东苑车辆管理制度

东苑车辆管理制度一、总则1.目的为加强东苑公司车辆管理，确保车辆安全、高效运行，满足公司业务需求，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于东苑公司所有车辆，包括公司自有车辆和租赁车辆。3.职责分工行政部门负责车辆的统一调度、日常管理和维护保养安排。建立车辆档案，记录车辆的基本信息、维修保养情况、事故记录等。制定车辆年度费用预算，并负责费用的审核与报销。使用部门根据工作需要，提前向行政部门提交用车申请。负责本部门车辆使用人员的安全教育和管理。监督本部门车辆使用人员按规定使用车辆，发现问题及时反馈。车辆使用人员严格遵守本制度，服从车辆调度。做好车辆的日常清洁和保养，确保车辆整洁、性能良好。如实记录车辆的使用情况，及时反馈车辆异常信息。二、车辆调度与使用1.用车申请各部门因工作需要用车时，应提前填写《东苑公司用车申请表》，详细注明用车时间、地点、事由、乘车人数等信息。紧急用车可先电话向行政部门申请，事后及时补办书面申请手续。2.车辆调度原则行政部门根据用车申请的先后顺序、工作的轻重缓急以及车辆的使用状况进行合理调度。优先保障公司重要公务、紧急任务的用车需求。对于多人同方向、同时间的用车需求，尽量安排拼车，提高车辆使用效率。3.车辆使用规定车辆使用人员必须凭行政部门核发的派车单使用车辆，严禁无单出车。严格按照派车单指定的时间、路线行驶，不得擅自更改。如因特殊情况需要变更，须提前征得行政部门同意。车辆使用过程中，应遵守交通法规，文明驾驶，确保行车安全。不得将车辆转借他人使用。严禁公车私用，一经发现，将严肃处理。4.车辆归还车辆使用完毕后，使用人员应及时将车辆开回公司指定地点停放，并将车辆钥匙、行驶证等交回行政部门。如车辆在使用过程中出现故障或事故，应及时向行政部门报告，并配合做好相关处理工作。三、车辆维修与保养1.维修保养计划行政部门应根据车辆的行驶里程、使用年限和实际状况，制定年度车辆维修保养计划。定期对车辆进行全面检查和保养，包括车辆外观、内饰、发动机、底盘、制动系统、轮胎等，确保车辆性能良好。2.维修保养流程车辆出现故障或需要保养时，使用人员应及时向行政部门报告。行政部门安排专人对车辆进行检查，确定维修保养项目。对于一般性故障，行政部门可安排公司内部维修人员进行维修；对于复杂故障或超出公司维修能力范围的，应选择正规的汽车维修厂进行维修。维修保养前，维修人员应填写《东苑公司车辆维修保养申请表》，详细注明维修保养项目、费用预算等，经行政部门负责人审核批准后实施。维修保养过程中，行政部门应安排专人进行监督，确保维修质量和费用合理。维修完成后，维修人员应提供维修清单和发票，经行政部门审核无误后报销。3.零部件更换车辆维修需要更换零部件时，应选用质量合格、符合车辆要求的零部件。更换下来的零部件，如仍有使用价值，应交行政部门妥善保管。4.维修保养记录行政部门应建立车辆维修保养档案，详细记录每次维修保养的时间、项目、费用、维修人员等信息。车辆维修保养档案应妥善保存，以备查阅。四、车辆费用管理1.燃油费车辆燃油费实行定额管理，行政部门根据车辆的车型、使用情况等制定燃油费定额标准。车辆使用人员凭加油发票和车辆行驶里程记录，经行政部门审核后报销燃油费。鼓励车辆使用人员合理驾驶，节约燃油，如发现异常油耗情况，应及时查明原因并处理。2.过路费、停车费车辆在行驶过程中产生的过路费、停车费，使用人员应凭有效票据报销。过路费、停车费报销时，应注明车辆行驶时间、地点、事由等信息，经行政部门审核后报销。3.保险费车辆保险费由行政部门统一办理和支付，根据车辆保险合同约定按时续保。保险费报销时，应提供保险发票、保险合同等相关资料，经行政部门审核后报销。4.维修保养费车辆维修保养费按照本制度第三条规定的流程进行报销，报销时应提供维修清单、发票等相关资料。行政部门应定期对车辆维修保养费用进行统计分析，控制维修保养成本。5.其他费用车辆因特殊情况产生的其他费用，如车辆年审费、违章罚款等，使用人员应凭有效票据报销。违章罚款由车辆使用人员自行承担，不得在公司报销。五、车辆安全管理1.安全教育行政部门应定期组织车辆使用人员进行交通安全教育，提高安全意识。交通安全教育内容包括交通法规、安全驾驶知识、车辆维护保养常识等。2.安全检查行政部门应每月对车辆进行一次安全检查，确保车辆安全设施齐全、有效。安全检查内容包括车辆制动系统、转向系统、灯光系统、轮胎、灭火器等。3.事故处理车辆发生交通事故时，使用人员应立即停车，保护现场，并及时向行政部门和交警部门报告。行政部门应配合使用人员做好事故处理工作，协助提供相关证明材料。如因车辆使用人员违反交通法规或操作不当导致事故发生，车辆使用人员应承担相应的责任。4.车辆保险行政部门应按照规定为车辆购买足额的保险，包括交强险、商业险等。车辆发生事故后，使用人员应及时通知保险公司，按照保险公司的要求进行理赔。六、车辆清洁与卫生管理1.日常清洁车辆使用人员应保持车辆内外整洁，每次使用完毕后，应对车辆进行清洁，包括车身、内饰、地板等。定期对车辆进行深度清洁，如洗车、打蜡、内饰消毒等，保持车辆良好的外观和卫生状况。2.卫生检查行政部门应不定期对车辆卫生情况进行检查，发现问题及时通知使用人员进行整改。车辆卫生情况将作为车辆使用人员绩效考核的一项内容。七、车辆档案管理1.档案建立行政部门应建立车辆档案，对每辆车的基本信息、维修保养记录、事故记录、保险记录等进行详细登记。车辆档案应采用纸质和电子两种形式保存，确保档案的完整性和可查阅性。2.档案更新车辆档案信息发生变更时，行政部门应及时进行更新，确保档案信息的准确性。定期对车辆档案进行整理和归档，便于查阅和管理。八、违规处理1.对违反本制度的车辆使用人员，行政部门将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。