外包公司工作室管理制度

外包公司工作室管理制度一、总则（一）目的为了规范外包公司工作室的运营管理，提高工作效率，确保项目质量，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于外包公司工作室全体员工，包括项目经理、项目成员、行政人员等。（三）基本原则1.合法合规原则：严格遵守国家法律法规和相关政策，依法开展各项业务活动。2.质量至上原则：始终将项目质量放在首位，确保交付的成果符合客户要求和行业标准。3.效率优先原则：优化工作流程，合理配置资源，提高工作效率，按时完成项目任务。4.团队协作原则：强调团队合作精神，鼓励员工之间相互支持、相互配合，共同完成工作目标。5.公平公正原则：在绩效考核、薪酬分配、晋升奖励等方面，坚持公平公正的原则，充分调动员工的积极性和主动性。二、组织架构与职责（一）组织架构外包公司工作室设项目经理、项目团队、行政支持三个主要部门，各部门职责明确，相互协作，共同推动工作室的正常运转。（二）职责分工1.项目经理负责项目的整体规划、组织、协调和控制，确保项目按时、按质量要求完成。与客户沟通需求，制定项目计划和预算，分配项目任务，监控项目进度和成本。协调项目团队内部及与其他部门之间的工作关系，解决项目中出现的问题和风险。对项目团队成员进行绩效考核，提出奖惩建议，促进团队成员的成长和发展。2.项目团队按照项目经理的安排，负责具体项目任务的执行，确保工作质量和进度。积极参与项目讨论和决策，提供专业的技术建议和解决方案。及时反馈项目中遇到的问题和困难，配合项目经理共同解决。不断学习和提升自身业务能力，适应项目需求和公司发展的要求。3.行政支持负责工作室的日常行政事务，包括办公用品采购、设备维护、文件管理等。协助项目经理进行项目文档的整理和归档，确保项目资料的完整性和规范性。负责员工考勤管理、薪酬核算、福利发放等人力资源相关工作。组织和安排工作室的会议、培训、团建等活动，营造良好的工作氛围。三、项目管理（一）项目承接1.市场部门负责收集项目信息，与潜在客户进行初步沟通，了解项目需求和意向。2.项目经理参与项目前期洽谈，对项目的可行性进行评估，包括技术难度、时间要求、成本预算等。3.若决定承接项目，由项目经理组织相关人员制定项目承接方案，明确项目目标、工作范围、时间进度、质量标准、资源需求等内容，并提交公司领导审批。4.审批通过后，与客户签订项目合同，明确双方的权利和义务，确保合同条款清晰、准确、合法。（二）项目计划1.项目经理根据项目合同要求，组织项目团队成员制定详细的项目计划。项目计划应包括项目进度计划、质量计划、成本计划、风险管理计划等。2.项目进度计划应采用甘特图等工具进行可视化展示，明确各项任务的开始时间、结束时间和责任人，确保项目按计划有序推进。3.质量计划应明确项目的质量目标、质量标准、质量控制措施等，确保项目交付成果符合客户要求和相关标准。4.成本计划应根据项目预算，合理分配各项费用，严格控制项目成本，确保项目在预算范围内完成。5.风险管理计划应识别项目可能面临的风险，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的概率和影响程度。（三）项目执行1.项目团队成员按照项目计划和各自的职责分工，认真开展项目工作。在工作过程中，应严格遵守公司的各项规章制度和工作流程，确保工作质量和效率。2.项目经理负责对项目执行情况进行监控和协调，及时掌握项目进度、质量、成本等方面的动态信息。定期召开项目例会，汇报项目进展情况，解决项目中出现的问题。3.项目团队成员应及时向上级汇报工作进展和遇到的问题，积极配合项目经理的工作安排，共同推进项目顺利进行。4.在项目执行过程中，如发现项目计划需要调整，项目经理应及时组织相关人员进行评估和分析，制定合理的调整方案，并报公司领导审批。（四）项目监控与沟通1.建立项目监控机制，定期对项目进度、质量、成本等进行检查和评估。通过项目管理工具、定期报告、现场检查等方式，及时发现项目中存在的问题和偏差。2.项目经理应与客户保持密切沟通，定期向客户汇报项目进展情况，及时了解客户需求和意见，确保项目成果符合客户期望。3.项目团队内部应保持良好的沟通氛围，成员之间应及时交流工作经验、分享信息，协同解决项目中遇到的问题。4.对于项目中出现的重大问题或风险，项目经理应及时向公司领导汇报，并组织相关人员进行专题讨论，制定解决方案，确保项目能够顺利进行。（五）项目验收1.项目完成后，项目经理应提前通知客户进行验收准备工作，并提交项目成果报告、测试报告、文档资料等相关验收材料。2.客户按照合同要求对项目进行验收，验收合格后签署验收报告。如验收过程中发现问题，客户应提出整改意见，项目团队应按照要求进行整改，直至验收合格。3.项目验收通过后，项目经理应组织项目团队进行项目总结，分析项目执行过程中的经验教训，为今后的项目提供参考。同时，对项目团队成员进行绩效考核，根据考核结果进行奖惩。四、人员管理（一）招聘与录用1.根据项目需求和公司发展规划，制定招聘计划，明确招聘岗位、人数、任职要求等。2.通过多种渠道发布招聘信息，如招聘网站、社交媒体、校园招聘、人才推荐等，吸引符合条件的人员应聘。3.对应聘人员进行简历筛选、面试、笔试、背景调查等环节，综合评估其专业能力、工作经验、职业素养等，确定合适的录用人员。4.与录用人员签订劳动合同，明确双方的权利和义务，办理入职手续，包括入职培训、工作安排、发放办公用品等。（二）培训与发展1.建立完善的培训体系，根据员工的岗位需求和职业发展规划，制定个性化的培训计划。培训内容包括专业技能培训、项目管理培训、沟通技巧培训、团队协作培训等。2.定期组织内部培训课程，邀请公司内部专家或外部讲师进行授课。鼓励员工参加外部培训课程和行业研讨会，拓宽视野，提升业务能力。3.为员工提供实践锻炼的机会，通过参与实际项目，积累工作经验，提高解决问题的能力。4.建立员工职业发展通道，为员工提供晋升机会和发展空间。根据员工的绩效考核结果和工作表现，进行岗位调整和晋升，激励员工不断成长和进步。（三）绩效考核1.制定科学合理的绩效考核制度，明确考核指标、考核周期、考核方式等。考核指标应包括工作业绩、工作能力、工作态度等方面，确保全面、客观地评价员工的工作表现。2.每月或每季度对员工进行绩效考核，考核过程应公平公正、公开透明。考核结果应及时反馈给员工，让员工了解自己的工作表现和存在的问题。3.根据绩效考核结果，对员工进行奖惩。对于表现优秀的员工，给予奖金、晋升、荣誉证书等奖励；对于表现不佳的员工，进行绩效面谈，帮助其分析原因，制定改进计划，如连续多次考核不达标，可根据公司规定进行相应的处理。（四）薪酬福利1.制定合理的薪酬体系，根据员工的岗位价值、工作业绩、市场行情等因素确定薪酬水平。薪酬结构包括基本工资、绩效工资、奖金等部分，确保薪酬具有竞争力和激励性。2.按时发放员工工资，不得拖欠。根据国家法律法规和公司政策，为员工缴纳社会保险、住房公积金等福利。3.提供其他福利待遇，如带薪年假、病假、婚假、产假、陪产假、丧假等法定假期，节日福利、生日福利、定期体检等。（五）考勤管理1.严格执行考勤制度，员工应按时上下班，不得迟到、早退、旷工。如有特殊情况需要请假，应按照公司规定办理请假手续。2.采用打卡或其他考勤方式记录员工的出勤情况，每月对考勤数据进行统计和分析。对于迟到、早退、旷工等违纪行为，按照公司规定进行相应的处罚。3.鼓励员工加班，但应严格控制加班时间，确因工作需要加班的，应按照公司规定填写加班申请单，经上级领导批准后，方可加班。加班后应及时安排调休或支付加班工资。五、财务管理（一）预算管理1.项目承接阶段，项目经理应根据项目合同要求，制定项目预算草案，明确项目各项费用的预算金额和支出计划。2.项目预算草案提交公司领导审批后，作为项目成本控制的依据。在项目执行过程中，严格按照预算执行，控制费用支出，确保项目成本不超过预算。3.定期对项目预算执行情况进行分析和评估，如发现预算偏差较大，应及时查找原因，采取措施进行调整，确保项目预算的合理性和有效性。（二）费用报销1.制定费用报销制度，明确费用报销的范围、标准、流程等。员工应按照制度规定填写费用报销单，附上相关发票和凭证，经审批后报销。2.费用报销应严格按照审批流程进行，由部门负责人、财务审核、公司领导等逐级审批。审批通过后，财务部门及时办理报销手续，支付报销款项。3.加强对费用报销的审核和监督，确保报销费用真实、合理、合规。对于不符合规定的报销申请，财务部门有权拒绝报销。（三）成本控制1.建立成本控制机制，对项目成本进行全过程监控。在项目执行过程中，通过优化工作流程、合理配置资源、控制费用支出等措施，降低项目成本。2.定期对项目成本进行核算和分析，对比实际成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和存在的问题。针对问题采取相应的改进措施，不断提高成本控制水平。3.加强对办公用品、设备采购等方面的管理，严格控制采购成本。通过集中采购、招标采购等方式，降低采购价格，提高采购效率。（四）财务审计1.定期开展财务审计工作，对公司的财务状况、经营成果、内部控制等进行全面审查。审计内容包括财务报表审计、预算执行情况审计、费用报销审计、项目成本审计等。2.审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等。审计过程中应保持独立性和客观性，严格按照审计程序进行操作。3.审计结束后，审计部门应出具审计报告，针对审计发现的问题提出整改建议和措施。公司相关部门应按照审计报告的要求进行整改，确保财务管理规范、合规。六、行政与后勤管理（一）办公用品管理1.制定办公用品采购计划，根据员工需求和工作实际情况，合理采购办公用品。2.建立办公用品库存管理制度，对办公用品进行分类存放、登记入账，定期盘点，确保办公用品的安全和完整。3.员工领用办公用品时，应填写领用申请表，经部门负责人审批后，到行政部门领取。行政部门应做好领用记录，控制办公用品的领用数量和使用情况。（二）设备管理1.对公司的办公设备进行登记造册，建立设备档案，记录设备的型号、配置、购买时间、使用情况等信息。2.定期对办公设备进行维护和保养，确保设备正常运行。制定设备维修计划，及时处理设备故障，延长设备使用寿命。3.对于需要更新或报废的设备，应按照公司规定的流程进行审批和处理。更新设备时，应进行市场调研，选择性价比高的产品。（三）文件管理1.建立文件管理制度，明确文件的分类、编号、起草、审核、批准、发布、归档、保管等流程。2.对项目文件、公司文件、合同协议等各类文件进行规范管理，确保文件的完整性和准确性。文件应按照类别和时间顺序进行归档，便于查阅和使用。3.严格控制文件的访问权限，根据员工的工作职责和岗位需求，设定不同的文件访问级别，确保文件的安全性和保密性。（四）会议管理1.制定会议管理制度，明确会议的类型、组织流程、参会人员、会议记录等要求。2.定期组织召开项目例会、工作汇报会、部门协调会等各类会议，确保信息及时传达和沟通。会议应提前确定主题、时间、地点、参会人员等，并通知相关人员做好准备。3.会议过程中，应安排专人做好会议记录，记录会议内容、讨论结果、决议事项等。会议结束后，及时整理会议纪要，发送给参会人员，并跟踪决议事项的执行情况。（五）环境卫生管理1.