销售合同信息管理办法

销售合同信息管理办法一、总则（一）目的为加强公司销售合同信息管理，规范销售合同信息的收集、整理、存储、使用和保密等工作，维护公司的合法权益，提高公司的经营管理水平，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有销售合同信息的管理，包括但不限于与客户签订的产品销售合同、服务销售合同等各类销售合同所涉及的信息。（三）定义1.销售合同信息：指与销售合同相关的所有信息，包括合同基本信息（如合同编号、合同名称、签约双方、签约时间、合同金额等）、合同条款内容、履行情况信息（如交货时间、付款情况等）、附件信息（如技术协议、质量保证协议等）。2.合同管理人员：指负责销售合同信息管理的相关人员，包括合同管理员、法务人员、销售部门相关人员等。二、管理职责（一）销售部门1.负责销售合同的签订工作，确保合同条款符合公司利益和相关法律法规要求。2.及时将签订后的销售合同原件及相关附件提交给合同管理部门。3.负责提供销售合同履行过程中的相关信息，如客户反馈、交货情况、付款情况等，并及时更新合同履行状态。（二）合同管理部门1.负责销售合同信息的收集、整理、分类和归档工作。2.建立和维护销售合同信息管理系统，确保合同信息的安全和完整。3.对销售合同信息进行定期检查和清理，及时发现和处理异常情况。4.为公司各部门提供销售合同信息查询和咨询服务。（三）法务部门1.负责对销售合同的合法性进行审查，确保合同条款符合法律法规要求。2.处理与销售合同相关的法律纠纷，提供法律支持和建议。3.对合同管理人员进行法律知识培训，提高合同管理的法律意识。（四）财务部门1.负责销售合同的财务审核工作，包括合同金额、付款方式、发票开具等。2.及时记录销售合同的收款情况，与销售部门和合同管理部门进行信息共享。3.协助合同管理部门对销售合同的财务风险进行评估和控制。三、销售合同信息收集与整理（一）信息收集1.销售部门在签订销售合同后，应在[X]个工作日内将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。提交的合同资料应包括合同文本、补充协议、技术协议、质量保证协议等所有与合同相关的文件。2.合同管理部门在接收销售合同资料时，应进行详细的检查，确保资料的完整性和准确性。如发现资料不完整或存在问题，应及时通知销售部门补充或更正。3.销售部门和其他相关部门应及时向合同管理部门提供销售合同履行过程中的相关信息，如交货时间、验收情况、付款情况等。信息提供应采用书面形式或通过合同信息管理系统进行录入。（二）信息整理1.合同管理部门应按照合同编号、签约时间、客户名称等分类标准对销售合同信息进行整理。建立合同档案，将合同原件及相关附件按照一定的顺序装订成册，并在档案封面注明合同编号、合同名称、签约双方等基本信息。2.对销售合同信息进行电子化处理，将合同文本及相关信息录入合同信息管理系统。录入的信息应准确、完整，包括合同基本信息、合同条款内容、附件信息等。3.对销售合同信息进行定期备份，备份数据应存储在安全的存储介质中，并异地存放，以防止数据丢失或损坏。四、销售合同信息存储与保管（一）存储方式1.销售合同信息采用纸质档案和电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的合同档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。2.电子档案应存储在公司的服务器或专用存储设备中，并设置严格的访问权限。合同信息管理系统应具备数据加密、备份恢复等功能，确保电子档案的安全和完整。（二）保管期限1.销售合同信息的保管期限按照国家相关法律法规和公司的规定执行。一般情况下，销售合同信息的保管期限为合同履行完毕后[X]年。2.对于涉及重要客户、重大金额或具有特殊法律意义的销售合同，其保管期限可以适当延长。（三）保管责任1.合同管理部门负责销售合同信息的保管工作，应建立严格的档案管理制度，确保合同信息的安全和完整。2.合同管理人员应定期对合同档案进行检查和维护，如发现档案损坏、丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并向上级领导报告。五、销售合同信息使用与查询（一）信息使用1.公司各部门因工作需要使用销售合同信息时，应按照规定的程序进行申请。申请时应说明使用目的、使用范围和使用期限等。2.合同管理部门在接到信息使用申请后，应进行审核。对于符合规定的申请，应及时提供相关合同信息；对于不符合规定的申请，应拒绝并说明理由。3.使用销售合同信息的部门和人员应严格按照申请的使用目的和使用范围使用信息，不得将信息泄露给其他单位或个人。使用完毕后，应及时归还或删除相关信息。（二）信息查询1.公司内部人员可以通过合同信息管理系统进行销售合同信息查询。查询时应输入正确的查询条件，如合同编号、客户名称、签约时间等。2.对于涉及商业秘密或敏感信息的销售合同，查询权限应进行严格控制。只有经过授权的人员才能查询相关信息。3.外部单位或个人需要查询公司销售合同信息时，应持有合法的证明文件，并经公司领导批准。查询时应在合同管理部门的监督下进行，不得复制或带走合同信息。六、销售合同信息保密（一）保密范围销售合同信息中的商业秘密、技术秘密、客户信息等属于保密信息，应严格保密。保密信息包括但不限于合同条款内容、产品价格、客户名单、技术方案等。（二）保密措施1.公司与接触销售合同信息的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。保密协议应包括保密范围、保密期限、违约责任等内容。2.对涉及保密信息的销售合同信息进行加密处理，设置访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.在合同信息管理系统中设置审计功能，对用户的访问行为进行记录和监控，及时发现和处理异常访问情况。4.加强对员工的保密教育，提高员工的保密意识。严禁员工在未经授权的情况下泄露销售合同信息。（三）保密责任1.对于违反保密规定，泄露销售合同信息的人员，公司将按照相关规定进行严肃处理，情节严重的将追究法律责任。2.如因公司原因导致销售合同信息泄露，给公司造成损失的，公司应承担相应的赔偿责任。七、销售合同信息监督与检查（一）监督机制1.公司应建立销售合同信息管理监督机制，定期对销售合同信息管理工作进行检查和评估。监督工作由公司内部审计部门或其他相关部门负责。2.监督内容包括销售合同信息的收集、整理、存储、使用和保密等方面的工作情况。检查销售合同信息管理系统的运行情况，确保系统的安全和稳定。（二）检查方式1.定期检查：公司内部审计部门或其他相关部门应每[X]个月对销售合同信息管理工作进行一次定期检查。检查内容包括合同档案的完整性、信息录入的准确性、信息使用的合规性等。2.不定期检查：根据工作需要，公司可以对销售合同信息管理工作进行不定期检查。检查可以采用抽查的方式，对部分销售合同信息进行详细检查。（三）问题处理1.对于在监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改。整改通