印鉴卡领用管理办法

印鉴卡领用管理办法一、总则（一）目的为加强公司印鉴卡的管理，规范印鉴卡的领用、使用和保管行为，确保公司印章使用的安全性、合法性和规范性，维护公司的正常运营秩序，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门及员工在工作中涉及印鉴卡领用、使用和保管的相关活动。（三）定义1.印鉴卡：指公司用于证明特定身份或授权的印章卡片，包括但不限于公章、财务专用章、合同专用章、法人章等各类印章对应的卡片。2.领用部门：指因工作需要申请领用印鉴卡的公司内部部门。3.保管人：指负责具体保管印鉴卡的公司员工。（四）管理原则1.严格审批原则：印鉴卡的领用必须经过严格的审批流程，确保领用人员具备合法的使用资格和必要的工作需求。2.安全保管原则：印鉴卡应妥善保管，确保存放安全，防止丢失、被盗用或滥用。3.规范使用原则：印鉴卡的使用必须符合法律法规、公司制度及相关业务规定，确保使用的合法性、准确性和严肃性。4.监督检查原则：公司将定期对印鉴卡的领用、使用和保管情况进行监督检查，及时发现和纠正存在的问题。二、印鉴卡的种类及用途（一）公章1.用途：代表公司行使权力，具有最高的法律效力。主要用于公司对外的重要文件签署、合同签订、证明开具等。2.使用范围：涉及公司重大决策、重要业务往来、与政府部门及其他外部机构的正式文件等。（二）财务专用章1.用途：专门用于公司财务结算、票据开具、资金收付等财务相关业务。2.使用范围：各类付款凭证、收款收据、发票开具、银行结算业务等。（三）合同专用章1.用途：用于公司对外签订各类合同、协议等法律文件。2.使用范围：公司与供应商、客户、合作伙伴等签订的各类经济合同、合作协议等。（四）法人章1.用途：代表公司法定代表人行使权力，通常用于特定的财务文件或其他需要法定代表人签字确认的文件上。2.使用范围：在银行预留印鉴、部分重要财务文件的签署等。（五）其他专用章根据公司业务需要，可能还会设立其他专用章，如部门专用章等。其用途和使用范围由公司根据具体情况另行规定。三、印鉴卡的领用流程（一）申请1.领用部门根据工作需要，填写《印鉴卡领用申请表》，详细说明领用印鉴卡的种类、用途、预计使用期限等信息。2.《印鉴卡领用申请表》需经部门负责人签字确认，表明该部门对领用印鉴卡的必要性和安全性负责。（二）审批1.《印鉴卡领用申请表》提交至公司行政管理部门。行政管理部门对申请进行初步审核，重点审核申请的必要性、使用期限的合理性等。2.经行政管理部门审核通过后，申请表流转至公司分管领导审批。分管领导根据公司整体业务情况和管理要求，对印鉴卡的领用进行最终审批。3.对于涉及重要业务或金额较大的印鉴卡领用申请，可能还需提交公司总经理办公会或董事会审议批准。（三）领用1.经审批通过的《印鉴卡领用申请表》交至公司印章管理部门。印章管理部门根据申请表内容，准备相应的印鉴卡。2.领用人员需携带本人有效身份证件，到印章管理部门办理印鉴卡领用手续。领用人员在领取印鉴卡时，应仔细核对印鉴卡的内容是否完整、清晰，确认无误后在《印鉴卡领用登记表》上签字确认。3.印章管理部门将印鉴卡发放给领用人员，并告知其印鉴卡的保管和使用要求。四、印鉴卡的保管（一）保管责任人1.印鉴卡由领用部门指定专人负责保管，保管人必须具备高度的责任心和保密意识。2.保管人应与公司签订《印鉴卡保管责任书》，明确其保管责任和义务。（二）保管要求1.印鉴卡应存放在安全可靠的地方，如保险柜、专用文件柜等，并确保存放地点具备防火、防盗、防潮等安全条件。2.印鉴卡必须妥善保管，不得随意转借他人或带出公司办公区域。如因工作需要带出公司，必须经过严格的审批流程，并采取必要的安全措施。3.保管人应定期对印鉴卡进行检查，确保印鉴卡的完好无损。如发现印鉴卡有损坏、丢失等情况，应立即向公司报告，并采取相应的补救措施。（三）交接手续1.保管人因工作调动、离职等原因不再负责印鉴卡保管时，必须办理印鉴卡交接手续。2.交接时，保管人应将印鉴卡及相关资料（如《印鉴卡领用登记表》等）当面交接给新的保管人，并填写《印鉴卡交接清单》。交接双方及监交人应在《印鉴卡交接清单》上签字确认。3.如因保管人未办理交接手续或交接不清导致印鉴卡管理出现问题，原保管人应承担相应的责任。五、印鉴卡的使用（一）使用审批1.印鉴卡使用前，必须填写《印鉴卡使用申请表》，详细说明使用印鉴卡的事项、用途、文件名称、使用时间等信息。2.《印鉴卡使用申请表》需经领用部门负责人签字确认，并根据使用事项的重要程度和金额大小，按照公司规定的审批流程进行审批。3.对于涉及重大决策、重要合同签订等事项的印鉴卡使用，必须经过公司总经理或董事长审批。（二）使用规范1.印鉴卡必须在规定的使用范围内使用，不得超出其用途擅自使用。2.使用印鉴卡时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜或加盖在空白纸张上。3.印鉴卡使用完毕后，应及时将《印鉴卡使用申请表》及相关文件资料归档保存，以备查阅。（三）使用监督1.公司行政管理部门或内部审计部门将定期对印鉴卡的使用情况进行监督检查，重点检查印鉴卡的使用是否符合审批要求、是否存在违规使用等情况。2.如发现印鉴卡使用存在问题，公司将及时进行调查处理，并根据情节轻重追究相关人员的责任。六、印鉴卡的挂失与补办（一）挂失1.如发现印鉴卡丢失或被盗用，保管人应立即向公司报告，并填写《印鉴卡挂失申请表》。2.《印鉴卡挂失申请表》需详细说明印鉴卡丢失或被盗用的时间、地点、经过等情况，并提供相关证据材料。3.公司在接到挂失申请后，应立即采取措施，如通知相关部门停止使用该印鉴卡、向公安机关报案等，以防止损失扩大。（二）补办1.印鉴卡挂失后，如需要补办，领用部门应重新填写《印鉴卡领用申请表》，按照印鉴卡领用流程进行申请和审批。2.经审批通过后，公司印章管理部门重新制作印鉴卡，并发放给领用部门。3.新印鉴卡制作完成后，原印鉴卡自动失效。领用部门应将原印鉴卡交回公司印章管理部门统一销毁。七、印鉴卡的销毁（一）销毁条件1.印鉴卡因使用期限届满、不再使用、损坏等原因需要销毁的，应按照本办法规定的程序进行销毁。2.印鉴卡销毁前，必须确保其已完成所有相关业务，并经过公司相关部门的审核确认。（二）销毁流程1.保管人填写《印鉴卡销毁申请表》，详细说明印鉴卡销毁的原因、时间、数量等信息。2.《印鉴卡销毁申请表》经领用部门负责人签字确认后，提交至公司行政管理部门审核。3.行政管理部门审核通过后，组织相关人员对印鉴卡进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等信息。4.印鉴卡销毁后，《印鉴卡销毁申请表》及销毁记录应归档保存，以备查阅。八、违规处理（一）违规行为1.未经审批擅自领用印鉴卡的。2.超出印鉴卡规定的使用范围使用印鉴卡的。3.未妥善保管印鉴卡，导致印鉴卡丢失、被盗用或损坏的。4.私自转借印鉴卡给他人使用的。5.伪造、变造印鉴卡或使用伪造、变造印鉴卡的。6.其他违反本办法规定的印鉴卡领用、使用和保管行为。（二）处理措施1.对于发现的违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括但不限于批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.如因违规行为给公司造成经