运营服务合同管理办法

运营服务合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司运营服务合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与外部单位或个人签订的各类运营服务合同，包括但不限于信息技术服务合同、业务流程外包合同、市场营销服务合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行、变更、终止等行为应符合国家法律法规和行业标准的要求。2.平等自愿原则：合同双方应在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得强迫对方签订合同。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害任何一方的合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。二、合同签订管理（一）合同立项1.业务部门根据公司业务需求，提出签订运营服务合同的申请，填写《运营服务合同立项申请表》，详细说明合同的基本情况、服务内容、服务期限、费用预算等。2.申请表经业务部门负责人审核后，提交至法务部门进行法律合规性审查。3.法务部门对申请表进行审查，重点审查合同的合法性、合规性、风险防范措施等，并提出审查意见。如申请表不符合要求，法务部门应及时反馈给业务部门进行修改完善。（二）合同起草1.根据合同立项申请表及法务部门的审查意见，由业务部门负责起草运营服务合同文本。合同文本应明确双方的权利义务、服务内容、服务标准、费用支付方式、违约责任等条款。2.在起草合同文本过程中，业务部门应充分考虑公司的利益和风险防范，确保合同条款清晰、明确、合理。如有需要，可参考同类型合同的示范文本或与法律顾问进行沟通协商。3.合同文本起草完成后，业务部门应将合同初稿提交至法务部门进行审核。（三）合同审核1.法务部门对合同初稿进行全面审核，重点审查合同的合法性、合规性、风险防范措施、条款完整性等。审核内容包括但不限于：合同主体资格、合同内容是否符合法律法规和行业标准、合同条款是否明确具体、违约责任是否合理等。2.法务部门审核后，如发现合同存在问题或风险，应及时与业务部门沟通协商，提出修改意见。业务部门应根据法务部门的意见对合同进行修改完善，直至合同符合要求。3.除法务部门审核外，对于重大合同或涉及金额较大的合同，还应提交公司管理层进行审批。管理层审批通过后，合同方可正式签订。（四）合同签订1.经审核通过的运营服务合同，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。签订合同前，应确保合同双方的主体资格合法有效，合同文本内容与审核通过的版本一致。2.签订合同过程中，应严格按照合同签订流程进行操作，确保合同签订的真实性、合法性和有效性。合同签订后，应及时加盖公司公章或合同专用章，并由双方签字或盖章确认。3.合同签订后，业务部门应将合同原件一份交至法务部门存档，另一份由业务部门留存。同时，业务部门应将合同相关信息录入公司合同管理系统，以便进行合同跟踪和管理。三、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，业务部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的主要内容、双方的权利义务、服务要求、履行期限等，确保相关人员熟悉合同条款，了解各自的职责和工作要求。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并作为合同履行过程中的重要参考依据。（二）服务执行1.业务部门应按照合同约定，组织相关人员按时、按质、按量提供运营服务。在服务执行过程中，应严格遵守合同约定的服务标准和要求，确保服务质量达到预期目标。2.如在服务执行过程中发现问题或需要变更服务内容，业务部门应及时与对方沟通协商，并按照合同约定的变更程序进行处理。未经对方书面同意，不得擅自变更合同内容。（三）监督检查1.为确保合同的顺利履行，公司应建立合同履行监督检查机制。由业务部门定期对合同履行情况进行自查，及时发现问题并采取措施加以解决。2.法务部门应不定期对合同履行情况进行抽查，重点检查合同条款的执行情况、双方权利义务的履行情况、风险防范措施的落实情况等。如发现问题，应及时向业务部门发出整改通知，并跟踪整改情况。（四）费用支付1.业务部门应按照合同约定的费用支付方式和时间，及时向对方申请支付服务费用。申请支付费用时，应提供相关的服务报告、发票等证明材料，确保费用支付的准确性和合理性。2.财务部门负责对业务部门提交的费用支付申请进行审核，重点审核费用支付的依据是否充分、发票是否合规、支付金额是否准确等。审核通过后，按照公司财务管理制度进行支付。四、合同变更管理（一）变更申请1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化或其他原因需要变更合同内容，合同双方应协商一致，并签订书面的变更协议。2.变更申请应由业务部门提出，填写《运营服务合同变更申请表》，详细说明变更的原因、内容、对合同履行的影响等。申请表经业务部门负责人审核后，提交至法务部门进行法律合规性审查。（二）变更审核1.法务部门对变更申请表进行审查，重点审查变更的合法性、合规性、风险防范措施等，并提出审查意见。如申请表不符合要求，法务部门应及时反馈给业务部门进行修改完善。2.除法务部门审核外，对于重大合同变更或涉及金额较大的合同变更，还应提交公司管理层进行审批。管理层审批通过后，变更协议方可正式签订。（三）变更签订1.经审核通过的合同变更协议，由公司法定代表人或其授权代表与对方签订。签订变更协议前，应确保协议内容与审核通过的版本一致，双方的权利义务明确、合理。2.签订变更协议过程中，应严格按照合同签订流程进行操作，确保变更协议签订的真实性、合法性和有效性。变更协议签订后，应及时加盖公司公章或合同专用章，并由双方签字或盖章确认。3.变更协议签订后，业务部门应将变更协议原件一份交至法务部门存档，另一份由业务部门留存。同时，业务部门应将合同变更相关信息录入公司合同管理系统，以便进行合同跟踪和管理。五、合同终止管理（一）终止条件1.运营服务合同在以下情况下可以终止：合同期满，双方不再续签；合同约定的服务内容完成；双方协商一致提前终止合同；因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致合同无法履行；一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同。2.合同终止前，双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同终止过程的顺利进行。（二）终止通知1.合同终止时，应由提出终止的一方提前[X]天书面通知对方。通知应明确合同终止的原因、时间、双方的权利义务等内容。2.收到终止通知的一方应在规定的时间内回复，确认是否同意合同终止，并对合同终止后的相关事宜进行协商。（三）清算与结算1.合同终止后，双方应按照合同约定进行清算与结算。业务部门应及时整理合同履行过程中的相关资料，包括服务报告、发票、费用支付记录等，与对方进行核对。2.财务部门负责对合同终止后的费用结算进行审核，确保费用结算的准确性和合理性。结算完成后，按照公司财务管理制度进行支付或收取款项。（四）合同归档1.合同终止后，业务部门应将合同原件、变更协议、终止通知、清算与结算资料等相关文件整理归档，交至法务部门统一保管。2.法务部门应建立合同档案管理制度，对合同档案进行分类、编号、登记，确保合同档案的完整性和安全性。合同档案应保存[X]年，以备查阅和审计。六、合同风险管理（一）风险识别1.公司应建立合同风险识别机制，定期对运营服务合同进行风险评估。风险识别应涵盖合同签订、履行、变更、终止等各个环节，重点关注合同主体资格、合同条款、违约责任、争议解决方式等方面的风险。2.业务部门和法务部门应密切配合，及时发现合同履行过程中可能出现的风险，并提出相应的防范措施。（二）风险评估1.根据风险识别的结果，对合同风险进行评估。风险评估应综合考虑风险发生的可能性、影响程度等因素，确定风险等级。2.对于高风险合同，应制定专项风险应对方案，采取有效的风险控制措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（三）风险应对1.根据风险评估的结果，采取相应的风险应对措施。风险应对措施包括但不限于：完善合同条款、加强合同履行监督、建立风险预警机制、购买保险等。2.在合同签订前，应充分考虑可能存在的风险，并在合同条款中明确相应的风险防范措施。如约定违约责任、争议解决方式等，以降低风险发生时公司的损失。七、合同纠纷处理（一）纠纷协商1.在合同履行过程中，如发生纠纷，合同双方应首先通过友好协商解决。协商应遵循平等、自愿、公平、公正的原则，寻求双方都能接受的解决方案。2.业务部门应积极与对方沟通协商，了解对方的诉求和意见，并及时向公司管理层汇报协商进展情况。（二）纠纷调解1.如协商不成，合同双方可以根据合同约定或自愿选择第三方调解机构进行调解。调解机构应具有专业的调解能力和经验，能够公正、公平地处理纠纷。2.公司应积极配合调解机构的工作，提供相关的证据材料和信息，协助调解机构尽快解决纠纷。（三）纠纷仲裁或诉讼1.如调解不成，合同双方可以根据合同约定或法律规定，选择