农村医院采购管理办法

农村医院采购管理办法一、总则（一）目的为加强农村医院采购管理，规范采购行为，提高采购效率，确保采购质量，保障医院医疗工作的正常开展，依据国家相关法律法规及行业标准，结合农村医院实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于农村医院所有物资、设备、药品、耗材等的采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规，严格按照法定程序进行，确保采购行为合法合规。2.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，保障所有参与采购的供应商享有平等的机会，不得偏袒任何一方。3.质量优先原则：优先选择质量可靠、性能优良的产品和服务，确保满足医院医疗工作的需求。4.效益原则：在保证采购质量的前提下，合理控制采购成本，提高采购资金使用效益。5.廉洁原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝采购过程中的腐败行为。二、采购组织与职责（一）采购决策机构成立医院采购管理委员会，由医院领导、相关职能部门负责人、临床专家等组成。其职责为：1.审议和制定医院采购管理的政策、制度和流程。2.审核重大采购项目的采购计划、采购预算、采购方式等。3.监督采购活动的执行情况，协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门设立医院采购办公室，作为采购活动的执行部门，负责具体采购工作的组织实施。其职责为：1.贯彻执行医院采购管理委员会的决议，按照采购管理制度和流程开展采购工作。2.编制采购计划，组织采购项目的招标、谈判、询价等采购活动。3.负责与供应商沟通协调，签订采购合同，跟踪合同执行情况。4.建立采购档案，妥善保管采购活动中的各类文件和资料。（三）需求部门医院各临床科室、医技科室等需求部门，负责提出物资、设备、药品、耗材等的采购需求，并对采购产品的质量、性能等进行验收。其职责为：1.根据医院业务发展和医疗工作需要，及时准确地提出采购需求。2.参与采购项目的技术参数制定、评标等工作，提供专业意见。3.负责采购产品的验收工作，确保产品符合要求。（四）监督部门医院纪检监察部门负责对采购活动进行全程监督，确保采购过程的廉洁、公正。其职责为：1.制定采购监督制度，明确监督内容和方式。2.对采购项目进行监督检查，受理采购活动中的投诉举报。3.对违规违纪行为进行调查处理，追究相关人员责任。三、采购计划管理（一）采购计划编制1.需求部门应根据医院年度工作计划、业务发展需求、库存情况等，于每年[具体时间]前编制下一年度采购计划，并提交至采购办公室。2.采购计划应明确采购项目的名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等内容。对于大型设备采购，还应提供可行性论证报告。3.采购办公室对各需求部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合医院资金状况和实际需求，编制医院年度采购计划草案，报采购管理委员会审议。（二）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，因特殊情况需要调整采购计划的，需求部门应填写《采购计划调整申请表》，说明调整原因、调整内容等，经本部门负责人审核后，提交至采购办公室。2.采购办公室对调整申请进行审核，报采购管理委员会批准后，方可进行调整。四、采购预算管理（一）采购预算编制1.采购办公室根据医院年度采购计划草案，结合市场价格行情，编制采购预算草案，报财务部门审核。2.财务部门依据医院财务状况和资金安排，对采购预算草案进行审核，确定年度采购预算，并报医院领导审批。（二）采购预算执行1.采购活动应严格按照批准的采购预算执行，不得超预算采购。如因特殊情况需要超预算采购的，应按照医院预算调整程序进行审批。2.采购办公室应定期对采购预算执行情况进行分析，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题，确保采购预算的有效执行。五、采购方式选择（一）公开招标1.达到下列标准之一的采购项目，应采用公开招标方式：（1）货物类采购单项合同金额在[具体金额]万元以上的。（2）服务类采购单项合同金额在[具体金额]万元以上的。（3）工程类采购单项合同金额在[具体金额]万元以上的。2.公开招标应按照《中华人民共和国招标投标法》等相关法律法规的规定进行，通过发布招标公告、资格预审、开标、评标、定标等程序，选择最优供应商。（二）邀请招标1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用邀请招标方式：（1）具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的。（2）采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。2.邀请招标应向三家以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定供应商发出投标邀请书，并按照相关规定进行开标、评标、定标。（三）竞争性谈判1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式：（1）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的。（2）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的。（3）采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的。（4）不能事先计算出价格总额的。2.竞争性谈判应成立谈判小组，与不少于三家的供应商进行谈判，在谈判中达成一致后，确定成交供应商。（四）单一来源采购1.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：（1）只能从唯一供应商处采购的。（2）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的。（3）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的。2.单一来源采购应按照相关规定进行审批，并与供应商进行协商，确定成交价格和合同条款。（五）询价1.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价方式采购。2.询价应向三家以上供应商发出询价通知书，要求其一次报出不得更改的价格，采购人根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。六、采购文件管理（一）采购文件编制1.采购办公室应根据采购方式和采购项目的特点，编制采购文件。采购文件应包括采购公告、招标文件、谈判文件、询价通知书、采购合同等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、质量要求、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购文件审核1.采购文件编制完成后，应提交至采购管理委员会或相关部门进行审核。审核内容包括采购文件的合法性、合规性、完整性、准确性等。2.审核部门应提出审核意见，采购办公室根据审核意见对采购文件进行修改完善，确保采购文件符合要求。（三）采购文件发放1.采购文件经审核通过后，采购办公室应按照规定的方式和时间向潜在供应商发放采购文件。2.对于公开招标、邀请招标等采购项目，应通过指定的媒介发布采购公告，并将采购文件发送至符合资格条件的供应商。对于竞争性谈判、单一来源采购、询价等采购项目，应直接向供应商发送采购文件。（四）采购文件保存采购办公室应妥善保存采购文件，建立采购文件档案。采购文件档案应包括采购项目的采购计划、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同等资料，保存期限按照国家相关规定执行。七、供应商管理（一）供应商选择1.采购办公室应建立供应商库，通过公开征集、推荐、邀请等方式，收集供应商信息，并对供应商进行资格审查和评估。2.选择供应商时，应综合考虑供应商的资质信誉、产品质量、价格水平、售后服务、生产能力等因素，确保选择的供应商具备良好的合作条件。3.对于新入选供应商库的供应商，应进行实地考察，了解其实际情况，评估其是否符合要求。（二）供应商考核1.采购办公室应定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等进行考核评价，建立供应商考核档案。2.考核评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于考核评价为不合格的供应商，应暂停或取消其供货资格。（三）供应商淘汰1.对于出现下列情形之一的供应商，应予以淘汰：（1）提供的产品质量存在严重问题，影响医院医疗工作的。（2）未按照合同约定按时交货，影响医院正常使用的。（3）售后服务不到位，经多次沟通仍未解决问题的。（4）存在商业贿赂等违法违纪行为的。2.采购办公室应及时将淘汰供应商的信息通知相关部门，并在供应商库中进行标注。八、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购办公室应与成交供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购产品的名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等内容。2.采购合同签订前，应进行审核。审核内容包括合同条款的合法性、合规性、完整性、准确性等。审核部门应提出审核意见，采购办公室根据审核意见对合同进行修改完善，确保合同符合要求。（二）合同执行1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的义务。采购办公室应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.供应商应按照合同约定的时间、地点、方式等交付采购产品，并提供相关的质量证明文件。需求部门应按照合同约定对采购产品进行验收，如发现问题应及时通知采购办公室和供应商。（三）合同变更1.在采购合同执行过程中，如因特殊情况需要变更合同条款的，双方应协商一致，并签订书面合同变更协议。2.合同变更协议应明确变更的内容、原因、双方的权利和义务等，经审核后生效。（四）合同终止1.采购合同履行完毕或双方协商一致终止合同的，采购合同即行终止。2.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，妥善处理相关事宜。九、采购验收管理（一）验收组织1.采购产品到货后，需求部门应组织相关人员进行验收。对于大型设备采购，应邀请专业技术人员、质量管理人员等组成验收小组进行验收。2.验收小组应制定验收方案，明确验收标准、验收方法、验收程序等内容。（二）验收内容1.验收内容包括采购产品的数量、规格型号、质量标准、外观等是否符合合同约定。2.对于需要进行性能测试、功能验证的采购产品，应按照相关标准和规范进行测试和验证。（三）验收报告1.验收完成后，验收小组应出具验收报告。验收报告应包括验收项目、验收标准、验收结果、验收结论等内容，并由验收小组成员签字确认。2.验收报告作为采购产品结算和支付货款的依据。如验收不合格，应及时通知供应商进行整改或退换货处理。十、采购付款管理（一）付款申请1.供应商按照合同约定交付采购产品并提供相关发票后，采购办公室应根据验收情况填写付款申请单，提交至财务部门审核。2.付款申请单应包括采购合同编号、供应商名称、采购产品名称、数量、金额、发票号码等内容，并附上验收报告、发票等相关资料。（二）付款审核1.财务部门应按照医院财务管理制度和采购合同约定，对付款申请进行审核。审核内容包括采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性、验收报告的完整性等。2.财务部门审核通过后，报医院领导审批。（三）付款支付1.医院领导审批通过后，财务部门按照规定的方式和时间向供应商支付货款。2.对于采用预付款方式的采购项目，应按照合同约定的比例和时间支付预付款，并在采购产品到货验收合格后支付剩余货款。十一、采购风险管理（一）风险识别1.采购办公室应定期对采购活动进行风险识别，分析可能存在的风险因素，包括市场风险、质量风险、价格风险、合同风险、廉洁风险等。2.对于识别出的风险因素，应进行评估，确定风险等级。（二）风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。对于市场风险，应加强市场调研，关注市场动态，合理安排采购时间；对于质量风险，应加强供应商管理，严格验收程序；对于价格风险，应进行价格谈判，合理控制采购成本；对于合同风险，应加强合同管理，严格审核合同条款；对于廉洁风险，应加强廉洁教育，建立监督机制。2.采购办公室应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，及时调整和完善风险应对措施，确保采购活动的顺利进行。十二、监督与检查（一）内部监督1.医院纪检监察部门应定期对采购活