合同签批单管理制度

合同签批单管理制度一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签批流程，确保合同签订的合法性、合规性和有效性，保障公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、技术合同等。（三）基本原则1.依法签订原则：合同的签订必须遵守国家法律法规的规定，不得签订违法违规的合同。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫另一方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害双方的合法权益，不得偏袒任何一方。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。二、合同签批单的定义与作用（一）定义合同签批单是公司内部用于记录合同签订过程、审批意见及相关信息的表单，是合同签订的重要依据和流程载体。（二）作用1.规范合同签批流程，确保合同签订经过必要的审批环节，避免未经授权的合同签订。2.明确各部门及人员在合同签订过程中的职责和权限，便于责任追溯。3.记录合同签订的关键信息，为合同执行、监督和管理提供基础数据。4.作为合同档案管理的重要组成部分，便于合同的查询、统计和分析。三、合同签批流程（一）合同发起1.业务部门根据业务需求起草合同初稿，并填写合同签批单的基本信息，包括合同名称、合同编号、对方单位名称、合同标的、合同金额、签订时间等。2.将合同初稿及签批单提交给部门负责人审核。（二）部门负责人审核1.部门负责人对合同初稿的内容进行审核，重点审核合同条款是否符合业务需求、是否存在法律风险、是否与公司相关政策和规定相符等。2.对合同金额、付款方式、交货期、质量标准等关键条款进行把关，如有需要可组织相关人员进行讨论或征求意见。3.在合同签批单上签署审核意见，如同意、修改后同意或不同意，并注明理由。如不同意，应将合同初稿退回业务部门重新起草。（三）法务审核1.经部门负责人审核通过的合同，提交给公司法务部门进行审核。2.法务人员对合同的合法性、合规性进行审查，重点审查合同条款是否符合法律法规的规定、是否存在法律漏洞或风险等。3.对合同中的法律术语、格式条款、违约责任等进行审核，提出修改意见或建议。4.在合同签批单上签署审核意见，如无法律问题，签署“同意”；如有法律问题，应详细注明问题所在及修改建议，并要求业务部门进行修改后重新提交审核。（四）财务审核1.法务审核通过的合同，提交给公司财务部门进行审核。2.财务人员对合同的财务条款进行审核，重点审核合同金额、付款方式、付款期限、发票开具等是否符合公司财务管理制度的要求。3.对合同的成本效益进行分析，评估合同对公司财务状况的影响。4.在合同签批单上签署审核意见，如同意支付款项的安排，签署“同意”；如对财务条款有异议，应提出修改意见，并要求业务部门与对方协商调整后重新提交审核。（五）分管领导审批1.经财务审核通过的合同，提交给公司分管领导进行审批。2.分管领导对合同的整体情况进行审查，综合考虑业务需求、法律风险、财务状况等因素，做出最终审批决定。3.在合同签批单上签署审批意见，如同意签订合同，签署“同意”；如不同意签订合同，应注明理由，并将合同签批单退回相关部门。（六）总经理审批1.对于重大合同或涉及金额较大的合同，在分管领导审批通过后，还需提交给公司总经理进行审批。2.总经理对合同进行全面审查，从公司战略、整体利益等角度做出最终决策。3.在合同签批单上签署审批意见，如同意签订合同，签署“同意”；如不同意签订合同，应明确指示并说明原因，合同签批单按流程退回。（七）合同签订1.经总经理审批同意签订的合同，由业务部门负责与对方单位进行合同签订。2.合同签订人员应确保合同文本与审批通过的合同签批单内容一致，双方签字盖章齐全。3.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交公司档案室存档，一份自留，并将合同签批单及相关附件整理成册，妥善保管。四、合同签批单填写规范（一）基本信息1.合同名称：应准确反映合同的主要内容和性质，简洁明了。2.合同编号：按照公司统一的编号规则进行编制，确保合同编号的唯一性和系统性。3.对方单位名称：填写全称，确保与对方营业执照或相关资质文件上的名称一致。4.合同标的：详细描述合同所涉及的具体事项、产品或服务内容。5.合同金额：填写合同约定的总金额，大小写金额应一致。6.签订时间：填写合同实际签订的日期。（二）审批意见1.部门负责人审核意见：应明确表示同意、修改后同意或不同意，并简要说明理由。2.法务审核意见：如无法律问题，签署“同意”；如有法律问题，应详细注明问题所在及修改建议。3.财务审核意见：如同意支付款项的安排，签署“同意”；如对财务条款有异议，应提出修改意见。4.分管领导审批意见：明确表示同意或不同意签订合同，并可补充相关指示或要求。5.总经理审批意见：做出最终的审批决定，同意或不同意签订合同，并说明决策依据。（三）其他事项1.如有需要，可在合同签批单上添加附件，如合同初稿、相关业务文件、法律意见书、财务分析报告等，附件应与合同签批单一并流转审批。2.在合同签批单上注明合同的紧急程度、保密要求等特殊事项，以便相关人员在处理合同签批时予以关注。五、合同变更与解除（一）变更1.合同履行过程中，如需对合同内容进行变更，业务部门应填写合同变更申请单，并附上变更后的合同条款。2.合同变更申请单的签批流程与合同签批流程相同，需依次经过部门负责人、法务、财务、分管领导和总经理审批。3.经审批同意的合同变更申请单作为合同变更的依据，业务部门应及时与对方单位协商签订合同变更协议，并按照变更后的合同履行义务。（二）解除1.合同履行过程中，如需解除合同，业务部门应填写合同解除申请单，说明解除合同的原因及相关情况。2.合同解除申请单的签批流程与合同签批流程相同，需经过各相关部门和领导的审批。3.经审批同意的合同解除申请单作为合同解除的依据，业务部门应及时与对方单位协商签订合同解除协议，并按照协议约定处理相关事宜，如退还已支付的款项、返还货物等。六、合同执行与监督（一）合同执行1.合同签订后，业务部门负责组织合同的执行，确保合同双方按照合同约定履行各自的义务。2.业务部门应建立合同执行台账，记录合同的执行情况，包括合同履行进度、款项收付情况、质量验收情况等，及时发现和解决合同执行过程中出现的问题。3.各相关部门应密切配合业务部门，共同推进合同的执行，提供必要的支持和协助。（二）合同监督1.公司设立合同监督管理岗位或指定专人负责合同的监督工作，定期对合同的执行情况进行检查和评估。2.合同监督人员应检查合同双方是否按照合同约定履行义务，是否存在违约行为；检查合同执行台账记录是否准确、完整；检查合同款项收付是否符合财务管理制度的要求等。3.对于发现的合同执行问题或违约行为，合同监督人员应及时向相关部门和领导汇报，并提出处理建议，督促责任部门采取措施予以解决。七、合同档案管理（一）归档范围合同签批单、合同初稿、合同正式文本、合同变更协议、合同解除协议、相关附件及往来函件等与合同签订、履行、变更、解除有关的文件资料均应归档。（二）归档要求1.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类整理，确保档案的系统性和完整性。2.归档文件应字迹清晰、内容完整、签字盖章齐全，如有破损或褪色应进行修复或复制。3.合同档案应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管，电子档案应与纸质档案内容一致，并进行备份存储。（三）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写合同档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案室查阅。查阅时应在档案室工作人员的监督下进行，不得擅自复印、拍照或带出档案室。2.因特殊情况需要借阅合同档案的，应填写合同档案借阅申请表，经所在部门负责人、分管领导和总经理批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管合同档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记或损坏，归还时应确保档案完好无损。八、责任追究（一）违反本制度的责任认定1.对于在合同签批、签订、履行、变更、解除等过程中，违反本制度规定的部门和个人，应追究相应的责任。2.责任认定应根据事实和证据，明确责任主体、责任性质和责任程度。（二）责任追究方式1.批评教育：对违反本制度情节较轻的部门和个人，给予批评教育，责令其改正错误行为。2.经济处罚：对因违反本制度给公司造成经济损失的部门和个人，根据损失大小给予相应的经济处罚，如扣发奖金、工资等。3.行政处分：对违反本制度情节严重、造成恶劣影响