军人人员档案管理办法

军人人员档案管理办法一、总则（一）目的为了加强军人人员档案管理，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，为军队建设和军人职业生涯发展提供有力支持，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于军队现役军人、军队文职人员以及军队离退休干部等人员的档案管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实反映军人的经历、政治表现、业务能力等实际情况，严禁弄虚作假。2.完整性原则：全面收集军人在各个阶段形成的各类材料，确保档案资料齐全完整。3.保密性原则：严格遵守国家和军队有关保密规定，确保档案信息不泄露。4.规范性原则：按照统一的标准和规范进行档案的整理、分类、编号、装订等工作，保证档案管理的科学性和规范性。（四）管理职责1.军队各级政治工作部门：负责本单位军人人员档案管理工作的组织领导、监督检查和业务指导。2.档案管理部门：具体承担军人人员档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作。3.档案管理人员：负责档案的日常管理操作，确保档案管理工作的准确、及时和规范。二、档案内容（一）履历材料包括军人个人基本信息、入伍登记表、履历表、任职经历等材料，记录军人的成长历程和工作经历。（二）自传材料军人撰写的反映个人思想、经历、家庭等情况的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.定期考核、年度考核、任职期满考核等各类考核鉴定材料。2.参加重大任务、专项工作等表现情况的考察材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（资格）材料1.学历学位证书、成绩单、培训结业证书等。2.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等。（五）政审材料入伍政审、入党政审、出国（境）政审等相关材料。（六）党团材料入党志愿书、入党申请书、转正申请书、入团志愿书等。（七）奖励材料个人获得的各类奖励证书、奖章等表彰奖励材料。（八）处分材料受到党纪、军纪处分的相关决定和材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料工资变动审批表、职务任免通知、出国（境）审批表等。（十）其他可供组织参考的材料如健康体检表、个人总结、述职报告等。三、档案收集（一）收集渠道1.军人所在单位按照规定定期收集整理本单位军人形成的各类材料，并及时移交档案管理部门。2.上级机关、地方政府部门等相关单位产生的涉及军人的材料，应及时抄送军人所在单位档案管理部门。3.军人个人应主动向所在单位提交属于归档范围的个人材料。（二）收集要求1.各单位应明确专人负责档案材料的收集工作，确保材料收集的及时性和准确性。2.收集的材料应符合档案管理规定的要求，手续完备，字迹清晰，格式规范。3.对不符合要求的材料，应及时退回形成部门或个人进行补充、修正。四、档案整理（一）分类标准按照档案内容的性质和特点，将军人人员档案分为十大类，每大类下再细分若干小类，具体分类如下：1.履历类：包括个人基本信息、履历表等。2.自传类：军人自传。3.鉴定考核类：各类考核鉴定材料。4.学历学位类：学历学位证书等。5.政审类：政审相关材料。6.党团类：党团材料。7.奖励类：表彰奖励材料。8.处分类：处分决定材料。9.工资任免类：工资变动、职务任免等材料。10.其他类：其他可供组织参考的材料。（二）整理方法1.对收集到的档案材料进行甄别，剔除重复、无效的材料。2.按照分类标准对材料进行排序，同一类材料按照时间顺序排列。3.对每份材料进行编号，编制档案材料目录，确保材料与目录一一对应。4.将整理好的材料按照顺序装入档案袋或档案盒，并在封面和盒脊上注明军人姓名、档案编号、类别等信息。五、档案保管（一）保管场所档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全防护设施，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。2.建立档案保管账目，详细记录档案的收进、移出、保管等情况，做到账物相符。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。4.对破损、褪色的档案材料，应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。六、档案查阅（一）查阅权限1.因工作需要查阅军人人员档案的，必须经本单位政治工作部门负责人批准，并填写查阅申请表。2.涉及重要机密的档案，需经上级政治工作部门批准后方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员持批准的查阅申请表到档案管理部门办理查阅手续。2.档案管理人员按照查阅申请表的要求，提供相应的档案材料，并在查阅现场进行监督。3.查阅人员只能查阅批准范围内的档案材料，不得擅自摘抄、复制、拍照、传播档案内容。如需摘抄、复制的，必须经档案管理部门负责人同意，并注明用途。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案材料归还档案管理部门，并办理归还手续。（三）查阅登记档案管理部门应对每次查阅档案的情况进行详细登记，包括查阅时间、查阅人员姓名、单位、查阅内容、批准人等信息，以备查考。七、档案转递（一）转递条件1.军人退出现役、转业、复员、调动工作等需要转递档案的。2.因工作需要将档案转至其他单位或部门的。（二）转递程序1.档案管理部门根据转递原因，填写档案转递通知单，并附档案材料清单。2.将档案材料密封包装，在封口处加盖骑缝章，并在转递通知单上注明档案编号、姓名、转递原因等信息。3.通过机要交通或专人送取等方式将档案转递至接收单位，并要求接收单位在档案转递回执上签字盖章后及时返回。4.档案管理部门收到转递回执后，应及时将回执归档保存，作为档案转递的凭证。（三）转递要求1.转递档案必须严格按照规定的程序进行，确保档案的安全和完整。2.档案转递过程中，应注意保护档案材料的保密性，防止档案信息泄露。3.接收单位收到档案后，如发现档案材料有缺失、损坏等问题，应及时与转递单位联系核实，并协商解决办法。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立军人人员档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和质量。（二）数据采集与录入1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.按照档案整理的分类标准，对扫描后的电子档案进行数据录入，建立电子档案目录数据库。3.对新形成的档案材料，应及时进行数字化处理，并录入信息化管理系统。（三）系统功能1.档案查询：提供多种查询方式，可根据军人姓名、档案编号、类别等信息快速检索档案材料。2.档案借阅：实现网上借阅申请、审批和归还功能，方便档案的查阅利用。3.统计分析：对档案数据进行统计分析，生成各类报表，为军队建设和决策提供数据支持。4.安全管理：设置不同的用户权限，确保档案信息的安全保密，防止数据泄露和非法访问。（四）数据维护1.定期对电子档案数据进行备份，防止数据丢失。2.对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的正常运行。3.及时更新档案数据，保证电子档案与纸质档案内容的一致性。九、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守国家和军队有关保密规定，保守档案机密。2.对档案查阅、转递等过程中涉及的机密信息，应严格控制知悉范围，采取必要的保密措施。3.严禁在非保密场所谈论、传播档案内容，严禁将档案材料带出保密场所。（二）安全管理1.加强档案库房的安全防范措施，安装监控设备、防盗报警装置等，确保库房安全。2.对档案信息化管理系统采取安全防护措施，设置防火墙、入侵检测系统等，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案保密与安全情况进行检查，发现问题及时整改，消除安全隐患。十、监督与检查（一）监督检查主体军队各级政治工作部门负责对本单位军人人员档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理规章制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、查阅、转递等工作的规范程度。3.档案信息化管理系统的运行情况。4.档案保密与安全措施的落实情况。（三）检查方式1.定期检查：每年组织一次全面的档案管理工作检查。2.不定期抽查：根据工作需要，随时对部分单位的档案管理工作进行抽查。3.专项检查：针对档案管理中的突出问题或重点工作