青岛办信管理办法

青岛办信管理办法一、总则（一）目的为了规范青岛地区办信工作流程，提高办信质量和效率，及时、妥善处理群众来信，维护群众合法权益，促进社会和谐稳定，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于青岛地区各级行政机关、企事业单位以及其他组织涉及群众来信的办理工作。（三）基本原则1.依法依规原则：严格按照国家法律法规和相关政策规定办理群众来信，确保办信工作合法合规。2.实事求是原则：以事实为依据，客观公正地处理群众来信反映的问题，做到不偏不倚。3.及时高效原则：对群众来信及时受理、认真办理、按时反馈，提高办信效率，避免拖延推诿。4.分级负责原则：按照“谁主管、谁负责”的原则，明确各级各部门的办信职责，确保责任落实到位。（四）职责分工1.信访部门：负责群众来信的统一接收、登记、分办、交办、督办等工作，定期对办信情况进行统计分析，向上级信访部门报告工作情况。2.承办单位：负责具体办理信访部门交办的群众来信，按照规定的程序和时限进行调查核实、处理答复，并将办理结果反馈给信访部门。3.其他相关部门：根据各自职责，配合信访部门和承办单位做好群众来信的办理工作，提供必要的协助和支持。二、来信接收与登记（一）接收渠道1.书信邮寄：设立专门的来信接收地址，明确邮政编码，确保群众来信能够准确投递。2.网络平台：开通网上信访渠道，方便群众通过电子邮件、在线留言等方式反映问题。3.来访接待：在来访接待场所设置来信接收信箱，安排专人负责定期收取信件。（二）登记内容对接收的群众来信，要详细登记以下内容：1.来信日期：记录信件收到的具体年月日。2.来信人姓名：包括姓名、性别、年龄、职业、联系方式等。3.来信人地址：详细填写来信人的常住地址或工作单位地址。4.信件主题：概括来信反映的主要问题。5.信件内容：逐字逐句摘录来信的具体内容，确保准确完整。6.附件：如有随信附带的相关材料，要详细登记附件名称、数量等信息。（三）登记要求1.登记人员要认真负责，确保登记信息准确无误。2.对登记的内容要及时录入信访信息系统，实现信息共享。3.登记过程中发现信件内容不清晰或关键信息缺失的，要及时与来信人取得联系，补充完善相关信息。三、来信分办与交办（一）分办原则根据来信反映问题的性质、涉及领域和管辖权限，按照以下原则进行分办：1.属地管理原则：优先将信件分办至来信人所在地的相关部门或单位。2.归口办理原则：按照部门职能，将信件分办至对口的业务部门。3.谁主管谁负责原则：明确主要责任部门，避免推诿扯皮。（二）分办流程1.信访部门收到群众来信后，由专人对信件进行初步审核，根据分办原则确定承办单位。2.填写《群众来信分办单》，详细注明来信编号、来信人信息、信件主题、分办依据、承办单位等内容，经信访部门负责人签字后，将信件及分办单一并交办给承办单位。3.对于涉及多个部门的复杂问题，信访部门要组织相关部门进行联合会商，共同确定主办单位和协办单位，并明确各自职责。（三）交办要求1.交办信件要明确办理要求和时限，一般情况下，简单信件应在[X]个工作日内办结，复杂信件应在[X]个工作日内办结并反馈办理情况。2.承办单位收到交办信件后，要及时签收，并在规定时间内启动办理工作。如对交办意见有异议，应在收到交办信件后的[X]个工作日内书面反馈信访部门，说明理由，由信访部门重新研究确定承办单位。3.信访部门要建立交办信件跟踪台账，对交办信件的办理情况进行全程跟踪，及时掌握办理进度。四、来信办理（一）办理程序1.调查核实：承办单位接到交办信件后，要组织专人对来信反映的问题进行调查核实。调查人员要深入实际，全面了解情况，收集相关证据材料，确保调查结果真实可靠。2.提出处理意见：根据调查核实情况，承办单位要认真分析研究，提出切实可行的处理意见。处理意见要明确具体，符合法律法规和政策规定，具有可操作性。3.审批反馈：处理意见形成后，要报经承办单位负责人审批。审批通过后，承办单位要按照规定的格式和要求，将办理结果及时反馈给信访部门，并告知来信人。（二）办理方式1.书面答复：对来信人反映的问题，承办单位要以书面形式进行答复。答复内容要针对来信问题逐一作出回应，说明调查核实情况、处理意见及依据等。2.当面反馈：对于一些问题较为复杂或来信人要求当面沟通的，承办单位要安排专人与来信人进行当面沟通，反馈办理情况，听取来信人的意见和建议。3.电话沟通：在必要情况下，承办单位可以通过电话与来信人进行沟通，简要介绍办理进展情况，解答来信人的疑问。（三）办理时限1.一般信件的办理时限为[X]个工作日，自承办单位收到交办信件之日起计算。2.复杂信件的办理时限为[X]个工作日，因特殊情况需要延长办理时限的，承办单位要提前向信访部门报告，并说明理由。延长时限一般不超过[X]个工作日。3.对上级交办的紧急信件，承办单位要按照上级要求的时限及时办理反馈。（四）办理要求1.承办单位要严格按照规定的程序和时限办理群众来信，确保办理质量。2.办理过程中要注重与来信人的沟通交流，及时了解来信人的诉求和意见，不断改进办理工作。3.对办理结果要进行认真审核，确保答复内容准确无误、格式规范。五、来信督办（一）督办主体信访部门负责对群众来信的办理情况进行督办。（二）督办方式1.电话督办：对办理进度较慢的承办单位，信访部门通过电话进行催办，了解办理工作进展情况，督促其加快办理进度。2.发函督办：对办理工作不重视、办理质量不高或逾期未反馈办理结果的承办单位，信访部门发函进行督办，明确指出存在的问题，要求其限期整改，并按时反馈办理情况。3.实地督办：对于一些重点、难点信件，信访部门组织人员到承办单位进行实地督办，与承办单位共同研究解决问题的办法，推动办理工作顺利进行。（三）督办内容1.办理程序是否符合规定。2.办理时限是否按时完成。3.办理结果是否事实清楚、证据确凿、处理恰当、程序合法。4.来信人对办理结果是否满意。（四）督办结果运用1.对督办后仍未按时完成办理任务或办理质量不符合要求的承办单位，信访部门要进行通报批评，并将办理情况纳入年度信访工作考核内容。2.对因办理群众来信工作不力引发群众越级上访或造成不良社会影响的承办单位，要按照有关规定追究相关人员的责任。六、来信归档与保密（一）归档要求1.承办单位在来信办理完毕后，要及时将办理过程中形成的相关材料进行整理归档。归档材料包括来信原件、分办单、调查核实材料、处理意见、答复函、反馈记录等。2.归档材料要齐全完整、分类清晰、装订整齐，并按照档案管理的有关规定进行保管。3.信访部门要定期对承办单位的来信归档情况进行检查，确保归档工作规范有序。（二）保密规定1.办信工作人员要严格遵守保密制度，对群众来信内容及办理过程中涉及的国家机密、商业秘密和个人隐私等信息予以保密。2.严禁将群众来信内容泄露给无