研究生档案管理工作细则​

研究生档案管理工作细则​

一、总则1.为加强我校研究生档案管理工作，有效地保护和利用档案，提高研究生管理工作的规范化、科学化水平，根据国家有关档案管理的法律法规以及教育主管部门的相关规定，结合我校实际情况，特制定本工作细则。2.研究生档案是研究生个人经历、政治思想、业务能力、学习成绩等方面的真实记录，是学校和社会选拔、任用人才的重要依据。档案管理工作应遵循集中统一管理、确保安全、便于利用的原则。二、管理体制与职责1.学校档案管理部门-负责制定和完善全校研究生档案管理制度，并监督各部门执行。-统筹全校研究生档案的接收、整理、保管、利用等工作，对档案工作进行业务指导和检查。-负责学校与校外档案管理机构的沟通协调，办理档案转递等相关事宜。2.研究生院-协助档案管理部门做好研究生档案接收、审核工作，确保新生档案及时、完整归档。-在研究生培养过程中，负责收集、整理研究生培养过程中形成的各类材料，定期移交学校档案管理部门。-配合档案管理部门做好研究生档案的利用工作，为研究生就业、升学等提供必要的支持。3.各研究生培养单位-负责本单位研究生档案的初步收集、整理和审核工作，确保档案材料的真实性、完整性和规范性。-指导研究生填写档案相关材料，对材料的填写质量进行把关。-及时将本单位研究生档案材料移交学校档案管理部门，协助做好档案管理工作。三、档案材料的收集与归档1.新生档案接收-学校在录取工作结束后，及时向研究生发放调档函，明确档案接收要求和截止日期。-研究生培养单位负责督促新生按时将档案寄送至学校。档案管理部门接收新生档案时，应认真核对档案数量和完整性，填写档案接收清单。-对档案材料不齐全或不符合要求的新生档案，档案管理部门应及时通知研究生本人或培养单位补充、完善。2.培养过程材料收集-研究生院负责收集研究生培养计划、课程成绩、学位论文答辩材料、奖惩情况等培养过程中的重要材料。-各研究生培养单位负责收集研究生思想政治表现鉴定、导师评语、实习实践材料等相关材料。-研究生本人应主动配合学校和培养单位，及时提交个人相关材料，如自传、科研成果证明等。3.归档要求-归档的档案材料应真实、完整、规范，签字盖章齐全。-档案材料应按照规定的分类标准进行整理，编目清晰，便于查找和利用。-档案管理部门应定期对收集的档案材料进行审核，符合要求的及时归档，不符合要求的退回相关单位或个人进行整改。四、档案的整理与保管1.档案整理-档案管理部门按照档案管理的有关规定，对接收的研究生档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作。-整理过程中应保持档案材料的历史联系，区分不同类别和保管期限，确保档案整理的科学性和规范性。2.档案保管-学校设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施，如档案架、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案安全。-档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度符合档案保管要求。-档案管理部门应建立严格的档案保管制度，定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。五、档案的利用与转递1.档案利用-校内各部门因工作需要查阅研究生档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。-查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅室，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。-校外单位查阅研究生档案的，需持单位介绍信和查阅人员有效身份证件，经学校相关部门审批后，按照规定办理查阅手续。-研究生本人因特殊原因需要查阅个人档案的，应提出书面申请，经研究生院审核同意后，到档案管理部门办理查阅手续。2.档案转递-研究生毕业、退学、转学等需要转递档案的，档案管理部门应按照有关规定及时办理档案转递手续。-档案转递应通过机要交通或邮政特快专递（EMS）等方式进行，严禁个人自带档案转递。-档案管理部门在转递档案时，应填写档案转递通知单，注明档案转递的原因、接收单位、转递日期等信息，并及时跟踪档案的投递情况，确保档案安全、准确送达。六、档案信息化建设1.学校积极推进研究生档案信息化建设，建立研究生档案管理信息系统，实现档案的数字化管理。2.档案管理部门负责将研究生档案材料进行数字化扫描、存储，建立电子档案数据库，方便档案的查询、利用和共享。3.加强档案信息安全管理，建立严格的信息安全制度，采取数据备份、加密等技术手段，确保档案信息的安全可靠。七、监督与检查1.学校档案管理部门定期对各研究生培养单位的档案管理工作进行监督检查，检查内容包括档案管理制度执行情况、档案材料收集整理情况、档案保管情况等。2.对档案管理工作中存在问题的单位，档案管理部门应及时提出整改意见，督促其限期整改。对因工作不