监理采购合同管理办法

监理采购合同管理办法一、前言在我们公司的运营过程中，监理采购合同的管理至关重要。监理服务对于确保项目的顺利进行、保证工程或服务质量起着关键作用。一份管理良好的监理采购合同，不仅能保障公司的合法权益，还能提升项目的整体效益。为了规范公司监理采购合同的管理工作，依据相关法律法规以及行业标准，结合公司多年的实际运营经验，特制定本办法。希望大家认真学习并严格遵守本办法，共同做好监理采购合同的管理工作。二、适用范围本办法适用于公司所有涉及监理服务采购的合同管理工作，包括但不限于工程建设监理、设备采购监理、服务项目监理等各类监理采购合同。无论是公司总部发起的项目，还是各分支机构开展的业务，只要涉及监理采购合同，均应按照本办法执行。三、管理原则1.合法性原则：所有监理采购合同的签订、履行、变更、终止等活动，都必须严格遵守国家法律法规以及行业相关规定。我们鼓励大家在合同管理过程中，积极学习和了解相关法律法规，确保合同的每一个环节都合法合规。2.公平公正原则：在监理采购合同的订立和执行过程中，要确保公司与供应商之间的权利和义务对等，遵循公平公正的市场原则。希望大家在与供应商沟通协商时，秉持公正的态度，维护公司和供应商双方的合理利益。3.全过程管理原则：监理采购合同管理应涵盖从合同策划、起草、审核、签订、履行、变更、终止到归档等全过程。我们要对合同的整个生命周期进行有效监控和管理，确保每一个环节都不出现疏漏。4.责任明确原则：明确合同管理各环节的责任主体，将合同管理责任落实到具体部门和个人。这样在出现问题时，能够迅速找到责任人，及时解决问题。希望各部门和各位同事都能清楚自己在合同管理中的职责，认真履行义务。四、职责分工1.采购部门负责监理服务供应商的选择、评估和入围工作。通过多种渠道收集供应商信息，对其资质、业绩、信誉等进行全面评估，筛选出符合公司要求的供应商，建立供应商库。组织监理采购合同的谈判和起草工作。在谈判过程中，充分了解供应商的需求和意见，结合公司利益，拟定合同条款。起草的合同文本应内容完整、条款清晰、表述准确。跟踪合同的履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。定期与供应商沟通，了解监理服务的进展情况，对发现的问题及时与相关部门协商解决。2.项目部门提出监理采购需求，明确监理服务的具体内容、范围、质量要求和时间节点等。根据项目实际情况，详细阐述对监理服务的期望和要求，为采购部门提供准确的采购依据。参与合同的谈判和审核工作，从项目实施的角度对合同条款提出意见和建议。确保合同条款能够满足项目实际需求，保障项目的顺利进行。在合同履行过程中，配合采购部门对供应商的监理服务进行监督和评价。依据合同约定，对供应商的工作进行日常检查和考核，及时反馈服务质量情况。3.法务部门对监理采购合同进行法律审核，确保合同条款符合法律法规要求，防范法律风险。仔细审查合同中的各项条款，对可能存在的法律问题提出修改意见。为合同管理工作提供法律咨询和指导，协助处理合同纠纷。在合同签订和履行过程中，为相关部门提供专业的法律建议，在发生纠纷时，代表公司依法进行处理。4.财务部门参与合同中涉及财务条款的审核，如付款方式、结算周期、发票要求等。确保财务条款合理、可行，符合公司财务管理制度。按照合同约定进行付款，对合同款项的支付进行严格审核和控制。在付款前，核对相关手续是否完备，确保资金支付的安全和合规。对合同执行过程中的财务情况进行监督和分析，为合同管理提供财务数据支持。通过财务数据分析，及时发现合同执行过程中的潜在问题。5.档案管理部门负责监理采购合同及相关资料的归档和保管工作。建立专门的合同档案库，对合同文本、谈判记录、变更协议等资料进行分类整理，妥善保管。按照规定的程序和要求，为公司内部各部门提供合同档案的查阅服务。确保合同档案的安全和有效利用。五、合同策划1.在项目启动阶段，项目部门应根据项目的特点和需求，对是否需要采购监理服务以及所需监理服务的类型、规模等进行初步策划。同时，对监理服务的质量标准、服务期限、费用预算等关键要素进行预估。2.采购部门根据项目部门提出的初步策划意见，结合公司的采购策略和市场情况，进一步细化监理采购合同策划方案。包括确定采购方式（如公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等）、供应商选择标准、合同主要条款框架等。3.在策划过程中，各相关部门应充分沟通和协作。项目部门要详细介绍项目背景和需求，采购部门要提供市场信息和采购经验，法务部门要从法律角度提供建议，财务部门要对费用预算和支付方式进行把关。通过各部门的共同努力，制定出科学合理、切实可行的合同策划方案。六、合同起草1.采购部门在完成供应商选择后，应依据合同策划方案，结合项目具体情况，起草监理采购合同文本。起草合同文本时，应优先采用公司制定的合同模板，确保合同格式和主要条款的一致性。2.合同条款应明确双方的权利和义务，包括但不限于监理服务的内容、范围、质量标准、服务期限、费用及支付方式、双方的违约责任、争议解决方式等。在描述监理服务内容和范围时，要尽可能详细具体，避免模糊不清的表述。质量标准应引用国家相关标准或行业公认的标准，确保可衡量。3.合同起草过程中，采购部门应与项目部门、法务部门、财务部门等相关部门保持密切沟通。项目部门对监理服务的具体要求进行确认，法务部门对合同条款的合法性进行审查，财务部门对费用和支付条款进行审核。各部门提出的意见和建议，采购部门应认真研究并合理采纳，确保合同文本的质量。七、合同审核1.内部审核流程采购部门起草完成合同文本后，应首先提交给项目部门进行审核。项目部门从项目实施的角度，对合同中关于监理服务的内容、范围、质量要求、时间安排等条款进行审核，确保合同能够满足项目实际需求。如发现问题，应及时与采购部门沟通并提出修改意见。项目部门审核通过后，合同文本流转至法务部门。法务部门对合同的合法性、合规性进行全面审核，重点审查合同条款是否存在法律风险，违约责任是否明确，争议解决方式是否合法有效等。法务部门应出具书面的审核意见，对存在的法律问题提出具体的修改建议。法务部门审核通过后，合同文本再提交给财务部门。财务部门对合同中涉及的财务条款，如费用金额、付款方式、结算周期、发票类型及要求等进行审核，确保财务条款符合公司财务管理制度和相关法律法规要求。财务部门同样应出具书面审核意见。采购部门根据各部门的审核意见，对合同文本进行修改完善。如各部门意见存在分歧，采购部门应组织相关部门进行沟通协调，达成一致意见后，再次提交审核，直至通过。2.审核时间要求为了提高合同审核效率，确保项目进度不受影响，各部门应在规定的时间内完成合同审核工作。一般情况下，项目部门的审核时间不超过[X]个工作日，法务部门的审核时间不超过[X]个工作日，财务部门的审核时间不超过[X]个工作日。特殊情况下，如需延长审核时间，应及时告知采购部门。八、合同签订1.经过内部审核通过的合同文本，由采购部门负责与供应商进行最终确认。确认无误后，按照公司规定的合同签订流程，办理合同签字盖章手续。合同签订应采用书面形式，由公司法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司合同专用章。2.在签订合同前，采购部门应再次核对供应商的主体资格、授权代表的身份及权限等信息，确保合同签订的主体合法有效。同时，要求供应商提供相关的资质证明文件、营业执照副本等资料，并留存归档。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给项目部门、法务部门、财务部门、档案管理部门等相关部门，以便各部门按照合同约定履行职责。九、合同履行1.供应商履行义务的监督项目部门作为合同履行的直接责任部门，应按照合同约定，对供应商的监理服务进行日常监督和管理。定期检查供应商的工作进展情况、服务质量是否符合合同要求，如发现问题，应及时以书面形式通知供应商整改。采购部门应定期与项目部门沟通，了解供应商合同履行情况，协助项目部门解决合同履行过程中遇到的问题。对于供应商严重违反合同约定的行为，采购部门应及时启动违约处理程序。2.公司履行义务的管理公司各相关部门应按照合同约定，履行自己的义务。财务部门要按照合同规定的付款方式和时间节点，及时办理付款手续。采购部门要协调其他部门，为供应商提供必要的工作条件和支持。在合同履行过程中，如因公司自身原因导致无法按时履行义务，相关部门应及时与供应商沟通协商，争取得到供应商的理解和同意，并采取相应的补救措施，避免给公司造成损失。3.合同履行记录项目部门和采购部门应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项信息，包括供应商的工作情况、公司的付款情况、双方的沟通记录、问题处理情况等。合同履行记录是合同管理的重要依据，应妥善保存，以备查阅。十、合同变更1.在合同履行过程中，如因项目实际情况发生变化，需要对合同条款进行变更，由提出变更需求的部门填写《合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同价格和履行期限的影响等，并附上相关的证明材料。2.《合同变更申请表》首先提交给项目部门进行审核。项目部门从项目实施的角度，对变更的必要性和可行性进行评估，如同意变更，应签署审核意见。然后流转至采购部门，采购部门与供应商进行沟通协商，了解供应商对变更的意见，并就变更后的合同条款进行谈判。3.采购部门与供应商达成一致意见后，起草《合同变更协议》。《合同变更协议》应明确变更的具体内容、变更后的合同价格、履行期限等条款。然后按照合同审核流程，将《合同变更协议》提交给法务部门、财务部门等相关部门进行审核。审核通过后，由双方授权代表签字盖章，完成合同变更手续。4.合同变更后，采购部门应及时将《合同变更协议》副本分发给各相关部门，各部门按照变更后的合同条款履行职责。同时，对合同履行台账进行相应的更新，确保记录的准确性。十一、合同终止1.正常终止当监理服务期限届满，且供应商已按照合同约定完成全部监理服务内容，经项目部门验收合格后，合同正常终止。项目部门应出具《合同终止报告》，说明合同履行情况和终止原因，提交给采购部门。采购部门收到《合同终止报告》后，与财务部门核对合同款项支付情况，确认无遗留问题后，办理合同终止手续。同时，将合同终止情况通知供应商，并要求供应商提供相关的服务结束证明文件。2.提前终止如因不可抗力、项目取消、供应商严重违约等原因，需要提前终止合同，由相关部门提出《合同提前终止申请》，详细说明提前终止的原因和依据。《合同提前终止申请》首先提交给法务部门进行法律审核，确保提前终止的程序和理由合法合规。法务部门审核通过后，采购部门与供应商进行沟通协商，就提前终止合同的相关事宜，如已完成工作的结算、违约责任的承担等达成一致意见，并签订《合同提前终止协议》。《合同提前终止协议》同样要按照合同审核流程进行审核。签订《合同提前终止协议》后，采购部门组织相关部门按照协议约定，办理合同终止的后续事宜，如清理资产、结算款项等。十二、合同纠纷处理1.在合同履行过程中，如发生纠纷，相关部门应及时向公司领导汇报，并通知法务部门介入。法务部门应立即对纠纷情况进行调查了解，收集相关证据材料，分析纠纷产生的原因和可能的解决方案。2.首先尝试通过协商的方式解决纠纷。法务部门会同采购部门、项目部门等相关部门，与供应商进行沟通协商，寻求双方都能接受的解决方案。在协商过程中，要保持冷静和理性，以维护公司的合法权益为出发点，同时也要考虑到与供应商的合作关系，尽量达成和解。3.如果协商不成，根据合同约定的争议解决方式，选择仲裁或诉讼途径解决纠纷。法务部门负责代表公司参加仲裁或诉讼活动，准备相关的法律文件和证据材料，依法维护公司的权益。在仲裁或诉讼过程中，各相关部门应积极配合法务部门，提供必要的支持和协助。4.纠纷解决后，法务部门应及时对纠纷处理情况进行总结分析，形成书面报告。报告内容包括纠纷产生的原因、处理过程、结果及经验教训等，提交给公司领导和相关部门，以便公司在今后的合同管理工作中吸取教训，避免类似纠纷的再次发生。十三、合同档案管理1.档案收集合同签订后，采购部门应及时将合同正本及相关的审批文件、谈判记录、供应商资质证明文件等资料整理齐全，移交给档案管理部门。在合同履行过程中产生的补充协议、变更协议、往来函件、验收报告等资料，也应按照规定及时收集整理，一并移交档案管理部门。项目部门、法务部门、财务部门等相关部门在合同管理过程中形成的重要文件和资料，如审核意见、付款记录、纠纷处理文件等，应定期整理后移交档案管理部门归档。2.档案整理与保管档案管理部门收到合同相关资料后，应按照一定的分类标准进行整理。可以按照项目类别、合同签订时间等进行分类，建立清晰的档案目录和索引，方便查阅。合同档案应采用纸质和电子两种形式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案库房，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案的安全。电子档案应定期进行备份，存储在安全的存储设备中，并设置访问权限，防止信息泄露。3.档案查阅公司内部各部门因工作需要查阅合同档案的，应填