企业公司公章管理制度

企业公司公章管理制度总则目的为加强公司公章管理，维护公司利益，规范公章使用流程，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构，公司所有部门及员工在涉及公章使用的相关活动中均须遵守本制度。定义1.公章：指公司正式对外使用的具有法律效力的印章，包括公司公章、合同专用章、财务专用章等。2.公章保管人：负责保管公章，并按照本制度规定履行公章使用审批及用印登记等职责的人员。公章的刻制与启用公章刻制1.公司公章的刻制由行政部门根据公司设立或变更登记的有关规定，统一办理。2.需刻制合同专用章、财务专用章等其他专用章时，由相关部门提出申请，经公司法定代表人批准后，由行政部门负责办理刻制手续。3.公章刻制必须选择具有公安部门核发《特种行业许可证》的正规印章刻制单位，确保公章质量及合法性。公章启用1.新刻制的公章启用前，行政部门应填写《公章启用申请表》，详细注明公章名称、规格、启用日期、使用范围等信息，报公司法定代表人审批。2.经批准后，行政部门应将公章启用信息在公司内部进行公告，并留存启用印模备案。公章的保管保管原则1.公章保管实行专人负责制，确保公章安全存放，防止丢失、被盗或滥用。2.公章保管人应具备高度的责任心和保密意识，不得擅自将公章交予他人保管或使用。保管地点1.公司公章应存放于专门的保险柜或安全的保管场所，确保存放地点具备防盗、防火、防潮等安全条件。2.合同专用章、财务专用章等其他专用章应根据其使用性质，分别由相关部门指定专人保管，存放于相应部门的安全地点。保管人职责1.负责公章的日常保管，确保公章存放安全，定期检查公章存放情况，发现问题及时报告。2.严格按照本制度规定的使用流程进行公章使用审批及用印登记，对每一次用印情况进行详细记录。3.不得擅自使用公章，如遇特殊情况需紧急用印，应及时向公司法定代表人或授权审批人报告，并按照指示办理。4.妥善保管公章使用登记记录及相关文件资料，以备查阅和审计。5.如因工作变动不再负责公章保管，应及时办理公章交接手续，确保公章安全移交。公章的使用使用范围1.公司公章适用于公司对外签订合同、协议、文件、信函等具有法律效力的事项；公司内部发布重要通知、决定、报告等文件；以及其他需要加盖公章以证明公司行为或文件效力的场合。2.合同专用章仅用于公司对外签订各类合同、协议等经济业务文件。3.财务专用章仅用于公司财务结算、票据开具、资金收付等与财务相关的业务活动。使用流程1.申请需使用公章的部门或个人应填写《公章使用申请表》，详细注明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间、申请人等信息。用印事项涉及公司重大决策、重要合同或协议等，应附上相关文件资料及说明，经部门负责人审核签字后，报公司法定代表人或授权审批人批准。2.审批公司法定代表人或授权审批人根据申请事项的性质、重要程度等进行审批，在《公章使用申请表》上签署审批意见。对于涉及金额较大、风险较高的合同或协议，应经公司法律顾问审核后，再由公司法定代表人审批。3.用印公章保管人在收到经批准的《公章使用申请表》后，应仔细核对申请表内容与用印文件是否一致。确认无误后，在指定位置加盖公章，并确保印章清晰、端正。同时，在《公章使用登记表》上详细记录用印时间、用印文件名称、用印份数、申请人等信息，由用印人签字确认。4.登记备案用印完成后，公章保管人应将《公章使用申请表》及用印文件复印件留存归档，以备查阅。定期对《公章使用登记表》进行整理和统计，形成公章使用台账，按年度归档保存。特殊情况用印1.如遇紧急情况无法事先履行审批手续，需立即使用公章的，使用部门或个人应电话向公司法定代表人或授权审批人报告，经同意后可先行用印，但事后必须及时补办审批手续，并在《公章使用申请表》上注明紧急情况说明及补办审批情况。2.公司法定代表人或授权审批人出差或其他原因无法及时审批时，可由其指定的临时授权人代为审批，但事后应及时告知公司法定代表人或授权审批人，并补签审批意见。公章的停用与销毁停用情形1.公司名称变更、重组、注销等原因导致公章不再使用。2.公章损坏、遗失或被盗等情况，经公司决定停用。停用程序1.当出现公章停用情形时，由行政部门填写《公章停用申请表》，详细说明停用原因、停用公章名称等信息，报公司法定代表人审批。2.经批准后，行政部门应在公司内部发布公章停用公告，并通知各部门及相关人员。销毁程序1.对于停用的公章，行政部门应按照公司档案管理规定进行妥善保管，保存一定期限后，根据公司决定进行销毁。2.销毁公章时，应填写《公章销毁申请表》，注明销毁公章名称、销毁原因、销毁时间等信息，报公司法定代表人审批。3.经批准后，由行政部门会同公司审计部门等相关人员共同监督销毁过程，并在《公章销毁登记表》上签字确认。销毁过程应进行拍照或录像留存，以备查考。监督与检查内部审计1.公司审计部门定期对公章管理制度的执行情况进行审计检查，重点检查公章的保管、使用、登记等环节是否符合本制度规定。2.对于审计检查中发现的问题，审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。日常监督1.行政部门作为公章管理的归口部门，负责对公章使用情况进行日常监督检查，发现异常情况及时报告并处理。2.各部门负责人应加强对本部门员工公章使用行为的监督管理，确保本部门员工严格遵守公章管理制度。责任追究违规责任1.凡违反本制度规定使用公章，给公司造成损失的，由责任人承担相应的赔偿责任。2.因保管不善导致公章丢失、被盗或滥用，给公司造成严重后果的，除追究保管人的责任外，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分；构成犯罪的，依法移送司法机关追究刑事责任。赔偿责任1.因公章使用不当给公司造成经济损失的，责任人应按照损失金额的一定比例进行赔偿。具体赔偿比例由公司根据实际情况确定。2.赔偿金额从责任人工资、