校庆捐赠费管理制度

校庆捐赠费管理制度总则制度目的本制度旨在规范校庆捐赠费的管理与使用，确保捐赠资金的安全、透明、有效运作，充分发挥捐赠资金在校庆活动及学校发展中的积极作用，维护捐赠人与学校的合法权益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于学校在筹备校庆活动过程中所接收的各类捐赠资金的管理和使用。基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规以及相关财务规章制度，确保捐赠费的管理和使用合法合规。2.专款专用原则捐赠资金必须专项用于校庆相关活动的开展，不得挪作他用。3.透明公开原则建立健全捐赠费信息公开机制，接受捐赠人、学校师生及社会公众的监督，确保资金使用透明。4.效益最大化原则合理规划和使用捐赠资金，力求实现校庆活动效果的最大化，并为学校长远发展创造价值。捐赠接收管理捐赠渠道与方式1.学校设立专门的校庆捐赠接收办公室，负责统一接收来自企业、校友、社会组织及个人等通过多种渠道进行的校庆捐赠，包括但不限于现金捐赠、实物捐赠、有价证券捐赠等。2.捐赠接收办公室应公布多种便捷的捐赠方式，如银行转账、在线支付平台、现场捐赠等，并提供详细的捐赠指引和相关账户信息。捐赠协议签订1.对于每一笔捐赠，捐赠接收办公室在收到捐赠款物后，应及时与捐赠人沟通，签订书面捐赠协议。捐赠协议应明确捐赠人姓名/名称、捐赠金额/实物详情、捐赠用途、双方权利义务、资金使用计划及监督方式等重要条款。2.捐赠协议一式多份，捐赠人、学校校庆工作领导小组、财务部门、审计部门等各留存一份，确保各方对捐赠事项的约定清晰明确，有据可查。捐赠登记入账1.财务部门在收到捐赠款项或实物后，应根据捐赠协议和相关凭证，及时进行账务处理。对于现金捐赠，应按照实际收到的金额准确入账；对于实物捐赠，应按照市场公允价值或双方协商确定的价值入账，并进行详细的资产登记。2.捐赠接收办公室应建立捐赠台账，对每一笔捐赠的来源、金额、捐赠时间、捐赠人信息等进行详细记录，并定期与财务部门核对账目，确保账账相符、账实相符。使用审批管理使用计划制定1.校庆工作领导小组负责组织制定校庆捐赠费的年度使用计划。使用计划应根据校庆活动的总体安排、项目预算以及学校发展需求，明确各项捐赠资金的具体用途、金额分配、实施进度等内容。2.使用计划应经学校相关领导班子审议通过，并报上级主管部门备案。在制定使用计划过程中，应充分征求捐赠人意见，确保捐赠资金的使用符合捐赠人的意愿。审批流程1.校庆捐赠费的使用实行分级审批制度。对于一般性支出项目，由校庆工作领导小组组长审批；对于重大支出项目（金额达到一定标准，具体标准由学校根据实际情况确定），需经学校党委常委会审议通过。2.所有使用捐赠费的支出申请，均应填写《校庆捐赠费支出申请表》，详细说明支出事由、金额、支付方式、收款单位等信息，并附上相关的合同协议、发票或收据等证明材料。3.支出申请经相关部门负责人审核签字后，按照审批流程提交至相应审批人进行审批。审批人应认真审查申请内容，对不符合规定或不合理的申请予以驳回，并注明理由。资金使用管理支出范围1.校庆活动筹备费用包括活动策划、组织实施、宣传推广、场地租赁、设备购置、嘉宾接待、志愿者服务等方面的费用支出。2.校园文化建设费用用于与校庆相关的校园文化活动开展、校史展览布置、校园景观改造、文化纪念品制作等方面的支出。3.校友联络与回馈费用涵盖校友团聚活动组织、校友交流平台搭建、校友奖学金设立、校友回馈礼品购置等费用。4.其他符合校庆宗旨及学校发展需求的支出如校庆相关学术讲座、研讨会、捐赠表彰大会等活动的费用支出。支付管理1.对于符合支出范围和审批流程的费用申请，财务部门应严格按照国家财务制度和学校财务规定进行支付操作。2.涉及政府采购项目的，应按照政府采购相关法律法规和学校采购制度执行，通过招标、询价、竞争性谈判等方式确定供应商，并签订采购合同。3.对于大额资金支出，应采用银行转账等非现金支付方式，确保资金安全。财务部门应严格审核支付凭证，核对收款单位名称、账号、开户行等信息，防止支付错误或资金流失。费用报销1.费用报销应在规定时间内进行，报销人需按照学校财务报销制度要求，整理好相关报销凭证，粘贴整齐后填写《校庆捐赠费报销单》。2.报销凭证应包括合法有效的发票、收据、合同协议、审批文件等，凭证内容应与支出申请表一致，且真实、完整、合规。3.财务部门对报销凭证进行审核，审核通过后予以报销。对于不符合报销规定的凭证，财务部门应要求报销人补充或更正相关材料，直至符合要求为止。资产与物资管理实物资产购置与管理1.校庆捐赠费购置的实物资产，如办公设备、文化用品、展览道具等，应按照学校固定资产管理规定进行登记入账，并纳入学校资产统一管理。2.资产管理部门应建立实物资产台账，详细记录资产的名称、型号、数量、购置时间、使用部门等信息，并定期进行清查盘点，确保资产账实相符。3.资产使用部门应妥善保管和使用实物资产，做好资产的日常维护保养工作，防止资产损坏、丢失。如需处置资产，应按照学校资产处置程序办理相关手续。物资采购与库存管理1.对于校庆活动所需的各类物资，如礼品、纪念品、食品饮料等，应按照学校物资采购管理规定进行采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正原则，选择合格供应商，确保物资质量。2.物资采购应签订采购合同，明确物资规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。采购人员应及时跟进物资采购进度，确保物资按时到货。3.物资入库前，仓库管理人员应进行验收，核对物资的品种、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格的物资应办理入库手续，登记库存台账。物资库存管理应遵循先进先出原则，定期盘点，防止物资积压、变质或丢失。4.物资领用应填写《校庆活动物资领用申请表》，经相关负责人审批后到仓库领取。仓库管理人员应根据审批后的申请表发放物资，并做好领用记录。监督与审计管理内部监督1.学校监察部门负责对校庆捐赠费的管理和使用进行全程监督。定期检查捐赠资金的接收、入账、使用、审批等环节是否符合规定，发现问题及时督促整改。2.校庆工作领导小组应对捐赠费使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保资金使用合理、合规、透明。同时，加强对项目执行情况的跟踪管理，及时协调解决项目实施过程中出现的问题。3.各相关部门应加强内部沟通与协作，形成监督合力。财务部门应定期向校庆工作领导小组报告捐赠费的收支情况，提供财务报表和相关财务分析；资产管理部门应及时反馈实物资产的管理情况；物资采购部门应汇报物资采购及库存情况等。信息公开1.建立校庆捐赠费信息公开制度，通过学校官网、校庆专题网站、校内公告栏等多种渠道，定期向社会公众和学校师生公开捐赠资金的收支情况、使用项目进展、捐赠人信息等内容，接受社会监督。2.信息公开内容应真实、准确、完整，公开频率应根据实际情况确定，确保捐赠人及社会公众能够及时、全面了解捐赠资金的使用情况。审计监督1.学校审计部门负责对校庆捐赠费进行定期审计和专项审计。审计内容包括捐赠资金的财务收支审计、项目执行情况审计、资产管理审计等，确保捐赠费管理和使用的合法性、合规性、效益性。2.审计部门应制定详细的审计计划，明确审计范围、审计重点、审计方法等内容。审计过程中应严格遵循审计准则和相关法律法规，收集充分、适当的审计证据，形成客观、公正的审计报告。3.对于审计发现的问题，审计部门应提出整改意见和建议，相关部门应及时进行整改，并将整改情况书面反馈给审计部门。审计部门应对整改情况进行跟踪检查，确保问题得到彻底解决。捐赠表彰与致谢捐赠表彰1.为感谢捐赠人对学校校庆活动及事业发展的支持，学校设立专门的捐赠表彰奖项，对捐赠金额较大、贡献突出的捐赠人进行表彰。2.捐赠表彰工作由校庆工作领导小组组织实施，制定具体的表彰办法和标准。表彰形式可包括颁发荣誉证书、奖杯、纪念品等，同时通过学校官网、校庆活动等渠道进行广泛宣传。致谢方式1.对于每一位捐赠人，学校应及时发出感谢信，表达对捐赠人的诚挚感谢和敬意。感谢信应详细说明捐赠资金的使用情况和对学校发展的积极影响。2.在校庆活动现场，设置专门的捐赠人展示区域，展示捐赠人的名单、捐赠事迹等内容，向捐赠人致以特别的敬意。3.邀请捐赠人参加校庆相关活动，如校庆庆典大会、校友聚会、校园参观等，让捐赠人亲身感受学校的发展变化