公文呈送公司领导审批。2.公司领导对公文进行审批，签署意见。3.对于需要修改的公文，行政部将领导审批意见反馈给起草部门，起草部门进行修改后再次报送审批，直至通过。六、公文印发（一）印发要求1.公文经审批通过后，行政部按照公文格式标准进行排版、校对。2.排版应确保页面整洁、格式规范、字体统一、行距适中。3.校对应认真仔细，确保公文内容准确无误，避免出现错字、漏字、标点错误等问题。（二）印发流程1.行政部完成公文排版、校对后，进行编号登记。2.根据公文的主送机关、抄送机关等信息，进行发文印制。3.公文印制完成后，进行装订、分发。对于涉密公文，应按照保密规定进行印制、分发和管理。七、公文收发（一）收文处理1.行政部负责公司各类公文的签收、登记工作，对收到的公文进行认真核对，确保公文的完整性和准确性。2.登记内容包括公文的文号、标题、密级、紧急程度、来文单位、发文日期、份数等。3.行政部根据公文内容和性质，进行分类处理。对于需要办理的公文，及时送呈公司领导批阅，并按照领导批示转相关部门办理。4.承办部门收到行政部转来的公文后，应及时进行办理，并在规定时间内将办理结果反馈给行政部。（二）发文处理1.行政部负责公司各类公文的发文工作，根据公文审批结果，按照发文流程进行编号、排版、校对、印制、分发等操作。2.发文时，应认真填写发文登记表，注明公文的文号、标题、主送机关、抄送机关、印发日期等信息。3.对于重要公文，行政部应跟踪公文的传递和办理情况，确保公文及时、准确地送达收件人，并得到妥善处理。八、公文传阅（一）传阅范围根据公文内容和工作需要，确定公文的传阅范围。一般包括公司领导、相关部门负责人等。（二）传阅流程1.行政部将需要传阅的公文放置在指定的传阅文件夹中，并按照传阅范围进行传递。2.传阅人收到公文后，应在传阅登记表上签字，并注明传阅日期。3.传阅人应尽快阅读公文，并根据公文内容和要求进行处理。如需批示，应及时在公文上签署意见后传递给下一人。4.公文传阅完毕后，行政部应及时收回公文，进行整理归档。九、公文归档（一）归档范围公司各类公文在办理完毕后，均应按照规定进行归档。包括但不限于上级来文、公司发文、内部请示报告、会议纪要、合同协议等。（二）归档要求1.公文归档应齐全完整，确保公文内容、格式、附件等均无缺失。2.归档公文应按照年度、保管期限、发文机关等进行分类整理，便于查找和利用。3.公文归档应采用纸质档案与电子档案相结合的方式，确保档案信息的安全性和完整性。（三）归档流程1.各部门在公文办理完毕后，应及时将相关公文整理成册，移交行政部。2.行政部对各部门移交的公文进行审核、整理，按照归档要求进行分类编号、装订成册。3.将整理好的公文档案存入档案室，并建立档案索引，便于查询和利用。十、公文保密（一）保密责任公司全体员工应严格遵守国家保密法律法规和公司保密制度，履行保密义务，确保公文信息安全。（二）保密措施1.对涉密公文应按照保密等级进行标识和管理，严格控制知悉范围。2.涉密公文的起草、审核、印制、传递、保管、借阅等环节，应采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.严禁在非涉密计算机、网络设备上处理涉密公文。如需处理，应使用专用的涉密计算机和网络设备，并按照保密规定进行操作。4.对离职员工，应及时收回其手中的涉密公文，并进行清退处理。十一、监督与考核（一）监督检查1.行政部负责对公司各部门公文处理情况进行定期监督检查，及时发现问题并督促整改。2.监督检查内容包括公文起草质量、审核审批程序、收发传递情况、归档管理等方面。（二