外贸公司综合部管理制度

外贸公司综合部管理制度一、总则（一）目的为规范外贸公司综合部的工作流程，提高工作效率，加强团队协作，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于外贸公司综合部全体员工。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关政策要求。2.规范性原则：各项工作流程和标准明确、规范，确保工作的一致性和准确性。3.效率性原则：优化工作流程，减少不必要的环节，提高工作效率。4.协作性原则：强调部门内部及与其他部门之间的协作配合，形成工作合力。二、组织架构与职责（一）组织架构综合部设经理一名，副经理一名，下辖行政、人事、财务、法务等岗位。（二）职责分工1.综合部经理全面负责综合部的日常管理工作，制定部门工作计划并组织实施。协调与其他部门的关系，确保公司各项工作的顺利衔接。负责部门人员的工作安排、绩效考核及培训发展。审核重要文件和报告，为公司决策提供支持。2.综合部副经理协助经理开展工作，负责具体工作的组织和执行。负责行政事务的管理，包括办公用品采购、办公设备维护等。协助处理人事相关工作，如招聘、培训等。完成经理交办的其他临时性任务。3.行政岗位负责公司文件的收发、归档和保管。安排公司会议、活动的组织和筹备。负责公司车辆的调度和管理。做好公司环境卫生和安全保卫工作。4.人事岗位制定和执行公司人力资源规划，负责员工招聘、培训、绩效考核等工作。办理员工入职、离职、转正、调岗等手续。维护员工人事档案，统计人力资源相关数据。负责员工福利管理，如社保、公积金办理等。5.财务岗位负责公司财务管理工作，编制财务预算和决算。做好日常账务处理，审核报销凭证，确保财务数据的准确性。负责税务申报和缴纳，合理控制税务风险。定期进行财务分析，为公司决策提供财务支持。6.法务岗位负责公司法律事务的处理，审核合同、协议等法律文件。参与公司重大决策，提供法律意见和风险防范建议。处理公司涉诉案件，维护公司合法权益。开展法律培训和宣传，提高员工法律意识。三、行政管理制度（一）办公用品管理1.办公用品由行政岗位统一采购、保管和发放。2.各部门根据实际需求填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到行政岗位领取。3.行政岗位定期盘点办公用品库存，根据库存情况及时采购补充，避免浪费和积压。（二）办公设备管理1.办公设备由行政岗位负责登记、维护和保养。2.员工使用办公设备时应遵守操作规程，如发现故障及时向行政岗位报告。3.行政岗位定期对办公设备进行检查和维护，确保设备正常运行。对于需要维修或更换的设备，及时联系专业维修人员进行处理。（三）会议管理1.公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周会、月会等，临时会议根据工作需要随时召开。2.会议组织部门提前确定会议主题、时间、地点和参会人员，并通知相关人员做好准备。3.会议期间，参会人员应遵守会议纪律，认真听取会议内容，积极发言，不得随意打断他人。4.会议结束后，会议组织部门负责整理会议纪要，经部门负责人审核后发送给参会人员，并跟踪会议决议的执行情况。（四）车辆管理1.公司车辆由行政岗位统一调度和管理。2.员工因工作需要使用车辆时，应提前填写用车申请表，经部门负责人和综合部经理审批后到行政岗位办理派车手续。3.驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。定期对车辆进行保养和维护，保持车辆整洁。4.车辆使用完毕后，驾驶员应及时将车辆归还公司，并填写车辆使用登记表，注明行驶里程、油耗等信息。（五）环境卫生与安全保卫1.公司环境卫生实行区域责任制，各部门负责本部门办公区域的清洁卫生。2.行政岗位定期组织卫生检查，对表现优秀的部门和个人进行表扬，对不达标的部门提出整改要求。3.加强公司安全保卫工作，制定安全保卫制度，配备必要的安全设施。4.保安人员负责公司门禁管理、巡逻等工作，严格登记外来人员和车辆，确保公司安全。四、人事管理制度（一）招聘与录用1.根据公司发展需求，人事岗位制定招聘计划，明确招聘岗位、人数、要求等。2.通过多种渠道发布招聘信息，如招聘网站、社交媒体、校园招聘等，收集应聘简历。3.对应聘简历进行筛选，确定符合条件的候选人，组织面试。面试分为初试和复试，由用人部门和综合部共同参与。4.根据面试结果，确定拟录用人员，发放录用通知。拟录用人员需提供相关资料进行背景调查。5.背景调查合格后，办理入职手续，签订劳动合同，安排新员工培训。（二）培训与发展1.人事岗位根据员工岗位需求和职业发展规划，制定年度培训计划。2.培训方式包括内部培训、外部培训、在线学习等。内部培训由公司内部专业人员授课，外部培训根据实际情况选派员工参加。3.建立员工培训档案，记录员工培训情况和考核结果。4.鼓励员工自我提升，对取得相关职业资格证书或学历提升的员工给予一定的奖励。（三）绩效考核1.制定绩效考核制度，明确考核标准、考核周期和考核方式。2.考核分为月度考核和年度考核。月度考核由直接上级对员工进行评价，年度考核结合月度考核结果和员工年度工作表现进行综合评价。3.绩效考核结果与员工薪酬、晋升、奖励等挂钩。对于考核优秀的员工给予表彰和奖励，对于考核不达标或不能胜任工作的员工进行培训或调整岗位，仍不能胜任的予以辞退。（四）薪酬福利1.制定薪酬管理制度，明确薪酬结构、薪酬标准和调整机制。2.员工薪酬由基本工资、绩效工资、奖金等部分组成。根据绩效考核结果发放绩效工资和奖金。3.按照国家法律法规为员工缴纳社保、公积金等福利。4.根据公司实际情况，提供其他福利，如节日福利、生日福利、带薪年假等。（五）员工关系管理1.建立良好的员工沟通机制，定期组织员工座谈会，了解员工需求和意见。2.及时处理员工投诉和纠纷，维护员工合法权益。3.关注员工身心健康，组织开展各类文体活动，丰富员工业余生活。4.办理员工离职手续，做好离职面谈，了解员工离职原因，为公司改进管理提供参考。五、财务管理制度（一）财务预算管理1.每年末，财务岗位根据公司战略规划和年度经营目标，编制下一年度财务预算。2.财务预算包括收入预算、成本预算、费用预算等，经公司管理层审核批准后执行。3.定期对财务预算执行情况进行分析和监控，及时发现问题并采取措施进行调整。（二）费用报销管理1.制定费用报销制度，明确报销范围、报销标准和报销流程。2.员工报销费用时，应填写费用报销单，附上相关发票和凭证，经部门负责人审核、财务审核、综合部经理审批后到财务岗位报销。3.财务岗位严格审核报销凭证，对不符合规定的报销予以拒绝。（三）资金管理1.加强资金管理，合理安排资金使用，确保公司资金安全。2.定期编制资金收支计划，根据资金计划进行资金调度。3.严格控制现金使用范围，超过规定金额的支出应通过银行转账等方式进行。（四）财务报表与分析1.财务岗位按照国家财务制度和会计准则，定期编制财务报表，包括资产负债表、利润表、现金流量表等。2.对财务报表进行分析，为公司管理层提供财务状况、经营成果和现金流量等方面的信息，为决策提供支持。六、法务管理制度（一）合同管理1.法务岗位负责公司合同的起草、审核和归档。2.业务部门在签订合同前，应将合同初稿提交给法务岗位审核。法务岗位对合同条款的合法性、完整性、准确性进行审查，提出修改意见。3.合同签订后，法务岗位负责将合同原件进行归档保管，并跟踪合同履行情况。（二）法律风险防范1.定期开展法律风险排查，对公司经营活动中可能存在的法律风险进行识别和评估。2.针对法律风险，提出防范措施和建议，为公司决策提供法律支持。3.参与公司重大决策，对决策事项的合法性进行审查，避免法律风险。（三）涉诉案件处理1.当公司发生涉诉案件时，法务岗位负责及时收集相关证据，制定诉讼策略。2.代表公司参加诉讼活动，维护公司合法权益。3.及时向公司管理层汇报涉诉案件进展情况，根据案件发展调整诉讼策略。（四）法律培训与宣传1.定期组织公司员工法律培训，提高员工法律意识和法律素养。2.开展法律宣传活动，营造公司良好的法治氛围。3