乡镇机关文件管理制度

乡镇机关文件管理制度一、总则（一）目的为加强乡镇机关文件管理，确保文件的规范起草、准确传递、妥善保管和有效利用，提高机关工作效率和质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于乡镇机关各部门、各办公室以及全体工作人员在文件处理过程中的各项活动。（三）基本原则1.准确规范原则文件的格式、内容、语言表达等应符合国家法律法规、政策要求以及公文处理的相关规定，确保准确无误、规范统一。2.及时高效原则文件的起草、审核、印发、传递、办理等各个环节都应注重时效性，做到及时处理、快速反馈，避免拖延积压，提高工作效率。3.安全保密原则严格遵守国家有关保密法律法规，加强文件的保密管理，防止文件内容泄露，确保文件信息安全。4.精简实用原则文件的制定应注重针对性和实用性，精简文件数量，控制文件篇幅，避免冗长繁琐，切实提高文件质量和工作效能。二、文件的起草（一）起草职责1.各部门、各办公室负责本部门职责范围内文件的起草工作。文件起草人应熟悉相关政策法规和业务工作，具备较强的文字表达能力和综合分析能力。2.涉及多个部门的文件，由主办部门牵头，会同相关部门共同起草。必要时，可成立文件起草小组，明确分工，密切协作，确保文件内容全面、准确、协调一致。（二）起草要求1.主题明确文件应围绕一个中心主题展开，内容集中，重点突出，避免主题分散、内容繁杂。2.依据充分起草文件要以国家法律法规、政策方针以及上级有关文件精神为依据，结合乡镇实际情况，确保文件具有合法性、针对性和可操作性。3.结构合理文件一般应包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等部分。正文应层次分明，逻辑严谨，按照“总分总”或“提出问题分析问题解决问题”等合理结构组织内容。4.表述准确语言表达应准确、简洁、明了，避免使用模糊、歧义、生僻的词汇和句子。数字、计量单位等应符合国家规定。5.格式规范严格按照国家公文格式标准起草文件，做到字体、字号、行距、页边距等规范统一，页面布局合理美观。三、文件的审核（一）审核流程1.部门初审文件起草完成后，起草部门负责人应认真审核文件内容，确保文件符合起草要求，主题明确、依据充分、结构合理、表述准确、格式规范等。审核通过后，在文件首页左上角注明“初审通过”字样，并签字确认。2.分管领导审核经部门初审后的文件，由分管领导进行审核。分管领导应重点审核文件内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规，是否与上级文件精神相一致，是否符合乡镇工作实际和整体工作部署，文件提出的措施和要求是否切实可行等。审核通过后，在文件首页左上角注明“审核通过”字样，并签字确认。3.主要领导审批分管领导审核通过的文件，报主要领导审批。主要领导应对文件的重要性、必要性、全局性等进行全面审查，做出最终审批意见。审批通过后，在文件首页左上角注明“同意印发”字样，并签字确认。（二）审核内容1.政策法规审核检查文件内容是否符合国家法律法规、政策方针以及上级有关文件精神，是否存在违反法律法规和政策规定的情况。2.内容准确性审核审核文件内容是否真实、准确，数据是否可靠，措施和要求是否具体明确、切实可行，有无前后矛盾、漏洞百出等问题。3.格式规范性审核按照公文格式标准，检查文件的字体、字号、行距、页边距、排版格式等是否规范统一，有无错别字、语病等文字错误。4.协调性审核涉及多个部门的文件，审核各部门之间的职责分工是否明确合理，工作措施是否相互衔接、协调一致，避免出现职责不清、相互推诿等问题。四、文件的印发（一）印发程序1.编号登记经领导审批后的文件，由党政办公室负责统一编号登记。编号应按照年度、发文部门、发文顺序号的规则进行编排，如“[年份]×党发[序号]”或“[年份]×政发[序号]”。登记内容包括文件标题、文号、发文机关、主送机关、印发日期、份数等信息。2.排版印制党政办公室根据领导审批意见和文件格式要求，对文件进行排版印制。排版应做到格式规范、版面整洁、字迹清晰。印制过程中要严格校对，确保文件内容准确无误。文件印制完成后，应进行清点、整理，确保文件份数准确、装订整齐。3.盖章分发文件印制完成后，由专人负责加盖印章。印章应加盖在文件规定的位置，确保印章清晰、端正。盖章后，按照文件主送机关和份数要求，及时进行分发。分发时要做好登记，注明文件去向，确保文件准确无误地送达收件人手中。（二）印发要求1.严格按照审批意见印发文件印发必须严格按照领导审批意见执行，不得擅自更改文件内容、印发范围、印发份数等。如遇特殊情况需要调整，应重新履行审批手续。2.确保文件质量在文件印发过程中，要严格把控排版、印制、装订等环节的质量，确保文件格式规范、内容清晰、装订牢固，避免出现质量问题影响文件的正常使用。3.做好文件分发记录建立文件分发登记台账，详细记录文件的分发时间、收件人、文件名称、文号、份数等信息。分发记录应妥善保存，以备查询。五、文件的传递（一）传递方式1.机要交换对于需要传递到上级机关或其他乡镇的重要文件、机密文件等，通过机要交换渠道进行传递。机要交换应严格按照机要交换的规定和程序办理，确保文件安全、及时传递。2.专人送达对于一些紧急、重要且不宜通过机要交换传递的文件，可安排专人送达。专人送达应选择责任心强、政治素质高的工作人员，并确保文件在传递过程中的安全保密。3.网络传输对于一些一般性文件、资料等，可通过内部办公网络进行传输。在网络传输过程中，要严格遵守网络安全规定，确保文件传输的准确性和安全性。（二）传递要求1.安全保密文件传递过程中要严格遵守保密规定，确保文件内容不泄露。机要交换、专人送达等方式要采取必要的保密措施，如密封包装、专人护送等。网络传输要设置安全权限，防止文件被非法获取或篡改。2.及时准确按照文件的紧急程度和要求，及时、准确地将文件传递到收件人手中。对于紧急文件，要优先传递，确保不误时误事。传递过程中要做好跟踪记录，及时反馈文件传递情况。3.手续完备文件传递时要办理相关手续，如机要交换单、送达回执等。手续应填写完整、清晰，双方签字确认，以备查考。六、文件的办理（一）收文办理1.签收登记党政办公室收到上级机关、其他乡镇或有关部门发来的文件后，应及时进行签收登记。签收时要认真核对文件数量、种类、封口等情况，确保文件完整无缺。登记内容包括文件标题、文号、发文机关、日期、份数等信息。2.分发传阅签收登记后的文件，由党政办公室根据文件内容和工作需要，及时分发给相关领导和部门阅办。传阅文件应按照规定的传阅范围和顺序进行，一般采取直传方式，避免文件在多人手中长时间停留。传阅过程中要做好跟踪记录，及时掌握文件传阅情况，确保文件传阅的时效性和安全性。3.承办承办部门或承办人收到传阅文件后，应按照文件要求和领导批示，认真组织办理。办理过程中要明确责任，落实措施，确保办理工作按时限要求完成。对于涉及多个部门的文件，主办部门要主动牵头协调，相关部门要积极配合，共同做好文件办理工作。4.催办党政办公室负责对文件办理情况进行催办。催办可采取电话催办、书面催办等方式，及时了解文件办理进度，督促承办部门或承办人按时完成办理任务。对于逾期未办的文件，要查明原因，及时向领导汇报，并采取相应措施加以解决。5.答复承办部门或承办人办理完毕文件后，应及时将办理结果以书面形式答复来文机关，并按照要求将答复文件送党政办公室存档。答复文件应内容准确、格式规范，符合上级要求和乡镇实际情况。（二）发文办理发文办理流程按照本制度第四章“文件的印发”执行。（三）文件归档1.归档范围乡镇机关在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本级文件、下级文件、会议文件、统计报表、重要工作资料等，均应按照规定进行归档。2.归档要求文件归档应做到齐全完整、分类准确、装订整齐、编目规范。归档文件应按照年度保管期限机构（问题）等分类方法进行整理，编制归档文件目录，便于查找利用。3.归档时间各部门应在次年上半年将上一年度形成的文件材料整理归档完毕，并移交党政办公室统一保管。党政办公室应定期对归档文件进行检查、核对，确保归档文件的质量。（四）文件销毁1.销毁范围对于已失去保存价值的文件材料，如过期文件、作废文件、重复文件等，应按照规定进行销毁。2.销毁程序文件销毁前，由文件保管部门提出销毁意见，填写《文件销毁审批表》，详细注明拟销毁文件的名称、文号、数量、销毁原因等信息，报经分管领导审核、主要领导批准后，方可进行销毁。文件销毁应指定专人负责，在指定地点进行，并采用适当的销毁方式，如粉碎、焚烧等，确保文件内容无法恢复。销毁过程中要做好记录，留存相关凭证。七、文件的保管与利用（一）保管要求1.专人负责党政办公室应指定专人负责文件的保管工作，确保文件保管工作的连续性和专业性。保管人员应具备较强的责任心和保密意识，熟悉文件管理业务。2.分类存放文件应按照分类方法进行存放，做到排列有序、便于查找。不同年度、不同保管期限、不同类型的文件应分别存放，避免混淆。3.安全保管文件保管场所应具备必要的安全设施，如防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保文件安全。同时，要定期对文件进行检查、清点，及时发现和处理文件保管过程中出现的问题。（二）利用规定1.借阅审批因工作需要查阅文件的，应填写《文件借阅审批表》，注明借阅文件的名称、文号、借阅原因、借阅期限等信息，经部门负责人或分管领导批准后，方可到文件保管部门借阅。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应重新办理审批手续。2.借阅登记文件保管部门应对借阅文件的情况进行详细登记，包括借阅