公司出纳资料管理制度

公司出纳资料管理制度一、总则（一）目的为了加强公司出纳资料的管理，规范出纳工作流程，确保公司财务信息的安全、准确、完整，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构的出纳人员。（三）基本原则1.合法性原则：出纳资料的管理应符合国家法律法规及公司相关制度的要求。2.准确性原则：确保出纳资料记录准确、计算无误，如实反映公司财务状况和资金流动情况。3.完整性原则：涵盖出纳工作涉及的各类凭证、账簿、报表等资料，保证资料的全面性。4.保密性原则：严格保密出纳资料，防止信息泄露，保障公司财务安全。5.及时性原则：及时整理、归档和保管出纳资料，以便于查询和使用。二、出纳资料的分类及内容（一）原始凭证1.发票：包括增值税专用发票、增值税普通发票、普通发票等，是公司经济业务发生的重要证明。2.收据：用于收取款项的凭证，如现金收据、往来收据等。3.报销单：员工报销费用时填写的单据，附有所报销费用的相关发票及说明。4.借款单：员工因工作需要向公司借款时填写的凭证。5.银行回单：银行收付款业务的原始记录，如进账单、支票存根、电汇凭证等。（二）记账凭证根据审核无误的原始凭证编制的，记录公司经济业务的会计分录凭证，是登记账簿的依据。（三）账簿1.现金日记账：由出纳人员根据现金收付业务，按照时间顺序逐笔登记，反映现金的收入、支出和结存情况。2.银行存款日记账：记录银行存款的收支情况，根据银行收付款凭证及相关原始凭证进行登记。（四）报表1.资金日报表：每日反映公司现金及银行存款的收支情况、资金余额等信息。2.其他报表：根据公司管理需要或相关部门要求编制的与出纳工作相关的报表，如资金变动表等。（五）重要文件及合同1.银行开户许可证：公司在银行开立账户的法定凭证。2.印鉴卡：记录公司预留银行印鉴的卡片。3.借款合同：涉及公司对外借款或贷款的合同文件。4.其他与资金管理相关的重要合同：如融资租赁合同、资金托管协议等。三、出纳资料的收集与整理（一）收集要求1.出纳人员应在经济业务发生后及时收集相关原始凭证，确保凭证的真实性、完整性和合法性。2.对于外来原始凭证，应检查凭证上是否加盖填制单位公章或财务专用章，是否有经办人员签名或盖章，凭证内容是否齐全、清晰。3.对于自制原始凭证，如报销单、借款单等，应确保填写规范、内容准确，相关审批手续齐全。（二）整理方法1.按照业务类型对原始凭证进行分类，如将费用报销凭证、现金收款凭证、银行付款凭证等分别归类。2.对同类原始凭证按照时间顺序进行排列，以便于查找和核对。3.对于纸张大小不一致的原始凭证，应进行折叠或粘贴，使其规格统一，便于装订。4.在原始凭证上注明经济业务的简要说明、日期、金额等关键信息，以便于快速识别和理解。四、出纳资料的审核（一）审核内容1.真实性审核：检查原始凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否存在虚假交易或事项。2.合法性审核：审核原始凭证是否符合国家法律法规和公司财务制度的规定，如发票是否合规、报销手续是否齐全等。3.完整性审核：查看原始凭证的各项内容是否填写完整，包括凭证名称、填制日期、填制单位、接受单位、经济业务内容、数量、单价、金额、经办人员签名或盖章等。4.准确性审核：核对原始凭证上的金额计算是否正确，大小写金额是否一致，数字是否清晰无误。（二）审核流程1.出纳人员在收集整理原始凭证后，首先进行自我审核，确保所提供的资料符合上述审核内容要求。2.将审核后的原始凭证及相关资料提交给会计主管进行再次审核。会计主管应认真核对凭证的各项内容，对于存在疑问或不符合规定的凭证，及时与出纳人员沟通并要求其补充或更正。3.经会计主管审核无误的原始凭证，方可作为编制记账凭证的依据。五、出纳资料的编制与登记（一）记账凭证的编制1.出纳人员根据审核后的原始凭证，按照会计制度规定的会计科目和记账规则编制记账凭证。2.记账凭证应填写日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等内容，确保摘要简明扼要、准确反映经济业务内容，会计科目使用正确，金额与原始凭证一致。3.在记账凭证上加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计主管的印章，以示责任明确。（二）账簿的登记1.现金日记账的登记出纳人员应根据现金收款凭证和现金付款凭证，按照业务发生顺序逐日逐笔登记现金日记账。每日终了，应计算当日现金收入合计数、现金支出合计数和结余数，并将结余数与实际库存现金数进行核对，做到账实相符。如发现账款不符，应及时查明原因并进行处理。2.银行存款日记账的登记根据银行收款凭证、银行付款凭证及所附原始凭证，逐笔登记银行存款日记账。定期与银行对账单进行核对，至少每月核对一次。如有未达账项，应编制银行存款余额调节表，调节相符。六、出纳资料的保管（一）保管期限1.原始凭证、记账凭证、账簿等出纳资料的保管期限按照国家法律法规和会计制度的规定执行。一般情况下，原始凭证、记账凭证保管期限为30年，账簿保管期限为30年。2.重要文件及合同应长期保管，直至该事项终结或不再具有保存价值。（二）保管方式1.纸质资料保管出纳人员应将整理好的原始凭证、记账凭证、账簿等纸质资料分类装订成册，并在封面上注明资料名称、年度、月份、起止日期、凭证张数等信息。装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。装订后的资料应存放在专门的档案柜中，按照类别和时间顺序排列，以便于查找。2.电子资料保管对于电子形式的出纳资料，如电子发票、电子记账凭证等，应进行备份存储。备份可采用光盘、移动硬盘等存储介质，并定期进行检查和更新，确保数据的安全性和完整性。电子资料应按照一定的命名规则进行分类存储，便于识别和检索。同时，应设置相应的访问权限，防止未经授权的人员访问和修改电子资料。（三）保管要求1.保管出纳资料的场所应具备防火、防潮、防虫、防盗等条件，确保资料的安全。2.定期对保管的出纳资料进行清查盘点，检查资料的完整性和保管状况。如发现资料损坏、丢失等情况，应及时查明原因并采取相应的补救措施。3.出纳人员因工作调动或离职时，应办理资料交接手续，确保资料的连续性和完整性。交接手续应包括交接清单的编制、交接双方的签字确认等环节。七、出纳资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅出纳资料的，应填写查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并经相关部门负责人或授权人员批准。2.外部单位或个人因审计、税务检查等原因需要查阅公司出纳资料的，应持有合法有效的证明文件，并按照公司规定的程序办理查阅手续。查阅申请表应经公司财务负责人及法定代表人批准。（二）查阅程序1.查阅人员应在指定的场所查阅出纳资料，查阅过程中不得擅自将资料带出指定场所。如需复印或摘录相关资料，应经资料保管人员同意，并按照规定进行登记。2.查阅人员应爱护出纳资料，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁。查阅结束后，应及时将资料归还资料保管人员，并办理归还手续。（三）使用限制1.出纳资料仅供查阅和用于公司内部财务管理、审计、税务申报等相关工作，未经公司书面授权，不得将资料提供给其他任何单位或个人使用。2.严禁利用出纳资料进行任何违法违规活动，如泄露公司商业秘密、谋取私利等。八、出纳资料的销毁（一）销毁条件出纳资料在保管期限届满且已不再具有保存价值的情况下，可以进行销毁。（二）销毁程序1.由财务部门提出出纳资料销毁申请，详细说明拟销毁资料的名称、年度、数量、保管期限等信息，并提交公司管理层审批。2.经公司管理层批准后，由财务部门会同档案管理部门共同组织资料销毁工作。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员、销毁资料清