大学资产管理档案管理制度​

大学资产管理档案管理制度​

一、总则1.为加强医院资产管理档案的科学管理，有效保护和利用档案信息，保障医院资产的安全与完整，根据国家相关法律法规以及医院实际情况，特制定本制度。2.资产管理档案是指医院在资产采购、验收、使用、维护、处置等全过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。3.医院资产管理档案工作遵循集中统一管理、分类归档、安全保密、便于利用的原则。二、管理职责1.资产管理部门-负责制定和完善资产管理档案的收集、整理、归档、保管、利用等具体工作流程和规范。-对本部门形成的资产管理文件材料进行收集、整理，并定期移交至医院档案管理部门。-负责对资产从形成到处置全过程档案资料的跟踪管理，确保档案资料的完整性和准确性。-配合档案管理部门开展资产管理档案的数字化建设、编研利用等工作。2.档案管理部门-负责制定医院资产管理档案管理制度，并监督各部门执行。-接收资产管理部门移交的各类资产管理档案，对档案进行集中统一保管。-对接收的资产管理档案进行分类、编目、装订、上架等规范化整理，确保档案管理的标准化和科学化。-负责资产管理档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，定期对档案进行检查和维护。-负责资产管理档案的查阅、借阅等利用服务工作，按照规定的程序和权限为医院内部各部门及相关人员提供档案利用支持。-组织开展资产管理档案的数字化扫描、存储和备份工作，推进档案信息化建设。3.其他相关部门-负责本部门资产使用过程中产生的文件材料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交至资产管理部门。-在资产清查、处置等工作中，配合资产管理部门和档案管理部门提供相关档案资料，协助完成档案管理工作任务。三、档案收集与整理1.收集范围-资产采购相关资料：包括采购申请、采购预算、采购合同、招投标文件、供应商资质证明、验收报告等。-资产验收资料：验收清单、验收报告、资产质量检验报告、技术参数文件等。-资产使用与维护资料：资产领用单、使用记录、维护保养记录、维修申请及维修记录、设备运行日志等。-资产变更资料：资产调拨单、资产处置申请、资产评估报告、资产产权登记文件等。-其他与资产管理相关的资料：如资产盘点报告、资产报废鉴定文件、资产清查工作报告等。2.收集要求-各部门应指定专人负责资产管理文件材料的收集工作，确保文件材料收集的及时性和完整性。-文件材料应真实、准确、有效，签字盖章等手续完备，纸张、字迹、图像等符合档案保存要求。-电子文件应存储在规定的存储介质中，并确保其可读性和完整性，同时应注明文件的名称、日期、来源等关键信息。3.整理方法-资产管理部门按照资产类别、时间顺序等对收集的文件材料进行初步整理，分类装订成册，并编制目录清单。-档案管理部门接收资产管理部门移交的档案后，按照医院档案分类编号方案进行统一分类、编号，编制档案检索工具，建立档案数据库。四、档案保管1.保管设施-医院应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案架、温湿度调控设备、防火防盗设备、防虫防霉设备等，确保档案保管环境符合国家相关标准。-档案库房应保持清洁、通风、干燥，严禁在库房内堆放易燃、易爆、易腐蚀等物品。2.保管期限-资产管理档案的保管期限根据资产的性质、价值、使用年限等因素确定，一般分为短期（1-5年）、中期（5-10年）和长期（10年以上）。-对于涉及重要资产、关键设备或具有重大历史意义的档案，应永久保存。-档案保管期限届满，由档案管理部门会同资产管理部门进行鉴定，对确无保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理。3.档案备份-档案管理部门应定期对资产管理档案进行数字化备份，备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。-定期对备份数据进行检查和恢复测试，确保备份数据的完整性和可用性。五、档案利用1.查阅与借阅-医院内部各部门因工作需要查阅资产管理档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等信息，经部门负责人签字批准后，到档案管理部门办理查阅手续。-如需借阅资产管理档案，应填写《档案借阅申请表》，经部门负责人和档案管理部门负责人签字批准后，方可办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。-档案管理部门应建立档案查阅、借阅登记台账，详细记录查阅、借阅人员的姓名、部门、查阅（借阅）时间、归还时间等信息。2.利用限制-查阅、借阅资产管理档案的人员应严格遵守保密制度，不得擅自将档案内容泄露给无关人员。-未经档案管理部门同意，查阅、借阅人员不得在档案上涂改、圈划、批注、污损，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。如有特殊需要，应按照规定的程序办理审批手续。-对于涉及医院商业秘密、敏感信息的资产管理档案，应严格限制查阅、借阅范围，经医院主管领导批准后方可查阅、借阅。六、档案鉴定与销毁1.鉴定工作-档案管理部门会同资产管理部门定期对已到保管期限的资产管理档案进行鉴定。鉴定工作由档案管理人员、资产管理人员及相关专业技术人员组成鉴定小组，对档案的保存价值进行评估。-鉴定小组应根据档案的历史价值、现实利用价值、资产状况等因素，确定档案是否仍有保存必要。对于有保存价值的档案，应重新确定保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。2.销毁程序-对经鉴定需要销毁的资产管理档案，档案管理部门应编制《档案销毁清册》，详细列出档案的名称、数量、形成时间、保管期限等信息。-《档案销毁清册》经医院主管领导审批后，由档案管理部门和资产管理部门共同负责实施销毁工作。销毁过程应进行现场监督，确保档案彻底销毁。-销毁工作完成后，销毁人员和监督人员应在《档案销毁清册》上签字盖章，并存档备查。七、监督与考核1.医院审计部门和纪检监察部门负责对资产管理档案管理制度的执行情况进行监督检查，定期或不定期对资产管理档案的收集、整理、保管、利用等工作进行审计和检查。2.对在资产管理档