学校物品购置管理办法

学校物品购置管理办法总则目的为了规范学校物品购置行为，加强学校物品管理，提高资金使用效益，保障学校教学、科研、行政等各项工作的顺利开展，根据国家有关法律法规和财务管理制度，结合学校实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于学校各部门、各单位（以下简称“使用部门”）的物品购置活动。本办法所称物品，是指学校为开展教学、科研、行政等工作而购置的各类固定资产、低值易耗品、办公用品、教材图书、实验材料等。管理原则1.统一领导，分级管理：学校物品购置工作实行统一领导，分级管理的原则。学校成立物品购置管理领导小组，负责统筹协调学校物品购置工作；各使用部门负责本部门物品购置的具体实施。2.预算控制，计划管理：学校物品购置应严格按照年度预算和购置计划执行，坚持“先预算、后购置”的原则，严禁无预算或超预算购置物品。3.采购合规，质量优先：学校物品购置应严格遵守国家有关法律法规和采购政策，遵循公开、公平、公正的原则，确保采购过程合法合规；同时，应注重物品的质量和性能，选择性价比高的产品。4.勤俭节约，物尽其用：学校物品购置应坚持勤俭节约的原则，反对铺张浪费，合理配置资源，提高物品的使用效率。管理机构及职责物品购置管理领导小组1.组成：学校物品购置管理领导小组由学校分管领导任组长，财务处、资产管理处、审计处、监察处等相关部门负责人为成员。2.职责贯彻执行国家有关法律法规和采购政策，制定学校物品购置管理的规章制度和工作流程；审定学校年度物品购置预算和购置计划；协调解决学校物品购置工作中的重大问题；监督检查学校物品购置工作的执行情况。财务处1.负责编制学校年度物品购置预算，审核各使用部门的物品购置计划；2.按照规定的程序和权限，办理物品购置资金的支付手续；3.对学校物品购置资金的使用情况进行监督和管理。资产管理处1.负责制定学校固定资产和低值易耗品的管理制度；2.审核各使用部门的物品购置申请，办理物品的验收入库、登记入账、调配使用、报废处置等手续；3.定期对学校物品进行清查盘点，确保账实相符。审计处1.对学校物品购置项目进行审计监督，检查购置项目的合法性、合规性和效益性；2.对学校物品购置资金的使用情况进行审计，防范财务风险。监察处1.对学校物品购置工作中的违纪违规行为进行查处，维护学校的利益和声誉；2.对学校物品购置工作的廉政建设情况进行监督检查。使用部门1.负责编制本部门年度物品购置预算和购置计划；2.提出物品购置申请，提供详细的物品需求信息；3.参与物品的采购、验收等工作；4.负责本部门物品的日常管理和使用维护。预算管理预算编制1.各使用部门应根据本部门的工作任务和发展规划，结合实际需求，于每年[具体时间]前编制本部门下一年度物品购置预算，报财务处审核。2.财务处应根据学校的总体预算安排和各使用部门的物品购置需求，对各部门的预算进行审核、汇总，编制学校年度物品购置预算草案，报学校物品购置管理领导小组审定。3.学校年度物品购置预算草案经学校党委会或校长办公会审议通过后，纳入学校年度预算。预算执行1.各使用部门应严格按照批准的预算执行物品购置计划，不得随意调整预算。如因特殊情况需要调整预算的，应按照规定的程序和权限进行审批。2.财务处应按照预算和合同的约定，及时办理物品购置资金的支付手续。对于未纳入预算或超预算的物品购置项目，财务处不予支付资金。预算调整1.如遇国家政策调整、学校事业发展需要等特殊情况，确需调整物品购置预算的，使用部门应提出书面申请，说明调整的原因、项目和金额，经财务处审核后，报学校物品购置管理领导小组审批。2.预算调整应遵循“先审批、后执行”的原则，未经批准不得擅自调整预算。采购管理采购方式1.公开招标：单项或批量采购金额达到[具体金额]以上的物品购置项目，应采用公开招标方式进行采购。公开招标应按照国家有关法律法规和采购政策的规定，发布招标公告，邀请不特定的供应商参加投标。2.邀请招标：符合下列情形之一的物品购置项目，可以采用邀请招标方式进行采购具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的；采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的。3.竞争性谈判：符合下列情形之一的物品购置项目，可以采用竞争性谈判方式进行采购招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。4.单一来源采购：符合下列情形之一的物品购置项目，可以采用单一来源方式进行采购只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。5.询价：采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的物品购置项目，可以采用询价方式进行采购。询价小组应当从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。采购流程1.申请：使用部门根据工作需要，填写《学校物品购置申请表》，详细说明物品的名称、规格、型号、数量、预算金额、用途等信息，经部门负责人审核签字后，报资产管理处审核。2.审核：资产管理处对使用部门的物品购置申请进行审核，主要审核申请的合理性、必要性和预算的准确性。对于符合规定的申请，予以批准；对于不符合规定的申请，退回使用部门并说明理由。3.采购：采购部门根据批准的物品购置申请，按照规定的采购方式和程序进行采购。在采购过程中，应严格遵守国家有关法律法规和采购政策，确保采购过程合法合规。4.合同签订：采购部门与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务。合同应包括物品的名称、规格、型号、数量、价格、质量标准、交货时间、交货地点、付款方式等条款。5.验收：物品到货后，使用部门应组织相关人员进行验收。验收内容包括物品的数量、规格、型号、质量等是否符合合同要求。对于验收合格的物品，填写《学校物品验收单》，经使用部门负责人和验收人员签字后，报资产管理处办理入库手续；对于验收不合格的物品，应及时与供应商协商解决。验收与入库管理验收标准1.物品的验收应按照国家有关标准、行业标准和合同约定的质量标准进行。对于有国家标准或行业标准的物品，应按照国家标准或行业标准进行验收；对于没有国家标准或行业标准的物品，应按照合同约定的质量标准进行验收。2.验收人员应具备相应的专业知识和技能，能够准确判断物品的质量和性能。验收流程1.物品到货后，使用部门应在[具体时间]内组织相关人员进行验收。验收人员应认真核对物品的名称、规格、型号、数量、质量等是否与采购合同和发票一致。2.对于需要安装调试的物品，应在安装调试完毕后进行验收。验收合格后，由使用部门填写《学校物品验收单》，经使用部门负责人和验收人员签字后，报资产管理处办理入库手续。3.对于验收不合格的物品，使用部门应及时与供应商联系，要求供应商在规定的时间内进行更换或处理。在问题解决之前，不得办理入库手续。入库管理1.资产管理处根据《学校物品验收单》，办理物品的入库手续。入库时，应详细登记物品的名称、规格、型号、数量、单价、金额、供应商等信息，并建立物品台账。2.对于固定资产和低值易耗品，应按照规定进行分类管理，建立固定资产卡片和低值易耗品明细账。使用与维护管理使用管理1.使用部门应建立健全物品使用管理制度，明确物品的使用责任人，确保物品的安全、合理使用。2.物品的使用应严格按照操作规程进行，不得擅自改变物品的用途和性能。3.使用部门应定期对物品进行检查和维护，及时发现和解决问题，确保物品的正常运行。维护管理1.对于需要维修的物品，使用部门应及时填写《学校物品维修申请表》，报资产管理处审核。资产管理处根据物品的损坏情况，安排维修人员进行维修或联系供应商进行维修。2.维修费用应按照规定的程序和权限进行审批，从学校维修经费中列支。调配与借用管理1.学校资产管理处应根据各使用部门的工作需要，对闲置物品进行调配使用，提高物品的使用效率。2.因工作需要借用物品的，应填写《学校物品借用申请表》，经部门负责人和资产管理处负责人签字同意后，方可借用。借用期限一般不得超过[具体时间]，如需延长借用期限，应办理续借手续。处置管理处置范围学校物品的处置包括报废、报损、出售、转让、捐赠等。符合下列情形之一的物品，可以申请处置1.已达到规定的使用年限，且无法继续使用的；2.因技术进步等原因，确需淘汰的；3.因自然灾害、意外事故等原因，造成损坏无法修复的；4.闲置不用、低效运转或超标准配置的；5.其他需要处置的情形。处置流程1.使用部门应定期对本部门的物品进行清查盘点，对于需要处置的物品，填写《学校物品处置申请表》，详细说明物品的名称、规格、型号、数量、购置时间、原值、处置原因等信息，经部门负责人审核签字后，报资产管理处审核。2.资产管理处对使用部门的物品处置申请进行审核，组织相关人员对需要处置的物品进行鉴定。对于符合处置条件的物品，予以批准；对于不符合处置条件的物品，退回使用部门并说明理由。3.经批准处置的物品，资产管理处应按照规定的程序和方式进行处置。对于报废的固定资产，应按照国家有关规定进行报废处理；对于出售、转让的物品，应通过公开拍卖、协议转让等方式进行处置。4.物品处置收入应按照国家有关规定上缴学校财务处，纳入学校预算管理。监督与检查监督机制学校建立健全物品购置管理的监督机制，加强对物品购置、验收、使用、维护、处置等环节的监督检查。财务处、资产管理处、审计处、监察处等部门应按照各自的职责，对学校物品购置管理工作进行监督检查。检查内容1.物品购置预算的编制和执行情况；2.物品购置的审批程序和采购方式是否符合规定；3.物品