公司合同印章管理办法

公司合同印章管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同印章的管理，规范合同印章的使用流程，防范合同风险，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司在签订各类合同、协议、意向书等具有法律约束力文件时合同印章的管理。（三）基本原则1.依法合规原则：合同印章的管理和使用必须严格遵守国家法律法规及相关行业标准。2.专人专管原则：设立专门的印章管理人员，负责合同印章的保管和使用审批。3.审批用印原则：所有合同印章的使用必须经过严格的审批流程，确保用印文件的合法性、真实性和准确性。4.登记备案原则：对合同印章的使用情况进行详细登记备案，以便追溯和查询。二、合同印章的种类及用途（一）种类1.公司公章：代表公司对外行使权力和承担责任的主要印章。2.合同专用章：专门用于签订各类合同的印章。3.法定代表人章：用于特定文件或合同中法定代表人的签字确认。（二）用途1.公司公章：适用于公司对外的各类文件、报告、证明、授权委托书等，具有最高的法律效力。2.合同专用章：仅用于签订公司与外部单位或个人之间的合同、协议等法律文件，明确双方的权利和义务。3.法定代表人章：在涉及法定代表人签字的合同、文件等上使用，作为法定代表人的个人印鉴。三、合同印章的刻制与启用（一）刻制1.公司公章、合同专用章由公司办公室根据公司决策层的决定，统一安排刻制。法定代表人章由法定代表人指定专人负责刻制。2.刻制合同印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，并签订保密协议，明确双方的权利和义务。3.印章制作单位应按照国家相关规定和公司要求进行印章刻制，确保印章的规格、样式、材质等符合标准。（二）启用1.新刻制的合同印章在启用前，必须进行登记备案。登记内容包括印章名称、种类、规格、启用日期、保管人等信息。2.合同印章启用时，应在公司内部发布启用通知，明确印章的使用范围、审批流程等事项。3.原合同印章如有变更、废止等情况，应及时办理相关手续，并在公司内部进行公告。四、合同印章的保管（一）保管人员1.公司公章由公司办公室指定专人保管，合同专用章由合同管理部门指定专人保管，法定代表人章由法定代表人或其授权的专人保管。2.印章保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉公司印章管理规定，严格遵守印章保管制度。（二）保管要求1.合同印章应妥善保管在安全可靠的地方，如保险柜、专用印章箱等，确保印章的安全。2.印章保管人员不得擅自将印章转借他人使用，不得在未经审批的文件上加盖印章。3.印章保管人员因事请假或离职时，应及时办理印章交接手续，确保印章的安全和正常使用。（三）印章存放1.公司公章应存放在公司办公室的保险柜内，保险柜钥匙由保管人员专人保管，密码由保管人员和办公室负责人共同掌握。2.合同专用章应存放在合同管理部门的专用印章箱内，印章箱钥匙由保管人员专人保管，密码由保管人员和部门负责人共同掌握。3.法定代表人章应存放在法定代表人或其授权的专人保管的保险柜内，保险柜钥匙和密码由保管人员专人掌握。五、合同印章的使用（一）使用流程1.用印申请：使用合同印章的部门或个人应填写《合同印章使用申请表》，详细注明用印文件的名称、编号、内容、用印日期、用印份数等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批：《合同印章使用申请表》经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。对于重大合同或涉及金额较大的合同，还需报公司法定代表人审批。3.用印：印章保管人员在收到经审批的《合同印章使用申请表》后，应认真核对用印文件的内容和审批意见，确认无误后，在用印文件上加盖相应的合同印章，并在《合同印章使用登记表》上登记用印情况。4.留存：用印后的文件应留存一份复印件，作为合同档案的一部分进行保管。（二）使用范围1.公司公章的使用范围：公司对外的各类文件、报告、证明、授权委托书等。2.合同专用章的使用范围：公司与外部单位或个人之间签订的各类合同、协议等法律文件。3.法定代表人章的使用范围：涉及法定代表人签字的合同、文件等。（三）禁止使用情况1.未经审批的文件不得加盖合同印章。2.内容不完整、字迹模糊、涂改或有其他疑问的文件不得加盖合同印章。3.涉及违法违规、损害公司利益的文件不得加盖合同印章。六、合同印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，需要停用合同印章时，由印章保管部门提出申请，经公司办公室审核后，报公司领导批准。2.合同印章停用后，应及时在公司内部发布停用通知，明确印章停用的原因和时间，并要求各部门停止使用该印章。（二）销毁1.停用的合同印章应及时进行销毁，销毁工作由公司办公室会同印章保管部门共同进行。2.销毁合同印章时，应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。3.销毁合同印章时，应填写《合同印章销毁登记表》，详细记录印章的名称、种类、规格、销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员签字确认。七、监督与检查（一）内部监督1.公司审计部门负责对合同印章的管理和使用情况进行定期审计和检查，确保印章的管理和使用符合规定。2.公司办公室应定期对合同印章的保管和使用情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）外部监督1.公司应积极配合相关政府部门、监管机构等对合同印章管理情况的监督检查，如实提供有关资料和信息。2.对于违反合同印章管理规定的行为，公司应及时进行纠正，并依法追究相关人员的责任。八、法律责任（一）对违反本办法规定，擅自使用合同印章或因保管不善导致合