公司股份合同管理办法

公司股份合同管理办法一、总则（一）目的为了加强公司股份合同的管理，规范股份合同的签订、履行、变更、解除等行为，维护公司和股东的合法权益，促进公司的健康发展，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规以及公司的实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司与股东之间、股东与股东之间涉及公司股份的各类合同，包括但不限于股份认购合同、股份转让合同、股份质押合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：股份合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规和行业标准，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。2.公平公正原则：合同双方应当在平等、自愿、公平的基础上签订和履行股份合同，保障各方的合法权益。3.诚实守信原则：合同双方应当诚实守信，全面履行合同约定的义务，不得擅自变更或解除合同。4.风险防范原则：加强对股份合同风险的识别、评估和控制，确保公司和股东的利益不受损失。二、股份合同的签订（一）合同主体资格审查1.公司在签订股份合同前，应当对合同对方的主体资格进行审查，包括但不限于营业执照、公司章程、法定代表人身份证明等。2.审查合同对方是否具有签订合同的权利能力和行为能力，是否存在被吊销营业执照、注销登记、破产等情况。3.对于涉及重大股份交易的合同对方，应当进行必要的背景调查，了解其财务状况、经营情况、信誉等。（二）合同条款拟定1.股份合同应当具备以下主要条款：合同双方的基本信息，包括名称、地址、联系方式等；股份的种类、数量、价格、支付方式等；股份的交付时间、地点和方式；双方的权利和义务，包括股东权利、分红权、表决权等；合同的变更、解除和终止条件；违约责任和争议解决方式。2.合同条款应当明确、具体、合法，避免使用模糊、歧义或违法的表述。对于重要条款，应当进行详细的解释和说明，确保双方理解一致。（三）合同审批1.股份合同签订前，应当按照公司的审批流程进行审批。一般合同由相关部门负责人审核后，报分管领导审批；重大合同应当提交公司董事会或股东会审议通过。2.审批部门应当对合同的合法性、合规性、合理性进行审查，重点关注合同条款是否符合法律法规和公司利益，是否存在风险隐患等。3.对于审批通过的合同，应当由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章。（四）合同签订1.股份合同应当由合同双方当面签订，确保合同的真实性和有效性。2.签订合同前，应当仔细核对合同条款，确保双方对合同内容无异议。如有修改或补充，应当在合同中注明，并由双方签字确认。3.合同签订后，应当及时将合同原件交公司相关部门存档，并按照规定进行编号和登记。三、股份合同的履行（一）履行通知1.合同双方应当按照合同约定及时履行各自的义务，并相互通知履行情况。2.履行通知可以采用书面、口头、电子邮件等方式，但应当确保通知内容清晰、准确，并保留相关证据。（二）履行监督1.公司应当建立股份合同履行监督机制，定期对合同履行情况进行检查和评估。2.相关部门应当及时跟踪合同履行进度，发现问题及时向公司领导汇报，并采取有效措施加以解决。3.对于合同履行过程中出现的重大问题或风险，应当及时启动应急预案，确保公司和股东的利益不受损失。（三）文件资料管理1.在股份合同履行过程中，应当妥善保管相关文件资料，包括合同文本、往来信函、支付凭证、验收报告等。2.文件资料应当按照时间顺序和类别进行整理归档，便于查阅和管理。3.对于重要文件资料，应当进行备份，防止丢失或损坏。四、股份合同的变更与解除（一）变更条件1.股份合同在履行过程中，如有下列情形之一的，可以变更合同：合同双方协商一致；法律法规或政策发生变化，导致合同无法继续履行；不可抗力等不可预见、不可避免的因素，导致合同无法继续履行；合同约定的变更条件成就。2.合同变更应当签订书面协议，并按照合同签订的审批流程进行审批。（二）解除条件1.股份合同在履行过程中，如有下列情形之一的，可以解除合同：合同双方协商一致；一方严重违反合同约定，致使合同目的无法实现；法律法规或政策发生变化，导致合同无法继续履行；不可抗力等不可预见、不可避免的因素，导致合同无法继续履行；合同约定的解除条件成就。2.合同解除应当签订书面协议，并按照合同签订的审批流程进行审批。（三）变更与解除的程序1.合同一方提出变更或解除合同的，应当及时通知对方，并说明理由。2.对方应当在收到通知后的一定期限内予以答复，同意变更或解除的，应当签订书面协议；不同意的，应当说明理由。3.合同变更或解除后，应当按照规定办理相关手续，如股份变更登记、款项结算等。五、股份合同的纠纷处理（一）协商解决1.股份合同发生纠纷时，合同双方应当首先尝试通过协商解决。2.协商应当遵循平等、自愿、公平的原则，充分沟通，寻求双方都能接受的解决方案。3.协商达成一致的，应当签订书面协议，明确纠纷的解决方式和双方的权利义务。（二）仲裁或诉讼1.如果协商不成，合同双方可以根据合同约定选择仲裁或诉讼方式解决纠纷。2.选择仲裁的，应当按照仲裁机构的规定提交仲裁申请，并按照仲裁程序进行仲裁。3.选择诉讼的，应当向有管辖权的人民法院提起诉讼，并按照诉讼程序进行诉讼。4.在纠纷处理过程中，应当积极收集证据，维护自身的合法权益。六、股份合同的档案管理（一）档案收集1.公司相关部门应当及时收集股份合同履行过程中形成的各类文件资料，包括合同文本、补充协议、往来信函、支付凭证、验收报告等。2.档案收集应当确保文件资料的完整性和准确性，对于缺失或不完整的文件资料，应当及时补充或更正。（二）档案整理1.收集到的股份合同文件资料应当按照时间顺序和类别进行整理，确保档案的系统性和规范性。2.整理过程中，应当对文件资料进行编号、编目，建立档案目录清单，便于查阅和管理。（三）档案保管1.股份合同档案应当妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。2.档案保管期限应当按照国家法律法规和公司规定执行，一般为长期保存。3.档案保管场所应当具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅股份合同档案的，应当填写查阅申请表，经相关部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅档案时，应当在档案管理人员的陪同下进行，不得擅自摘抄、复制、涂改档案内容。3